Använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy

Använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy

Filtrering minskar antalet objekt som visas i en vy, så att bara de data du vill se visas. Ett filter väljer objekt som matchar vissa kriterier, till exempel en plats, en objekttyp eller ett prisintervall. Med hjälp av index och filter kan du dessutom sätta dig in i din data och förhindra att de överskriver tröskelvärdet för listvyn. Ett filter kan returnera data för sig eller grupperas eller sorteras för bättre formatering.

Index används med filter för att öka dess prestanda. Om antalet objekt i listan eller biblioteket överskrider tröskelvärdet för listvynkan du lägga till index till befintliga kolumner. Sedan kan du med hjälp av filter få den data som visas att underskrida tröskelvärdet för listvyn på 5 000 objekt.

Filter minskar hur mycket data som returneras genom att välja objekt baserade på åtgärder (som till exempel större än eller mindre än) och matchande data. När du skapar en filtrerad vy borde din första indexerade kolumn i filteruttrycket minska datamängden så mycket som möjligt. Att filtrera efter ett tillstånds- eller datumfält kan till exempel ofta minska datamängden betydligt. Om du har 15 000 objekt vill du att det första indexet returnerar mindre än 5 000 objekt. Även om datamängden inte har över 5 000 objekt är att fortfarande en bra vana.

I SharePoint väljs den första indexerade kolumnen i en förfrågan, sedan väljs din data med hjälp av resten av kolumnerna. Andra kolumner som du anger i filtret kanske eller kanske inte indexeras. Vyn använder inte dessa index, även om resultatet av den filtrerade vyn returnerar färre objekt än tröskelvärdet för listvyn.

Anta till exempel att du har en fråga: storlek = stor OCH färg = röd. I listan indexeras inte storlek, men färg indexeras. Så länge det finns färre än 5 000 "röda" objekt i listan, lyckas frågan i en stor lista. Men om du har frågan storlek = stor ELLER färg = röd måste databasen, även om den kanske hittar alla röda objekt, söka igenom hela listan för att hitta alla stora objekt. Om fler än 5 000 objekt returneras begränsas frågan.

Om du använder två eller fler kolumner i filteruttrycket bör avgörande index (ett eller flera) använda en OCH-operator. Till exempel om du vill returnera Hundar från en stor lista med djur. Du har en oindexerad kolumn med namnet Arter där du har Hund som ett värde. Om du bara skickar en fråga för Arter = Hund begränsas frågan. Men om du har en indexerad kolumn med namnet Klass blir frågan Klass = Däggdjur OCH Arter = Hund. Du kan också söka efter hundar och katter med frågan Klass = Däggdjur OCH (Arter = Hund ELLER Arter = Katt). Den andra frågan markerar alla däggdjur och filtrerar sedan fram hundar och katter.

Obs!: Om du flyttar objekt till papperskorgen räknas de objekten fortfarande vid avgörande om filteruttrycket överskrider tröskelvärdet för listvyn. Om du tömmer papperskorgen räknas de inte längre. Mer information finns i Töm papperskorgen eller återställ filerna.

Om de kolumner som du kommer att använda för filter inte har index kan du börja med att skapa index. Mer information finns i artikeln Lägga till ett index i en SharePoint-kolumn.

När du har indexerat en kolumn kan du lägga till den när du skapar eller ändrar en vy, och sedan filtrera vyn med hjälp av den. Innan du skapar en vy kan det vara lämpligt att lägga till fler kolumner i listan för att öka flexibiliteten vad gäller sortering, gruppering och filtrering. När du sorterar och filtrerar kan du välja kolumner som finns i datamängden, men inte visas.

Skapa en vy

Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

Beroende på din version gör du något av följande:

  • Gör följande iSharePoint:

  1. Klicka på rubriken för den kolumn som du vill filtrera efter och välj filtrera på Meny alternativen.

    Meny alternativet filtrera efter SharePoint-kolumn

  2. I fönstret filter som öppnas till höger på sidan väljer du det kolumn värde som du vill filtrera listan med. När du är klar klickar du på knappen Använd .

    List filter fönstret i SharePoint Online

    Du bör nu se att kolumn rubriken innehåller en filter ikon bredvid sig för att ange att listan filtreras efter värden i den kolumnen.

    SharePoint-kolumn rubrik med filter ikon

    Om du vill lära dig mer om fönstret filter och hur du filtrerar efter värden som lagras i flera olika kolumner läser du Vad är fönstret lista och biblioteks filter?

  3. Titta på menyn vyer längst upp till höger i listan eller biblioteket. Observera namnet på den aktuella vyn, med en asterisk (*) bredvid den. Det visar att vyn inte har sparats. Om du vill skapa en ny vy väljer du namnet på den aktuella vyn och väljer sedan Spara vy som från meny alternativen.

    Alternativet Spara som i SharePoint Online-menyn

  4. Skriv ett nytt namn för vyn i rutan "Spara som" som visas. (Om du vill att alla ska kunna se din vy låter du kryss rutan "låt den offentliga vyn vara markerad". Om du vill göra den här vyn privat, så att du är den enda som kan se den, avmarkerar du kryss rutan.) Klicka på knappen Spara för att skapa en ny vy.

    Dialog rutan Spara vy i SharePoint Online-lista

    Du bör nu se en filtrerad vy över listan eller biblioteket.

    Obs!: Det går att filtrera listan eller biblioteket utan att spara den som en vy. 

  • I SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint Classic-upplevelse gör du följande.

  1. Klicka på fliken lista eller bibliotek och sedan på Skapa vy.

    Knappen Skapa vy i menyfliksområdet i SharePoint-biblioteket.

  2. På sidan Vytyp klickar du på den vy du vill använda. Om du är osäker väljer du Standardvy.

    Visa sidan Typer
  3. Ange ett vynamn.

    Ange ett namn och, om du vill, ett filnamn för vyn
  4. Redigera vyns webbadress eller godkänn standardadressen. Du kan komma tillbaka och ändra detta senare.

  5. I avsnittet Filter klickar du på Visa endast objekt när följande stämmer och välj sedan hur du vill filtrera objekten utifrån någon av de indexerade kolumnerna.

    Om du till exempel bara vill visa de objekt som ändrats i dag väljer du kolumnen Ändrad (Indexerad) och villkoret är lika med och skriver sedan [I dag].

    Välj ett indexerat fält i SharePoint Online

    Obs!: Om du inte ser några kolumner där det står (Indexerad) efter namnet finns det inga indexerade kolumner tillgängliga för den listan eller det biblioteket. Du måste först Skapa ett enkelt eller sammansatt index.

  6. Om du vill begränsa antalet objekt som visas på varje sida rullar du ned till Objektgräns och anger värdet Antal objekt som ska visas. När du skapar en vy är standardantalet objekt som ska visas 30.

    Ange antal objekt som ska visas på sidan Vyinställningar
  7. Du kan välja mellan två alternativ när du ska ställa in en objektgräns för en sida:

    • Visa objekt i grupper med angiven storlek som skapar en visning sida för sida av data, som är användbar när du bläddrar bland objekt på ett icke-interaktivt sätt.

      När det finns fler objekt än gränsinställningen delas visningen upp på flera sidor.

      Formatet Gruppera

    • Begränsa antalet objekt som returneras till angiven mängd skapar en bestämd gräns som eventuellt inte returnerar hela resultatet av filteråtgärden. Det kan vara användbart när du testar vyn, skapar en prototyp eller bara vill hämta de främsta värdena i en vy.

  8. Under Format väljer du Förhandsgranskningsfönster och visar all information från objekt i listan i ett lodrätt fönsterformat. Förhandsgranskningsfönstret är ett av de Vyformat som du kan välja under Format när du redigerar eller skapar en vy.

    Formatalternativ på sidan Vyinställningar

    Du kan snabbare navigera i data genom att hovra över objekt rubriken i ett rullnings Bart område till vänster på sidan, så att alla kolumnvärdena för det aktuella objektet visas lodrätt på sidans högra sida. Mindre inledande data visas och det gör det lättare att visa vyn snabbare. Det här formatet är också användbart när din lista är bred eller har många kolumner och kräver vågrät rullning för att visa data.

    Formatet Gruppera

  9. Klicka på OK.

Det finns mer du kan göra med vyn, men det här räcker för att visa data som har överskridit tröskelvärdet för listvyn om du blockeras från att göra det. Du kan även sortera, gruppera efter, ange summor, visa mappar och optimera vyn med en mobil enhet.

Ändra en vy

Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

Gör följande iSharePoint:

  1. Gör ytterligare ändringar i vyn, till exempel sortera, gruppera eller lägga till ytterligare filter.

  2. Följ instruktionerna i steg 3 och 4 ovan, men ändra inte namnet på vyn. Klicka på knappen Spara. Det här kommer att skriva över den befintliga vyn.

    Om du vill ha mer detaljerad kontroll över din vy kan du göra det genom att ändra vyn med klassisk visnings redigerare. Om du vill göra det väljer du namnet på den aktuella vyn i menyn Visa och väljer Redigera aktuell vy från meny alternativen och följer sedan anvisningarna ovan för SharePoint Classic.

    Meny alternativet Redigera aktuell vy i SharePoint Online

I SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint Classic-upplevelse gör du följande:

  1. Klicka på fliken lista eller bibliotek , Välj vyn under Aktuell vyoch klicka sedan på Ändra vy.

    Fliken Bibliotek med Ändra vy markerat

  2. Rulla ned till avsnittet Vyer och klicka på en vy.

  3. Du kan sedan ändra inställningar enligt steg 5 till 9 i Skapa en vy ovan.

  4. Klicka på OK.

För att en vy snabbt ska kunna filtrera bland många objekt måste den första kolumnen i filtret vara indexerad. Andra kolumner som du anger i vyfiltret kanske eller kanske inte är indexerade, men dessa index används inte i vyn. Den första kolumnen i filtret bör returnera färre objekt än tröskelvärdet för listvyn.

Om den första kolumnen i filtret returnerar fler objekt än tröskelvärdet för listvyn kan du använda ett filter med två eller fler kolumner. När du definierar en filtrerad vy som använder två eller flera kolumner med hjälp av en OCH-operator begränsas det totala antalet objekt som returneras. Men även om så är fallet måste du fortfarande ange den kolumn som troligen returnerar minst mängd data som den första kolumnen i filtret. Det är inte effektivt att använda ett ELLER-filter under dessa förhållanden, eftersom det ofta innebär att antalet returnerade objekt ökar.

Mer information om vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek

Viktigt!: Även om du kan indexera en enskild uppslagskolumn för att förbättra prestanda fungerar det inte att använda en indexerad uppslagskolumn för att hindra att tröskelvärdet för listvyn överskrids. Använd en annan typ av kolumn som primärt eller sekundärt index.

Viktigt!: Om du filtrerar en lista efter ett indexerat fält bör du kontrollera om det finns borttagna objekt från listan eller biblioteket i papperskorgen. Objekt i papperskorgen räknas mot tröskelvärdet för listvyn och tas inte bort från serverdelsdatabasen förrän de tas bort från papperskorgen. Om det totala antalet filtrerade objekt i listan och i papperskorgen är större än tröskelvärdet för listvyn kan du få en ofullständig uppsättning resultat eller blockeras. Mer information finns i Töm papperskorgen eller återställ filerna.

Det finns två nyckelord som du kan använda om du vill filtrera efter dagens datum [Idag] eller aktuell användare [Jag]. Dessa är dynamiska eftersom de ändras beroende på användare eller datum.

Obs!: Det går inte att använda [Today]-eller [Me]-filter när du filtrerar med hjälp av en kolumn rubrik. Du måste använda klassiskt visnings program för att filtrera kolumner med hjälp av de här nyckelorden.

Att använda [Jag] kan vara användbart när du helt enkelt vill hitta dina dokument i ett stort bibliotek. [Jag] sorterar efter personbaserade kolumner som Skapad av eller Ändrad av. Om du till exempel vill visa alla dokument som du skapat anger du ett filter med [Jag] i kolumnen Skapad av. Om du brukar redigera andras filer och vill visa de senaste filerna du arbetat med, anger du ett filter med [Jag] i kolumnen Ändrad av. Om du vill visa båda skapar du två filter kopplade med hjälp av funktionen Eller.

Filter med [Jag]

Nyckelordet [Idag] fungerar med datumbaserade kolumner. Du kan använda matematik och skapa intervaller som ändras med dagens datum. Om du till exempel vill visa alla dokument som har ändrats de senaste 30 dagarna kan du skapa ett filter i datumkolumnen som visar resultat som är större än eller lika med [Idag] -30. Om du vill utesluta dagens datum anger du ett andra filter i datumkolumnen som visar resultat som är mindre än [Idag] och kopplar samman dem med funktionen Och.

Filter med [Idag]

Du kan filtrera en SharePoint-lista som innehåller kolumnen metadata. 

Lägga till en kolumn med metadata i listan

Gå till din lista och välj + Lägg till kolumn.

Lägga till metadata-kolumn

Välj mer... Mer välja alternativ knappen hanterade metadata och välj sedan OK.

Skapa en List kolumn

Du kan också när du har skapat en kolumn med hanterade metadata och lagt till objekt i listan genom att klicka på tagg ikonen Märknings ikon i fönstret Redigera List objekt.

Fönstret metadata

Använda metadata-Taggar i trädvyn .

Trädvy

Filtrera på taggar för hanterade metadata

  1. Välj filter ikonen Filterikonen för att komma åt filter fönstret.

    Fönstret filter

    Obs!: Du kan välja trädvyn i list rutan längst upp i fönstret, som innehåller en hierarkisk vy av termerna som är kopplade till den markerade kolumnen.

  2. Markera de metadata som du vill filtrera på.

    Filtrera metadata
  3. Om du har minst 5 värden definierade i kolumnen hanterade metadata väljer du länken Se alla för att visa filter fönstret.

    Fönstret filter för metadata

  4. Markera de metadata som du vill filtrera på och välj Använd.

Nedan följer några förslag på typiska vyer som skulle fungera väl med indexerade kolumner:

Filtrera efter:

Indexera:

Till exempel:

Nyligen ändrade objekt

Kolumnen Ändrad

Om du bara vill visa de objekt som ändrats under den senaste veckan använder du filtret Ändrad är större än [I dag]-7.

Nya objekt

Kolumnen Skapad

Om du bara vill visa de objekt som lagts till under den senaste veckan använder du filtret Skapad är större än [I dag]-7.

Mina objekt

Kolumnen Skapad av

Om du bara vill visa de objekt som du har lagt till använder du filtret Skapad av är lika med [Jag].

Uppgifter som förfaller i dag

Kolumnen Förfallodatum (som skapats av dig i en lista eller ett bibliotek)

Om du bara vill visa de objekt som förfaller i dag använder du filtret Förfallodatum är lika med [I dag].

Uppdateringar av diskussionstavla

Kolumnen Senast uppdaterad

Om du bara vill visa de diskussioner som uppdaterats under den senaste månaden använder du filtret Senast uppdaterad är större än [I dag]-30.

Arkivera filerna i ett dokumentbibliotek

Ändrad den

Om du vill visa dokument som inte har ändrats sedan år 2016 (som du sedan vill arkivera) använder du filtret Ändrad den är mindre än 31 december 2016.

Hitta en delmängd ekonomiska data

Region, År (som två enkla index)

Om du vill visa ekonomiska data för regionen Nordost under 2015 använder du filtret Region är lika med "NO" OCH År är lika med 2015 eftersom kolumnen Region troligtvis innehåller färre värden än kolumnen År.

Tabellmetadata

Kolumn med hanterade metadata

Om du vill skapa en vy med hanterade metadata använder du ett filter baserat på metadata som du definierar ifönstretlista och biblioteks filter. Mer information finns i Vad är fönstret lista och biblioteks filter?

Obs!: Även när du skapar en filtrerad vy baserat på kolumnindex, och om du är över tröskelvärdet för listvyn, kan vissa ytterligare åtgärder fortfarande blockeras eftersom de kräver åtkomst till hela listan eller biblioteket. Dessa åtgärder är bland annat följande: lägga till eller ta bort ett index, skapa en sortering i vydefinitionen, visa en kolumnsumma och lägga till, uppdatera eller ta bort beräknade fält. Om detta händer provar du att köra åtgärden under det dagliga tidsintervallet, när gränser tas bort.

Kolumntyper som stöds

  • Enskild rad med text

  • Val (enskilt värde)

  • Tal

  • Valuta

  • Datum och tid

  • Person eller Grupp (enskilt värde)

  • Hanterade metadata

  • Ja/nej

  • Leta upp

Kolumntyper som inte stöds

  • Flera rader med text

  • Val (flera värden)

  • Beräknade

  • Hyperlänk eller bild

  • Anpassade kolumner

  • Person eller grupp (flera värden)

  • Externa data

Vi lyssnar

Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Ange även din version av SharePoint, operativsystem och webbläsare. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×