Sammanfattning: Bestäm vilken metod för hantering av arkivhandlingar som ska väljas SharePoint Server 2013.
I SharePoint du hantera arkivhandlingar i ett arkiv, eller så kan du hantera arkivhandlingar på samma dokumentlagringsplats som aktiva dokument. När du använder SharePoint på plats förblir arkivhandlingen på plats när du deklarerar att ett dokument har blivit en arkivhandling, men SharePoint hanterar det nu som en arkivhandling. Ett dokument kan till exempel få en annan bevarandeprincip när det deklareras som en arkivhandling, eller så kanske användare inte kan redigera det.
Det går också att använda en hybrid metod. Du kan till exempel spara arkivhandlingar med aktiva dokument i två år och sedan flytta poster till ett arkivhandlingar när ett projekt har slutförts.
Tänk på följande frågor när du tänker på om du ska hantera arkivhandlingar på en separat webbplats för arkivhandlingarcenter eller på samma samarbetswebbplats där dokumenten skapades:
-
Är styrningen av samarbetswebbplatsen lämplig för hantering av arkivhandlingar? Är din bransch underkastad reglerande krav att fullmaktsposter avgränsas från aktiva dokument? Ska administratören för en samarbetswebbplats bli betrodd att hantera en webbplats som innehåller poster? Du kanske vill lagra poster på en webbplats som använder mer begränsad åtkomst än samarbetswebbplatsen, eller på en webbplats som säkerhetskopieras enligt ett annat schema.
-
Hur länge kommer samarbetswebbplatsen att användas? Om arkivhandlingar måste sparas under längre tid än projektet pågår innebär val av en strategi för hantering av arkivhandlingar på plats att du måste underhålla webbplatsen för samarbete även efter att den inte längre används.
-
Kommer projektmedlemmarna att behöva regelbunden åtkomst till dokumenten när dokumenten har blivit arkivhandlingar? Om du använder en metod på plats kan projektmedlemmarna komma åt dokument på samma sätt oavsett om dokumenten är aktiva eller är arkivhandlingar.
-
Är hanterare av arkivhandlingar i din organisation enbart ansvariga för arkivhandlingar eller ansvarar de för all information, oavsett om den är aktiv eller en arkivhandlingar? Om hanterare av arkivhandlingar endast ansvarar för officiella arkivhandlingar kan det vara enklare att ha en separat webbplats för arkivhandlingar.
I följande tabell beskrivs skillnader mellan vad du kan göra med poster i ett arkivhandlingarcenter och med poster som hanteras på plats på en webbplats för samarbete. Skillnaderna presenteras ur perspektiv hos både posthanterare och anställda som samarbetar i ett projektteam.
|
Faktor |
Arkivhandlingar arkiv |
På plats-poster |
|---|---|---|
|
Hantera arkivering |
Ordna innehåll lägger automatiskt till nya poster i rätt mapp i arkivets arkivplan, baserat på metadata. |
Det kan finnas olika principer för arkivhandlingar och aktiva dokument baserat på den aktuella innehållstyp eller den aktuella platsen. |
|
Begränsa vilka användare som kan visa poster |
Ja. Arkivet anger behörigheterna för posten. |
Nej. Behörigheterna ändras inte när ett dokument blir en post. Däremot kan du begränsa vilka användare som kan redigera och ta bort poster. |
|
Enklare att hitta poster (för hanterare av arkivhandlingar) |
Enklare. Alla poster finns på en plats. |
Svårare. Arkivhandlingar är utspridda över flera samarbetswebbplatser. |
|
Underhålla alla dokumentversioner som poster |
Användaren måste uttryckligen skicka varje version av ett dokument till arkivet. |
Automatiskt under förutsättning att versionshantering är aktiverat. |
|
Enklare att hitta information (för teampartner) |
Svårare, men en länk till dokumentet kan läggas till på samarbetswebbplatsen när dokumentet blir en post. |
Enklare. |
|
Övrig e-post för samarbetswebbplats |
Samarbetswebbplatsen innehåller endast aktiva dokument. |
Samarbetswebbplatsen innehåller aktiva och inaktiva dokument (poster), men du kan skapa vyer för att endast visa poster. |
|
Möjlighet att granska poster |
Ja. |
Beroende på granskningspolicyn för samarbetswebbplatsen. |
|
Administrativ säkerhet |
En arkivhandlingarshanterare kan hantera arkivhandlingararkivet. |
Administratörer för samarbetswebbplatser har behörighet att hantera arkivhandlingar och aktiva dokument. |
I följande tabell beskrivs skillnaderna mellan de två metoderna för hantering av arkivhandlingar som kan påverka hur du hanterar IT-resurser.
|
Faktor |
Arkivhandlingar arkiv |
På plats-poster |
|---|---|---|
|
Antal webbplatser att hantera |
Fler webbplatser. Det innebär att det utöver samarbetswebbplatserna finns ett separat arkiv. |
Färre webbplatser. |
|
Skalbarhet |
Lättar upp trycket på databasens storlek på samarbetswebbplatser. |
Maximal storlek för webbplatssamlingar uppnådd tidigare. |
|
Enkel administration |
Separat webbplats eller servergrupp för arkivhandlingar. |
Ingen ytterligare etablering av webbplatser går utöver det som redan krävs för webbplatser som har aktiva dokument. |
|
Lagring |
Kan lagra arkivhandlingar på olika lagringsmedium. |
Aktiva dokument och poster som lagras tillsammans. |
