Designa ett formulär så att det svarar på statusen för ett arbetsflöde

I den här artikeln

• Introduktion till att använda arbetsflöden med InfoPath-formulär

• Att tänka på kompatibilitet

• Innan du börjar

• Steg 1: Lägga till ett arbetsflöde för godkännande i ett bibliotek

• Steg 2: Lägga till en dataanslutning till en formulärmall

• Steg 3: Lägga till en regel i en formulärmall och visa en viss vy

• Steg 4: Publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp

• Steg 5: Lägga till en innehållstyp i ett dokumentbibliotek

Introduktion till hur du använder arbetsflöden i InfoPath-formulär

Arbetsflöden hjälpa andra att arbeta tillsammans med dokument och hantera projektuppgifter genom att implementera specifika affärsprocesser med dokument och objekt i en Microsoft Office SharePoint Server 2007 webbplats eller Windows SharePoint Services 3.0 webbplats. Arbetsflöden hjälper organisationer som följer konsekvent affärsprocesser och de också förbättra organisationens effektivitet och produktivitet genom att hantera uppgifter och moment i specifika affärsprocesser. Det här kan personer som utför dessa uppgifter koncentrat på utfört arbete i stället för att hantera arbetsflödet.

Du kan aktivera ett InfoPath-formulär att visa specifika data som hör till den aktuella statusen för ett arbetsflöde. Du gör detta genom att utforma en formulärmall och använda regler som starta en åtgärd i formuläret baserat på status för arbetsflödet. Det här kan effektivisera processer som personer använder för att fylla i formulär. Du kan till exempel aktivera ett formulär för att visa en skrivskyddad vy när status för ett arbetsflöde är färdigt och data i formuläret bör därför inte ändras.

Arbetsflöden måste läggas till i SharePoint-listor, bibliotek eller innehållstyp och göra dem tillgängliga för användning på InfoPath-formulärmallar. Tillgängliga arbetsflöden för en webbplats varierar även beroende på vilken typ av webbplats och om anpassade arbetsflöden har skapats med hjälp av Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

I den här artikeln används arbetsflödet för godkännande för att illustrera hur arbetsflöden kan användas med InfoPath-formulärmallar. Arbetsflöde för godkännande dirigerar ett InfoPath-formulär som har sparats i ett bibliotek till en grupp användare för godkännande. Som standard godkännande associeras med innehållstypen dokument och är automatiskt att vara tillgänglig i dokument- eller bibliotek.

Varje arbetsflöde definieras av distinkta status med beskrivande namn, till exempel Pågår. Namn för status varierar beroende på vilken typ av arbetsflöde. Till exempel ett arbetsflöde för godkännande, som är tillgänglig på servrar som körs med Microsoft Office SharePoint Server 2007 – innehåller en status för Pågående, Avbruten och slutförd. Status för en Trelägesarbetsflödet – som är tillgängliga i Windows SharePoint Services 3.0 – kan definieras av den person som lägger till arbetsflödet i ett bibliotek eller en lista, medan andra arbetsflöden använda standard status, till exempel i statusen anges tidigare. Även om beskrivande namn visas för användaren, representeras arbetsflöde status med hjälp av programmering av numeriska värden. Om du vill designa en formulärmall och svara på en specifik arbetsflödesstatus vet du det numeriska värdet för arbetsflödesstatus som du vill använda. Detta beror på att InfoPath använder det numeriska värdet av arbetsflödet för att starta en åtgärd, till exempel byta vy.

Du kan aktivera ett InfoPath-formulärmall att se specifika data som hör till den aktuella statusen för ett arbetsflöde som tidigare nämnts. Du kan också anpassa arbetsflödet genom att lägga till ytterligare åtgärder även om den här artikeln beskrivs hur du aktiverar ett formulärmall för Reseräkning du vill visa en viss vy beroende på dess status i arbetsflödet. Till exempel i stället för att aktivera formulär för att visa en viss vy kan aktivera du dem att visa en dialogruta som visar instruktioner. Och istället för att använda ett arbetsflöde för godkännande, kan du använda arbetsflödet tre lägen.

Överst på sidan

Att tänka på kompatibilitet

Om du planerar att skapa en webbläsarkompatibel formulärmall Kom ihåg att Åtgärdsfältet dokument som visas när du fyller i formulär i Microsoft Office-dokument, inklusive InfoPath-formulär, inte visas i webbläsarkompatibla formulärmallar som användare fyller i i en webbläsare . Du kan fortfarande använda webbläsarbaserat formulär med arbetsflöden. Du kan ändra arbetsflödesstatus för sådana formulär med arbetsflödesdeltagarna inställningar för dokumentbibliotek. Få reda på mer om hur du ändrar arbetsflödesinställningar med hjälp av SharePoint-webbplatser i avsnittet Se även.

Överst på sidan

Innan du börjar

Kontrollera följande innan du utför aktiviteterna i den här artikeln:

• Kontakta servergruppsadministratören och be om du vill bekräfta att arbetsflöden för godkännande är installerad och aktiverad för SharePoint-webbplatsen som du vill använda.

• Kontrollera att du har minst en Design behörighetsnivå för SharePoint-webbplatsen. Den här behörighetsnivån är nödvändigt att publicera en formulärmall och för att skapa ett arbetsflöde.

• Skapa en formulärmall med två eller fler vyer och anpassa varje vy om du vill visa vilken typ av data som är lämpligt för varje arbetsflödesstatus. För den vy som du vill ska visas när arbetsflödet har slutförts, kan du ange kontrollerna i vyn i skrivskyddat läge.

• Skapa en dokument- eller formulärbibliotek och kontrollera att biblioteket är inställd att tillåta flera innehållstyper.

Överst på sidan

Steg 1: Lägga till ett arbetsflöde för godkännande i ett bibliotek

Det här scenariot fokuserar på arbetsflödet för godkännande, men du kan använda en annan arbetsflödestyp om du vill använda. Om du använder en annan arbetsflödestyp alternativen för det här arbetsflödet kan skilja sig från dem som beskrivs i den här artikeln.

1. Öppna biblioteket som du vill lägga till ett arbetsflöde.

2. Klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar på menyn Inställningar.

   I ett dokumentbibliotek klickar du exempelvis på Inställningar för dokumentbibliotek.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

4. Klicka på Lägg till arbetsflöde.

5. Klicka på godkännande på sidan Lägg till ett arbetsflöde i avsnittet arbetsflöde.

6. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

   1. Ange en uppgiftslista kan användas med det här arbetsflödet i avsnittet Aktivitetslista.

      Meddelanden: 

      • Du kan använda standardlista för uppgifter eller skapa en ny. Om du använder standardlista för uppgifter kan kommer deltagarna i arbetsflödet att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter enkelt med hjälp av vyn Mina uppgifter i uppgiftslistan.

      • Om uppgifterna för detta arbetsflöde kommer att exponera känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna listan uppgifter, bör du skapa en ny uppgiftslista.

      • Om organisationen har många arbetsflöden eller om arbetsflöden kommer att omfatta flera uppgifter, bör du skapa en ny uppgiftslista. I den här instansen kanske du vill skapa uppgiftslistor för varje arbetsflöde.

7. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

   Du kan använda historiklista standard eller du kan skapa en ny kod. Om organisationen har många arbetsflöden kan skapa du en separat historiklista för varje arbetsflöde.

8. Om du vill att arbetsflödet ska startas manuellt, markerar du kryssrutan Tillåt det här arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Redigera objekt i avsnittet Alternativ på Start.

9. Markera kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet för att kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.

10. Ange andra alternativ som du vill använda, bland annat när du vill att arbetsflödet ska starta och klicka sedan på Nästa.

11. På sidan Anpassa arbetsflöde anger du de alternativ som du vill, till exempel hur uppgifter skickas, standardarbetsflöde starta värden och hur arbetsflödet har slutförts och klicka sedan på OK.

    Välj alternativ i något av avsnitten nedan. Du behöver inte ange alternativ i varje avsnitt:

    Arbetsflödesuppgifter

    Om du vill	Gör följande
    Tilldela uppgifter till alla deltagare samtidigt (parallellt arbetsflöde)	Markera alla deltagare samtidigt (parallellt).
    Tilldela uppgifter till en deltagare i taget, som kräver en delta utföra en uppgift innan nästa deltagare får en uppgift (seriellt arbetsflöde)	Välj en deltagare i taget (seriellt).
    Tillåt att arbetsflödesdeltagarna ska tilldela sina uppgifter till andra personer	Markera kryssrutan tilldela om uppgift till någon annan.
    Tillåt att arbetsflödesdeltagarna ska begära en ändring dokument eller objekt. Ändringen måste godkännas innan uppgiften som har slutförts.	Markera kryssrutan begär en ändring innan uppgiften slutförs.

    Standardvärden arbetsflöde Start

    Om du vill	Gör följande
    Ange en standardlista över deltagare efter alla förekomster av det här arbetsflödet	Skriv namnen på de deltagare som du vill ska ingå när arbetsflödet startas eller klicka på godkännare och sedan välja personer och grupper från katalogtjänsten. Meddelanden:  Avgränsa namn med semikolon. Om du har konfigurerat det här arbetsflödet som ett seriellt arbetsflöde Lägg till namnen på arbetsflödesdeltagarna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.
    Tilldela en enskild uppgift till grupper i stället för att tilldela enskilda uppgifter till varje gruppmedlem	Markera den tilldela en enskild uppgift till varje grupp som anges (Utöka inte grupper) markerar du kryssrutan.
    Tillåt användare som startar arbetsflödet om du vill ändra eller lägga till deltagare	Markera kryssrutan Tillåt ändringar i deltagarlistan när arbetsflödet startas.
    Ange en standardmeddelandet som visas med varje aktivitet	Skriv ett meddelande eller instruktioner i textrutan.
    Ange ett förfallodatum för parallella arbetsflöden	Ange ett datum under uppgifter förfaller (parallellt).
    Ange hur länge ett seriellt arbetsflödesdeltagare har att slutföra arbetsflödesuppgifter	Skriv ett tal under ge varje person så här lång tid att slutföra sin uppgift (seriellt) och välj sedan dagar eller veckor som ökning tidsperiod.
    Ange en lista över personer som ska få aviseringar (inte aktivitetstilldelningar) när arbetsflödet startas	Under Meddela andra, skriver du namnen på de personer som du vill bli meddelad, eller klicka på kopia och välj personer och grupper från katalogtjänsten. Obs!: Avgränsa namn med semikolon.

    Slutför arbetsflödet

    Om du vill	Gör följande
    Ange att ett arbetsflöde för parallella är slutförd när ett visst antal deltagare slutföra sina uppgifter	Markera kryssrutan efter antalet aktiviteter är klar och skriver sedan ett tal.
    Ange att ett arbetsflöde är slutförd när dokument eller objekt avvisas	Markera kryssrutan dokumentet avvisas.
    Ange att ett arbetsflöde är slutförd när dokument eller objekt ändras	Markera kryssrutan dokumentet ändras.

    Arbetsflödet har slutförts aktiviteter

    Om du vill

    Gör följande

    Uppdatera status för innehållsgodkännande för ett dokument eller objekt när arbetsflödet har slutförts

    Markera den Uppdatera godkännandestatus (Använd det här arbetsflödet om du vill styra innehållsgodkännande) markerar du kryssrutan. Meddelanden:  Om du använder arbetsflödet för godkännande för att hantera godkännande av innehåll för ett bibliotek och du har markerat kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt på sidan Lägg till ett arbetsflöde kan är den här kryssrutan markerad som standard. Om du inte har markerat kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt på sidan Lägg till arbetsflöde eftersom du inte vill att det här arbetsflödet till standardarbetsflöde för godkännande av innehåll för ett bibliotek, kan du markera den här kryssrutan att göra Det här arbetsflödet ett arbetsflöde för godkännande av sekundär innehåll specifika användare kan starta manuellt.

Överst på sidan

Steg 2: Lägga till en dataanslutning till en formulärmall

I följande procedur beskrivs hur du lägger till en sekundär dataanslutning som frågar arbetsflödesstatus på det arbetsflöde som du har lagt till i steg 1. Den här sekundär dataanslutning innehåller de data som aktiverar regler i formuläret för att växla vyer enligt arbetsflödets status.

1. Klicka på Dataanslutningar på Verktyg-menyn i InfoPath.

2. Klicka på Lägg till i dialogrutan Dataanslutningar.

3. Klicka på Skapa en ny anslutning tillta emot data i guiden Dataanslutning och klicka sedan på Nästa.

4. Klicka på SharePoint-bibliotek eller lista på nästa sida i guiden och klicka sedan på Nästa.

5. Skriv URL-Adressen till den SharePoint-webbplatsen på nästa sida i guiden.

6. Klicka på namnet på det dokumentbibliotek där du lade till arbetsflödet för godkännande i steg 1 i listan Välj en lista eller ett bibliotek och klicka sedan på Nästa.

7. Markera kryssrutan bredvid namnet på det fält som matchar namn på arbetsflödet på nästa sida i guiden i listan Markera fält.

   Namn på arbetsflödet kanske inte stämmer exakt med namnet på fältet. Om fältnamn börjar med ett specialtecken än ett understreck eller en bokstav kan anpassas arbetsflödets namn i listan.

8. Markera kryssrutan Inkludera data för det aktiva formuläret och klicka sedan på Nästa.

9. Avmarkera kryssrutan Spara en kopia av data i en formulärmall och klicka sedan på Nästa.

10. Skriv ett beskrivande namn på dataanslutningen sekundär på nästa sida i guiden i rutan Ange ett namn på dataanslutningen. Det här namnet är vad som visas i listan datakälla i åtgärdsfönstret datakälla.

11. Om du vill köra frågan automatiskt när formuläret öppnas av en användare, markerar du kryssrutan Hämta data automatiskt när formuläret öppnas.

12. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

13. Klicka på Stäng i dialogrutan Dataanslutningar.

Överst på sidan

Steg 3: Lägga till en regel i en formulärmall och visa en viss vy

När du utformar en formulärmall kan du använda för att visa en dialogruta, värdet för ett fält automatiskt, skapa en fråga eller skicka formulärdata till en dataanslutning, växla vyer, eller öppna eller stänga ett formulär som svar på vissa händelser och villkor. Händelser kan innebära att ändra till ett visst fält eller en grupp i datakälla, klickar på en knapp, när ett upprepande avsnitt eller rad i en upprepande tabell eller inledande infogas eller skickas av ett formulär. Villkoren kan omfatta beräkningar, XPath-uttryck och användarroller. Villkor kan också innehålla om värdet för ett fält är tomt, är inom ett bestämt intervall, är lika med värde för ett annat fält eller börjar med eller innehåller vissa tecken.

I det här fallet skapar du en regel för att växla vyer som baseras på sidan Arbetsflödesstatus.

1. Klicka på Formuläralternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Öppna och spara i listan kategori.

3. Klicka på regler under Öppna beteende.

4. Klicka på Lägg till i dialogrutan regler för att öppna formulär.

5. Ange ett namn för regeln i rutan namn.

   Skriv till exempel Växla vyer.

6. Om du vill ange ett villkor när regeln ska köras klickar du på Ange villkor.

7. Klicka på Välj ett fält eller en grupp under Använd regel om det här villkoret är uppfyllt i den första rutan.

8. Klicka på namnet på den sekundära datakällan som du har lagt till i steg 2 i listan Datakälla och klicka sedan på OK.

9. Klicka på namnet på det fält som motsvarar arbetsflödesstatus.

   Du kan behöva expandera mapparna i fönstret tills du ser det fält som du vill använda.

10. I dialogrutan villkor i den andra listan klickar du på är lika med.

11. Skriv värdet som motsvarar arbetsflödesstatus i den tredje listan Skriv in ett tal.

    Skriv till exempel 5för en vy som visar när arbetsflödet har slutförts.

    Numeriska värden för arbetsflöde status i arbetsflödet för godkännande

    Status	Numeriskt värde
    Pågående	2
    Slutförd	5
    Har avbrutits	15
    Godkända	16
    Avvisade	17

    Meddelanden: 

    • De numeriska värdena för status i andra arbetsflöden kan skilja sig.

    • Värdet på sidan Arbetsflödesstatus i InfoPath är skrivskyddat. Det innebär att du inte kan skapa en formulärmall så att en användare kan manuellt ändra status i arbetsflödet genom att ange ett värde i en kontroll i själva formuläret.

12. Klicka på OK.

13. Klicka på Lägg till åtgärd i dialogrutan regel.

14. Klicka på Växla vyer under åtgärd.

15. Klicka på namnet på den vy som du vill visa när sidan Arbetsflödesstatus matchar status för det här villkoret under Visa och klicka sedan på OK.

    Till exempel om du angav 2 i steg 11 klickar du på namnet på den vy som du vill visa när sidan Arbetsflödesstatus är lika med Pågår.

16. Klicka på OK i dialogrutan regel.

17. Upprepa steg 4 till 16 att skapa ytterligare regler om du vill växla lämpliga vyer i varje steg i arbetsflödet.

Överst på sidan

Steg 4: Publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp

När du publicerar en formulärmall kan du publicera projektet i ett dokumentbibliotek eller publicera den som en webbplatsinnehållstyp som kan användas i flera dokumentbibliotek på en webbplatssamling. Eftersom du redan skapat ett dokumentbibliotek och tilldelats ett arbetsflöde måste du publicera formulärmallen som en innehållstyp. Senare kan koppla du en formulärmall webbplatsinnehållstyp till det bibliotek som du har skapat.

Du kan även publicera en formulärmall i en delad plats i nätverket eller skapa ett nytt dokumentbibliotek när du publicerar en formulärmall i en SharePoint-webbplats förutom att publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp. Få reda på mer om att publicera formulärmallar i avsnittet Se även.

1. Klicka på Spara på Arkiv-menyn.

2. I dialogrutan Spara som bläddrar du till den plats där du vill spara en formulärmall och klicka sedan på Spara.

3. Om du vill öppna åtgärdsfönstret Kontrollera layout klickar du på Layout på Verktyg-menyn.

4. Om det finns fel visas åtgärdsfönstret Kontrollera layout kan åtgärda felen och klicka sedan på Uppdatera för att fastställa om felen finns kvar.

5. Klicka på Publicera på Arkiv-menyn.

6. Klicka på Nästa i guiden Publicera till ett SharePoint server med eller utan InfoPath Forms Services.

7. Ange platsen för den SharePoint-webbplats där du vill publicera formulärmallen på nästa sida i guiden i rutan Ange platsen för din SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplats och klicka sedan på Nästa.

8. Om du vill tillåta användare att fylla i det här formuläret med hjälp av en webbläsare på nästa sida i guiden markerar du kryssrutan Aktivera det här formuläret ska fyllas i med hjälp av en webbläsare.

9. Klicka på Webbplatsinnehållstyp (Avancerat) och klicka sedan på Nästa.

10. Klicka på Skapa en ny innehållstyp på nästa sida i guiden.

11. Klicka på formulär i Base innehållet på listan och klicka sedan på Nästa.

12. Skriv ett namn och beskrivning för den nya innehållstypen på nästa sida i guiden och klicka sedan på Nästa.

13. På nästa sida i guiden i rutan Ange en plats och filnamn för formulärmallen anger du platsen för SharePoint-webbplatsen och klicka sedan på Bläddra.

14. Bläddra till platsen på servern där du vill publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp skriver du namnet på formulärmallen i rutan filnamn och klicka på Spara i dialogrutan Bläddra.

15. Klicka på Nästa.

16. Välj fält i en formulärmall som du vill ska visas som kolumner i standardvyn för dokumentbiblioteket.

    Hur gör jag?

    1. Klicka på Lägg till.

    2. Markera fältet som du vill lägga till som en kolumn i dokumentbiblioteket och gör sedan något av följande:

       • Skriv ett namn för kolumnen i rutan kolumnnamn.

       • Markera webbplatskolumnen i listan webbplatskolumngrupp och välj ett namn i listan kolumnnamn.

         Du kan definiera hur du vill visa fältet i dokumentbiblioteket genom att klicka på ett värde i listan med funktioner om du väljer ett upprepande fält att visa data i dokumentbiblioteket. Du kan välja om du vill visa det första värdet i fältet, det sista värdet i fältet eller antalet över alla förekomster av fältet eller om du vill sammanfoga alla värden.

    3. Klicka på OK.

17. Klicka på Nästa.

18. Kontrollera att informationen som visas är korrekt på nästa sida i guiden och klicka sedan på Publicera.

19. Klicka på Stäng och kontrollera att din formulärmall är en typ av innehåll på SharePoint-webbplatsen.

    Hur gör jag?

    1. Öppna SharePoint-webbplatsen i en webbläsare.

    2. Klicka på Webbplatsinställningar på Webbplatsåtgärder-menyn i det övre högra hörnet av webbplatsen.

    3. Klicka på webbplatsinnehållstyper under gallerier i Webbplatsinställningar.

       Formulärmallen ska stå under InfoPath innehållstyper i Galleriet för innehållstyper webbplats.

Överst på sidan

Steg 5: Lägga till en innehållstyp i ett dokumentbibliotek

Innehållstyper som gör det möjligt för organisationer att ordna, hantera och hantera innehåll effektivare över en webbplatssamling. Genom att definiera innehållstyper för specifika typer av dokument, en organisation se till att var och en av dessa grupper av innehåll hanteras mer effektivt. Du kan konfigurera en lista eller ett bibliotek ska innehålla objekt av flera objekttyper eller dokumenttyper genom att lägga till innehållstyper i listan eller biblioteket.

Innan du börjar bör du kontrollera att biblioteket är inställd att tillåta flera innehållstyper.

Tillåt flera innehållstyper

1. Klicka på Inställningar för dokumentbibliotek på menyn Inställningar.

2. Klicka på Avancerade inställningar under Allmänna inställningar.

3. Välj Ja så att flera innehållstyper tillåts i avsnittet Innehållstyper och klicka sedan på OK.

1. Om listan eller biblioteket inte har öppnats klickar du på namnet i Snabbstart.

   Obs!: Om namnet på listan eller biblioteket inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på listan eller biblioteket.

2. Klicka på Inställningar för dokumentbibliotek på menyn Inställningar.

3. Klicka på Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper under Innehållstyper.

4. Välj gruppen med webbplatsinnehållstyper som du vill markera i listan Välj webbplatsinnehållstyper från i avsnittet Välj innehållstyper.

5. Klicka på den innehållstyp som du vill använda i listan Tillgängliga webbplatsinnehållstyper och klicka sedan på Lägg till om du vill flytta den valda innehållstypen innehållstyper som du lägger till listan.

6. Upprepa steg 4 och 5 om du vill lägga till ytterligare innehållstyper, och klicka sedan på OK.

Nu när en användare skapar ett nytt formulär i det här biblioteket, visas bild av formuläret enligt status för arbetsflödet.

Överst på sidan