Virtuell avtalad tid är en ny mötestyp i Microsoft Teams som gör att du enkelt kan kommunicera med någon utanför organisationen, vilket ger dem en smidig, lättanvänd upplevelse från början till slut. Den här typen av möten är bra för till exempel intervjuer, mentorskapssessioner eller många typer av kundmöten inom ekonomi, detaljhandel, sjukvård och andra tjänster.
Obs!: Mallen Virtuell avtalad tid är för närvarande i förhandsgranskning.
Schemalägga en virtuell avtalad tid
-
Öppna Teams-kalendern.
Obs!: Den här mötestypen är för närvarande endast tillgänglig i Teams.
-
Välj den nedrullningsbara menyn bredvid Nytt möte.
-
Välj Virtuell avtalad tid.
-
Det virtuella schemaläggningsformuläret för Teams visas och du kan fylla i det som du vill, men det är viktigt att du har några alternativ i åtanke:
-
Lägg till en eller flera personer, till exempel en klient eller kund, utanför organisationen i fältet Externa gäster så att de får en anpassad mötesanslutning.
-
Ta med andra interna deltagare i organisationen som ska ingå i den avtalade tiden.
-
Lägg till en mötesbeskrivning, till exempel en bekräftelseanteckning och ytterligare information om avtalade tider, som skickas till alla deltagare, inklusive externa gäster.
-
-
När du är klar väljer du Skicka.
Mötet läggs till i Teams- och Outlook-kalendern, tillsammans med dina andra händelser. Deltagare som bjudits in inom organisationen får mötesinbjudan, mötet visas i deras kalender och de kan ansluta till det lika smidigt som andra Teams-möten.
Ansluta till ett virtuellt möte som extern gäst
Kunder och klienter utanför organisationen får en anpassad mötesinbjudan. Som gäst får du en inbjudan till ett virtuellt möte som ger dig information om den avtalade tiden och tydlig information om när den äger rum och en knapp för snabbanslutning.
Det leder till en lättansluten anslutningsupplevelse som gör att du snabbt kan ansluta till och ansluta till din avtalade tid online med bara några få klick.
Välj Anslut till avtalad tid som gäst i inbjudan om avtalad tid. Du kan ansluta från datorn eller från din mobila enhet utan att behöva installera Teams-appen.
Obs!: När en användare ansluter med den här möteslänken ansluter de till mötet som anonym användare.
Webbläsaren öppnas och du får en vänlig incheckningsupplevelse och går in i ett väntrum före mötet så att du vet att du är på rätt plats. Du kan testa att ljudet och videon fungerar korrekt och att den avtalade tiden sedan börjar inom kort.
Mötesalternativ
Vissa alternativ för Teams-möten kanske inte gäller externa gäster som bjudits in till mötet eller för användare som ansluter till mötet via knappen Anslut till avtalad tid som gäst i mötesinbjudan. Mötesalternativen som stöds för gästanslutning är:
-
Vem kan kringgå lobbyn (Alla är den enda inställningen som gör att externa gäst inbjudna kan kringgå lobbyn)
-
Välj medorganisatörer
-
Spela in automatiskt
-
Tillåt möteschatt – inaktiverad (annars är inställningen endast In-Meeting)
Alla andra ändringar av mötesalternativen påverkar inte gästanslutningen. För användare som ansluter från Teams-möteslänken i slutet av e-postinbjudan eller via snabbanslutning i Teams/Outlook-kalendern respekteras alla mötesalternativ.
