Dokument-ID kan hjälpa dig med dokument- eller arkivhandlingshantering. Aktivera tjänsten Dokument-ID för på en webbplats om du vill lägga till ett dokument-ID i varje fil på webbplatsen.

Artikelinnehåll

Översikt

Dokument-ID underlättar hanteringen av dokument eftersom de utgör ett enkelt sätt att spåra objekt oavsett var de finns. Om ett juridiskt avtal till exempel flyttas från ett dokumentbibliotek på en webbplats till ett dokumentbibliotek på en annan webbplats, är avtalet lätt att hitta baserat på dess dokument-ID. Dokument-ID:n tilldelas automatiskt till överladdade dokument och ID:t följer objektet under hela dess livscykel. Även dokumentuppsättningar kan tilldelas dokument-ID:n.

Spåra objekt med dokument-ID

När tjänsten Dokument-ID först aktiveras tilldelas nya dokument i webbplatssamlingen automatiskt nya ID:n. Ett tidsinställt jobb tilldelas dokument som redan finns i webbplatssamlingen ett tidsinställt jobb.

När tjänsten är aktiverad läggs även en ny kolumn automatiskt till i innehållstyperna Dokument och Dokumentuppsättning. I kolumnen Dokument-ID visas det ID som tilldelats ett objekt.

Innan du kan använda funktionen Dokument-ID i innehållshanteringssystemet måste du först aktivera den för varje webbplatssamling där dokumenten finns.

Flytta filer med ett dokument-ID

I SharePoint flyttar dokument-ID:t vanligtvis med filen. Men när målwebbplatsen inte har tjänsten Dokument-ID aktiverad, har dokumentet inte längre ett dokument-ID.

Det SharePoint Server enda sättet att behålla ett dokument-ID på webbplatser är att använda administrationssidan webbplatsinnehåll och struktur i webbplatswebbplatser Inställningar flyttar dokument.

Kopiera filer med ett dokument-ID

När en kopia av en fil skapas ett nytt dokument-ID för kopian. Till exempel är en fil som laddats ned från en webbplats och laddas upp till en annan en kopia. Men om målwebbplatsen inte har tjänsten Dokument-ID aktiverad får kopian inget dokument-ID.

Aktivera och konfigurera dokument-ID

Om du först vill använda dokument-ID för att spåra dokument eller arkivhandlingar måste du följa en process i två steg:

Aktivera funktionen Dokument-ID för en webbplatssamling

Obs!: För att kunna aktivera funktionen Dokument-ID måste du vara administratör för en webbplatssamling.

  1. Gå till webbplatssamlingen på översta nivån.

  2. Klicka på Webbplatsåtgärder och sedan på Webbplats Inställningar.

  3. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  4. Klicka på Aktivera bredvid Dokument-ID-tjänst. Ikonen för Aktiv visas bredvid objektet och funktionen är aktiverad för den aktuella webbplatssamlingen.

Aktivera och konfigurera användning av dokument-ID i en webbplatssamling

När du aktiverar funktionen Dokument-ID för en viss webbplatssamling tilldelas alla dokument på webbplatssamlingen automatiskt ett dokument-ID. Tänk på att den här processen kan ta lite tid beroende på hur många dokument som finns i din webbplatssamling.

Obs!: För att du ska kunna aktivera och konfigurera funktionen Dokument-ID måste du vara administratör för en webbplatssamling.

  1. Gå till webbplatssamlingen på översta nivån.

  2. Klicka på Webbplatsåtgärder och sedan på Webbplats Inställningar.

  3. Klicka på Inställningar för dokument-ID under Administration av webbplatssamling.

  4. Kontrollera att det finns en bock i kryssrutan Tilldela dokument-ID:n i avsnittet Tilldela dokument-ID:npå inställningssidan för dokument-ID.

Obs!: När du aktiverar tilldelning av dokument-ID:n för den första i en webbplatssamling visas ett meddelande: Konfigurationen av dokument-ID-funktionen är schemalagd för att slutföras av en automatiserad process. Det innebär att ett tidsinställt jobb ansvarar för att slutföra tilldelningen av dokument-ID:erna för alla dokument i webbplatssamlingen. Hur lång tid processen tar beror på hur många dokument det finns på webbplatssamlingen.

  1. Om du vill ange en anpassad sträng av tecken eller siffror som automatiskt läggs till i början av varje dokument-ID anger du strängen under Inled ID:n med…

  2. Markera kryssrutan Återställ alla dokument-ID:n… om du automatiskt vill lägga till prefixet till alla befintliga dokument-ID:n på webbplatssamlingen.

  3. Välj vilka webbplatser som ska användas som sökomfång för ID-sökning i avsnitten Sökomfång för dokument-ID.

  4. Klicka på OK.

    Obs!: Som nämns ovan, när tjänsten Dokument-ID är aktiverad för en viss webbplatssamling, läggs en kolumn till i innehållstyperna Dokument och Dokumentuppsättning som webbplatssamlingsnivå. Kolumnen Dokument-ID används för att visa det ID som tilldelats ett objekt.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Gå med i Microsoft Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Hur nöjd är du med språkkvaliteten?
Vad påverkade din upplevelse?

Tack för din feedback!

×