Dokument-ID kan hjälpa dig med dokument- eller arkivhandlingshantering. Aktivera dokument-ID-tjänsten för på en webbplats om du vill lägga till ett dokument-ID i varje fil på webbplatsen.
Artikelinnehåll
Översikt
Dokument-ID underlättar hanteringen av dokument eftersom de utgör ett enkelt sätt att spåra objekt oavsett var de finns. Om till exempel ett juridiskt avtal flyttas från ett dokumentbibliotek på en webbplats till ett dokumentbibliotek på en annan webbplats är avtalet enkelt att hitta baserat på dess dokument-ID. Dokument-ID:erna tilldelas automatiskt till uppladdade dokument och det här ID:et följer objektet under hela dess livscykel. Även dokumentuppsättningar kan tilldelas dokument-ID:n.
När dokument-ID-tjänsten först aktiveras tilldelas nya dokument i webbplatssamlingen automatiskt nya ID:er. Ett tidsjobb schemaläggs för att tilldela ID:ar till dokument som redan finns i webbplatssamlingen.
När tjänsten är aktiverad läggs dessutom en ny kolumn automatiskt till i innehållstyperna Dokument och Dokumentuppsättning. I kolumnen Dokument-ID visas det ID som tilldelats ett objekt.
Innan du använder funktionen Dokument-ID i ditt innehållshanteringssystem måste du först aktivera den för varje webbplatssamling som dokumenten finns i.
Flytta filer med ett dokument-ID
I SharePoint flyttas dokument-ID:et normalt med filen. Men när målwebbplatsen inte har dokument-ID-tjänsten aktiverad har dokumentet inte längre något dokument-ID.
För SharePoint Server är det enda sättet att behålla ett dokument-ID på webbplatser att använda administrationssidan Webbplatsinnehåll och struktur i Webbplatsinställningar när du flyttar dokument.
Kopiera filer med ett dokument-ID
När en kopia av en fil skapas skapas ett nytt dokument-ID för kopian. En fil som laddats ned från en webbplats och laddats upp till en annan är till exempel en kopia. Men när målwebbplatsen inte har dokument-ID-tjänsten aktiverad har kopian inget dokument-ID.
Aktivera och konfigurera dokument-ID
Om du först vill använda dokument-ID för att spåra dokument eller poster måste du följa en process i två steg:
Aktivera funktionen Dokument-ID för en webbplatssamling
Obs!: För att kunna aktivera funktionen Dokument-ID måste du vara administratör för webbplatssamlingen.
-
Gå till webbplatssamlingen på den översta nivån.
-
Välj Inställningar och sedan Webbplatsinställningar.
-
Under Administration av webbplatssamling väljer du Webbplatssamlingens funktioner.
-
Bredvid Dokument-ID-tjänst väljer du Aktivera. En aktiv etikett visas bredvid objektet och funktionen är aktiverad för den aktuella webbplatssamlingen.
Aktivera och konfigurera användningen av dokument-ID i en webbplatssamling
När du aktiverar funktionen Dokument-ID för en viss webbplatssamling tilldelas alla dokument i webbplatssamlingen automatiskt ett dokument-ID. Tänk på att den här processen kan ta lite tid beroende på hur många dokument som finns i webbplatssamlingen.
Obs!: För att kunna aktivera och konfigurera funktionen Dokument-ID måste du vara administratör för en webbplatssamling.
-
Gå till webbplatssamlingen på den översta nivån.
-
Välj Inställningar och sedan Webbplatsinställningar.
-
Under Administration av webbplatssamling väljer du Inställningar för dokument-ID.
-
Kontrollera att det finns en bockmarkering i kryssrutan Tilldela dokument-ID i avsnittet Tilldela dokument-ID på sidan Inställningar för dokument-ID.
Obs!: När du aktiverar tilldelningen av dokument-ID för den första i en webbplatssamling visas ett meddelande: Konfigurationen av funktionen Dokument-ID har schemalagts för att slutföras genom en automatiserad process. Det innebär att ett tidtagningsjobb är ansvarigt för att slutföra tilldelningen av dokument-ID:na till alla dokument i webbplatssamlingen. Hur lång tid processen tar beror på hur många dokument det finns på webbplatssamlingen.
-
Om du vill ange en anpassad sträng med tecken eller siffror som automatiskt läggs till i början av varje dokument-ID anger du strängen under Påbörja ID med följande tecken.
-
Markera kryssrutan Återställ alla dokument-ID:n… om du automatiskt vill lägga till prefixet till alla befintliga dokument-ID:n på webbplatssamlingen.
-
I avsnittet Sökomfång för dokument-ID väljer du den eller de webbplatser som ska användas som sökomfång för ID-sökning.
-
Välj OK.
Obs!: Som vi nämnt ovan läggs en kolumn till i innehållstyperna Dokument och Dokumentuppsättning som webbplatssamlingsnivå när tjänsten Dokument-ID är aktiverad för en viss webbplatssamling. Kolumnen Dokument-ID används för att visa det ID som tilldelats ett objekt.
