Om delade postlådor, delade mappar och delade kalendrar i Outlook

Gäller för
Outlook för Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Nya Outlook för Windows

Delning i Outlook beror på vad du vill dela och vilken typ av åtkomst du vill ge personerna du delar med.

Du kan till exempel dela en postlåda mellan flera personer där all inkommande och utgående e-post kommer från den postlådan. Du kan också dela en eller flera mappar eller hela postlådan med andra. Du kan även ge andra möjlighet att hantera din kalender eller postlåda.

När du ger någon behörighet att hantera din postlåda ger du dem ombudsbehörighet. Det här gäller inte bara för redigeringsbehörigheten, utan är det som gör att någon kan skicka eller svara på e-post- eller kalenderobjekt åt dig. I vissa fall kan du även tillåta fullständig hantering av postlådan och kalendern där ombudet har behörighet att agera som du när du skapar eller svarar på meddelanden eller händelser. Mer information om ombud finns i Om ombud: Låta någon annan hantera din e-post och kalender i Outlook.

Om och hur du kan komma åt de olika delningsalternativen i Outlook beror också på vilken typ av konto du använder. Till exempel är vissa delningsalternativ begränsade till arbets- eller skolkonton som används i en organisation. Andra alternativ, till exempel kalenderdelning, har bredare åtkomst och kan även göras med ett personligt konto, till exempel ett Outlook.com- eller Hotmail.com-konto.

Tips

Mer information om konton finns i Vad är skillnaden mellan ett Microsoft-konto och ett arbets- eller skolkonto?

Olika sätt att dela i Outlook

I tabellen nedan beskrivs de olika sätten att dela i Outlook, vilken typ av konto som krävs och huruvida du behöver din organisations IT Admin för att konfigurera detta åt dig eller inte.

Typ av delning Beskrivning Exempel på situationer Typ av konto Kräver konfiguration av IT-administratör
Delad postlåda En delad postlåda ger gruppåtkomst eller enskild åtkomst till hela postlådan. Det inkluderar postlådeinnehåll som mappar, kalendrar och kontakter.
När en person i gruppen svarar på ett meddelande som skickats till den delade postlådan ser e-postmeddelandet ut att komma från den delade postlådan, inte från en enskild användare.
Behörigheter i delade postlådor kan skilja sig åt mellan medlemmar.		 Ett kundtjänstteam vill ha en enda postlåda där all inkommande och utgående e-post hamnar i info@contoso.com.
Alla medlemmar i kundtjänstteamet med åtkomst till den delade postlådan kan ta emot och svara på meddelanden. Svar skickas alltid från info@contoso.com oavsett vem i gruppen som svarar på meddelandet.		 Arbets- eller skolkonton Ja, kräver administratörskonfiguration.

Administratören tilldelar behörigheter till alla användare som behöver åtkomst till den delade postlådan.
Delade kalendrar Delade kalendrar är begränsade till kalendermappen i din postlåda.
Du kan välja att dela din kalender med en person eller flera personer. Behörigheterna kan skilja sig åt mellan de personer som du delar kalendern med och beror också på vilket konto du använder för att dela kalendern.
Vissa aspekter av att dela kalendrar är begränsade till endast arbets- eller skolkonton.		 Du kanske vill dela kalendrar med schemaläggare, administratörer, medarbetare, vänner, familj eller andra betrodda personer. Arbets- eller skolkonton och personliga konton Inga administratörsinställningar krävs.
I de flesta fall kan du välja den kalender som du vill dela och tilldela behörigheter inifrån Outlook.
Om du använder ett arbets- eller skolkonto kan du tilldela ombudsbehörighet som gör att ombudet kan skicka och svara på mötesinbjudningar åt dig.
Delade mappar Välj att dela en eller flera mappar i din postlåda med andra i organisationen. Du kan ange åtkomstnivån för varje person som du delar med genom att bevilja behörigheterna visning, redigering eller delegering.

Det finns två typer av delegeringsbehörighet. Du kan välja om du vill att andra ska skicka för din räkning eller skicka som dig.		 Scenario 1: Du vill dela en mapp med skrivskyddad behörighet. Du hanterar till exempel ett projekt och vill ge någon i din grupp åtkomst till alla e-postmeddelanden i den mappen. Du kan ge den här personen möjlighet att svara på meddelanden, men han eller hon kan bara svara som sig själv, inte åt dig.

Scenario 2: En chef tilldelar ombudsbehörigheter till sin assistent, så att assistent kan övervaka och svara på e-postmeddelanden för deras räkning. Eller så vill de att assistenten ska ha fullständig hantering av postlådan och ge dem behörigheten Skicka som. I båda fallen kan chefen välja att dela hela postlådan (inklusive kalendern) eller endast dela markerade mappar.		 Arbets- eller skolkonton Beroende på hur du vill att andra ska komma åt kan administratörsinställningar krävas.
Du kan dela mappar med andra personer i organisationen. Det omfattar att lägga till någon som ombud och bevilja dem behörigheten Skicka för deras räkning .
Men om du vill ge någon behörigheten Skicka som måste du kontakta IT-administratören som ansvarar för hanteringen av Outlook i din organisation och ställa in detta åt dig.

Är du redo att börja dela?

Välj en artikel nedan för hur och vad du vill dela.