Hantera godkännande av innehåll med hjälp av ett arbetsflöde

Artikelinnehåll

• Steg 1: Aktivera godkännande av innehåll och ange säkerhet för utkastobjekt för biblioteket

• Steg 2: Aktivera huvud- och delversioner versionshantering för biblioteket

• Steg 3: Skapa ett arbetsflöde för att hantera godkännande av innehåll för ett bibliotek

Överst på sidan

Steg 1: Aktivera godkännande av innehåll och ange säkerhet för utkastobjekt för biblioteket

När du konfigurerar ett bibliotek kan du kräva godkännande för ändringar i dokumenten som sparas i biblioteket.

När godkännande av innehåll krävs för ett bibliotek, förblir ett dokument som ändrats i vänteläge tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Om filen godkänns, tilldelas den statusen Godkänd i biblioteket och visas för alla med behörighet att visa biblioteket. Om filen avvisas, uppdateras dess status till Avvisad och förblir endast synlig för dokumentförfattaren och personer med behörighet att hantera listor.

Som standard är ett väntande dokument endast synligt för författaren och för personer med behörighet att hantera listor, men du kan ange om andra grupper av användare kan visa dokumentet eller inte.

1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

   Om namnet på biblioteket inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på biblioteket.

   1. I menyn Inställningar klickar du på inställningarna för den typ av bibliotek som du öppnar.

      I ett dokumentbibliotek klickar du exempelvis på Inställningar för dokumentbibliotek.

2. Klicka på Versionsinställningar under Allmänna inställningar.

3. Klicka på Ja under Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt? i avsnittet Godkännande av innehåll.

4. Välj Endast användare som kan godkänna objekt (och författaren av objektet) vid Säkerhet för utkastobjekt under Vilka kan visa utkastobjekt i denna/detta dokumentbibliotek.

   Obs!: Om du inte tidigare uppdaterat inställningarna för versionshantering för biblioteket väljs det här alternativet automatiskt när du väljer att kräva godkännande av innehåll.

5. Klicka på OK.

Överst på sidan

Steg 2: Aktivera huvud- och delversionshantering för biblioteket

Du måste även aktivera huvud- och delversionshantering för biblioteket för att med ett arbetsflöde kunna hantera godkännande av innehåll.

1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

   Om namnet på biblioteket inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på biblioteket.

   1. I menyn Inställningar klickar du på inställningarna för den typ av bibliotek som du öppnar.

      I ett dokumentbibliotek klickar du exempelvis på Inställningar för dokumentbibliotek.

2. Klicka på Versionsinställningar under Allmänna inställningar.

3. Klicka på Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) vid Versionshistorik för dokument.

4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Steg 3: Konfigurera ett arbetsflöde för hantering av godkännande av innehåll för ett bibliotek

I Windows SharePoint Services 3.0-webbplatser finns inga fördefinierade arbetsflöden som kan användas för hantering av godkännande av innehåll. Om du vill hantera godkännande av innehåll i ett bibliotek med hjälp av arbetsflöden måste din organisation utveckla och distribuera ett anpassat arbetsflöde som utformas specifikt som arbetsflöde för godkännande av innehåll.

När du hanterar godkännande av innehåll i ett bibliotek med hjälp av ett arbetsflöde, startas arbetsflödet för godkännande av innehåll när en användare checkar in ett dokument som en huvudversion eller när en användare väljer kommandot Publicera en huvudversion för ett dokument. Även om arbetsflödet fortskrider förblir dokumentet en delversion med statusen Väntande. Om dokumentet godkänns genom arbetsflödet för godkännande av innehåll, uppdateras dess status till Godkänd och dokumentet publiceras som en huvudversion och blir synligt för alla med behörighet att visa dokument i biblioteket. Om dokumentet avvisas genom arbetsflödet för godkännande av innehåll, uppdateras dess status till Avvisad och dokumentet förblir en delversion som endast är synlig för dokumentförfattaren och de användare som har behörighet att hantera listor.

1. Öppna biblioteket som du vill lägga till ett arbetsflöde i

   1. I menyn Inställningar klickar du på inställningarna för den typ av bibliotek som du öppnar.

      I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

2. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

   Meddelanden: 

   • Kommandot Arbetsflödesinställningar visas endast om arbetsflöden har aktiverats för webbplatssamlingen.

   • Om arbetsflöden redan har lagts till för biblioteket dirigeras du direkt till sidan Ändra arbetsflödesinställningar, och där ska du klicka på Lägg till arbetsflöde för att gå till sidan Lägg till arbetsflöde. Om inga arbetsflöden har lagts till för listan, biblioteket eller innehållstypen dirigeras du direkt till sidan Lägg till arbetsflöde.

3. Klicka på namnet på den arbetsflödesmall som du vill använda för hantering av godkännande av innehåll vid Arbetsflöde på sidan Lägg till arbetsflöde.

4. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

5. Ange en uppgiftslista som ska användas med arbetsflödet vid Uppgiftslista.

   Meddelanden: 

   • Du kan använda den standardinställda Uppgifter-listan eller skapa en ny lista. Om du använder den standardinställda Uppgifter-listan, kommer arbetsflödesdeltagare enkelt att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda Mina uppgifter-vyn över Uppgifter-listan.

   • Skapa en ny uppgiftslista om uppgifterna för detta arbetsflöde kommer att exponera känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna listan Uppgifter.

   • Skapa en ny uppgiftslista om din organisation kommer att ha många arbetsflöden eller om arbetsflödena inbegriper många uppgifter. I det här fallet kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för respektive arbetsflöde.

6. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

   Obs!: Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

7. Markera kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt vid Startalternativ.

   Obs!: Det här alternativet är endast tillgängligt om stöd för huvud- och delversionshantering aktiverats för biblioteket och om arbetsflödesmallen du valt kan användas för godkännande av innehåll.

8. Om du vill tillåta att arbetsflödet startas manuellt markerar du kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Redigera objekt. Markera kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.

9. Om ytterligare anpassningsalternativ är tillgängliga för ditt arbetsflöde klickar du på Nästa och anger sedan önskade alternativ på sidan Anpassa för arbetsflödet.

10. Om det inte finns några ytterligare anpassningsalternativ tillgängliga för arbetsflödet klickar du på OK.

    Meddelanden: 

    • Arbetsflödet för godkännande av innehåll startas automatiskt när en författare checkar in ett utkast som en huvudversion eller när en författare väljer kommandot Publicera en huvudversion för ett dokument.

    • Personer som har behörighet att godkänna ett dokument direkt kan göra detta genom att ändra egenskaperna för dokumentet direkt i biblioteket. Om ett dokument godkänns eller avvisas på det här sättet avslutas arbetsflödet automatiskt.

Överst på sidan