Du kan ange att en automatisk kopia ska skickas till andra personer eller distributionslistor för alla meddelanden du skickar i Microsoft Outlook.
En situation där den här regeln är användbar är när alla medlemmar i en grupp ansvarar för att svara på inkommande e-postmeddelanden, till exempel på ett supportcenter. När en gruppmedlem svarar på ett meddelande får resten av gruppen en kopia av svaret, så att alla hålls uppdaterade om utgående meddelanden.
Först måste du skapa en regel för att automatiskt skicka en kopia av alla e-postmeddelanden du skickar.
Den här regeln kallas för en klientspecifik regel. En klientspecifik regel körs endast på den dator där den skapas och endast om Outlook är igång. Om du skickar ett e-postmeddelande via ditt e-postkonto på en annan dator körs inte regeln från den datorn förrän den även skapats där. Du måste skapa samma regel på alla datorer du tänker använda den från.
Skapa regeln
-
Gå till fliken Start i Mail och klicka på Regler > Hantera regler och aviseringar i gruppen Flytta.
Dialogrutan Regler och aviseringar öppnas.
-
Klicka på Ny regel på fliken E-postregler.
-
I Regelguiden under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar.
-
Klicka på Nästa och sedan på Nästa igen.
-
Ett bekräftelsemeddelande visas om att den här regeln gäller för alla meddelanden du skickar. Klicka på Ja.
-
Under Steg 1: Välj åtgärder markerar du kryssrutan Skicka kopia av meddelandet till personer eller offentlig grupp.
-
Klicka på personer eller offentlig grupp under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).
-
Klicka på ett namn eller en grupp i dialogrutan Person eller distributionslista och klicka sedan på Till. Upprepa det här steget tills alla namn eller grupper du vill lägga till står med i rutan Till.
-
Klicka på OK.
-
Klicka på Nästa i Regelguiden och sedan på Nästa igen.
-
Under Steg 1: Ange ett namn för regeln. Ange ett namn du kommer att känna igen.
-
I Steg 2: Ange regelalternativ markerar du kryssrutan Tillämpa regeln.
-
Klicka på Slutför.
-
Du ser ett meddelande om att regeln endast körs när du kontrollerar din e-post i Outlook. Klicka på OK.
Varje gång du skickar ett meddelande nu, oavsett om det är ett nytt meddelande, ett svar eller ett meddelande du vidarebefordrar, läggs de personer eller grupper du angav i regeln automatiskt till som mottagare av en kopia. Du ser inte namnen på personerna eller grupperna på raden kopia när du skriver meddelandet, men alla mottagare ser de här namnen.
Inaktivera regeln
Om du vill undvika att skicka en kopia automatiskt måste du först inaktivera regeln.
-
Gå till fliken Start i Mail och klicka på Regler > Hantera regler och aviseringar.
-
Avmarkera kryssrutan för den regel du skapade tidigare under Regel på fliken E-postregler.
-
Klicka på OK.
Nu kan du skicka ett meddelande utan att automatiskt skicka en kopia till andra personer eller distributionslistor. Regeln förblir inaktiverad tills du öppnar dialogrutan Regler och aviseringar igen och aktiverar regeln.
Tips: Ett snabbt sätt att inaktivera regeln i enskilda meddelande beskrivs i nästa avsnitt, ”Använda en kategori till att inaktivera automatiska kopior för enskilda meddelanden”.
Använda en kategori till att inaktivera automatiska kopior för enskilda meddelanden
Om du vill kunna välja att inaktivera den nya regeln för automatiska kopior för enskilda meddelanden utan att behöva öppna dialogrutan Regler och aviseringar kan du använda kategorifunktionen i Outlook tillsammans med regeln.
Redigera den regel du skapade tidigare så att du inte skickar kopior automatiskt när du lägger till en speciell kategori för meddelandet.
-
Gå till fliken Start i Mail och klicka på Regler > Hantera regler och aviseringar.
-
Klicka på regeln du skapade tidigare på fliken E-postregler och klicka sedan på Ändra regel.
-
Klicka på Redigera regelinställningar.
-
Klicka på Nästa i de första två stegen i guiden tills du ser Finns det undantag?
-
Under Steg 1: Välj undantag (om nödvändigt) markerar du kryssrutan utom när det är tilldelat till kategorin.
-
Klicka på kategori under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).
-
I dialogrutan Färgkategorier klickar du på Ny.
-
Gå till rutan Namn i dialogrutan Lägg till ny kategori och ange Ingen automatisk kopia.
Du kan också tilldela ett kortkommando så att du snabbt kan tilldela den här kategorin till meddelanden. Det gör du genom att klicka på ett alternativ i listan Kortkommando.
-
Klicka på OK så att du stänger dialogrutorna Lägg till ny kategori och Färgkategorier.
-
Klicka på Slutför.
-
Du ser ett meddelande om att regeln är en klientspecifik regel. Klicka på OK.
När du vill skicka ett meddelande och inaktivera regeln om automatiska kopior för ett meddelande kan du tillämpa kategorin på meddelandet.
-
Klicka på Fler alternativ på fliken Alternativ medan du skriver ett nytt meddelande, svarar på eller vidarebefordrar ett meddelande.
-
Klicka på Kategorier i dialogrutan Egenskaper och sedan på Ingen automatisk kopia.
Tips: Använd kortkommandot för kategorin om du angav ett sådant när du skapade specialkategorin.
När du skickar meddelandet skickas inga automatiska kopior till någon med hjälp av regeln.
