I den här artikeln beskrivs webbdelen Vanliga frågor och svar som drivs av Microsoft 365 Copilot (offentlig förhandsversion) som du kan använda för att skapa och hantera vanliga frågor och svar i SharePoint med hjälp av Microsoft 365 Copilot.
Översikt
Vad är webbdelen Vanliga frågor och svar i SharePoint?
Webbdelen Vanliga frågor och svar är en AI-funktion som hjälper Ägare av SharePoint-innehåll att skapa och underhålla uppdaterade vanliga frågor och svar på sina SharePoint-sidor och nyheter. Det hjälper författare under hela resan med generering, curation och förfining av vanliga frågor och svar genom att utnyttja grundkällor (till exempel Word, PowerPoint, PDF, Loop och Teams-möten) för att generera relevanta kategorier, frågor och svar.
På en hög nivå tar funktionen strukturerat och ostrukturerat innehåll som indata, tillämpar AI-baserad bearbetning för att extrahera och föreslå meningsfulla poster med vanliga frågor och svar samt skapa organiserade, kategoriserade avsnitt med vanliga frågor och svar som utdata. Författare kan manuellt förfina dessa poster och säkerställa högkvalitativt och pålitligt innehåll.
Vad kan webbdelen Vanliga frågor och svar göra?
Webbdelen Vanliga frågor och svar innehåller flera funktioner:
-
AI-Assisted Generering av vanliga frågor och svar: Genererar automatiskt kategorier, frågor och svar för vanliga frågor baserat på valda filer.
-
Human-in-the-Loop Editing: Innehållsförfattare kan granska, redigera, ta bort och ordna om kategorier, frågor och svar innan de publicerar sidan.
-
Jordning med flera källor: Stöder flera innehållstyper (Word, PowerPoint, PDF, Loop och Teams-möten) för att förbättra precisionen och relevansen.
-
Konfigurerbara visningsalternativ: Stöder olika layouter (Sparr, Plus/Minus) och gör det möjligt för användare att anpassa expansionsbeteendet.
Vilka är Copilot-licenskraven för den här funktionen?
- Läsare: Ingen Copilot-licens krävs.
- Creators & Editors: En Microsoft 365 Copilot-licens krävs för att skapa och redigera webbdelen Vanliga frågor och svar.
Låt oss titta närmare på hur den här nya versionen förenklar och förbättrar skapandet av vanliga frågor och svar i SharePoint.
Vad är webbdelens avsedda användningsområde för vanliga frågor och svar?
Webbdelen Vanliga frågor och svar är utformad för att hjälpa organisationer att på ett enkelt sätt skapa korrekta och tillgängliga vanliga frågor och svar på sina SharePoint-sidor.
Exempel på viktiga användningsfall:
Händelse – Till exempel: Händelseinformation, scheman och logistik
-
Sammanfatta händelseinformation för kommande konferenser, utbildningar eller företagsomfattande möten.
-
Tillhandahålla scheman, talarbios, sessionsöversikter och logistikinformation för deltagarna.
-
Ta itu med vanliga deltagarfrågor före evenemanget för att minska återkommande förfrågningar.
Produkt – Till exempel: Produktmeddelanden, funktionsuppdateringar och användarhandböcker
-
Skapa vanliga frågor och svar om produktlanseringar direkt från informationspresentationer, viktig information eller teknisk dokumentation.
-
Stöd för interna säljaktiverings- eller kundinriktade portaler med uppdaterad produktinformation.
-
Skapa funktionsguider och vanliga frågor och svar om felsökning för att förbättra användningen av användare och minska antalet supportärenden.
Policy – Till exempel: HR, IT, efterlevnad och standardoperativprinciper
-
Skapa vanliga frågor och svar om HR-policy för ämnen som ledighet, förmåner, introduktion och hybridarbete.
-
Skapa vanliga frågor och svar om självbetjäning för IT som vägleder anställda med programvarukonfiguration, säkerhetsprotokoll och felsökning av enheter.
-
Dokumentera efterlevnadsförfaranden, företagsprinciper och driftsriktlinjer för att säkerställa konsekvens.
Lägga till en webbdel för vanliga frågor och svar på en SharePoint-sida
Steg 1: Infoga en webbdel för vanliga frågor och svar
-
Öppna verktygslådan på arbetsytan eller i innehållsfönstret.
-
Sök efter "Vanliga frågor och svar" under AI-kategorin.
-
Klicka här om du vill lägga till webbdelen Vanliga frågor och svar på sidan.
Steg 2: Konfigurera en webbdel för vanliga frågor och svar
När webbdelen Vanliga frågor och svar har lagts till konfigurerar du den med hjälp av innehållsfönstret:
-
Välj Källfiler – Klicka på Lägg till+ för att välja grundfilerna. Du kan välja flera filer (typer som stöds: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Möte). Fler filtyper kommer att stödjas i framtiden.
Välj syfte med vanliga frågor och svar – Välj den mest relevanta typen av vanliga frågor och svar bland följande alternativ:
-
Event – för vanliga frågor och svar om evenemangsinformation, scheman, logistik m.m.
-
Produkt – för produktmeddelanden, funktionsuppdateringar, användarhandböcker osv.
-
Policy – för HR, IT, efterlevnad och standardoperativprinciper m.m.
-
Annat – för alla andra typer av vanliga frågor och svar.
(Valfritt) Ange ytterligare information – Lägg till syfte, målgrupp eller viktig information i fältet. Detta hjälper AI att bättre förstå och generera relevanta vanliga frågor och svar efter dina behov.
Generera dina vanliga frågor och svar – när konfigurationen är klar klickar du på "Start" för att generera innehållet i vanliga frågor och svar.
Steg 3: Förfina och ordna kategorier
När AI genererar de första kategorierna av vanliga frågor och svar på arbetsytan kan du:
-
Förfina kategorierna manuellt så att de bättre överensstämmer med innehållet.
-
Lägg till nya kategorier om det behövs.
-
Ta bort oönskade kategorier för att hålla dina vanliga frågor och svar fokuserade.
-
Ändra ordning på kategorierna efter önskad sekvens.
När du är nöjd med kategoriinställningen klickar du på Utkastfrågor för att fortsätta.
Steg 4: Skapa och förfina frågor
När AI genererar frågorna under varje kategori kan du:
-
Förfina frågorna manuellt för att förbättra tydlighet och relevans.
-
Lägg till nya frågor om det behövs.
-
Ta bort oönskade frågor för att effektivisera vanliga frågor och svar.
-
Ändra ordning på frågorna efter önskad ordning.
-
Flytta frågor till en annan kategori.
När du är klar klickar du på "Utkastsvar" för att låta AI generera svar för varje fråga eller klicka på bakåtknappen till föregående steg.
Steg 5: Granska svar och ge feedback
När AI genererar svaren för varje fråga har du slutfört alla steg, klicka på Behåll det och dina vanliga frågor och svar är klara!
Glöm inte att klicka på "👍/👎" och lägg till dina kommentarer för att hjälpa oss att förbättra Copilots svar och förbättra upplevelsen.
Steg 6: Förfina vanliga frågor och svar ytterligare
När dina vanliga frågor och svar har lagts till i Canvas kan du fortfarande:
-
Ändra svar för att förbättra precisionen eller tonen genom att använda Skriv om med Copilot.
-
Lägg till ny kategori och fråga efter behov.
-
Anpassa layouten för vanliga frågor och svar.
-
Dela sidan via e-post.
Få feedback och ytterligare frågor från läsare av vanliga frågor och svar
Som ägare av vanliga frågor och svar kan du nu samla in feedback direkt från dina vanliga frågor och svar. Med ett nytt fält under varje webbdel för vanliga frågor och svar kan läsare skicka ytterligare frågor om de inte hittar den information de letar efter i den aktuella listan med vanliga frågor och svar.
Så här fungerar det
-
Aktivera eller inaktivera visningsbidrag
Som författare av vanliga frågor och svar kan du aktivera eller inaktivera den här funktionen i egenskapsfönstret till höger med växlingsinställningen.
-
Läsare skickar ytterligare frågor
När den här funktionen är aktiverad kan läsare skriva sin fråga i det angivna fältet och klicka på Skicka till författare.
-
Granska relevanta frågor
När författaren av vanliga frågor och svar går in i redigeringsläget och väljer Lägg till en fråga visas alla frågor som skickats in av läsaren i en listruta. Icke-relevanta frågor filtreras automatiskt bort efter design.
Ansvarsfulla AI-anteckningar
Hur utvärderades webbdelen Vanliga frågor och svar? Vilka mått används för att mäta prestanda?
Exempel på viktiga utvärderingsmetoder:
Manuell och automatiserad testning – Systemet genomgick omfattande manuella granskningar och automatiserade tester i olika vanliga scenarier, med hjälp av Microsofts interna data och användningsfall i verkligheten.
Automatiserade kvalitetsmått – Prestanda bedömdes med hjälp av viktiga mätningar som:
-
Behållen ränta – Procentandelen AI-föreslagna vanliga frågor och svar som användare behåller eller publicerar.
-
Åtagandemått – Spåra hur användare interagerar med vanliga frågor och svar, inklusive vyer, klick och feedback.
Användarfeedback & iterativa förbättringar – Webbdelen testades med riktiga användare och samlade in feedback om innehållets noggrannhet, läsbarhet och användbarhet, körning av kontinuerliga finjusteringar.
Systemet fungerar bra i vanliga vanliga vanliga användningsfall, men prestandan kan variera för högspecialiserade ämnen. Författare uppmuntras att granska AI-genererat innehåll innan de publicerar.
Vilka är begränsningarna för webbdelen Vanliga frågor och svar? Hur kan användare minimera effekten av webbdelens begränsningar för vanliga frågor och svar när de använder systemet?
Webbdelen Vanliga frågor och svar förbättrar hanteringen av vanliga frågor och svar med AI-driven automatisering, men vissa begränsningar bör övervägas:
-
Kontextberoende – AI:n använder uppladdade dokument och mötesutskrifter som grundkällor.
Hur användare kan minska dessa begränsningar:
-
Verifiera och redigera vanliga frågor och svar – granska alltid AI-genererade vanliga frågor och svar innan du publicerar.
-
Använd High-Quality källmaterial – Se till att dokument och mötesanteckningar är omfattande och uppdaterade för att förbättra precisionen.
-
Använd Human Oversight för Compliance-Sensitive Topics – AI-genererat innehåll bör alltid valideras för reglerande ämnen eller ämnen med höga insatser.
Vilka driftfaktorer och inställningar möjliggör effektiv och ansvarsfull användning av webbdelen Vanliga frågor och svar?
Webbdelen Vanliga frågor och svar innehåller flera inbyggda funktioner och kontroller som stöder ansvarsfull användning och säkerställer innehållets kvalitet under hela redigeringsprocessen:
-
Sammanhangsberoende indata för förbättrad relevans: Författare av vanliga frågor och svar kan lägga till detaljerade beskrivningar och välja lämplig typ av vanliga frågor och svar som hjälper systemet att generera frågor och svar som är bättre anpassade till det avsedda scenariot.
-
Iterativ förfining och anpassning: Författare kan redigera, generera, justera kategorier och förfina både frågor (i builder-gränssnittet) och svar (på arbetsytan) – vilket möjliggör iterativ förbättring av vanliga frågor och svar som ställts in före publicering.
-
AI-Generated påminnelse om innehållsgranskning: Författare påminns tydligt om att "AI-genererat innehåll kan vara felaktigt" innan de väljer att acceptera och publicera en föreslagen faq, vilket uppmuntrar genomtänkt granskning och mänsklig tillsyn.
Hur gör jag för att ge feedback om webbdelen Vanliga frågor och svar?
Webbdelen Vanliga frågor och svar samlar in feedback från författare (som skapar och hanterar vanliga frågor och svar) för att säkerställa kontinuerlig förbättring.
Feedback & mått från författare till Microsoft:
Författare kan ge direkt feedback om AI-genererade vanliga frågor och svar till Microsoft genom olika signaler, som hjälper till att förbättra systemets noggrannhet och användbarhet:
-
Tummen upp/ned Betyg – författare kan betygsätta AI-genererade vanliga frågor och svar.
-
Rapportera problem eller funktionsförfrågningar via Microsoft 365 Admin Center eller supportkanaler till SharePoint.
