Du kan använda bevarandeetiketter för filer i SharePoint och OneDrive, antingen individuellt eller kollektivt.
Etiketterna du ser har anpassats av din organisation. Om du har frågor om vilken etikett du ska använda kontaktar du supportavdelningen eller IT-avdelningen.
Lägga till en bevarandeetikett på ett objekt
I OneDrive eller ett SharePoint bibliotek kan du använda en bevarandeetikett för en fil, till exempel ettMicrosoft 365 dokument som skapats i Word, PowerPoint, Excel eller enOneNote anteckningsbok. Du kan också märka icke-Office-filer, till exempel ett PDF-dokument eller en bildfil. SharePointlistobjektkan också märkas.
Du kan också använda en etikett för ett bibliotek eller en mapp. När du märker ett bibliotek eller en mapp tillämpas den bevarandeetiketten som standard på oetiketterade filer i den mappen. Läs mer om standardetiketter för SharePoint.
Lägga till en etikett i OneDrive eller SharePoint
-
Markera objektet.
-
I det övre högra hörnet väljer du Öppna informationsfönstret
-
Under Använd etikett väljer du Välj en etikett för att öppna listan med alternativ.
-
Välj lämplig bevarandeetikett för dokumentet. (Om du vill veta mer om skillnaderna mellan etiketterna kan du peka på var och en för att se en beskrivning av den och dess bevarandeperiod.)
-
Om alternativet Spara visas markerar du det.
Ange en standardetikett för bevarande för ett SharePoint-dokumentbibliotek
-
Öppna dokumentbiblioteket.
-
Längst upp till höger i fönstret väljer du ikonen Inställningar:
-
Välj Biblioteksinställningar.
-
På sidan Inställningar under Behörigheter och hantering väljer du Använd etikett för objekt i den här listan eller det här biblioteket.
-
På sidan Använd etikett väljer du den nedrullningsbara listrutan och väljer sedan den etikett du vill använda.
Den etikett du väljer tillämpas automatiskt på alla nya filer som läggs till i dokumentbiblioteket från och med nu.
-
Valfritt: Om du vill att etiketten ska tillämpas automatiskt på alla filer som för närvarande finns i dokumentbiblioteket väljer du Använd etikett för befintliga objekt i biblioteket.
-
Välj Spara.
Obs!: Bevarandeetiketter kan skrivas över på filnivå. När du har angett en standardetikett för ett bibliotek kan du med andra ord fortfarande tilldela en alternativ etikett till ett enskilt objekt eller objekt i biblioteket, om det behövs.
Skapa en vy som innehåller bevarandeetiketter
I SharePoint (och Teams – men inte OneDrive ) kan du skapa en vy av biblioteket som innehåller kolumnen Etiketter eller Objektet är en postkolumn. I den här vyn kan du snabbt se de bevarandeetiketter som tilldelats alla objekt och vilka objekt som är poster. Observera dock att du inte kan filtrera vyn efter objektet är en postkolumn. Så här skapar du en sådan vy.
Börja med att göra kolumnen Bevarandeetikett synlig:
-
Välj nedpilen
-
I fönstret Redigera vykolumner markerar du rutan för Bevarandeetikett.
-
När du är klar väljer du Verkställ.
Om du vill kan du spara vyn för snabb åtkomst vid ett senare tillfälle:
-
Till höger i kommandofältet väljer du Visa alternativ > Spara vy som:
-
Tilldela vyn ett namn.
-
Välj om du vill att vyn ska vara offentlig, så att andra personer kan se den.
-
Välj Spara.
Vissa åtgärder är inte tillåtna för märkta objekt
När ett objekt har en bevarandeetikett är vissa åtgärder inte tillåtna, beroende på vilka inställningar administratören har valt.
Om du ser ett meddelande i SharePoint om att du inte kan redigera ett märkt objekt beror det på att det har märkts som en post. Du kanske kan redigera objektet om du först låser upp det. Anvisningar finns i nästa avsnitt.
Låsa eller låsa upp en post
Vissa bevarandeetiketter kan "låsa" ett objekt eftersom det är en post som måste bevaras. Det förhindrar till exempel att objektet tas bort. För saker som kontrakt är detta en viktig bokföringsåtgärd. Men du kanske kan låsa upp objekt så att de kan ändras eller uppdateras med en ny version.
Obs!: Om du kan låsa eller låsa upp ett objekt bestäms av inställningarna under administratörernas kontroll, inklusive etikettkonfiguration, webbplatskonfiguration och om du har behörigheten Delta.
-
Markera det objekt du vill låsa eller låsa upp i biblioteket eller listan.
-
Längst upp till höger i fönstret väljer du Öppna informationsfönstret:
-
I fönstret Information , under Poststatus, väljer du Låst.
-
En växlingskontroll visas bredvid namnet på inställningen. Klicka på växlingsknappen för att växla från Låst till Olåst eller vice versa.
När objektet har låsts upp kan du redigera det. När du är klar med redigeringen kan du också låsa objektet igen genom att följa stegen ovan och växla tillbaka Poststatus till Låst.
Viktigt!: Om administratören har inaktiverat versionshantering och posten börjar som olåst kan du låsa objektet, men sedan kan du inte låsa upp det igen. För det här scenariot är det alltså en enkelriktad åtgärd i stället för en växlingsknapp.
Se även
För administratörer: Jämför begränsningarna för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras
