Med rapporter kan du visa, formatera och sammanfatta information i en Microsoft Access-databas. Du kan till exempel skapa en enkel rapport med telefonnummer för alla dina kontakter eller en sammanfattningsrapport över försäljningen i olika regioner under olika tidsperioder.
Den här artikeln innehåller en översikt över rapporter i Access. Du lär dig också grunderna i hur du skapar en rapport med alternativ som sortering, gruppering och sammanfattning av data samt hur du förhandsgranskar och skriver ut rapporten.
Översikt över rapporter i Access
Vad kan du göra med en rapport?
En rapport är ett databasobjekt som är praktiskt om du vill presentera informationen i databasen för att göra något av följande:
- Visa eller distribuera en sammanfattning av data.
- Arkivera ögonblicksbilder av data.
- Visa information om enskilda poster.
- Skapa etiketter.
Delar av en rapport
Du kan skapa "obundna" rapporter som inte visar data, men den här artikeln förutsätter att en rapport är bunden till en datakälla, t.ex. en tabell eller fråga. En rapports design är indelad i avsnitt som visas i designvyn. Om du förstår hur varje avsnitt fungerar blir det lättare att skapa bra rapporter. I vilket avsnitt du väljer att placera en beräknad kontroll avgör till exempel hur resultatet beräknas i Access. I följande lista sammanfattas avsnittstyperna och deras användning:
| Avsnitt | Hur avsnittet visas när det skrivs ut | Var avsnittet kan användas |
|---|---|---|
| Rapporthuvud | I början av rapporten. | Använd rapporthuvudet för information som vanligtvis visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i rapporthuvudet, beräknas summan för hela rapporten. Rapporthuvudet skrivs ut före sidhuvudet. |
| Sidhuvud | Överst på varje sida. | Använd ett sidhuvud om du vill upprepa rapportrubriken på varje sida. |
| Grupphuvud | I början av varje ny grupp med poster. | Använd grupphuvudet om du vill skriva ut gruppnamnet. I en rapport som till exempel är grupperad efter produkt, använder du grupphuvudet om du vill skriva ut produktnamnet. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i grupphuvudet, gäller summan för den aktuella gruppen. Du kan använda flera grupphuvudavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer du lägger till. Mer information om hur du skapar grupphuvuden och gruppfötter finns i avsnittet Lägga till gruppering, sortering och summering. |
| Detalj | Visas en gång för varje rad i datakällan. | Här placerar du kontrollerna som utgör själva rapportinnehållet. |
| Gruppfot | I slutet av varje grupp med poster. | Använd en gruppfot om du vill skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp. Du kan använda flera gruppfotavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer du lägger till. |
| Sidfot | Sist på varje sida. | Använd en sidfot om du vill skriva ut sidnummer eller information för varje sida. |
| Rapportfot | Sist i rapporten. Notera: I designvyn visas rapportfoten under sidfoten. Men i alla andra vyer (t.ex. i layoutvyn eller när rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas) visas däremot rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista gruppfoten eller detaljraden på den sista sidan. |
Använd en rapportfot om du vill skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten. |
Du tycker att det är mycket lättare att skapa meningsfulla rapporter om din databas har en väl utformad tabellstruktur och välplanerade relationer. En introduktion till hur du planerar och designar en databas finns i artikeln Grundläggande databasdesign.
Skapa en rapport i Access
Du kan skapa rapporter för din Access-databas genom att följa stegen i det här avsnittet.
Steg 1: Välj en datakälla
Datakällan för en rapport kan vara en tabell, en namngiven fråga eller en inbäddad fråga. Datakällan måste innehålla alla rader och kolumner med data som du vill visa på rapporten.
Om informationen kommer från en befintlig tabell eller fråga markerar du tabellen eller frågan i navigeringsfönstret och fortsätter sedan till steg 2.
Om datakällan inte finns än gör du något av följande:
Steg 2: Välj ett rapportverktyg
Du hittar rapportverktygen i gruppen Rapporter på fliken Skapa i menyfliksområdet. I följande tabell beskrivs de olika verktygen:
| Verktyg | Beskrivning |
|---|---|
| Rapport | Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret. |
| Rapportdesign | Öppnar en tom rapport i designvyn, där du kan lägga de fält och kontroller som du vill använda. |
| Tom rapport | Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar fältlistan som du kan lägga till fält i rapporten från. |
| Rapportguiden | Visar en guide i flera steg där du kan ange fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ. |
| Etiketter | Visar en guide där du kan välja standardetikettstorlekar eller anpassade etikettstorlekar samt vilka fält som ska visas och hur de ska sorteras. |
Steg 3: Skapa rapporten
Välj knappen för det verktyg du vill använda. Om en guide visas följer du stegen i guiden och väljer Slutför på den sista sidan. Access visar rapporten i layoutvyn.
Formatera rapporten tills du är nöjd med resultatet:
- Ändra storlek på fält och etiketter genom att markera dem och sedan dra kanterna tills de har önskad storlek.
- Flytta ett fält genom att markera det (och dess etikett, om sådan finns) och dra det sedan till den nya platsen.
- Högerklicka på ett fält och använd kommandona i snabbmenyn om du vill sammanfoga eller dela celler, ta bort eller välja fält och utföra andra formateringsåtgärder.
Du kan också använda de funktioner som beskrivs i följande avsnitt för att göra rapporten mer attraktiv och lättläst.
Obs
Från och med Access för Microsoft 365 version 2609 (version 16.0.20430.20146) kan en rapport vara upp till 2 080 cm bred och varje rapportavsnitt kan vara upp till 2 000 tum högt. Den sammanlagda höjden för alla sektioner och avsnittsrubriker kan vara upp till 5 334 cm (2 100 tum). I tidigare versioner av Access har man behållit de tidigare begränsningarna på 57,79 cm (22,75 tum) för rapportbredd och höjd på enskilda avsnitt och 508 cm (200 tum) för kombinerad avsnittshöjd. Rapporter där större dimensioner används kanske inte är kompatibla med tidigare versioner, så kontrollera Access-versionerna som används av alla som öppnar databasen.
Att öka rapportens designområde innebär inte att den utskrivbara ytan för den valda pappersstorleken ökar. Använd alternativen Förhandsgranska och utskriftsformat för att bekräfta hur rapporten ska delas upp i sidor. Mer information finns i Förhandsgranska och skriva ut en rapport.
Lägga till gruppering, sortering och summering
Det snabbaste sättet att lägga till gruppering, sortering eller summor i en rapport i en skrivbordsdatabas är att högerklicka på det fält där du vill använda grupperingen, sorteringen eller summan och sedan välja det kommando du vill använda på snabbmenyn.
Du kan också lägga till gruppering, sortering eller summering med hjälp av fönstret Gruppera, sortera och summera medan rapporten är öppen i layoutvyn eller designvyn:
- Om fönstret Gruppera, sortera och summera inte är öppet väljer du Gruppera & sortera i gruppen Gruppering och summering på fliken Rapportdesign.
- Välj Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering och välj sedan det fält där du vill gruppera eller sortera.
- Välj Mer på en grupperings- eller sorteringsrad om du vill ange fler alternativ och lägga till summor.
Mer detaljerad information om gruppering, sortering och summering finns i Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport.
Framhäva värden med villkorsstyrd formatering
Access innehåller verktyg som du kan använda för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp med kontroller, och i klientrapporter kan du även lägga till datastaplar för att jämföra data.
Så här lägger du till villkorsstyrd formatering för kontroller:
Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
Markera de kontroller som du vill använda. På fliken Format i gruppen Kontrollformatering klickar du på Villkorsstyrd formatering.
Tips
Om du vill markera flera kontroller håller du ned Ctrl och klickar på kontrollerna.
I dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering klickar du på Ny regel.
I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du ett värde under Välj en regeltyp:
- Om du vill skapa en regel som utvärderar varje post individuellt väljer du Kontrollera värden i den aktuella posten eller använder ett uttryck.
- Om du vill skapa en regel som jämför poster med varandra genom att använda datastaplar klickar du på Jämför med andra poster.
Under Redigera regelbeskrivningen anger du regeln för när formateringen ska tillämpas och vilken formatering som ska tillämpas och klickar sedan på OK.
Om du vill skapa en till regel för samma kontroll eller uppsättning med kontroller upprepar du anvisningarna från steg 4.
Anpassa färg och teckensnitt
Prova ett alternativ för apptema om du vill anpassa färg och teckensnitt.
- Öppna en rapport i layoutvyn genom att högerklicka på den i navigeringsfönstret och sedan klicka på layoutvyn.
- Klicka på Teman på fliken Rapportlayoutdesign och placera muspekaren över de olika temana i galleriet för att förhandsgranska effekterna. Klicka på ett tema för att välja det och spara sedan rapporten.
- Använd gallerierna Färger eller Teckensnitt om du vill ange färger eller teckensnitt separat.
Lägga till en logotyp eller bakgrundsbild
Du kan lägga till en logotyp eller bakgrundsbild i en rapport. Om du uppdaterar bilden uppdateras den automatiskt oavsett var i databasen den används.
Så här lägger du till eller tar bort en logotypbild:
- Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
- Klicka på den plats i rapporten där du vill lägga till bilden. Klicka på Logotyp i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Design av rapportlayout.
- Bläddra till bilden och klicka sedan på Öppna. Bilden läggs till i rapporten.
- Om du vill ta bort bilden högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort på snabbmenyn.
Så här lägger du till en bakgrundsbild:
- Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
- Klicka på Bakgrundsbild i gruppen Bakgrund på fliken Format.
- Markera en bild i listan Bildgalleri eller klicka på Bläddra, markera en bild och klicka sedan på OK.
Förhandsgranska och skriva ut en rapport
Förhandsgranska en rapport
Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och välj Förhandsgranska. Använd kommandona på fliken Förhandsgranska om du vill:
- Skriva ut rapporten
- Ändra sidstorlek eller layout
- Zooma in eller ut, eller visa flera sidor åt gången
- Uppdatera data i rapporten
- Exportera rapporten till ett annat filformat
Välj Stäng förhandsgranskning.
Skriva ut en rapport
Så här skriver du ut en rapport utan att förhandsgranska den:
Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och välj Skriv ut. Rapporten skickas till standardskrivaren.
Obs
Om du markerar rapporten i navigeringsfönstret och väljer Skriv ut på fliken Arkiv kan du välja fler utskriftsalternativ, till exempel antal sidor och kopior, och ange en skrivare.
- Om du vill öppna en dialogruta där du kan välja skrivare, ange antal kopior med mera väljer du Skriv ut.