Smarta dokument är filer, till exempel Excel-arbetsböcker, som är programmerade för att ge dig hjälp när du arbetar med dem. Flera typer av Excel-filer, till exempel formulär och mallar, kan också fungera som smarta dokument.
Läs mer om smarta dokument
Smarta dokument ger lösningar på två vanliga affärsproblem: kontrollera arbetsflödet för affärsprocessen och återanvända och dela information. Du lägger till XML-expansionspaket i Dina Excel-arbetsböcker för att skapa dessa smarta dokumentlösningar. De här lösningarna kan laddas ned eller så kan de utvecklas med hjälp av Smart Document Software Development Kit.
Obs!: Smarta dokument kan inte öppnas i Excel för webben.
Smarta dokument fungerar särskilt bra för arbetsböcker som ingår i ett arbetsflöde. Ett arbetsflöde är en automatiserad förflyttning av dokument eller objekt genom en viss sekvens av åtgärder eller uppgifter som är relaterade till en affärsprocess. Arbetsflöden kan användas för att konsekvent hantera vanliga affärsprocesser, till exempel godkännande av dokument eller granskning. Ditt företag kan till exempel ha en process för att fylla i årliga utgiftsformulär för anställda, och du kanske redan använder en Excel-mall för detta ändamål. Om mallen konverteras till ett smart dokument kan den kopplas till en databas som automatiskt fyller i en del av den information som krävs, till exempel anställdas namn, anställningsnummer och chefens namn. När du är klar med utgiftsrapporten kan det smarta dokumentet visa en knapp som gör att du kan skicka den till nästa steg i arbetsflödet. Eftersom det smarta dokumentet "vet" vem din chef är kan det automatiskt dirigera sig till den personen. Och oavsett vem som har dokumentet vet det smarta dokumentet var det finns i arbetsflödet för utgiftsgranskning och vilket steg som måste göras härnäst.
Du kan använda smarta dokument för att dela och återanvända befintligt innehåll. Advokater kan till exempel använda befintliga exempel när de skriver kontrakt, och journalister kan infoga bylines och annan ofta använd text. Smarta dokument kan också göra det enklare att dela information och även interagera med andra Microsoft Office-program. Du kan till exempel använda smarta dokument för att skicka e-postmeddelanden via Outlook, utan att lämna dokumentet eller starta Outlook själv.
När du lägger till en smart dokumentlösning visas den i listan över tillgängliga lösningar när du öppnar ett nytt smart dokument. Om du vill använda en lösning måste du först bifoga XML-expansionspaket i dokumentet, vilket omvandlar Excel-arbetsboken till ett smart dokument. Ett XML-expansionspaket innehåller flera komponenter, som innehåller XML-filer och ett manifest som refererar till dessa komponenter. När du öppnar ett dokument som är kopplat till ett expansionspaket öppnas även åtgärdsfönstret Dokumentåtgärder i Excel. Åtgärdsfönstret kan innehålla verktyg för att slutföra uppgifter och hjälp för att använda det smarta dokumentet. De specifika funktioner som ett smart dokument tillhandahåller beror på vilken design som skaparen – utvecklaren eller IT-proffsen – implementerar. Om det behövs kontaktar du it-avdelningen för att få information om din smarta dokumentlösning.
Obs!: När du först använder smarta dokument kan du få ett meddelande om att du behöver installera de vanliga komponenterna för språkkörning eller att du behöver en annan version av komponenterna. Om du ser den typen av meddelande kontaktar du systemadministratören.
Om du inte har utvecklings- eller IT-resurser tillgängliga kan du ladda ned smarta dokument som skapats av tredje part. Om du är utvecklare och vill veta mer om hur du skapar smarta dokument kan du läsa Smart Document Software Development Kit på webbplatsen Microsoft Developer Network (MSDN).
Lägga till och bifoga en smart dokumentlösning
-
Om fliken Utvecklare inte visas gör du så här för att visa den:
-
Klicka på Alternativ > Anpassa menyfliksområdet på fliken Arkiv.
-
Till höger i dialogrutan Anpassa menyfliksområdet väljer du Primära flikar i listrutan Anpassa menyfliksområdet och markerar sedan rutan Utvecklare .
-
Klicka på OK.
Obs!: Om du använder Excel 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen
-
-
Klicka på Expansionspaket i gruppen XML på fliken Utvecklare.
-
Klicka på Lägg till.
-
Leta reda på platsen för manifestet för lösningen du vill lägga till i dialogrutan Installera XML-expansionspaket .
-
Klicka på Öppna.
-
Klicka på den lösning du vill bifoga i dokumentet i listan Tillgängliga XML-expansionspaket och klicka sedan på Bifoga.
Ändra det XML-expansionspaket som är kopplat till ett smart dokument
-
Om fliken Utvecklare inte visas tar du fram den på följande sätt:
-
Klicka på Alternativ > Anpassa menyfliksområdet på fliken Arkiv.
-
Till höger i dialogrutan Anpassa menyfliksområdet väljer du Primära flikar i listrutan Anpassa menyfliksområdet och markerar sedan rutan Utvecklare .
-
Klicka på OK.
Obs!: Om du använder Excel 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen
-
-
Klicka på Expansionspaket i gruppen XML på fliken Utvecklare.
-
Gör något av följande:
-
Om du vill ta bort XML-expansionspaketets namn och URL-egenskaper från dokumentet klickar du på Ta bort. XML-expansionspaketet är fortfarande tillgängligt i listan Tillgängliga XML-expansionspaket .
-
Om du vill ersätta det aktuella XML-expansionspaketet med det nya XML-expansionspaketet väljer du ett annat XML-expansionspaket i listan Tillgängliga XML-expansionspaket och klickar sedan på Bifoga.
-
XML-expansionspaket kan konfigureras för att uppdateras automatiskt med angivna intervall. Om du vill söka efter uppdateringar utanför dessa intervall klickar du på Uppdatera. Om det finns ett uppdaterat XML-expansionspaket hämtas de nya komponenterna.
-
Ta bort en smart dokumentlösning
-
Om fliken Utvecklare inte visas tar du fram den på följande sätt:
-
Klicka på Alternativ > Anpassa menyfliksområdet på fliken Arkiv.
-
Till höger i dialogrutan Anpassa menyfliksområdet väljer du Primära flikar i listrutan Anpassa menyfliksområdet och markerar sedan rutan Utvecklare .
-
Klicka på OK.
Obs!: Om du använder Excel 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen
-
-
Klicka på Expansionspaket i gruppen XML på fliken Utvecklare.
-
Klicka på den lösning du vill ta bort i listan Tillgängliga XML-expansionspaket och klicka sedan på Ta bort.
Obs!: Om du tar bort en smart dokumentlösning tas registerinformationen för den lösningen bort. När du tar bort lösningen tas inga filer som installerats på datorn bort av XML-expansionspaketet eftersom ett annat smartdokument kan använda dessa filer.
