Dela och komma åt en annan persons postlåda eller mapp i Outlook

Du kan komma åt en annan persons postlåda om du har beviljats rätt behörighet till postlådan. Behörigheter kan variera från skrivskyddad till att skapa, ta bort och tillåta svar på meddelanden.

Obs!: I stegen i den här artikeln beskrivs hur du delar postlådan eller mappen som är kopplad till ditt e-postkonto. Om du vill skapa en enda postlåda som kan nås av en eller flera personer läser du Öppna och använda en delad postlåda i Outlook.

Vad du ska tänka på när du delar en postlåda eller mapp

När du delar postlådan eller mappen som är kopplad till ditt e-postkonto måste du tänka på hur du vill att de personer du bjuder in ska interagera med din postlåda.

Inbjudna svarar som sig själva: En chef behöver en assistent eller kollega för att övervaka en särskild mapp i postlådan medan de är borta. I det här scenariot ger hangern assistent eller kollega behörighet att svara på meddelanden, men svar på meddelanden i den postlådan eller mappen visas som att de kommer från den inbjudna personens e-postkonto.
Inbjudna svarar för din räkning (kallas även ombudsåtkomst): En chef behöver en assistent eller kollega för att övervaka och svara på e-post för hans eller hennes räkning. I det här scenariot beviljar chefen assistent eller kollega behörighet att komma åt sin mapp eller postlåda, men när den inbjudna personen svarar på meddelanden visas deras svar som: <inbjudna> för <chef>. Den här typen av delning kräver ombudsbehörigheter . Mer information om hur du konfigurerar ombudsbehörigheter finns i Tillåta att meddelanden skickas åt dig när du delar en mapp eller postlåda.

Obs!: Du kan bara dela mappar eller postlådor med ett arbets- eller skolkonto med kvalificerande Microsoft 365-prenumerationer eller arbets- eller skolkonton som hanteras av Exchange Online.

Välj ett flikalternativ nedan för den version av Outlook du använder. Vilken version av Outlook har jag?

Dela postlådor eller mappar utan ombudsåtkomst

Obs!: Om stegen under den här fliken Ny Outlook inte fungerar kanske du inte använder nya Outlook för Windows ännu. Välj den klassiska fliken Outlook och följ de stegen i stället.

Dela och komma åt en mapp eller postlåda i nya Outlook

Det finns två sätt att interagera med delade mappar: postlådans ägare som vill dela en eller flera mappar eller dela hela postlådan. Den inbjudna personen som ägaren har bjudit in att dela sin mapp eller postlåda.

Ägare av mapp eller postlåda: Som postlådeägare bestämmer du dig för att dela hela postlådan eller en eller flera mappar med andra. Det gör du genom att först konfigurera lämpliga behörighetsnivåer för dem som du vill dela mappen med och sedan skicka en inbjudan.
Inbjuden: När någon delar en mapp eller postlåda med dig får du en inbjudan att dela deras mapp eller postlåda. När du accepterar inbjudan visas mappen i mappfönstret. Vad du gör med den delade mappen beror på vilken behörighetsnivå ägaren gav dig.

Ägarsteg:

Så här väljer och delar du mappen eller postlådan med andra

Om du vill dela en eller flera mappar eller dela hela postlådan med andra i organisationen gör du så här:

Gå till den mapp du vill dela i nya Outlook.
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
Om personen inte redan finns med i listan över personer som du delar med i mappfönstret i behörighetsfönstret väljer du för att lägga till personen.
Ange namnet eller e-postadressen till den person som du ger behörighet till och välj sedan Lägg till.
I listan med namn i mappfönstret Behörigheter väljer du namnet på den person som du just lagt till.
I avsnittet Behörigheter väljer du listrutan Behörighetsnivå och väljer de behörigheter som du vill ge användaren. Om du är osäker på vilken behörighetsnivå du ska välja läser du avsnittet Förstå delningsbehörigheter nedan.
Bekräfta delningsinställningarna och klicka på OK. Den person som du delar med får ett e-postmeddelande om att du har delat en mapp med dem.

Tips: Om du vill dela en undermapp måste du följa samma process, men även dela de överordnade mapparna.

Så här tar du bort delningsbehörigheter

I nya Outlook går du till mappen du delar.
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
Välj den person du delar med och välj sedan Ta bort ikon.

Steg för att bjuda in:

Acceptera och visa en mapp eller postlåda som delas med dig

När någon delar en mapp med dig skickas ett e-postmeddelande för att meddela dig. Du kan nu lägga till detta i mappfönstret så att du kan komma åt det i nya Outlook.

Högerklicka på Delas med mig i mappfönstret.
Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
Ange e-postadressen eller namnet på den person som delade en mapp med dig och klicka på Lägg till.
Namnet på personen visas under noden Delas med mig. Expandera noden om du vill visa alla mappar som personen har delat med dig.

Ta bort den delade mappen eller postlådan från mappfönstret

Om du bestämmer dig för att du inte längre vill se den andra personens postlåda eller mapp varje gång du öppnar nya Outlook högerklickar du på mappen och väljer Ta bort delad mapp.

Förstå delningsbehörigheter

När du delar en mapp kan du ange behörigheter som definierar vad varje användare som har åtkomst till mappen kan göra. Om du väljer ett alternativ i listrutan Behörighetsnivå utlöses behörigheterna Läsa, Skriva, Annan och Ta bort . Skärmbilden till höger visar vilken behörighetsnivå som väljs automatiskt när du väljer behörighetsnivå i Publiceringsredigeraren.

Tips: Om du tar bort en av kryssrutorna som är kopplade till en behörighetsnivå ändras nivån till Anpassad.

Skärmbild som visar publiceringsredigeraren vald som behörighetsnivå

I tabellen nedan beskrivs vilken typ av åtgärder som den inbjudna användaren kan utföra beroende på behörighetsnivåuppsättningen .

Behörighetsnivå	Aktiviteter som en inbjuden deltagare kan utföra
Ägare	Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt i den delade mappen. Som ägare kan en användare ändra de behörigheter som andra har för mappen.
Publicerande redaktör	Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt samt skapa undermappar.
Redaktör	Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt.
Publicerande författare	Skapa och läsa objekt, skapa undermappar samt ändra och dela de objekt som du skapar.
Författare	Skapa och läsa objekt samt ändra och ta bort objekt och filer som du skapar.
Icke-redigerande författare	Skapa och läsa objekt samt ta bort objekt som du skapar.
Granskare	Endast läsa objekt.
Deltagare	Endast skapa objekt.
Inga	Det går inte att utföra någon aktivitet. Användaren finns kvar i behörighetslistan, men har ingen behörighet och kan inte öppna mappen.
Anpassat	Utföra aktiviteter som specifikt definierats av mappägaren.

Dela och komma åt en mapp eller postlåda i Outlook på webben

Det finns två sätt att interagera med delade mappar: du kan vara ägare till en postlåda som vill dela en eller flera mappar eller hela postlådan.

Mapp- eller postlådeägare: Du äger mappen och bestämmer dig för att dela den med andra. Du anger lämpliga behörighetsnivåer för dem som du vill dela mappen med.
Inbjuden: När någon delar en mapp eller postlåda med dig får du en inbjudan att dela en mapp. När du accepterar inbjudan visas mappen i mappfönstret. Vad du kan göra i en delad mapp beror på vilka behörighetsnivåer som angetts.

Ägare av mapp eller postlåda: Dela en mapp eller postlåda med andra

Om du vill dela en eller flera mappar eller dela hela postlådan med andra i organisationen gör du så här:

Gå till den mapp du vill dela i Outlook på webben.
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
Om personen inte redan finns med i listan över personer som du delar med i mappfönstret i behörighetsfönstret väljer du för att lägga till personen.
Ange namnet eller e-postadressen till den person som du ger behörighet till och välj sedan Lägg till.
I listan med namn i mappfönstret Behörigheter väljer du namnet på den person som du just lagt till.
I avsnittet Behörigheter väljer du listrutan Behörighetsnivå och väljer de behörigheter som du vill ge användaren. Om du är osäker på vilken behörighetsnivå du ska välja läser du avsnittet Alternativ för att dela en mapp nedan.
Bekräfta delningsinställningarna och klicka på OK. Den person som du delar med får ett e-postmeddelande om att du har delat en mapp med dem.

Tips: Om du vill dela en undermapp måste du följa samma process, men även dela de överordnade mapparna.

Ägare av mapp eller postlåda: Ta bort delningsbehörigheter

Navigera till mappen du delar.
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
Välj den person du delar med och välj sedan Ta bort ikon.

Inbjuden: Acceptera och visa en mapp eller postlåda som delas med dig

När någon delar en mapp med dig skickas ett e-postmeddelande för att meddela dig. Du kan nu lägga till detta i mappfönstret i Outlook på webben så att du kan komma åt det.

Högerklicka på Delas med mig i mappfönstret.
Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
Ange e-postadressen eller namnet på den person som delade en mapp med dig och klicka på Lägg till.
Namnet på personen visas under noden Delas med mig. Expandera noden om du vill visa alla mappar som personen har delat med dig.

Inbjuden: Ta bort den delade mappen eller postlådan från mappfönstret

Om du bestämmer dig för att du inte längre vill se den andra personens postlåda eller mapp varje gång du öppnar Outlook på webben högerklickar du på mappen och klickar på Ta bort delad mapp.

Alternativ för att dela en mapp