En arkivhandling är ett dokument eller annan elektronisk eller fysisk enhet i en organisation som fungerar som bevis för en aktivitet eller transaktion som utförts av organisationen och som kräver lagring under en viss tidsperiod. Hantering av arkivhandlingar är den process som en organisation använder:
-
Avgör vilka typer av information som ska betraktas som arkivhandlingar.
-
Avgör hur aktiva dokument som ska bli arkivhandlingar ska hanteras medan de används, och avgör hur de ska samlas in när de deklareras som arkivhandlingar.
-
Avgör på vilket sätt och hur länge varje arkivtyp ska behållas för att uppfylla juridiska krav, affärs- eller regelkrav.
-
Efterforskningar och implementerar tekniska lösningar och affärsprocesser för att säkerställa att organisationen uppfyller sina skyldigheter gällande hantering av arkivhandlingar på ett kostnadseffektivt och icke-påtrukande sätt.
-
Utför posterrelaterade uppgifter, till exempel att inaktivera utgångna poster eller hitta och skydda poster som är relaterade till externa händelser, t.ex. tidshändelser.
Att avgöra vilka dokument och andra fysiska eller elektroniska objekt i organisationen som är arkivhandlingar ansvarar för efterlevnadsansvariga för företag, hanterare av arkivhandlingar och medarbetare. Genom att noga kategorisera allt företagsinnehåll i organisationen kan de hjälpa dig att säkerställa att dokumenten bevaras under rätt tidsperiod. Ett väl utformat system för hantering av arkivhandlingar hjälper en organisation lagligt, hjälper organisationen att visa efterlevnad av regelverk och ökar effektiviteten i organisationen genom att främja dispositionen av inuella objekt som inte är arkivhandlingar.
Ett system för hantering av arkivhandlingar innehåller följande element:
-
En innehållsanalys som beskriver och kategoriserar innehåll i företaget som kan bli arkivhandlingar, som tillhandahåller källplatser och som beskriver hur innehållet flyttas till programmet för hantering av arkivhandlingar.
-
En arkivplan som anger, för varje typ av arkivhandlingar i företaget, där de ska behållas som arkivhandlingar, de principer som gäller för dem, hur länge de måste behållas, hur de ska kasseras och vem som ansvarar för att hantera dem.
-
Ett dokument med efterlevnadskrav som definierar de regler som organisationens IT-system måste följa för att säkerställa efterlevnad och de metoder som används för att säkerställa deltagande från företagsgruppmedlemmar.
-
En metod för att samla in poster som inte längre är aktiva från alla datakällor, till exempel samarbetsservrar, filservrar och e-postsystem.
-
En metod för att granska poster medan de är aktiva.
-
En metod för registrering av arkivhandlingars metadata och granskningshistorik och för att underhålla dem.
-
En process för att hålla arkivhandlingar (upphäva deras disposition) när händelser som tvister inträffar.
-
Ett system för övervakning och rapportering om hantering av arkivhandlingar för att säkerställa att anställda arkiverar, kommer åt och hanterar dem enligt definierade principer och processer.
SharePoint funktioner som kan hjälpa organisationer att implementera integrerade system för hantering av arkivhandlingar och processer.
Översikt över planering av hantering av arkivhandlingar
I det här avsnittet beskrivs de planeringssteg du ska vidta för att se till att det system för hantering av arkivhandlingar som du implementerar baserat på SharePoint uppnår organisationens hanteringsmål för arkivhandlingar. Följande är en förhandsversion av planeringsprocessen för hantering av arkivhandlingar:
-
Identifiera roller för hantering av arkivhandlingar För att hantering av arkivhandlingar ska lyckas krävs särskilda roller, till exempel följande:
-
Hanterare av arkivhandlingar och efterlevnadsansvariga för att kategorisera arkivhandlingar i organisationen och för att köra hanteringsprocessen för arkivhandlingar.
-
IT-personal för att implementera system som effektivt ger stöd för hantering av arkivhandlingar.
-
Innehållshanterare kan ta reda på var organisationens information sparas och se till att deras grupper följer sina metoder för hantering av arkivhandlingar.
-
-
Analysera organisationsinnehåll Innan du skapar en arkivplan bör hanterare av arkivhandlingar och innehållshanterare för enkätdokumentanvändningen i organisationen avgöra vilka dokument och andra objekt som kan bli arkivhandlingar.
-
Utveckla en filplan När du har analyserat organisationens innehåll och fastställt kvarhållningsscheman fyller du i resten av arkivplanen. Filplaner skiljer sig från organisation till organisation, men i allmänhet beskriver de typerna av objekt som företaget bekräftar att vara arkivhandlingar, anger var de lagras, beskriver deras kvarhållningstider och ger annan information, till exempel vem som ansvarar för att hantera dem och vilken bredare kategori av arkivhandlingar de tillhör.
-
Utveckla kvarhållningsscheman För varje posttyp anger du när den inte längre är aktiv (används), hur länge den ska behållas därefter och hur den i slutänden ska kasseras.
-
Utvärdera och förbättra metoderna för dokumenthantering Kontrollera att obligatoriska principer tillämpas på lagringsplatsen för dokument. Se till exempel till att innehållet granskas på ett lämpligt sätt så att lämpliga granskningar behålls tillsammans med poster.
-
Designa lösningen för hantering av arkivhandlingar Bestäm om du ska skapa ett arkivhandlingar, hantera arkivhandlingar på plats eller använda en kombination av de två metoderna. Baserat på din arkivplan utformar du arkiveringsarkivet eller bestämmer hur du använder befintliga webbplatser för att innehålla arkivhandlingar. Definiera innehållstyper, bibliotek, principer och, när det är nödvändigt, metadata som avgör den plats dit ett dokument ska dirigeras.
-
Planera hur innehåll blir arkivhandlingar Om du använder SharePoint för både aktiv dokumenthantering och hantering av arkivhandlingar kan du skapa anpassade arbetsflöden för att flytta dokument till ett arkiv. Om du använder antingen SharePoint eller ett externt dokumenthanteringssystem kan du planera och utveckla gränssnitt som flyttar innehåll från dessa system till arkivhandlingsarkivet eller som deklarerar ett dokument som arkivhandling men inte flyttar dokumentet. Du skapar även en utbildningsplan för att lära användarna hur de skapar och arbetar med arkivhandlingar.
-
Planera e-postintegrering Bestäm om du ska hantera e-postposter SharePoint, eller om du kommer att hantera e-postposter i själva e-postprogrammet.
-
Planera efterlevnad för socialt innehåll Om din organisation använder sociala medier som bloggar eller wiki-webbplatser ska du avgöra hur innehållet ska bli arkivhandlingar.
-
Planera rapportering och dokumentation om efterlevnad För att verifiera att organisationen utför de hanteringsmetoder som krävs för arkivhandlingar och för att förmedla dessa metoder bör du dokumentera dina planer och processer för hantering av arkivhandlingar. Om företaget engagerar sig i frågor om arkivhandlingar kan du behöva ta fram de här riktlinjer för hantering av arkivhandlingar, implementeringsplaner och mått på effektiviteten.
