Använda bevarandeetiketter för filer i SharePoint eller OneDrive

Du kan använda bevarandeetiketter för filer i SharePoint och OneDrive, antingen enskilt eller gemensamt. 

Etiketterna som visas har anpassats av din organisation. Om du har frågor om vilken etikett du ska använda kontaktar du supporten eller IT-avdelningen.  

Använda en bevarandeetikett på ett objekt

I OneDrive eller i ett SharePoint-bibliotek kan du märka de flesta filer – ett Office-dokument som skapats i Word, PowerPoint, Excel och så vidare, eller till och med enOneNote fil. Du kan även märka icke-Office-filer, till exempel PDF-filer.)

I ett bibliotek kan du även märka en mapp. När du märk mappen tillämpas bevarandeetiketten på alla filer i den mappen.

I en SharePoint kan du märka vissa typer av objekt.

Använda en etikett i OneDrive eller SharePoint

  1. Markera objektet. 

  2. I det övre högra hörnet väljer du Öppna informationsfönstret Knappen Information eller Öppna informationsfönstret

    Knappen Öppna informationsfönstret markerad

  3. Under Använd etikettväljer du Välj en etikett för att öppna listan med alternativ.

    I avsnittet Egenskaper under Använd etikett klickar du på för att öppna listan med alternativ.

  4.  Välj lämplig bevarandeetikett för dokumentet. (Om du vill veta mer om skillnaderna mellan etiketterna kan du peka på var och en för att visa en beskrivning av den och dess bevarandetid.)

  5. Om alternativet Spara visas markerar du det.

Ange en standardetikett för bevarande för ett SharePoint-dokumentbibliotek

  1. Öppna dokumentbiblioteket.

  2. Välj ikonen Inställningar uppe till höger i Ikonen Inställningar i ett bibliotek eller en lista i SharePoint.  

  3. Välj Biblioteksinställningar.

  4. Välj Använd etikett för objekt i listan eller biblioteketunder Behörigheter och hantering på sidan Inställningar.

  5. sidan Använd etikett väljer du listrutan och väljer sedan den etikett som du vill använda.

    Den etikett du väljer används för alla nya filer som läggs till i dokumentbiblioteket från och med nu.

  6. Valfritt: Om du även vill använda etiketten för alla filer som finns i dokumentbiblioteket väljer du Använd etikett för befintliga objekt i biblioteket.

  7. Välj Spara.

Obs!: Bevarandeetiketter kan skrivas över på filnivå. När du har angett en standardetikett för ett bibliotek kan du med andra ord fortfarande tilldela en alternativ etikett till ett enskilt objekt eller objekt i biblioteket, om det behövs.

Skapa en vy som innehåller bevarandeetiketter

I SharePoint (och Teams), men inte OneDrive ), kan du skapa en vy av biblioteket som innehåller kolumnen Etiketter eller Objektet är en postkolumn. I den här vyn kan du snabbt se de bevarandeetiketter som tilldelats alla objekt och vilka objekt som är arkivhandlingar. Observera dock att du inte kan filtrera vyn efter objektet är en postkolumn. Så här skapar du en sådan vy.

Börja med att göra kolumnen Bevarandeetikett synlig: 

  1. Högst upp i en kolumn väljer du nedåtpilen eller Fortsättningstecken för att visa mer information. och sedan Kolumninställningar för > Visa/dölj kolumner.

    Med kolumninställningarna kan > alternativet Visa/dölj kolumner när en kolumnrubrik är markerad i en modern Lista eller ett bibliotek i SharePoint
  2. Markera rutan för Bevarandeetikett i fönstret Redigera vykolumner.

    Välj "Bevarandeetikett" för att göra kolumnen synlig i biblioteket eller listan.
  3. När du är klar väljer du Använd.

Om du vill kan du spara vyn för snabb åtkomst vid ett senare tillfälle:

  1. Till höger i kommandofältet väljer du Visa alternativ > spara vyn som:

    Under "Växla vyalternativ" väljer du "Spara vy som".
  2. Tilldela vyn ett namn.

  3. Välj om du vill att vyn ska vara offentlig så att andra personer ska kunna se den.

  4. Välj Spara.

Vissa åtgärder är inte tillåtna för märkta objekt

När ett objekt har en bevarandeetikett tillåts inte vissa åtgärder, beroende på etikettens konfiguration och plats. Du kan till exempel inte ta bort ett objekt med etiketten i SharePoint, men du kan i OneDrive.

Om du ser ett meddelande i SharePoint som du inte kan redigera ett objekt med etiketten beror det på att det har etiketterats till en post. Du kan eventuellt redigera objektet om du först låser upp det. Instruktioner finns i nästa avsnitt.

Låsa upp en post 

Vissa bevarandeetiketter kan låsa ett objekt eftersom det är en post som måstebevaras. Det förhindrar till exempel att objektet tas bort. Det här är en viktig arkivåtgärd för sådant som kontrakt. Du kan emellertid kanske låsa upp objekt så att de kan revideras eller uppdateras med en ny version. 

Obs!: Om du kan låsa upp ett objekt bestäms av inställningarna under kontroll av administratörer, inklusive etikettkonfiguration, webbplatskonfiguration och om du har "Delta"-behörigheter.

  1. Markera det objekt som du vill låsa upp i biblioteket eller listan.

  2. Välj Öppna informationsfönstret längst upp till höger i Knappen Information eller Öppna informationsfönstret

    Knappen Öppna informationsfönstret markerad

  3. I fönstret Information, under Poststatus,väljer du Låst.

  4. En växlingskontroll visas bredvid namnet på inställningen. Klicka på växlingsknappen för att växla från Låsttill Olåst.

    Välj växlingskontrollen för att växla från Låst till Olåst, eller tvärtom.

När objektet är olåst kan du redigera det. När du har redigerat klart kan du även låsa objektet igen genom att följa stegen ovan och växla tillbaka Poststatus till Låst.  

Se även

För administratörer: Jämför begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×