Du kan använda bevarandeetiketter för filer i SharePoint och OneDrive, antingen enskilt eller gemensamt.
Etiketterna som visas har anpassats av din organisation. Om du har frågor om vilken etikett du ska använda kontaktar du supporten eller IT-avdelningen.
Använda en bevarandeetikett på ett objekt
I OneDrive eller i ett SharePoint-bibliotek kan du märka de flesta filer – ett Office-dokument som skapats i Word, PowerPoint, Excel och så vidare, eller till och med enOneNote fil. Du kan även märka icke-Office-filer, till exempel PDF-filer.)
I ett bibliotek kan du även märka en mapp. När du märk mappen tillämpas bevarandeetiketten på alla filer i den mappen.
I en SharePoint kan du märka vissa typer av objekt.
Använda en etikett i OneDrive eller SharePoint
-
Markera objektet.
-
I det övre högra hörnet väljer du Öppna informationsfönstret
-
Under Använd etikettväljer du Välj en etikett för att öppna listan med alternativ.
-
Välj lämplig bevarandeetikett för dokumentet. (Om du vill veta mer om skillnaderna mellan etiketterna kan du peka på var och en för att visa en beskrivning av den och dess bevarandetid.)
-
Om alternativet Spara visas markerar du det.
Ange en standardetikett för bevarande för ett SharePoint-dokumentbibliotek
-
Öppna dokumentbiblioteket.
-
Välj ikonen Inställningar uppe till höger i
-
Välj Biblioteksinställningar.
-
Välj Använd etikett för objekt i listan eller biblioteketunder Behörigheter och hantering på sidan Inställningar.
-
På sidan Använd etikett väljer du listrutan och väljer sedan den etikett som du vill använda.
Den etikett du väljer används för alla nya filer som läggs till i dokumentbiblioteket från och med nu.
-
Valfritt: Om du även vill använda etiketten för alla filer som finns i dokumentbiblioteket väljer du Använd etikett för befintliga objekt i biblioteket.
-
Välj Spara.
Obs!: Bevarandeetiketter kan skrivas över på filnivå. När du har angett en standardetikett för ett bibliotek kan du med andra ord fortfarande tilldela en alternativ etikett till ett enskilt objekt eller objekt i biblioteket, om det behövs.
Skapa en vy som innehåller bevarandeetiketter
I SharePoint (och Teams), men inte OneDrive ), kan du skapa en vy av biblioteket som innehåller kolumnen Etiketter eller Objektet är en postkolumn. I den här vyn kan du snabbt se de bevarandeetiketter som tilldelats alla objekt och vilka objekt som är arkivhandlingar. Observera dock att du inte kan filtrera vyn efter objektet är en postkolumn. Så här skapar du en sådan vy.
Börja med att göra kolumnen Bevarandeetikett synlig:
-
Högst upp i en kolumn väljer du nedåtpilen eller
och sedan Kolumninställningar för > Visa/dölj kolumner.
-
Markera rutan för Bevarandeetikett i fönstret Redigera vykolumner.
-
När du är klar väljer du Använd.
Om du vill kan du spara vyn för snabb åtkomst vid ett senare tillfälle:
-
Till höger i kommandofältet väljer du Visa alternativ > spara vyn som:
-
Tilldela vyn ett namn.
-
Välj om du vill att vyn ska vara offentlig så att andra personer ska kunna se den.
-
Välj Spara.
Vissa åtgärder är inte tillåtna för märkta objekt
När ett objekt har en bevarandeetikett tillåts inte vissa åtgärder, beroende på etikettens konfiguration och plats. Du kan till exempel inte ta bort ett objekt med etiketten i SharePoint, men du kan i OneDrive.
Om du ser ett meddelande i SharePoint som du inte kan redigera ett objekt med etiketten beror det på att det har etiketterats till en post. Du kan eventuellt redigera objektet om du först låser upp det. Instruktioner finns i nästa avsnitt.
Låsa upp en post
Vissa bevarandeetiketter kan låsa ett objekt eftersom det är en post som måstebevaras. Det förhindrar till exempel att objektet tas bort. Det här är en viktig arkivåtgärd för sådant som kontrakt. Du kan emellertid kanske låsa upp objekt så att de kan revideras eller uppdateras med en ny version.
Obs!: Om du kan låsa upp ett objekt bestäms av inställningarna under kontroll av administratörer, inklusive etikettkonfiguration, webbplatskonfiguration och om du har "Delta"-behörigheter.
-
Markera det objekt som du vill låsa upp i biblioteket eller listan.
-
Välj Öppna informationsfönstret längst upp till höger i
-
I fönstret Information, under Poststatus,väljer du Låst.
-
En växlingskontroll visas bredvid namnet på inställningen. Klicka på växlingsknappen för att växla från Låsttill Olåst.
När objektet är olåst kan du redigera det. När du har redigerat klart kan du även låsa objektet igen genom att följa stegen ovan och växla tillbaka Poststatus till Låst.
Se även
För administratörer: Jämför begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras
