I det tre statliga arbets flödet spåras statusen för ett List objekt i tre lägen (faser). Den kan användas för att hantera affärs processer som kräver att organisationer kan spåra en stor mängd problem eller objekt, till exempel kund support problem, försäljnings leads eller projektuppgifter. De tre tillstånden för en projekt aktivitet kan till exempel vara, inte påbörjat, pågår och avslutat.
Obs!: SharePoint 2010-arbets flöden har dragits tillbaka sedan den 1 augusti 2020 för nya klient organisationer och togs bort från befintliga klient organisationer den 1 november 2020. Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power automatisering eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i SharePoint 2010-arbets flödet.
I den här artikeln
Hur fungerar det tre-statliga arbets flödet?
Det tre-statliga arbets flödet har stöd för affärs processer som kräver att organisationer kan spåra status för ett problem eller ett objekt genom tre tillstånd och två över gångar mellan tillstånden. Med varje över gång mellan olika lägen tilldelar arbets flödet en uppgift till en person och skickar en e-postavisering om uppgiften. När den här uppgiften är färdig uppdaterar arbets flödet statusen för objektet och går vidare till nästa steg. Arbets flödet för tre lägen fungerar med mallen ärende uppföljnings lista. Den kan dock användas med alla listor som är konfigurerade för att innehålla en urvals kolumn med tre eller fler värden. Värdena i den här kolumnen fungerar som de lägen som arbets flödes spåren visar.
En lista kan innehålla mer än en alternativ kolumn och urvals kolumnen kan ha fler än tre värden. Arbets flödet i tre lägen kan bara konfigureras för att använda en av urvals kolumnerna och bara tre av värdena i den valda alternativ kolumnen. När du lägger till ett arbets flöde i en lista eller ett bibliotek väljer du en alternativ kolumn och tre av värdena i kolumnen.
Det går att använda det här arbets flödet för att hantera affärs processer som kräver att organisationer kan spåra en stor mängd problem eller objekt, till exempel kund support ärenden, försäljnings leads eller projektuppgifter. Till exempel kan de anställda som har ett mindre evenemang planera företag använda en lista med problem-uppföljning och ett anpassat trelägesarbetsflödet för att hantera de många uppgifter som är relaterade till händelser som planeras. Arbets flödet spårar händelse planerings uppgifter genom tre tillstånd: aktiv, klar för granskningoch fullständig. Alla aktiviteter som är relaterade till en viss händelse är kompilerade till en ärende uppföljnings lista som har skapats för händelsen och marker ATS som aktiv. Händelse koordinatorn tilldelar enskilda uppgifter till hennes grupp medlemmar och startar sedan arbets flödet för de här objekten för att börja arbeta med aktiviteten.
När arbets flödet startas skapas en uppgift för den avsedda personen. När en grupp medlem tar emot en uppgift utför han eller hon det arbete som krävs för att slutföra uppgiften. Det här kan vara det arbete som sker utanför listan eller webbplatsen där ärende uppföljnings listan finns. Om till exempel en grupp medlem tar emot en arbets flödes uppgift för att utveckla en mat plan, kontaktar han eller hon en mat organisation och arbetar sedan med att utveckla en plan. När mat steget skapas markerar grupp medlemmen sin uppgift som slutförd. I det här läget uppdaterar arbets flödet status för händelsen aktivitet i listan ärende uppföljning från aktiv till klar för granskningoch skapar en andra uppgift för händelse koordinatorn för att granska mat steget. Efter att händelse koordinatorn granskar och godkänner mat steget markerar hon sin arbets flödes uppgift som slutförd och arbets flödet uppdaterar aktivitetens status från klar för granskning till färdig.
Obs!: En arbets flödes deltagare kan slutföra en arbets flödes uppgift i ett trelägesarbetsflödet på två sätt. En deltagare kan redigera arbets flödes uppgiften för att markera den som slutförd, eller en deltagare kan ändra status för arbets flödes objekt i listan (om deltagaren har behörighet att ändra denna lista). Om en deltagare manuellt uppdaterar statusen för arbets flödes posten i listan är arbets flödes uppgiften färdig. Om deltagaren redigerar arbets flödes uppgiften för att markera den som slutförd uppdateras statusen för arbets flödes posten i listan till slutförd.
Åtgärderna i det här arbets flödet i det föregående exemplet använder följande process:
Konfigurera en lista som ska användas med ett arbets flöde med tre lägen
Innan du kan använda ett arbets flöde med tre lägen måste du skapa en lista med de objekt som du planerar att spåra eller hantera med arbets flödet. Mallen ärende uppföljnings lista fungerar med det tre-statliga arbets flödet. Men du kan också skapa en anpassad lista som kan användas med dessa arbets flöden. Om du skapar en anpassad lista kontrollerar du att listan innehåller minst en urvals kolumn som innehåller tre eller fler alternativ värden. När du konfigurerar arbets flödet för användning med listan anger du den urvals kolumn som innehåller de delstatliga värden som arbets flödet spårar.
Skapa en ärende uppföljnings lista
Som standard kan du använda ett arbets flöde med tre lägen med alla listor som du skapar från mallen ärende uppföljnings lista.
-
På menyn inställningar
-
På sidan dina program klickar du på ärende uppföljningoch anger ett namn för listan. Namnet på listan är obligatoriskt
-
Om du vill ange en beskrivning av listan klickar du på Avancerade alternativ.
-
Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.
-
-
Klicka på Skapa.
Skapa en anpassad lista som ska användas med ett arbets flöde med tre lägen
Om du vill skapa en anpassad lista som ska användas med ett arbets flöde med tre lägen måste du lägga till minst en urvals kolumn som innehåller minst tre delstatliga värden som arbets flödet spårar.
-
På menyn inställningar
-
På sidan dina program klickar du på anpassad listaoch anger ett namn för listan. Du måste ange ett listnamn.
-
Om du vill ange en beskrivning av listan klickar du på Avancerade alternativ.
-
Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.
-
Klicka på Skapa.
Anpassa en anpassad lista som ska användas med ett arbets flöde med tre lägen
-
Klicka på den anpassade lista som du skapade i föregående steg.
-
Klicka på fliken lista i menyfliksområdet och sedan på list inställningari gruppen inställningar.
-
Klicka på Skapa kolumnunder kolumner.
-
Skriv namnet på kolumnen som du vill använda för att ange status värden för arbets flödet i avsnittet namn och typ under kolumn namn. Du kan till exempel ange namnet som arbets flödes status.
-
Välj alternativ (meny att välja från)under informations typen i den här kolumnen.
-
Ange en valfri beskrivning för kolumnen under Beskrivningi avsnittet ytterligare kolumn inställningar .
-
Klicka på Jaunder Kräv att den här kolumnen innehåller information.
-
I list rutan under Skriv varje alternativ på en separat radskriver du tre eller fler alternativ värden för den här kolumnen. Dessa värden blir tillstånd för arbets flödet. Du kan till exempel ange aktive rad för granskning och slutföra den tre alternativen.
-
Välj nedrullningsbar meny eller alternativ knapparunder Visa alternativ med.
-
Klicka på Nejunder Tillåt alternativ för att fylla i.
-
Ange om du vill ha ett specifikt standardvärde för den här kolumnen eller om du vill lägga till det i standardvyn för listan.
-
Klicka på OK.
Lägga till ett arbets flöde i en lista
Du måste lägga till ett arbets flöde i en lista innan du kan använda det på objekt i listan. När du lägger till ett arbets flöde i en lista anger du vilken kolumn i listan som innehåller de tillstånds värden som du vill att arbets flödet ska spåras med. Du kan också ange information om vad du vill ska inträffa i varje steg i arbets flödet. Du kan till exempel ange ämne och text för de e-postaviseringar som uppgifts mottagare får.
Arbets flödet med tre lägen är aktiverat som standard på de flesta typer av webbplatser. En administratör för en webbplats samling kan dock inaktivera funktionen. Om arbets flödet i det tredje steget inte är tillgängligt kontaktar du administratören för webbplats samlingen.
Viktigt!: Du måste ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbets flöde i en lista.
-
Öppna den lista där du vill lägga till ett arbets flöde med tre lägen.
-
Klicka på fliken lista> list inställningareller klicka på inställningarna för den typ av bibliotek som du öppnar. I ett dokumentbibliotek klickar du exempelvis på Inställningar för dokumentbibliotek.
-
Under behörigheter och hanteringklickar du på arbets flödes inställningar.
-
Klicka på Lägg till ett arbets flödepå sidan arbets flödes inställningar.
-
Klicka på tre lägenunder Välj arbetsflödesmall i avsnittet arbets flöde på sidan Lägg till arbets flöde.
-
Ange ett unikt namn för arbets flödet i området namn .
-
Ange en uppgifts lista som ska användas med arbets flödet i avsnittet aktivitets lista .
Meddelanden:
-
Du kan använda standard uppgifts listan eller skapa en ny. Om du använder standard uppgifts listan kan arbets flödes deltagare hitta och visa sina arbets flödes uppgifter enkelt med hjälp av vyn Mina uppgifter i uppgifts listan.
-
Skapa en ny uppgifts lista om aktiviteterna för det här arbets flödet visar känslig eller konfidentiell information som du vill ska vara åtskild från listan allmänna uppgifter.
-
Skapa en ny uppgifts lista om din organisation får många arbets flöden eller om arbets flöden innehåller många aktiviteter. I det här fallet kanske du vill skapa uppgifts listor för varje arbets flöde.
-
-
I avsnittet Historik lista väljer du en historik lista som ska användas med det här arbets flödet. Listan historik visar alla händelser som inträffar under varje instans av arbets flödet.
Obs!: Du kan använda standard Historik listan eller skapa en ny. Om organisationen har många arbets flöden kanske du vill skapa en separat historik lista för varje arbets flöde.
-
Gör något av följande i avsnittet Start alternativ :
-
Om du vill tillåta att arbets flödet startas manuellt markerar du kryss rutan Tillåt att det här arbets flödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Delta . Välj behörigheten Hantera listor för att starta arbets flödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbets flödet.
-
Om du vill att arbets flödet ska starta automatiskt när nya objekt skapas markerar du kryss rutan starta det här arbets flödet när ett nytt objekt skapas .
-
-
Klicka på Nästa.
-
Välj kolumnen alternativ i listan som innehåller de värden som du vill använda för tillstånden i arbets flödet under Välj ett vali avsnittet arbets flödes tillstånd och välj sedan de kolumn värden du vill ha för det ursprungliga tillståndet, mellan tillståndoch det sista tillståndet för arbets flödet.
-
I de två avsnitten anger du vad du vill ska hända när ett arbets flöde startas (alternativ för den första uppgiften i arbets flödet) och anger vad som ska hända när ett arbets flöde ändras till dess mellan tillstånd (alternativ för den andra aktiviteten i arbets flödet) ange följande information:
Aktivitets information
|
Fält |
Beskrivning |
|---|---|
|
Uppgifts rubrik: |
Du kan också ändra meddelande rubriken som visas i uppgiften när arbets flödet initieras eller når mellan-tillståndet. Om du markerar kryss rutan ta med list fält läggs fältet som du väljer till i slutet av meddelandet. |
|
Aktivitets Beskrivning: |
Skriv den information du vill ta med i beskrivningen av uppgiften. Om du markerar kryss rutan ta med list fält läggs fältet som du väljer till i slutet av meddelandet. Om du markerar kryss rutan Infoga länk till List objekt tas en länk till listobjektet med i beskrivningen. |
|
Förfallo datum för uppgift: |
Om du vill ange ett förfallo datum för aktiviteten markerar du kryss rutan ta med list fält och väljer sedan den datum kolumn i listan som innehåller den datum information som du vill använda för förfallo datumet. |
|
Uppgift tilldelad: |
Om du vill tilldela uppgiften till en person som är angiven i listan klickar du på ta med list fältetoch väljer sedan den kolumn i listan som innehåller den användar information som du vill använda. När arbets flödet startas tilldelas den person vars namn visas i den här kolumnen för arbets flödes posten. Om du vill tilldela den här uppgiften i alla instanser av det här arbets flödet till en person som du anger klickar du på anpassadoch skriver eller väljer sedan namnet på den person som du vill tilldela uppgiften till. |
-
Markera kryss rutan skicka e-postmeddelande om du vill att arbets flödes deltagarna ska få e-postaviseringar om deras arbets flödes uppgifter.
Obs!: Om du vill vara säker på att arbets flödes deltagare tar emot e-postaviseringar och påminnelser om deras arbets flödes uppgifter efter att arbets flöden har startat, kontaktar du administratören för webbplats samlingen för att kontrol lera att e-postmeddelandet är aktiverat
Information om e-postmeddelande
|
Fält |
Beskrivning |
|---|---|
|
Om du vill |
Skriv namnet på den person som du vill att e-postaviseringar om arbets flödes uppgiften ska skickas till. Markera kryss rutan Inkludera uppgift tilldelad om du vill skicka e-postaviseringen till uppgifts ägaren. |
|
Ämne |
Skriv den ämnesrad du vill använda för e-postaviseringen. Markera kryss rutan Använd uppgifts rubrik om du vill lägga till uppgifts rubriken på ämnes raden i e-postmeddelandet. |
|
Rätt |
Skriv den information som du vill ska visas i meddelandets brödtext. Markera kryss rutan Infoga länk till List objekt om du vill ta med en länk till listobjektet i meddelandet. |
-
Klicka på OK.
Starta ett arbets flöde med tre lägen för ett objekt manuellt
Ett arbets flöde med tre lägen måste först läggas till i en lista för att det ska vara tillgängligt för objekt i listan. Se föregående avsnitt för mer information.
Ett arbets flöde med tre lägen kan konfigureras så att det startas automatiskt när nya objekt läggs till i en lista, eller så kan du konfigurera det så att användare som har särskilda behörigheter startar arbets flödet manuellt. I vissa arbets flöden tillåts båda alternativen.
Om du vill starta ett arbets flöde för tre lägen manuellt på ett List objekt följer du de här stegen. Du måste ha behörigheten redigera objekt för listan. För vissa arbets flöden kanske du måste ha behörigheten Hantera listor.
Obs!: Om du vill vara säker på att arbets flödes deltagare får e-postaviseringar och påminnelser om deras arbets flödes uppgifter efter att du har startat ett arbets flöde, kontaktar du administratören för webbplats samlingen för att kontrol lera att e-postmeddelandet är aktiverat
-
Öppna listan som innehåller det objekt där du vill starta ett arbets flöde med tre lägen.
-
Klicka på ellipsen bredvid det objekt som du vill starta ett arbets flöde för och klicka på arbets flödeni menyn som visas.
Obs!: Kommandot arbets flöden är bara tillgängligt när objektet finns i en lista eller i ett bibliotek med minst ett arbets flöde kopplat till det.
-
Klicka på Visa allt webbplats innehållpå inställningar -menyn
-
Klicka på namnet på det trelägesarbetsflödet du vill starta under skapa ett nytt arbets flöde.
Arbets flödet startar omedelbart.
Slutföra en arbets flödes uppgift i ett arbets flöde med tre lägen
För att slutföra en arbets flödes uppgift i ett arbets flöde med tre lägen måste du minst ha behörigheten redigera objekt för de uppgifts listor där arbets flödes uppgifter registreras.
-
Öppna uppgifts listan för webbplatsen och välj sedan Mina uppgifter på Visa -menyn för att hitta din arbets flödes uppgift.
Obs!: Om arbets flödet inte använder standard listan webbplats uppgifter kanske din arbets flödes uppgift inte visas i uppgifts listan. Gå till listan eller biblioteket där arbets flödes posten har sparats för att hitta din arbets flödes uppgift. Peka på namnet på objektet som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på arbets flöden. Klicka på namnet på det arbets flöde som du deltar i under arbets flödenpå sidan arbets flödes status. Klicka på arbets flödes uppgiften under aktiviteteroch gå sedan till steg 3.
-
Öppna listan som innehåller det objekt som du vill markera som slutfört.
-
Peka på namnet på den aktivitet som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Redigera objekt.
-
I dialog rutan uppgifter skriver eller markerar du den information som krävs för att slutföra uppgiften och klickar sedan på Spara.
