Portföljer i Microsoft Planner är ett kraftfullt sätt att spåra viktiga leverabler och milstolpar i flera planer. Med portföljer i Planner kan du övervaka viktig planinformation, till exempel procent färdigt och status, vilket ger dig djupare insikter om projektstatus. Eftersom portföljer är inbyggda direkt i Planner-appen kan du smidigt hantera uppgifter, planer och portföljer på ett och samma ställe, oavsett om du arbetar i Planner för webben eller i Microsoft Teams.
I den här guiden får du hjälp att hålla ordning och kontrollera dina planer med en enhetlig projekthanteringsupplevelse:
Skapa en portfölj i Planner
Kom igång genom att öppna Planner i Teams eller gå till planner.cloud.microsoft för att komma åt Planner direkt från webbläsaren. Om du har en Planner- och Project Abonnemang 3 eller Planner- och Project Abonnemang 5-licens visas fliken Mina portföljer i det vänstra navigeringsfönstret, direkt under Min dag, Mina uppgifter och Mina planer.
Följ sedan stegen nedan:
-
Välj fliken Mina portföljer och välj sedan + Ny portfölj i det övre högra hörnet.
-
Ange ett beskrivande namn för portföljen.
-
Om du vill dela portföljen med en befintlig grupp väljer du lämplig grupp i listrutan och väljer sedan Skapa.
Tips: Du kan också använda den nedrullningsbara menyn bredvid knappen + Ny plan längst ned i det vänstra navigeringsfönstret och välja Portfölj.
När portföljen har skapats kan du börja lägga till planer och följa upp förloppet effektivt.
Lägga till planer i en portfölj
Så här lägger du till planer i din portfölj:
-
Gå till fliken Planer i den nya portföljen.
-
Välj knappen + Lägg till abonnemang om du vill visa en lista över alla premiumplaner som är tillgängliga för dig, inklusive abonnemang som du har skapat och de som delats med dig.
-
Välj namnet på planen du vill lägga till.
-
Välj Anslut för att länka planen till din portfölj. Då konfigureras ett schemalagt flöde för att hålla dina portföljdata uppdaterade.
Obs!: Portföljer ger dig en samlad vy över alla dina premiumplaner och -aktiviteter. grundläggande abonnemang stöds för närvarande inte. Dessutom stöds inte anslutning till Azure DevOps-projekt (ADO) och Project Online projekt.
När en plan har lagts till visas nyckelattribut, bland annat:
-
Projektledare
-
Förlopp (procent färdigt)
-
Startdatum
-
Slutdatum
De här fälten visas endast i portföljen och kan inte redigeras. Du kan däremot manuellt ange att statusfältet ska följa upp förloppet med hjälp av följande alternativ: Ej påbörjad, I tid, I riskzonen, Av banan och Stängd.
Skapa en översiktsvy
Om du vill visa din portfölj med planer och tillhörande uppgifter som en visuell tidslinje väljer du fliken Översikt. Varje plan som du har lagt till i din portfölj visas automatiskt som en distinkt rad i översiktsvyn.
Om du redan är bekant med översiktsfunktionen i Project för webben delar översiktsvyn i Planner många av samma eller liknande funktioner, till exempel möjligheten att:
-
Lägga till uppgifter i en översikt
-
Lägga till viktiga datum för att spåra milstolpar
-
Uppdatera status för enskilda aktiviteter
-
Redigera radinformation för planen
-
Anpassa översiktsvyn
Lägga till uppgifter i en översikt
Så här lägger du till specifika uppgifter i översikten och följer upp uppgifterna i en plan på ett bättre sätt:
-
Välj planen och välj sedan knappen Lägg till radobjekt i rubriken.
-
I fönstret Uppdatera objekt på sidan visas en lista över alla aktiviteter i planen. Markera de uppgifter som du vill spåra.
-
Välj Uppdatera för att lägga till de här aktiviteterna på motsvarande planrad i översikten.
Lägga till viktiga datum för att spåra milstolpar
I översiktsvyn kan du också lägga till viktiga datum för att spåra viktiga milstolpar. Det gör du genom att välja Lägg till nyckeldatum i rubriken på fliken Översikt och sedan ange relevant information.
Uppdatera status för enskilda aktiviteter
Så här uppdaterar du statusen för dina enskilda uppgifter manuellt:
-
Välj aktivitetsfasen i översiktsvyn.
-
Redigera fasinformationen i det resulterande popup-fönstret. Här kan du välja bland följande alternativ: Ej konfigurerad, I tid, Vid risk, Hög risk och Klar.
Redigera radinformation för planen
Välj planens namn om du vill uppdatera information, till exempel abonnemangsnamn, ägare och radobjekt. Du ser också alternativ för uppdatera abonnemangsdata och åtkomst till länken Abonnemang.
Anpassa översiktsvyn
Du kan också anpassa översiktsvyn med hjälp av alternativen i det övre högra hörnet på fliken Översikt. Dessa alternativ omfattar:
-
Ändra zoomning på tidslinjen
-
Filtrera efter ägare
-
Hoppa till ett visst datum
Dela en portfölj för smidigt samarbete
Om du vill dela din portfölj med medarbetare väljer du Visa och lägger till medlemmar i det övre högra hörnet i portföljhuvudet. Härifrån kan du antingen skapa en ny grupp för att dela portföljen med eller lägga till en befintlig grupp.
Hantera åtkomst
Portföljer i Planner använda Microsoft 365-grupper för behörigheter. Som gruppägare kan du lägga till eller ta bort medlemmar och styra åtkomsten baserat på deras licenstyp:
-
Användare med en licens för Planner och Project Abonnemang 3 eller Planner och Project Abonnemang 5 kan redigera portföljer.
-
Användare med Planner i Microsoft 365 eller en licens för Planner abonnemang 1 kan visa portföljer som delas med dem i skrivskyddsläge, men kan inte redigera portföljerna.
