IRM (Information Rights Management) hjälper dig att förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga personer. Behörigheterna lagras i arbetsboken där de autentiseras av en IRM-server.
Med hjälp av IRM i Microsoft 365 kan du rättighetshantera XPS-filer (XML Paper Specification) och följande filtyper:
-
.xls arbetsbok
-
.xlsx arbetsbok
-
Makroaktiverad arbetsbok.xlsm
-
Template.xlt
-
Template.xltx
-
Makroaktiverad mall.xltm
-
Binär arbetsbok som inte är XML-arbetsbok.xlsb
-
Makroaktiverat tillägg.xla
-
Makroaktiverat tillägg.xlam
Konfigurera datorn för att använda IRM
Om du vill använda IRM i Microsoft 365 är minimikravet på programvara Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan komma åt information och vilken nivå av redigering som är tillåten för ett e-postmeddelande. En företagsadministratör kan till exempel definiera en behörighetsmall med namnet ”Konfidentiellt”, som anger att ett e-postmeddelande som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagets domän.
Ladda ned behörigheter
Första gången du försöker öppna en arbetsbok med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensserver för att verifiera dina autentiseringsuppgifter och ladda ned en användningslicens. Användningslicensen definierar vilken åtkomstnivå du har till en fil. Den här processen krävs för varje fil som har begränsad behörighet. Innehåll med begränsad behörighet kan alltså inte öppnas utan en användningslicens. För nedladdningsbehörighet krävs att Microsoft 365 skickar dina autentiseringsuppgifter, som innehåller e-postadressen, och information om din behörighet till licensieringsservern. Informationen i arbetsboken skickas inte till licensservern.
Begränsa behörighet till innehåll i filer
Med IRM kan du tillämpa begränsningar per användare, per fil eller per grupp (gruppbaserade behörigheter kräver Active Directory-katalogtjänst för gruppexpansion). I en arbetsbok som Ranjit till exempel skapar kan han ge Helena behörighet att läsa men inte ändra den. Ranjit kan sedan ge Johan behörighet att redigera arbetsboken. Ranjit kan också välja att tillämpa en femdagarsgräns på både Helenas och Johans åtkomst till arbetsboken.
-
Spara arbetsboken.
-
Välj Arkiv > Info.
-
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet genom Personer och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
I dialogrutan Behörigheter väljer du Begränsa behörighet till den här arbetsboken och tilldelar sedan de åtkomstnivåer som du vill använda för varje användare.
-
Om du vill ge någon fullständig behörighet går du till dialogrutan Behörigheter och väljer Fler alternativ. I kolumnen Åtkomstnivå väljer du pilen och sedan Fullständig behörighet i listan Åtkomstnivå .
-
När du har tilldelat behörighetsnivåer väljer du OK.
Meddelandefältet visas, vilket anger att arbetsboken är rättighetsh hanterad. Om du måste göra åtkomstbehörighetsändringar i arbetsboken väljer du Ändra behörighet.
Om en arbetsbok med begränsad behörighet vidarebefordras till en obehörig person visas ett meddelande med författarens e-postadress eller webbplatsadress så att personen kan begära behörighet för arbetsboken.
Om författaren väljer att inte ta med en e-postadress får obehöriga användare ett felmeddelande.
Ange ett utgångsdatum för en fil
-
Öppna filen.
-
Välj Arkiv > Info.
-
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet genom Personer och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här arbetsboken i dialogrutan Behörigheter och välj sedan Fler alternativ.
-
Markera kryssrutan Den här arbetsboken upphör att gälla under Ytterligare behörigheter för användare och ange sedan ett datum.
-
Välj OK två gånger.
Använda ett annat Windows-användarkonto för att rättighetshantera filer
-
Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.
-
Gå till Arkiv > Information.
-
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet genom Personer och välj sedan Hantera autentiseringsuppgifter.
-
Gör något av följande:
-
I dialogrutan Välj användare väljer du e-postadressen för det konto som du vill använda och väljer sedan OK.
-
I dialogrutan Välj användare väljer du Lägg till, anger dina autentiseringsuppgifter för det nya kontot och väljer sedan OK två gånger.
-
Visa innehåll med begränsad behörighet
Om du vill visa rättighetshanterat innehåll som du har behörighet till med hjälp av Microsoft 365 öppnar du bara arbetsboken.
Om du vill visa de behörigheter du har väljer du antingen Visa behörighet i meddelandefältet eller den här arbetsboken innehåller en behörighetsprincip 
IRM i Office för Mac innehåller tre behörighetsnivåer.
-
Läsa Läsa
-
Ändra Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar
-
Fullständig behörighet Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar, skriva ut, ange utgångsdatum för innehåll, bevilja behörigheter till användare, få till innehåll med programmering
Gör något av följande:
Ange behörighetsnivåer manuellt
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Om det här är första gången du använder licensservern anger du användarnamn och lösenord för licensservern och markerar sedan kryssrutan Spara lösenordet i Mac OS-nyckelringen.
Obs!: Om du inte väljer Spara lösenord i Mac OS-nyckelringen kan du behöva ange ditt användarnamn och lösenord flera gånger.
-
I rutorna Läsa, Ändra eller Fullständig behörighet anger du e-postadressen till eller namnet på den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.
-
Om du vill söka i adressboken efter e-postadressen eller namnet väljer du
-
Om du vill tilldela en åtkomstnivå till alla personer i adressboken väljer du Lägg till alla
-
När du har tilldelat behörighetsnivåer väljer du OK.
Meddelandefältet visas och visar ett meddelande om att arbetsboken är rättighetsh hanterad.
Använda en mall för att begränsa behörighet
En administratör kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan se information om användarnas behörighetsnivåer. De här aspekterna av behörighetshanteringen definieras med AD RMS-servermallar (Active Directory Rights Management Services). En företagsadministratör kan till exempel definiera en rättighetsmall som heter "Konfidentiellt", som anger att arbetsböcker som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagsdomänen.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan den rättighetsmall du vill använda.
Ändra eller ta bort behörighetsnivåer som du har angett
Om du använder en mall för begränsad behörighet kan du inte ändra eller ta bort några behörighetsnivåer. De här stegen fungerar bara om du har angett behörighetsnivåer manuellt.
-
Välj Ändra behörigheter i meddelandefältet.
-
I rutorna Läsa, Ändra och Fullständig behörighet anger du en ny e-postadress eller ett nytt namn för den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.
-
Om du vill ta bort en person eller grupp personer från en åtkomstnivå markerar du e-postadressen och trycker sedan på DELETE.
-
Om du vill ta bort Alla från en behörighetsnivå väljer du Lägg till alla
Ange ett utgångsdatum för en begränsad fil
Författare kan använda dialogrutan Ange behörigheter för att ange förfallodatum för innehåll.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Välj Fler alternativ och välj sedan Det här dokumentet upphör att gälla och ange sedan datumet.
När behörigheten för ett dokument har gått ut kan dokumentet endast öppnas av författaren eller av användare med fullständig behörighet.
Tillåta användare med läs- eller ändringsbehörighet att skriva ut innehåll
Som standard kan användare med läs- och ändringsbehörighet inte skriva ut.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Välj Fler alternativ och välj sedan Tillåt personer med behörigheten Ändra eller Läs att skriva ut innehåll.
Tillåta användare med läsbehörighet att kopiera innehåll
Som standard kan användare med läsbehörighet inte kopiera innehåll.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Välj Fler alternativ och välj sedan Tillåt personer med läsbehörighet att kopiera innehåll.
Tillåta körning av skript i en begränsad fil
Författare kan ändra inställningarna så att Visual Basic-makron kan köras när ett dokument öppnas och AppleScript-skript kan komma åt information i det begränsade dokumentet.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
Välj Fler alternativ och välj sedan Access-innehåll programmässigt.
Kräv en anslutning för att verifiera behörigheter
Som standard måste användarna autentisera genom att ansluta till AD RMS-servern första gången de öppnar ett begränsat dokument. Du kan ändra detta så att de måste autentisera varje gång de öppnar ett begränsat dokument.
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Begränsad åtkomst.
-
välj Fler alternativ och välj sedan Kräv anslutning för att verifiera behörigheter .
Ta bort begränsningar
-
Välj Behörigheter under Skydd på fliken Granska och välj sedan Inga begränsningar.
-
Välj Ta bort begränsningar i dialogrutan.
Relaterade ämnen
Begränsa behörighet till innehåll i en fil
Lägga till autentiseringsuppgifter för att öppna en rättighetsh hanterad fil eller ett meddelande Filformat som fungerar med IRM
I iOS-versionerna av Microsoft 365 kan du öppna IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.
Om du prenumererar på Office 365 med Azure Rights Management och IT-avdelningen har definierat några IRM-mallar som du kan använda så kan du tilldela de här mallarna till filer i Office för iOS.
Om du vill skydda en fil trycker du på knappen Redigera 
Obs!: Om knappen Begränsa behörigheter inte är aktiverat i appen så kan du öppna valfritt IRM-skyddat dokument och initiera den.
I Android-versionerna av Microsoft 365 öppnas alla IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.
IRM (Information Rights Management) har följande funktioner:
-
Förhindrar en behörig mottagare av begränsat innehåll från att vidarebefordra, kopiera, ändra, skriva ut, faxa eller klistra in innehåll för obehörig användning
-
Begränsar innehåll var det än skickas
-
Tillämpar ett förfallodatum för filen så att innehåll i dokument inte kan visas efter en angiven tid
-
Tillämpar principer som företaget antagit för användning och spridning av innehåll inom företaget
IRM kan inte förhindra att begränsat innehåll:
-
Raderas, stjäls eller samlas in och överförs av skadliga program som trojaner, tangentbordsloggningsprogram och vissa typer av spionprogram
-
Förloras eller skadas på grund av datorvirus
-
Kopieras för hand eller skrivs av från en visning på en mottagares skärm
-
Avbildas digitalt (när det visas på en skärm) av en mottagare
-
Kopieras med hjälp av skärmbildsinspelningsprogram från tredje part
