Aktivera och konfigurera unika dokument-ID

Dokument-ID: n kan vara till hjälp för dokument-eller post hantering. Aktivera dokument-ID-tjänsten för på en webbplats för att lägga till ett dokument-ID för varje fil på webbplatsen.

Artikelinnehåll

Översikt

Dokument-ID underlättar hanteringen av dokument eftersom de utgör ett enkelt sätt att spåra objekt oavsett var de finns. Om till exempel ett juridiskt kontrakt flyttas från ett dokument bibliotek på en webbplats till ett dokument bibliotek på en annan webbplats är kontraktet lätt att hitta baserat på dess dokument-ID. Dokument-ID: n tilldelas automatiskt till uppladdade dokument och detta ID följer hela hela livs cykeln. Även dokumentuppsättningar kan tilldelas dokument-ID:n.

Spåra objekt med dokument-ID

När dokument-ID-tjänsten är aktive rad tilldelas nya dokument i webbplats samlingen automatiskt nya ID. Ett tidsinställt jobb är schemalagt att tilldela ID: n till dokument som redan finns i webbplats samlingen.

När tjänsten är aktive rad läggs dessutom en ny kolumn till automatiskt i innehålls typerna dokument och dokument grupp. I kolumnen dokument-ID visas ID: t för ett objekt.

Innan du använder funktionen dokument-ID i innehålls hanterings systemet måste du först aktivera det för varje webbplats samling som dina dokument finns i.

Flytta filer med ett dokument-ID

I SharePoint dokument-ID: t normalt flyttas tillsammans med filen. Men när mål webbplatsen inte har dokument-ID-tjänsten aktive rad har dokumentet inte längre ett dokument-ID.

SharePoint Server det enda sättet att behålla ett dokument-ID på webbplatserna är att använda sidan webbplats innehåll och strukturwebbplats inställningar när du flyttar dokument.

Kopiera filer med ett dokument-ID

När en kopia av en fil görs skapas ett nytt dokument-ID för kopian. En fil som hämtas från en webbplats och laddas upp till en annan är exempelvis en kopia. Men när mål webbplatsen inte har dokument-ID-tjänsten aktive rad har inte kopian ett dokument-ID.

Aktivera och konfigurera dokument-ID

För att börja använda dokument-ID: n för att spåra dokument eller poster måste du följa en process i två steg.

Aktivera funktionen Dokument-ID för en webbplatssamling

Obs!: Om du vill aktivera funktionen dokument-ID måste du vara administratör för en webbplats samling.

  1. Gå till webbplats samlingen på högsta nivån.

  2. Klicka på webbplats åtgärder och sedan på webbplats inställningar.

  3. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  4. Klicka på Aktivera bredvid Dokument-ID-tjänst. Ikonen för Aktiv visas bredvid objektet och funktionen är aktiverad för den aktuella webbplatssamlingen.

Aktivera och konfigurera användning av dokument-ID: n i en webbplats samling

När du aktiverar funktionen dokument-ID för en viss webbplats samling tilldelas automatiskt ett dokument-ID från alla dokument i webbplats samlingen. Tänk på att det kan ta en stund beroende på hur många dokument som finns i webbplats samlingen.

Obs!: För att aktivera och konfigurera funktionen dokument-ID måste du vara administratör för en webbplats samling.

  1. Gå till webbplats samlingen på högsta nivån.

  2. Klicka på webbplats åtgärder och sedan på webbplats inställningar.

  3. Klicka på Inställningar för dokument-ID under Administration av webbplatssamling.

  4. Kontrol lera att kryss rutan tilldela dokument- ID: när markerad i avsnittet Tilldela dokument-ID på sidan Inställningar för dokument-ID.

Obs!: När du aktiverar tilldelning av dokument-ID: n för den första i en webbplats samling visas ett meddelande där du kan konfigurera funktionen dokument-ID genom att slutföra en automatiserad process. Det innebär att ett tidsinställt jobb är ansvarigt för att slutföra tilldelningen av dokument-ID: na till alla dokument i webbplats samlingen. Hur lång tid processen tar beror på hur många dokument det finns på webbplatssamlingen.

  1. Om du vill ange en anpassad sträng av tecken eller siffror som automatiskt läggs till i början av varje dokument-ID anger du strängen under Inled ID:n med…

  2. Markera kryssrutan Återställ alla dokument-ID:n… om du automatiskt vill lägga till prefixet till alla befintliga dokument-ID:n på webbplatssamlingen.

  3. I avsnitten Sök omfattning för sökning efter dokument-ID väljer du de webbplatser som ska användas som sökområde för ID-sökning.

  4. Klicka på OK.

    Obs!: När dokument-ID-tjänsten är aktive rad för en viss webbplats samling läggs en kolumn till i dokument-och dokument gruppens innehålls typer som webbplats samlings nivå. Kolumnen dokument-ID används för att visa ID som tilldelats ett objekt.

Överst på sidan

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×