Avmystifiera kanaler i Microsoft Teams
En produktivitetsguide med tips och råd för hur du använder Microsoft Teams, från de som bygger och använder Teams på jobbet, varje dag.
Det kan vara svårt att förstå vad kanaler är för något. Vi känner alla till tv-kanaler, radiokanaler och YouTube-kanaler, men vad är en Teams-kanal?
Här är ett sätt att tänka: Kanaler finns i team på samma sätt som filer finns i mappar. Kanaler är den plats där informationen finns, där det händer saker.
Vårt stora team i Microsoft Teams och några av dess kanaler
Ett funktionsteam och några av dess kanaler
Vårt största team, Microsoft Teams, har kanaler för stora teman i vårt arbete: Allmänt, Design, Roliga saker, Moderna möten, Forskning ... och mycket mer. Det är här som man delar information, får feedback på sitt arbete och planerar vad man ska göra härnäst. När forskarna exempelvis har slutfört en studie, kan de publicera ett meddelande med resultatet i kanalen Forskning. Meddelandet innehåller vanligtvis höjdpunkter, en sammanfattningsfil och en länk till mer information om studien. Det innebär att alla kan diskutera resultatet och hur teamet ska fortsätta framåt. När programchefer har gjort en funktionsgranskning, publicerar de kommentarer från granskningen och kommande steg i funktionskanalen. Alla kan se vem som behöver göra vad och svara med en bekräftelse att de har satt igång.
Här är några grundläggande och användbara metoder som vi använder:
1. Alla team har kanalen Allmänt.
Alla team har som standard en kanal: Allmänt. Den visas alltid först i teamets lista över kanaler och kan inte tas bort (alla team måste ha minst en kanal). Det finns en stor variation i hur allmänna kanaler används.
I vårt stora team i Microsoft Teams används inte den allmänna kanalen särskilt mycket. Konversationer och andra kanalaktiviteter brukar utföras i de mer detaljerade kanalerna. Den allmänna kanalen fungerar huvudsakligen som en logg över vilka som är anslutna till gruppen Teams och vilka som har lämnat den, eftersom våra företagsadministratörer håller denna information uppdaterad. I mindre grupper med ett mer utpräglat fokus kan den allmänna kanalen vara huvudplatsen för konversationer och meddelanden. Båda de här alternativen fungerar bra.
2. Visa de kanaler som du använder och dölj dem du inte använder.
Efter kanalen Allmänt ligger kanalerna i alfabetisk ordning. Du kan inte ändra ordningen. För att kanallistorna ska vara hanterbara visar vi de kanaler som vi använder och döljer kanaler som är mindre viktiga i vårt dagliga arbete. Det gör du genom att välja Fler alternativ 
Det finns också olika sätt att ändra typ och frekvens för de meddelanden som vi får från kanalerna – vi beskriver detta senare i den här artikeln.
3. Ha återkommande möten i kanaler.
Återkommande möten är några av de mest roliga och produktiva delarna under vår arbetsvecka. Varför? Före Teams fanns mötesinformationen överallt: dagordning och relevanta filer kunde finnas i mötesinbjudan, den uppföljande konversationen kunde ske via e-post (eller i flera olika e-posttrådar, med olika personer i varje tråd) och om du hade gjort en inspelning var det svårt att spar den på ett sätt så att alla fick ha åtkomst till den.
När vi placerade våra återkommande möten i kanaler ändrades detta. I kanaler kan alla se möten i konversationens sammanhang utan att anstränga sig. Fördelarna? Delade filer lagras i kanalen, anteckningar och inspelningar som är kopplade till mötet finns i kanalen och det är lättare att söka information – både för de personer som deltog och för de som bara vill se vad som händer. Och ingen behöver göra något extra för att få det att fungera.
Lär dig att schemalägga ett kanalmöte som startar kl. 13:25 i videoklippet Hantera möten.
4. Ge kanalerna namn som hjälper användarna att skilja på dem.
När vi tittar på en lista med kanaler i ett team går vi på instinkt. Vi vill snabbt kunna se om vi ska gå vidare eller fördjupa oss i ämnet. Det innebär att vi inte funderar över nyanserna mellan ”Samtal och röstmeddelanden”, ”Samtal och möten” och ”Samtal”. Om vi inte kan se den kanal som vi söker kommer vi antagligen att gå vidare, vilket innebär att vi kan missa information. När vi namnger en kanal försöker vi använda namn som tydligt beskriver ämnet och vi ser till att nämna sådant som skiljer den från andra kanaler. Enkla och intuitiva namn är lämpligast.
När vi tittar på en lista med kanaler i ett team går vi på instinkt ...
Enkla och intuitiva namn är lämpligast.
Vårt forskningsteam har sett kunder som har standardlayouter för kanaler till återkommande projekt, t.ex. kundteam och händelseteam. Vissa lärare vill till exempel ha samma uppsättning kanaler för sina klasser eftersom de har hittat en struktur som fungerar. Ta en titt på den här matematikklassen i sjuan med olika kanaler för varje enhet:
5. Placera appar i flikar högst upp i kanalerna.
Kampen om fokus är svår. Det finns många saker som slåss om vår uppmärksamhet. Och vi använder många olika appar i Teams: OneNote, Excel, PowerBI med flera. Under en arbetsdag har vi många av dem öppna och vi hoppar runt mellan dem.
Vi kan förenkla detta genom att placera apparna på flikar överst i de kanaler där vi använder dem.
På samma sätt som du kan tänka att team består av kanaler, kan du tänka att kanaler består av flikar. I varje kanal finns fliken Inlägg och fliken Filer. Därifrån kan vi lägga till massor av andra saker – Azure DevOps-tavlan eller PowerBI-instrumentpanelen för området, en Excel-arbetsbok eller en OneNote. Allt som är en viktig referens eller som ofta används av personer i kanalen är en kandidat. Det innebär att vi inte behöver gå till någon annan app när vi vill ha en snabb titt på någon av de här sakerna. Vi klickar bara på fliken högst upp i kanalen för att se det på samma plats där vi redan talar med kollegor och arbetar med filer tillsammans. Med flikar kan vi snabbt få information direkt där vi behöver den och samtidigt behålla vårt fokus på Teams-arbetet.
Är du nyfiken på om Teams har flikar för de verktyg du använder mest? Gå till Appar 
Behöver du mer hjälp?
Vill du ha fler alternativ?
Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.
Communities hjälper dig att ställa och svara på frågor, ge feedback och få råd från experter med rika kunskaper.
