Använda databasmallen Students Access

Förbereda databasen för användning

• När du först öppnar databasen visas välkomstformuläret i Access. Om du vill förhindra att formuläret visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa välkommen när databasen öppnas .

  Stäng välkomstformuläret för att börja använda databasen.

• Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.

  Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Avgöra om en databas ska vara betrodd.

Söka efter en elev

I rutan Snabbsökning kan du snabbt hitta en elev i formuläret Elevlista .

• Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning och tryck sedan på RETUR.

  Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till den fullständiga listan klickar du på Rensa den aktuella sökningen. (Det är X i sökrutan.)

Filtrera elevlistan

I formuläret Elevlista kan du filtrera listan med elever och spara dina favoritfilter för framtida användning.

1. Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.

2. Klicka på Spara filter.

3. Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret Filterinformation och klicka sedan på Stäng.

4. Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter eller klicka på (Rensa filter) för att ta bort filtret.

Visa eller dölja kolumner

I formuläret Elevlista är vissa fält (kolumner) dolda som standard. Så här ändrar du vilka fält som ska visas:

1. Klicka på Visa/dölj fält.

2. Markera kryssrutan bredvid varje kolumn som du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner . Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.

Visa elevinformation

I formuläret Elevinformation kan du visa och ange mer information om en elev, inklusive bilder, vårdnadshavare, nödinformation och närvaro. Så här visar du formuläret Elevinformation :

• Klicka på Öppna bredvid det objekt som du vill visa i formuläret Elevlista.

Lägga till en bild

I formuläret Elevinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.

• Klicka på Redigera bild under bildramen.

• Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.

• Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil .

• Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.

• Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.

Lägga till elever från Microsoft Outlook

Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till elever från det programmet utan att behöva skriva in informationen på nytt.

1. Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Elevlista.

2. I dialogrutan Välj namn som ska läggas till väljer du namnen som du vill lägga till i databasen.

3. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

Visa en karta över en elevs adress

Om du har angett en gatuadress för eleven i formuläret Studentinformation kan du visa en karta över den platsen:

• Klicka på Klicka för att mappa.

Visa rapporter

Studentdatabasen innehåller flera rapporter, bland annat Alla elever, Allergier och Mediciner, Kontaktinformation vid nödsituationer, Förmyndareinformation med mera. Så här visar du en rapport:

• I navigeringsfönstret, under Rapporter, dubbelklickar du på den rapport som du vill visa.

Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.

Lägga till ett fält i tabellen Elever

1. Stäng alla öppna flikar.

2. Dubbelklicka på tabellen Elever i navigeringsfönstret.

3. Bläddra till höger tills du ser kolumnen Lägg till nytt fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken och skriv in fältnamnet.

Första gången du anger data i kolumnen anger Access datatypen åt dig.

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport

När ett fält har lagts till i en tabell kan du sedan lägga till det i ett formulär eller en rapport.

1. Högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy.

2. Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.

3. Dra önskat fält från fältlistan till formuläret eller rapporten.