Viktigt!: Om du letar efter hjälp med FindTime bör du tänka på att som vi meddelade i juli 2022 har schemaläggningsundersökningen ersatt Outlook-tillägget FindTime. Lära sig mer
I stället för att hantera oändliga e-postmeddelanden, chattar och kalenderkonflikter kan du använda en schemaläggningsomröstning för att spara tid och minska tiden fram och tillbaka när du försöker hitta en tid som fungerar för alla.
Om du vill veta mer om schemaläggningsomröstning i Outlook väljer du den version av Outlook som du använder:
Outlook för Windows (senaste versionen) och Outlook på webben
Schemalägga omröstning för Outlook för Windows (senaste versionen) och Outlook på webben
Viktigt!: Den här versionen av Schemaläggningsomröstning släpps för närvarande. Du kanske inte ser den här funktionen enligt beskrivningen förrän den är tillgänglig i din region.
Här är några saker du bör veta innan du börjar med att schemalägga omröstningar:
-
Personer utanför organisationen kan rösta med hjälp av en säker webbplatslänk som skapas när du konfigurerar en schemaläggningsomröstning.
-
Det går inte att schemalägga omröstningar med delade e-postkonton eller gruppkalendrar.
-
För närvarande kan kalenderombud inte skapa nya schemaläggningsomröstningar eller rösta för huvudkalenderägarens räkning.
-
När en ny schemaläggningsomröstning skapas placeras tillfälliga undantag i allas kalendrar för att reservera tid. Undantag tas bort när organisatören väljer den sista tiden för händelsen.
Skapa en schemaläggningsomröstning
Så här skapar du en schemaläggningsomröstning:
-
Välj Ny händelse eller högerklicka på en tid i kalendern och välj Ny händelse.
-
Lägg till deltagare.
-
Välj datum- och tidsområdet och välj sedan den första dagen som du bör tänka på för händelsen. Datumet du väljer här påverkar de rekommendationer om omröstningstid som du får (rekommendationer kommer att vara efter det datumet).
-
Välj
-
Granska de föreslagna tidsalternativen (dessa tider baseras på den bästa tillgängligheten för deltagare). Om du vill ta bort ett föreslaget tidsalternativ hovra över tidsalternativet och välj
Obs!: För närvarande kan du ta med upp till 15-tidsalternativ i en omröstning, men 3–5 alternativ rekommenderas, så deltagarna blir inte överväldigade när de röstar.
-
Valfritt: Välj slutdatum och tid för en omröstning.
-
Lägg till resten av mötesinformationen om du inte redan har gjort det (titel, rum, dagordning, bifogade filer) och välj Skicka. Schemaläggningsundersökningen skickas till deltagarna och en säker omröstningswebbsida skapas.
Obs!: Tidsalternativ kan inte redigeras när du har lagt till dem i en omröstning. Ta i stället bara bort de tidsalternativ du inte vill ha och lägg till nya tidsalternativ genom att välja
Undantag är reserverade i allas kalender för varje alternativ för schemaläggning av omröstningstid
För att se till att andra möten inte schemaläggs över mötets tidsalternativ skapas undantag i allas scheman så snart en omröstning skickas.
För organisatörer visas alternativet All tid som upptagen.
För deltagare visas alla tidsalternativ som Preliminärt tills de röstar.
-
Om en deltagare röstar ja på ett tidsalternativ visas spärren i kalendern som Upptagen.
-
Om en deltagare röstar nej på ett tidsalternativ visas spärren i kalendern som Ledig.
-
Om en deltagare inte röstar på ett tidsalternativ visas spärren i kalendern som Preliminärt.
Använda filter för att enkelt se schemaläggning av alternativ för omröstningstid i kalendern
Om du snabbt vill hitta ditt alternativ för omröstningstid i kalendern väljer du
Du kan också hovra över valfritt tidsalternativ i kalendern så markeras alla undantag för omröstningen tillfälligt.
Rösta i en schemaläggningsomröstning
När deltagarna får e-postmeddelandet om schemaläggningsomröstning i inkorgen kan de rösta på sina föredragna tider. Det finns några olika sätt att rösta.
Obs!: Olika sätt att rösta kan variera beroende på vilken version av Outlook du använder.
Rösta från e-postmeddelandet om att schemalägga omröstningsinbjudan
-
Öppna e-postmeddelandet om schemaläggningsomröstning i Inkorgen.
-
Granska tidsalternativen.
-
Rösta ja för tider du gillar och Nej för tider som du inte gillar eller inte arbetar för ditt schema.
Tips: Personikonen bredvid ett tidsalternativ visar din egen tillgänglighet för datumet och tiden.
Rösta från kalendern
När en schemaläggningsomröstning har skickats av organisatören placeras preliminärt innehåll i deltagarnas kalendrar och kallas HOLD i rubriken. Om du vill rösta klickar du på mötet i kalenderrutnätet, väljer Ja eller Nej för varje gång och väljer sedan Skicka röst.
Ett annat sätt att rösta är att högerklicka på ett undantag i kalendern.
Rösta från evenemanget
Deltagare kan rösta om att schemalägga omröstningstider direkt från händelsen. Dubbelklicka på händelsen i kalendern för att öppna den och rösta.
Rösta från webbsidan för säker schemaläggning av omröstningar
När en schemaläggningsomröstning skapas skapas också en motsvarande säker webbsida och en länk till den sidan tas med i e-postmeddelandet om schemaläggningsomröstning. Vem som helst kan använda webbsidan för att rösta, och det är det enda sättet som personer utanför organisationen kan rösta på de tider de föredrar.
Göra ändringar i en schemaläggningsomröstning
Organisatören kan göra ändringar i en schemaläggningsomröstning från sin kalender.
-
Dubbelklicka på valfritt undantag för omröstningar i kalendern.
-
Gör dina ändringar genom att lägga till eller ta bort tidsalternativ eller deltagare, eller genom att uppdatera rubriken, dagordningen eller händelsebilagor, och välj sedan Skicka.
Granska röstningsresultat och välj en sista tid
När alla deltagare har röstat kan organisatören välja den sista händelsens tid.
-
Öppna händelsen.
-
Välj den tid som har flest Ja-röster .
-
Välj Avsluta omröstning med markerat alternativ.
Alla undantag tas bort från allas kalender och händelsen uppdateras med den sista tiden.
Vanliga frågor och svar
Kan jag skapa en schemaläggningsomröstning med fler än 15 tidsalternativ? Nej. Den aktuella gränsen är 15.
Kan deltagare utanför min organisation rösta? Ja. De använder länken för säker webbplats i e-postmeddelandet om schemaläggningsomröstning.
Kan jag ändra min röst? Ja, tills organisatören väljer en sista tid och avslutar schemaläggningsundersökningen eller tills omröstningen går ut.
Kan jag föreslå en ny tid? Nej, inte just nu.
Uppdateras min kalender automatiskt? Ja. Undantag läggs till när du får en schemaläggningsomröstning och tas bort när en sista tid väljs av organisatören.
Kan jag vidarebefordra en schemaläggningsomröstning till andra? Nej, deltagarna kan inte vidarebefordra schemaläggning av omröstningar. Endast organisatören kan lägga till eller ta bort deltagare.
Schemalägga omröstning för klassiska Outlook för Windows och Outlook för Mac
Funktionen för schemaläggningsomröstning används för att schemalägga möten via omröstningar. Organisatören kan skicka flera tidsalternativ via funktionen för att schemalägga omröstningaroch minimera e-postmeddelanden fram och tillbaka om schemaläggning.
Funktionen för schemaläggningsomröstning är för närvarande tillgänglig för användare av Microsoft 365-applikationer för affärsverksamhet- eller företagsabonnemang som innehåller Exchange Online. Det stöds för närvarande för GCC-klienter, exklusive GCC High.
En mötesorganisatör måste ha en postlåda i Microsoft 365 Exchange Online för att kunna använda funktionen för att schemalägga omröstningar, medan alla med en giltig e-postadress kan vara deltagare i ett möte som använder funktionen för schemaläggning av omröstningar. Den här funktionen är inte tillgänglig för organisatörer med postlådor på en lokal Exchange-server. Det stöds inte heller för delade postlådor.
Här är en lista över artiklarna i Schemaläggningsomröstning:
Omröstning om schemaläggning i Access
Skapa en omröstning med hjälp av schemaläggningsomröstning
Instrumentpanel för schemaläggning av omröstningsorganisatör
Sekretess och personligt dataskydd
Meddelanden:
-
För administratörer för Microsoft 365-klientorganisationer:
-
Om du har konfigurerat EWSApplicationAccessPolicy att tillämpa EWSAllowlist i organisationen måste du lägga till följande poster i listan över tillåtna poster (observera att dessa poster är skiftlägeskänsliga):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
