Använd mallen Uppgiftshanteringsdatabas i Access för att hålla reda på arbetsuppgifter som du eller arbetsgruppen måste utföra. Du kan även söka och filtrera uppgiftsinformation, visa eller dölja kolumner, skicka e-postmeddelanden och visa uppgiftsägares adresser på en karta.
Vill du titta på en video om hur du använder den här mallen? I den här artikeln finns artikeln om att använda databasmallen Uppgiftshantering.
Obs
Databasmallen Aktivitetshantering har uppdaterats under de senaste åren. De här instruktionerna gäller den senaste versionen av mallen som finns tillgänglig för nedladdning. Om stegen nedan inte stämmer överens med det du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.
Använda databasen
I den här artikeln beskriver vi de grundläggande stegen för att använda mallen Uppgiftshanteringsdatabas.
Förbereda databasen för användning
- När du först öppnar databasen visas välkomstformuläret i Access. Om du inte vill att formuläret ska visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa välkommen när databasen öppnas .
Stäng välkomstformuläret när du vill börja använda databasen. - Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.
Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Bestämma om du ska betrakta en databas som betrodd.
Söka efter en uppgift eller kontakt
Med hjälp av snabbsökningsrutan kan du snabbt hitta en uppgift i formuläret Uppgiftslista eller en kontakt i formuläret Kontaktlista .
- Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning och tryck sedan på RETUR.
Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till hela listan klickar du på Rensa den aktuella sökningen. (Det är X i sökrutan.)
Filtrera uppgiftslistan
I formuläret Uppgiftslista kan du filtrera listan med uppgifter och spara dina favoritfilter för framtida användning.
- Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.
- Klicka på Spara filter.
- Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret Filterinformation och klicka sedan på Stäng.
- Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter, eller klicka på (Rensa filter) om du vill ta bort filtret.
Visa eller dölja kolumner
Vissa fält (kolumner) är som standard dolda i formulären Aktivitetslista och Kontaktlista . Så här ändrar du vilka fält som visas:
- Klicka på Visa/dölj fält.
- Markera kryssrutan bredvid de kolumner du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner . Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.
Visa information om uppgifter eller kontakter
I formulären Uppgiftsinformation och Kontaktinformation kan du visa och ange mer information om ett objekt. Så här visar du formuläret Uppgiftsinformation eller formuläret Kontaktinformation :
- Klicka på Öppna bredvid det objekt du vill se i formuläret Uppgiftsinformation eller formuläret Kontaktinformation.
Lägga till bifogade filer
I formulären Uppgiftsinformation och Kontaktinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.
- Klicka på Lägg till eller ta bort bifogade filer under bildramen i formuläret Uppgiftsinformation.
Klicka på Redigera bild under bildramen i formuläret Kontaktinformation. - Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.
- I dialogrutan Välj fil bläddrar du till mappen som innehåller filen.
- Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.
- Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.
Obs
Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.
Lägga till kontakter från Outlook
Om du använder Outlook kan du lägga till kontakter eller uppgiftsägare från det programmet utan att behöva skriva in informationen igen.
- Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Kontaktlista.
- Markera namnen som du vill lägga till i databasen i dialogrutan Markera namn som ska läggas till.
- Klicka på Lägg till och sedan på OK.
Visa en karta för en kontakts adress
Om du har angett en gatuadress för kontakten i formuläret Kontaktinformation kan du visa en karta över platsen:
- Klicka på Klicka för karta.
Visa rapporter
Uppgiftsdatabasen innehåller flera rapporter, bland annat Aktiva uppgifter, Uppgiftsinformation, Adressbok för kontakter och mycket annat. Så här visar du en rapport:
- Dubbelklicka på rapporten som du vill visa under Rapporter i navigeringsfönstret.
Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.
Ändra mallen för uppgiftshanteringsdatabas
Du kan anpassa uppgiftsdatabasen genom att lägga till ett nytt fält i uppgiftstabellen och sedan lägga till det fältet i formuläret uppgiftslista , formuläret uppgiftsinformation och rapporten uppgiftsinformation .
Lägga till ett fält i tabellen Uppgifter
- Stäng alla öppna flikar.
- Dubbelklicka på tabellen Uppgifter i navigeringsfönstret.
- Rulla till höger tills du ser kolumnen som heter Lägg till nytt fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken och skriv sedan in fältnamnet.
Första gången du anger data i kolumnen anges datatypen automatiskt åt dig.
Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport
När ett fält har lagts till i en tabell kan du lägga till det i ett formulär eller en rapport.
- Högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy.
- Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Kontroller på fliken Format.
- Dra fältet du vill ha från fältlistan till formuläret eller rapporten.