Projektledningsmål: Kommunicera projektinformation

Det är ofta svårt att kommunicera projektinformation, oavsett om det handlar om att få statusinformation från gruppen eller att förmedla projektstatus till chefer. Lär dig när och hur du kommunicerar och rapporterar projektinformation. Annars drabbas effektivt samarbete och projektets framgång kan vara utsatt för risk. Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar . . .

• Lista dina intressenter Ta reda på vilka dina intressenter är innan projektet börjar. Ett säkert sätt att stoppa ett projekt är att glömma bort en kritisk intressent som har go/no go-påverkan på ditt projekt.
• Få igång en kommunikationsplan tidigt Utforma kommunikationsstrategier och processer i projektet innan projektet börjar. Ännu bättre är att kommunikationsprocesserna visas som en aktivitet på de första raderna i projektet så att den här kritiska delen av samarbetet blir allas engagemang.
• Kommunicera ofta Att samla in uppgiftsstatusinformation en gång i veckan är på väg att avvärja problem innan de eskalerar. Om du kommunicerar oftare än så kan gruppmedlemmarna sluta skicka uppdateringar på grund av den extra tiden då de förbereds.
• Söka efter problem Om allt verkar gå bra eftersom du inte har hört något negativt, är du förmodligen på väg mot problem. Även de bästa projekten har problem. Ditt jobb är att hitta dem innan de växer till större problem.
• Använda lämplig teknik Förstå din gruppmedlems och intressenters kommunikationsbehov. Gruppmedlemmar som rapporterar aktivitetsstatus kanske till exempel vill använda e-post eller Project Online, medan en chef kanske föredrar ett väl presenterat diagram eller en pivottabell. Här är en lista över program som du kan använda för kommunikation.

Program	Fördelar	Nackdelar
Project	Ha inbyggda presentationsverktyg för alla intressenter. Har lättförståed tidslinje och teamplaneringsvyer. Exporterar data till Excel och Visio för kommunikation av komplexa data.	Ditt företag kanske inte använder Project. De projekt som ditt företag arbetar med kan vara för små för att dra nytta av kraftfulla schemaläggningsprogram.
Project Online	Bäst för avancerad kommunikation och rapportering av projektinformation i en organisation. Kan jämföra status för flera projekt eller för en portfölj med projekt.	Mindre företag kan behöva hjälp av konsulter för att installera och använda Project Online.
Excel	Project kan exportera data till Excel för avancerad analys, till exempel ANOVA och ev. Perfekt för tidig planering av projekt eller för högkvalitativa leverabler som senare kan läggas till i Project.	Excel saknar automatiska schemaläggningsfunktioner för mer komplexa projekt.
Word	Perfekt under initieringsfasen när du behöver dela planeringsdokument som budgetar och slutprodukter.	Inte idealiskt för visuella presentationer för intressenter inom ledningen. Använd i stället Excel, Visio, PowerPoint eller Project egna rapportfunktioner.
SharePoint	Erbjuder synkroniseringsfunktioner utan Project Server. En ändring i en aktivitetslista återspeglas i den andra.	Dyrt att distribuera i hela företaget. Om du inte har företagets resurser för att installera SharePoint kan du använda Microsoft 365 med SharePoint online.
PowerPoint	Perfekt för effektfulla presentationer för intressenter inom ledningen.	Analytiker och tekniker kanske vill ha mer detaljerade diagram för komplex budgetanalys.
Visio	Perfekt under de inledande faserna i ett projekt där du behöver kommunicera affärs- och tillverkningsprocesser med flödesscheman eller andra diagram.	Kan presentera för mycket information för en chef. Använd i stället Project egna rapporteringsfunktioner.
Microsoft Teams	Perfekt för team på olika platser. Du kan dela projektinformation med snabbmeddelanden, röstmeddelanden, video eller under onlinemöten.	En IT-avdelning kan behöva distribueras.

Kommunicera projektinformation

Kontrollera statusuppdateringar från Project Online	Om din grupp använder Project Online laddar du ned statusuppdateringar för aktiviteter från servern innan du kommunicerar med din grupp om projektets status.
Följ upp planeringen, från lätt till expert	Det finns enkla sätt att följa förloppet och det finns mer komplexa sätt. Hitta det sätt som fungerar bäst för ditt projekt och din grupp.
Förmedla information om upparbetat värde	Att samla in information om upparbetat värde är ett mer avancerat, men mycket kraftfullt, steg mot att upptäcka det goda och dåliga i projektets resultat. De fakta du förvärvar på hög nivå från detta är vad dina intressenter vill se.
Skapa en projektrapport	Med Project kan du skapa och anpassa snygga grafiska rapporter med vilka projektdata du vill, utan att använda någon annan programvara. När du arbetar med projektet ändras rapporterna så att de återspeglar den senaste informationen – inga manuella uppdateringar krävs!
Synkronisera med en SharePoint-uppgiftslista	Gruppmedlemmarna kan visa schemat och uppdatera sitt arbete i SharePoint så visas ändringarna i Project. Och vice versa.
Använda Microsoft 365	Kommunicera projektinformation med Microsoft 365. Så länge du arbetar på en dator med Internetanslutning kan du arbeta med dina dokument med hjälp av fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – på begäran, var som helst.
Publicera aktivitetsändringar på servern	När du gör ändringar i aktiviteter publicerar du ändringarna i Project Online så att alla har rätt information för att fortsätta sitt arbete.
Kommunicera med Microsoft Teams	Om personer inte kan komma till ett möte använder du Teams för att dela projektinformation. Dela PowerPoint-bilder, Excel-blad eller en OneNote-anteckningsbok för att dela projektplaner. People kan delta i onlinemöten på sina kontor, hemma eller via sin mobila enhet.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning