Använda värden från en Access-databas för att fylla i en listruta, nedrullningsbar listruta eller kombinationsruta

I den här artikeln

• Översikt

• Att tänka på kompatibilitet

• Innan du börjar

• Steg 1: Lägga till en anslutning till en fråga

• Steg 2: Konfigurera kontrollen

• Valfritt: Ange ett filter för att begränsa objekt i kontrollen

Översikt

En listruta, nedrullningsbar listruta eller kombinationsruta visar objekt som användarna kan välja när de fyller i ett InfoPath-formulär. När du utformar en formulärmall kan du konfigurera följande typer av kontroller för att visa data från en sekundär dataanslutning till en Access-databas.

En sekundär dataanslutning är en dataanslutning till en extern datakälla som du lägger till en egen formulärmall. Du kan konfigurera sekundära dataanslutningar om du vill hämta data som användarna behöver för att fylla i formulär som baseras på formulärmallen eller skicka formulärdata till en extern datakälla, till exempel en webbtjänst.

När du lägger till en sekundär dataanslutning dessa frågor data i formulärmallen, skapas en sekundär datakälla som innehåller datafälten och grupperna som motsvarar hur data lagras i databasen. Dataanslutning frågan hämtar data från webbtjänsten och lagrar dessa data i formulärets sekundär datakälla.

Du kan konfigurera sekundär dataanslutning om du vill spara resultatet av frågan på användarnas datorer så att användarna har tillgång till data även när datorn inte är ansluten till ett nätverk. Beroende på typen av uppgift, kanske du vill visa frågans resultat när användare är ansluten till ett nätverk.

Om du vill begränsa antalet objekt i en listruta i verktygsfältet kan använda du en filter. Använda ett filter när du vill visa en delmängd av data som returneras av en fråga som baseras på villkor som valts ut av en användare. Att villkor kan vara ett objekt som är markerad i en annan kontroll (till exempel en listruta, kombinationsruta, nedrullningsbar listruta eller textruta) som är bunden till ett fält i datakällan.

Eftersom datastruktur i sekundär datakälla måste matcha hur data lagras i databasen, kan inte du ändra befintliga fält eller grupper i den sekundära datakällan. Länkar till mer information om dataanslutningar och datakällor i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Att tänka på kompatibilitet

Du kan lägga till en anslutning till en fråga till en Access-databas om du utformar en formulärmall som inte är en webbläsarkompatibel formulärmall.

Överst på sidan

Innan du börjar

Innan du kan använda värden från en Access-databas för att fylla i en kontroll i en formulärmall måste behöver du följande information från din databasadministratör:

• Namnet och sökvägen till databasen.

  Obs!: Om andra användare i nätverket kommer att skapa formulär som baseras på formulärmallen, se till att databasen är tillgänglig för dessa användare.

• Namnet på den tabell eller fråga som ger värdena för kontrollerna. Du använder den här tabellen eller frågan som den primära tabellen när du konfigurerar dataanslutning fråga.

• Namnen på andra tabeller eller frågor som den primära tabellen eller frågan kan kräva data. I de flesta fall aktiverats tabellrelationer redan i databasen. Om du behöver manuellt upprätta relationer mellan den primära tabellen eller frågan och en annan tabell eller fråga måste fältnamnen relaterade tabeller eller frågor.

Överst på sidan

Steg 1: Lägga till en anslutning till en fråga

Om du inte har en befintlig fråga dataanslutning som du kan använda i formulärmallen kan använda följande procedur att lägga till en sekundär dataanslutning dessa frågor data i en formulärmall. Om din formulärmall har redan en sekundär dataanslutning som du kan använda kan du hoppa över det här avsnittet och gå till steg 2: Konfigurera kontrollen.

1. Dataanslutningar på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Lägg till i dialogrutan Dataanslutningar.

3. Klicka på Skapa en ny anslutning tillta emot data i guiden Dataanslutning och klicka sedan på Nästa.

4. På nästa sida i guiden klickar du på databas (Microsoft SQL Server eller Microsoft Office Access) och klicka sedan på Nästa.

5. Klicka på Välj databas på nästa sida i guiden.

6. Bläddra till platsen för databasen i dialogrutan Välj datakälla.

   Obs!: Om databasen lagras i en nätverksplats, bläddra till sökväg för universal naming convention (UNC) på platsen. Bläddra inte till nätverksplats via en mappad nätverksenhet. Om du använder en mappad nätverksenhet (som, tilldela ett brev till en nätverksenhet, till exempel H: eller Z:) söker formulär som användare skapa som baseras på formulärmallen databas på den specifika mappad nätverksenheten. Om användaren inte har nätverksenhet mappade på exakt samma sätt i formuläret inte att hitta databasen.

7. Klicka på namnet på databasen och klicka sedan på Öppna.

8. Klicka på den primära tabellen eller frågan som du vill använda i dialogrutan Välj tabell och klicka sedan på OK.

9. Markera kryssrutan Visa tabellkolumner på nästa sida i guiden.

   Som standard läggs alla fält i tabellen eller frågan till den huvudsakliga datakällan i formulärmallen.

10. Avmarkera kryssrutorna för de fält som du inte vill ta med i den huvudsakliga datakällan.

11. Lägga till fler tabeller eller frågor som du vill ska ingå i frågan dataanslutning.

    Hur gör jag?

    1. Klicka på Lägg till tabell.

    2. Klicka på namnet på den underordnade tabellen i dialogrutan Lägg till tabell eller fråga och klicka sedan på Nästa. InfoPath försöker ange relationer med matchande fältnamn i båda tabellerna. Om du inte vill använda den föreslagna relationen Markera relationen och klicka sedan på Ta bort relation. Om du vill lägga till en relation klickar du på Lägg till relation. Klicka på namnet på varje relaterade fält i kolumnen respektive i dialogrutan Lägg till relation och klicka sedan på OK.

    3. Klicka på Slutför.

    4. Upprepa dessa steg om du vill lägga till ytterligare underordnade tabeller.

12. Klicka på Nästa.

13. Om du vill se resultatet av frågan dataanslutning när formuläret inte är ansluten till ett nätverk, markerar du kryssrutan Spara en kopia av data i formulärmallen.

    Säkerhetsmeddelande: Markera den här kryssrutan lagrar data på användarens dator när formuläret använder den här anslutningen. Om formuläret hämtar känslig information från den här anslutningen, kanske du vill inaktivera den här funktionen för att skydda data om datorn förlorade eller stjäls eller annars utnyttjas av obehöriga användare.

14. Klicka på Nästa.

15. Skriv ett beskrivande namn på dataanslutningen sekundär på nästa sida i guiden och kontrollera att informationen i avsnittet Sammanfattning är korrekt.

16. Om du vill konfigurera formulär om du vill ta emot data automatiskt när den öppnas, markerar du kryssrutan Hämta data automatiskt när formuläret öppnas.

Överst på sidan

Steg 2: Konfigurera kontrollen

1. Om formulärmallen har flera vyer, klickar du på namnet på vyn på Visa-menyn för att gå till vyn med kontrollen där du vill visa data från den sekundära datakällan.

2. Dubbelklicka på listruta, nedrullningsbar listruta eller kombinationsrutekontroll på din formulärmall som du vill konfigurera.

3. Klicka på fliken Data.

4. Under poster i listruta klickar du på Slå upp värden från en extern datakälla.

5. Klicka på den datakälla som du vill använda i listan datakälla.

6. Klicka på Välj XPath , bredvid rutan poster.

7. Ange det fält eller en grupp vars fält innehåller de data som visas för användaren och de data som ska skickas till den externa datakällan genom att göra något av följande i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp.

   Ange de data som visas är samma data som användaren skickar

   • Klicka på ett fält och klicka sedan på OK.

   Ange att de data som visas skiljer sig från de data som användaren ska skicka

   Obs!: I det här scenariot data som användaren ser kommer från något av fälten i gruppen och data som användaren skickar ingår i ett annat fält i samma grupp.

   1. Klicka på en grupp och klicka sedan på OK.

   2. Klicka på Välj XPath , bredvid rutan värde i dialogrutan Egenskaper för kontrollen.

   3. Klicka på ett fält som innehåller de data som användaren ska skicka till den externa datakällan och klicka sedan på OK i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp.

   4. Klicka på Välj XPath , bredvid rutan namn i dialogrutan Egenskaper för kontrollen.

   5. Klicka på ett fält som innehåller de data som visas i kontrollen och klicka sedan på OK i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp.

8. Om fältet i rutan Visningsnamn har värden med liknande visningsnamnen och du vill visa endast unika namn, markerar du kryssrutan Visa endast poster med unika visningsnamn.

Överst på sidan

Överst på sidan

Valfritt: Ange ett filter för att begränsa objekt i kontrollen

1. Dubbelklicka på listruta, nedrullningsbar listruta eller kombinationsrutekontroll på din formulärmall som du vill konfigurera.

2. Klicka på fliken Data.

3. Klicka på Välj XPath bredvid rutan poster.

4. Klicka på det fält eller en grupp som innehåller de fält som innehåller värdena för kontrollen i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp och klicka sedan på Filtrera Data.

5. Klicka på Lägg till i dialogrutan Filtrera Data.

   Obs!: Om du vill lägga till ett villkor i ett befintligt filter klickar du på det filter som du vill använda och klicka sedan på Ändra.

6. Klicka på namnet på det fält som du vill att filtrera data i den första rutan i dialogrutan Ange filtervillkor.

7. Klicka på typ av filter som du vill använda i den andra rutan.

8. Klicka på typ av villkor som du vill använda filtret i den tredje rutan och Skriv villkoret.

9. Klicka på och om du vill konfigurera mer än ett villkor för filtret och gör sedan något av följande:

   • Om du vill tillämpa villkoret befintliga och nya villkor i filtret och klicka på och och Lägg sedan till din nya villkor.

   • Klicka på eller om du vill tillämpa villkoret befintligt eller nytt villkor i filtret, och sedan lägga till ytterligare villkor.

10. Klicka på OK för att stänga dialogrutorna.

11. Om du vill testa dina ändringar klickar du på Förhandsgranska i verktygsfältet Standard eller trycker på CTRL+SKIFT+B.

    Formulärmallen öppnas i ett nytt fönster.

12. Markera olika värden i filterkontrollen att testa att filtret fungerar korrekt i fönstret för förhandsgranskning.

    Filtret fungerar inte korrekt

    Om värden i den kontroll som innehåller ett filter inte är korrekt, antingen eftersom det finns för många värden eller inte tillräckligt värden, gör du följande:

    • Om du använder flera villkor i ett filter tar du bort alla utom en villkor för att kontrollera att rätt värden returneras från det villkoret. Om det första villkoret returnerar rätt värden, lägga till ytterligare villkor och testa den.

    • Filter kan göra att skilja mellan versaler och gemener. Om du vill visa data som börjar med en versal eller gemen tecken, skapa ett filter med en versalvillkor, väljer eller i dialogrutan Ange filtervillkor och sedan skapa ett gemenvillkor.

    • Om de filtrerade värdena är precis motsatta av vad du förväntar sig, till exempel produkter från alla leverantörer visas i stället för produkterna från en leverantör, ändra filter i villkoret. Om villkoret används är lika med och du får för många produkter, prova att till exempel använda är inte lika med.

Överst på sidan