Som svarsgruppsagent har du valts ut att svara på telefonsamtal för en viss grupp eller för flera grupper. Med hjälp av kommunikationsprogramvaran Microsoft Lync 2010 kan du besvara och hantera telefonsamtalen till din grupp.
Vad vill du göra?
Ta reda på för vilka grupper du är agent
Du kan vara anonym agent vilket innebär att den som ringer inte ser ditt namn utan bara namnet på din grupp. Gör så här om du vill visa de grupper du är agent för:
-
Klicka i huvudfönstret i Lync på pilen Visa meny
Sidan Agentgrupper öppnas med en lista som visar de grupper du är agent för och huruvida du är inloggad i varje grupp. Det finns två typer av grupper:
-
Formella grupper är grupper som du måste logga in i manuellt innan du kan ta emot samtal.
-
Informella grupper är grupper som du automatiskt loggas in i när du loggar in i Lync 2010. Du kan inte avmarkera kryssrutan Inloggad för de här grupperna.
Om du är agent för flera webbplatser visas en separat sida för varje webbplats.
Logga in i en formell grupp
Så här loggar du in i en formell grupp:
-
Klicka i huvudfönstret i Lync på pilen Visa meny , peka på Verktyg och klicka sedan på Inställningar för svarsgrupp.
-
Markera kryssrutan Inloggad bredvid gruppen på sidan Agentgrupper.
Besvara ett samtal
När du är inloggad i en grupp kan du ta emot samtal. En avisering om ett inkommande samtal visar vilken grupp som skickar samtalet till dig.
-
Besvara ett samtal genom att klicka på aviseringen om inkommande samtal.
Obs!: Om den person som ringer fick välja bland alternativ vid den första anslutningen, visas Anteckningar från (gruppnamn) i konversationsdelen av fönstret, tillsammans med de instruktioner personen fått och alternativen som valts. Du kan också se hur länge personen väntade innan han eller hon kopplades till dig.
Lägga till snabbmeddelanden i ett samtal
Medan du håller ett samtal kan du skicka snabbmeddelanden utan att avbryta samtalet.
-
Skicka ett snabbmeddelande under ett samtal genom att klicka på knappen Snabbmeddelande i konversationsfönstret.
Lägga till video i ett samtal
Om ditt företag aktiverar den här funktionen och du har ljud-/videomaskinvaran kan du lägga till videofunktion i ett samtal.
-
Lägg till video under ett samtal genom att klicka på knappen Video i konversationsfönstret.
Ringa ett samtal för en svarsgrupps räkning
Du kan ringa samtal i en anonym svarsgrupps ställe.
-
Peka på den kontakt du vill ringa upp i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på pilen bredvid knappen Ring upp. Det här kan du även göra i ett kontaktkort.
-
Klicka på svarsgruppen för vilkens räkning du ringer i listrutan Ring upp.
-
Klicka på det nummer du vill ringa upp, eller klicka på Nytt nummer om du vill ange ett nytt nummer.
Obs!: Du kan inte starta eller delta i ett konferenssamtal eller möte, dela innehåll eller spela in ett samtal för en svarsgrupps räkning. När samtalet har kopplats kan du lägga till snabbmeddelande eller video.
Omdirigera ett samtal till en svarsgrupp
Du kan omdirigera inkommande samtal till ett annat nummer.
-
Omdirigera ett samtal när du får en samtalsavisering genom att klicka på Omdirigera och sedan välja ett annat nummer.
Obs!: Agenter kan inte omdirigera inkommande samtal till snabbmeddelanden eller personliga telefonsvarare.
Överföra ett samtal till en svarsgrupp
Du kan överföra ett svarsgruppssamtal på två sätt:
-
Som en direkt överföring då du inte först pratar med den person som du överför samtalet till.
-
Som en konsulterande överföring då du först pratar med den person som du vill överföra samtalet till så att du vet att denna kan ta emot det.
Göra en direkt överföring
-
Klicka på Parkera i konversationsfönstret och sedan på Överför.
-
Klicka på En annan person eller ett annat nummer.
-
Välj personen (eller sök först efter honom eller henne).
-
Klicka på OK.
Fråga innan du överför ett samtal
-
Klicka på Parkera i konversationsfönstret.
-
Ring den avsedda mottagaren från huvudfönstret i Lync (inte konversationsfönstret) från listan Kontakter (eller ange ett namn eller nummer).
-
Bekräfta överföringen och gå sedan tillbaka till det ursprungliga konversationsfönstret.
-
Klicka på Överför, peka på Aktuella konversationer och markera sedan personen.
-
Klicka på OK.
