I hela företaget använder grupper Microsoft SharePoint-webbplatser för att samarbeta i dokument och dela information. Du vill skapa SharePoint-lösningar som förbättrar produktiviteten och effektiviteten i organisationen, men du vill inte skriva kod. Var börjar du?
Med Microsoft SharePoint Designer 2010 kan du utforma arbetsflödeslösningar utan kod som hanterar enkla till mer komplexa affärsprocesser i en organisation. Arbetsflöden lägger till logik i både system- och mänskliga processer. Arbetsflöden för systemprocesser kan uppdatera en datakälla när en annan datakälla ändras. Arbetsflöden för mänskliga processer kan skicka ett dokument, till exempel en utgiftsrapport, till en anställds chef för godkännande och, om det godkänns, till redovisningsavdelningen för bearbetning.
Detta möjliggörs av den kraftfulla men intuitiva arbetsflödesredigeraren i SharePoint Designer 2010 som tillåter kapslad logik, understeg med mera. Om arbetsflödet till exempel är kopplat till ett dokumentbibliotek eller om det filtreras till innehållstypen Dokument visas en grupp med sammanhangsberoende dokumentuppsättningsåtgärder. En dokumentuppsättning är en ny funktion i SharePoint Server 2010 där en grupp dokument behandlas som en enda enhet, så en arbetsflödesåtgärd för en dokumentuppsättning itereras på alla objekt i dokumentuppsättningen.
Andra nya arbetsflödesåtgärder omfattar åtgärder som ligger till grund för de tre mest populära arbetsflödena i SharePoint Server – arbetsflöden för godkännande, insamling av feedback och insamling av signaturer, verktygsåtgärder för att ändra strängar och datum. en ny relationsåtgärd som använder SharePoint User Profile Store för att slå upp en persons chef. och nya liståtgärder som ett arbetsflöde kan använda för att ange behörigheter för ett listobjekt.
Du kan också utforma och dela arbetsflöden med hjälp av Microsoft Visio med dess flödesschemamallar som kan exporteras till SharePoint Designer 2010.
I den här artikeln beskrivs grunderna i arbetsflöden. När du förstår typerna och de grundläggande byggblocken i arbetsflöden – åtgärder, villkor och steg – kan du snabbt lägga till arbetsflöden för att automatisera processer och förbättra organisationens produktivitet och effektivitet.
Artikelinnehåll
Vad är ett arbetsflöde?
Arbetsflöden är hur en organisation fungerar, en serie åtgärder som motsvarar en arbetsprocess, till exempel processen för inköpsorder. SharePoint 2010 hjälper dig att automatisera dessa arbetsflöden och därmed öka effektiviteten och produktiviteten i organisationen. Detta inträffar eftersom de automatiserade arbetsflödena driver processerna så att organisationen kan fokusera på att arbeta i stället för på att hantera processerna.
Arbetsflöden kan styra de flesta aspekter av en SharePoint 2010-webbplats, lista, bibliotek, innehållstyp eller listobjekt, inklusive objektets livscykel. Arbetsflödet kan innehålla både åtgärder som utförs av personer (eller arbetsflödesdeltagare) och åtgärder som utförs av arbetsflödet. Arbetsflödesdeltagare kan interagera med arbetsflödet via den angivna uppgiftslistan, där ett arbetsflöde kan skapa en uppgift för någon och förbli pausad tills uppgiften markeras som slutförd.
Arbetsflöden kan vara så enkla eller komplexa som affärsprocesserna kräver. Du kan skapa ett arbetsflöde som användaren initierar eller ett arbetsflöde som initieras automatiskt baserat på en händelse, till exempel när ett listobjekt skapas eller ändras.
När du använder SharePoint Designer 2010 för att utforma ett arbetsflöde följer du i allmänhet dessa grundläggande steg:
-
Välj vilken typ av arbetsflöden du vill skapa: lista, återanvändningsbar lista eller webbplats.
-
Använd arbetsflödesredigeraren för att välja och sammanställa de villkor och åtgärder som definierar stegen i arbetsflödet, så att det representerar den affärsprocess du automatiserar.
-
Spara och publicera arbetsflödet.
-
Anpassa arbetsflödesformulären som skapades automatiskt, om det behövs.
Du kan se ett arbetsflöde som ett flödesschema med åtgärder med en början, ett slut och ett sekventiellt flöde från början till slut. Arbetsflöden kan innehålla parallella grenar, men i slutändan går de från den första åtgärden till den slutliga åtgärden.
Anta till exempel att du skulle kartlägga arbetsflödet som dirigerar ett dokument i SharePoint 2010 för godkännande. När arbetsflödet startar får den angivna granskaren automatiskt ett meddelande via e-post om att de har ett dokument att granska. Granskaren granskar sedan dokumentet och ändrar status för dokumentet för att ange att de har slutfört sin uppgift och om de har godkänt eller avvisat dokumentet. Baserat på granskarens svar fortsätter arbetsflödet nedåt en av två parallella grenar. Om granskaren godkänner dokumentet flyttar arbetsflödet det godkända dokumentet till ett visst dokumentbibliotek och skickar sedan ett e-postmeddelande till hela gruppen som meddelar dem om det godkända dokumentet. Om granskaren avvisar dokumentet får dokumentets författare ett avslag i arbetsflödet. I båda fallen avslutas arbetsflödet och processen slutförs.
Diagram 1: Exempel på arbetsflöde för godkännande
Vilken typ av arbetsflöden ska jag utforma?
Det finns tre typer av arbetsflöden i SharePoint 2010:
-
Lista
-
Återanvändningsbar lista
-
Webbplats
Listarbetsflöden
Ett listarbetsflöde är den typ av arbetsflöde som var tillgängligt i SharePoint 2007. Eftersom den har kontexten för listan som den skapades för har listarbetsflöden automatiskt åtkomst till värdena i de anpassade fälten för listobjektet som de ska köras för, till exempel det anpassade fältet Anteckningar för ett dokumentbibliotek. Listarbetsflöden kan inte göras tillgängliga för andra listor eller bibliotek på den här eller andra webbplatser. Om du vill ha samma arbetsflödesfunktion för flera listor måste du återskapa arbetsflödena manuellt på alla platser.
Om du vet att du bara behöver de arbetsflöden du utformar för en viss lista har listarbetsflödet fördelen att automatiskt göra de anpassade fälten i listorna tillgängliga.
Återanvändningsbara listarbetsflöden
Du kan skapa ett återanvändbart listarbetsflöde (återanvändningsbart arbetsflöde) på webbplatssamlingens översta nivå och det arbetsflödet kan göras globalt återanvändbart, vilket innebär att arbetsflödet kan kopplas till alla listor, bibliotek eller innehållstyper i webbplatssamlingen. Du kan också skapa ett återanvändningsbart arbetsflöde på en underwebbplats i webbplatssamlingen. det här arbetsflödet är tillgängligt för återanvändning på just den underwebbplatsen.
Du kan också exportera ett återanvändningsbart arbetsflöde från en webbplats och sedan ladda upp och aktivera arbetsflödet på en annan webbplats. Du kan till exempel skapa ett återanvändbart arbetsflöde i en testmiljö, testa det och sedan exportera det till en produktionsmiljö. SharePoint Designer 2010 har stöd för att exportera ett arbetsflöde som en mall.
Återanvändningsbara arbetsflöden har som standard inte kontexten för en viss lista eller ett specifikt bibliotek. Därför tillhandahåller de som standard endast de kolumner som är gemensamma för listor och bibliotek, till exempel Skapad och Skapad av.
Om det återanvändningsbara arbetsflödet kräver att vissa kolumner finns i listan eller biblioteket som du kopplade det till kan du lägga till kolumnerna som associationskolumner. Associationskolumner läggs automatiskt till i en lista eller ett bibliotek när ett återanvändbart arbetsflöde är kopplat till listan eller biblioteket.
När du skapar ett återanvändningsbart arbetsflöde kan du alternativt välja att filtrera det återanvändningsbara arbetsflödet till en viss innehållstyp. På så sätt kan du arbeta med fälten för innehållstypen i SharePoint Designer 2010. Om till exempel ett återanvändningsbart listarbetsflöde är kopplat till innehållstypen Dokument kan du visa och använda i arbetsflödesfälten som är specifika för innehållstypen, till exempel dokument-ID. I webbläsaren kan du sedan koppla det återanvändningsbara arbetsflödet till en viss innehållstyp eller till valfri innehållstyp som ärver från den innehållstypen. Om du kopplar ett arbetsflöde till en webbplatsinnehållstyp gör du det arbetsflödet tillgängligt för alla objekt av den innehållstypen i varje lista och bibliotek på webbplatsen där den innehållstypen har lagts till. Du kan även göra det tillgängligt för webbplatser i en samling om arbetsflödet är konfigurerat som ett globalt återanvändbart arbetsflöde.
Om du vill att användarna ska kunna använda de arbetsflöden som du utformar på flera webbplatser, listor, bibliotek och innehållstyper, kommer ett återanvändbart arbetsflöde förmodligen bäst att uppfylla dina behov. Vi förväntar oss att de flesta arbetsflöden för SharePoint 2010 kommer att använda återanvändbara arbetsflöden.
Webbplatsarbetsflöden
Ett webbplatsarbetsflöde är kopplat till en webbplats – inte till en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. Så till skillnad från de flesta arbetsflöden körs inte ett webbplatsarbetsflöde på ett specifikt listobjekt. Därför är många av de åtgärder som är tillgängliga för objekt som inte är tillgängliga för webbplatsarbetsflöden.
I webbläsaren startar du ett webbplatsarbetsflöde eller visar status för pågående webbplatsarbetsflöden genom att klicka på menyn Webbplatsåtgärder , klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan klicka på Webbplatsarbetsflöden.
Om du vill skapa ett arbetsflöde, men inte behöver en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för arbetsflödena, är det förmodligen bäst att ett webbplatsarbetsflöde uppfyller dina behov. Du kan till exempel skapa ett webbplatsarbetsflöde som ett sätt för andra att ge feedback om din webbplats.
Anpassa arbetsflöden i SharePoint Server 2010
Du behöver inte börja från början för att utforma arbetsflöden som matchar processerna i din organisation. De fyra mest populära arbetsflödena i SharePoint Server 2007 – godkännande, insamling av feedback, insamling av signaturer, arbetsflöden för publiceringsgodkännande – har helt byggts om som deklarativa återanvändningsbara arbetsflöden, vilket innebär att de nu är helt anpassningsbara i SharePoint Designer 2010. Du kan kopiera och ändra (rekommenderas) eller redigera dessa arbetsflöden, liksom anpassade återanvändningsbara arbetsflöden, för att uppfylla behoven i din organisation.
Obs!: Det finns ytterligare arbetsflöden i SharePoint 2010, till exempel trelägesarbetsflödet, men de är inte deklarativa arbetsflöden och kan därför inte ändras.
De här arbetsflödena är händelseberoende och alla viktiga händelser i arbetsflödet visas i arbetsflödesredigeraren, både för varje uppgift i processen och för processen som helhet. Du kan till exempel enkelt lägga till villkor och åtgärder för att definiera vad som ska hända när varje aktivitet tilldelas, har gått ut eller slutförts.
Vad är händelser, åtgärder, villkor och steg?
Det här är byggblocken i ett arbetsflöde. Ett arbetsflöde består av ett eller flera steg och varje steg består av åtgärder och alla associerade villkor. Varje arbetsflöde initieras av en händelse.
Vad är händelser?
En händelse är det som startar eller initierar ett arbetsflöde. Händelser kan också användas för att hantera tidsinställningar för åtgärder i ett arbetsflöde, till exempel för att vänta på att statusen för ett objekt ska ändras. Det finns tre händelser som kan starta ett arbetsflöde:
-
Ett objekt skapas.
-
Ett objekt ändras.
-
En arbetsflödesdeltagare klickar på en startknapp på SharePoint-webbplatsen.
Obs!: Webbplatsarbetsflöden kan endast startas manuellt.
Du kan skapa ett arbetsflöde som en deltagare startar manuellt eller ett arbetsflöde som startas automatiskt när ett listobjekt skapas eller ändras. Du vill till exempel konfigurera ett anpassat arbetsflöde för godkännande av designändringsbegäran så att det kan startas manuellt och när ett objekt ändras, men inte när ett objekt först skapas. På inställningssidan för arbetsflödet går du till Startalternativ och väljer Inaktivera automatisk start vid skapande av objekt.
När en arbetsflödesdeltagare startar ett arbetsflöde manuellt bläddrar den personen först till listan eller biblioteket som arbetsflödet är kopplat till. Alla personer med minst behörighetsnivån Delta kan initiera ett arbetsflöde som är utformat för att starta manuellt. Om du vill starta arbetsflödena manuellt klickar deltagaren på ett objekt, klickar på Arbetsflöden på menyn och väljer sedan ett arbetsflöde från en sida som visar alla arbetsflöden som är tillgängliga för objektet. Deltagaren fyller i ett initieringsformulär för arbetsflödet om det behövs och initierar arbetsflödet genom att klicka på startknappen i formuläret. När du initierar ett arbetsflöde skapas en ny instans av arbetsflödet för det specifika objektet.
Obs!: Kommandot Arbetsflöden är bara tillgängligt när objektet finns i en lista, ett bibliotek eller är av en innehållstyp som har minst ett arbetsflöde kopplat till sig.
För ett arbetsflöde som startas manuellt kan initieringsformuläret vara så enkelt som bilden till vänster eller mer komplext, till exempel bilden till höger.
Enkelt formulär
Mer komplex form
Du kan också lägga till anpassade fält i ett initieringsformulär när du utformar arbetsflödet. Arbetsflödesdeltagarna kan sedan ge information till arbetsflödet genom att fylla i det här formuläret, och de inställningarna skickas till arbetsflödet. En ny arbetsflödesinstans startas och arbetsflödet kan sedan slå upp och använda informationen i formuläret när som helst i arbetsflödet. Du kan också ange vilka fält som ska användas i ett associationsformulär för återanvändningsbara arbetsflöden.
Vad är åtgärder?
En åtgärd är den mest grundläggande arbetsenheten i ett arbetsflöde. SharePoint Designer 2010 innehåller en uppsättning färdiga, återanvändningsbara åtgärder som du kan införliva i arbetsflödet. Arbetsflödet kan till exempel:
-
Skapa, kopiera, ändra eller ta bort listobjekt (inklusive dokument).
-
Checka in eller ut objekt.
-
Skicka ett e-postmeddelande.
-
Skapa en uppgift för någon i uppgiftslistan på gruppwebbplatsen.
-
Samla in data från en deltagare som kan refereras senare i arbetsflödet.
-
Pausa eller stoppa arbetsflödet.
-
Logga arbetsflödesinformation i en historiklista som du kan använda för avvisning eller felsökning av arbetsflöden.
-
Ange arbetsflödesvariabler eller utför beräkningar.
SharePoint Server 2010 innehåller tre nya aktivitetsåtgärder: Starta godkännandeprocess, Starta feedbackprocess och Starta anpassad uppgiftsprocess. De tre stora arbetsflödena som ingår i SharePoint Server 2010 – arbetsflödena Godkännande, Samla in feedback och Samla in signaturer – bygger på dessa åtgärder. Godkännandeåtgärderna visar alla viktiga händelser i en godkännandeprocess, vilket gör det enkelt för dig att utforma en mänsklig arbetsflödesprocess där många personer interagerar eller samarbetar i ett visst dokument.
Ett arbetsflöde kan innehålla valfritt antal åtgärder. De åtgärder som just visas utförs av arbetsflödet, men andra åtgärder kan utföras av arbetsflödesdeltagarna. I ett arbetsflöde för godkännande utförs till exempel handlingen att faktiskt granska och godkänna dokumentet av en arbetsflödesdeltagare. Åtgärder som utförs av en arbetsflödesdeltagare representeras av uppgifter som tilldelats den personen i den angivna uppgiftslistan. De fem åtgärderna i Diagram1: Exempeldiagramarbetsflöde, nära början av den här artikeln, är:
-
Skicka ett e-postmeddelande för att meddela granskaren
-
Granska dokumentet (en uppgift tilldelad till en arbetsflödesdeltagare)
-
Flytta dokumentet till dokumentbiblioteket Godkänd
-
Skicka ett e-postmeddelande för att meddela teamet
-
Skicka ett e-postmeddelande för att meddela dokumentets författare
När du utformar ett arbetsflöde identifierar du den nödvändiga sekvensen av åtgärder i den mest grundläggande meningen och sammanställer sedan den sekvensen med åtgärder med hjälp av arbetsflödesredigeraren. Till exempel i diagram 1: Exempel på arbetsflöde för godkännande är den första åtgärden du vill att skicka ett e-postmeddelande för att meddela granskaren.
Så i arbetsflödesredigeraren klickar du på det första steget, skriver en del av eller hela e-postmeddelandet och väljer Skicka ett Email.
Vad är villkor?
När du utformar ett arbetsflöde kan du använda arbetsflödesredigeraren för att skapa regler som använder villkorsstyrd logik för SharePoint-webbplatser, listor, objekt och innehållstyper. En regel anger ett villkor där arbetsflödet utför den associerade åtgärden endast om villkoret är sant. Du kan till exempel skapa en regel där arbetsflödet skickar en granskare ett e-postmeddelande endast om ett objekt skapas av en viss person. Du kan också lägga till flera villkor per gren. Du kan till exempel skapa en regel där granskaren skickas ett e-postmeddelande endast om ett objekt både (1) har skapats av en viss person och (2) dokumentrubriken innehåller specifika nyckelord. Slutligen kan du koppla flera åtgärder till ett villkor. Du kan till exempel skapa en regel där om ett objekt skapas av en viss person skickas (1) granskaren ett e-postmeddelande och (2) arbetsflödesinformation loggas till listan Historik.
Sammanfattningsvis är en regel ett eller flera villkor som är associerade med en eller flera åtgärder: Om alla satser i villkoret är sanna utför du alla associerade åtgärder.
I föregående exempel angav användaren en uppsättning med två villkor och en uppsättning med två åtgärder för arbetsflödet. Du kan dock skapa flera grenar i arbetsflödet: Om villkor A är sant gör du en åtgärd. om villkor B är sant utför du en annan åtgärd. Om du vill lägga till en gren i ett steg klickar du på Infoga Else-If Branch. Om granskaren till exempel godkänner ett dokument i arbetsflödet för godkännande utför arbetsflödet en serie åtgärder. Om granskaren avvisar ett dokument utför samma arbetsflöde en annan åtgärd. Det här är en villkorsblocksgren.
I arbetsflödesredigeraren har det här steget två grenar och ser ut så här.
Du kan också skapa en gren som inte har något villkor. På så sätt utför arbetsflödet en åtgärd om ett villkor eller en uppsättning villkor är sant och en annan åtgärd om de är falska. Följande steg i ett arbetsflöde skickar till exempel bara ett meddelande till godkännarna om villkoret är sant. annars skickar arbetsflödet ett meddelande bara till arbetsflödets initierare. Genom att lägga till en gren utan ett villkor utför arbetsflödet åtgärden i den grenen i alla fall där villkoret i den första grenen är falskt.
Obs!: Om du vill ha en gren utan ett villkor måste det vara den sista grenen i den villkorsstyrda blockeringen och inte den enda grenen i den villkorsstyrda blockeringen.
Obs!: Branchning i ett arbetsflöde kan inte utökas från ett steg till ett annat. En uppsättning Annars om-grenar, även kallat villkorsblock, finns alltid i ett enda steg. Du kan dock kapsla in steg som delsteg.
SharePoint Designer 2010 innehåller flera färdiga, återanvändningsbara villkor som du kan införliva i arbetsflödet. Du kan till exempel ange att arbetsflödet endast ska utföra de associerade åtgärderna om ett objekt:
-
Skapas eller ändras under en viss tidsperiod.
-
Skapas eller ändras av en viss person.
-
Har ett rubrikfält som innehåller angivna nyckelord.
-
Är en fil av en viss typ eller har en filstorlek i ett visst område. (Det här villkoret är bara tillgängligt när arbetsflödet är kopplat till ett dokumentbibliotek.)
Dessutom kan du skapa anpassade villkor och avancerade villkor i SharePoint Designer 2010 där du kan ange ett stort antal parametrar. Med anpassade villkor kan du jämföra ett fält i den aktuella listan med ett värde. Du kan till exempel skapa ett anpassat villkor där du utför den associerade åtgärden om fältet Godkännandestatus är lika med Godkänd. Med avancerade villkor kan du jämföra ett värde med ett annat värde. På så sätt kan du skapa en jämförelse mellan ett fält i en lista och ett värde från en annan lista. Du kan till exempel skapa ett avancerat villkor för biblioteket Delade dokument där den associerade åtgärden utför den associerade åtgärden om värdet i fältet Status i uppgiftslistan är lika med Väntande.
Obs!: En åtgärd kräver inget villkor. Till exempel skickar det första steget i Diagram 1: Exempel på arbetsflöde för godkännande, nära början av den här artikeln, ett e-postmeddelande för att meddela granskaren. Den här åtgärden har inget associerat villkor. Ett parallellt åtgärdsblock kräver inte heller något villkor.
Parallella kontra seriella åtgärder
Om du har fler än en åtgärd kopplad till ett villkor kan åtgärderna konfigureras så att de körs samtidigt (parallellt) eller efter en annan (seriell), standardinställningen.
Serieåtgärder I följande arbetsflöde kan du till exempel konfigurera två åtgärder så att när ett dokument godkänns kopieras dokumentet till arkivdokumentbiblioteket och sedan (efteråt) skickas ett meddelande. I arbetsflödesredigeraren anger du sedan att den andra åtgärden inträffar efter den första.
Parallella åtgärder I följande arbetsflöde kan du till exempel konfigurera två åtgärder så att när ett dokument godkänns skickas ett meddelande och (samtidigt) dokumentet kopieras till dokumentbiblioteket Godkänd. In the workflow editor and indicates that the second action occurs at the same time as the first. Det här är särskilt användbart med aktiviteter och åtgärder som tar mycket tid. När det till exempel gäller aktiviteter kan det användas för att styra när aktiviteter tilldelas.
Obs!: Parallella åtgärder är inte absolut samtidiga; den exakta ordningen kan inte anges och kan variera varje gång arbetsflödet körs.
Meddelanden:
-
I en regel (villkor och åtgärder) kan åtgärder utföras i serier, parallellt eller i en kombination av serier och parallella.
-
En serie eller parallella åtgärder måste finnas i ett enda steg.
Vad är steg?
Ett arbetsflöde består av ett eller flera steg. Varje steg kan innehålla flera åtgärder och associerade villkor. Du kan till och med kapsla steg i andra steg. Det kan du göra för att organisera arbetsflödet. Du kan se steg som funktionsblock i arbetsflödesredigeraren. Följande arbetsflöde har till exempel två steg, som visas i arbetsflödesredigeraren.
Med steg kan du gruppera villkor och åtgärder så att en uppsättning regler (villkor och åtgärder) kan utvärderas och utföras före en andra uppsättning.
Konfigurera åtgärder i ett arbetsflöde så att de körs med arbetsflödesförfattarens behörigheter. I SharePoint Designer 2010 kan du använda personifieringssteg för att få arbetsflödet att utföra åtgärder genom att personifiera arbetsflödesförfattaren i stället för arbetsflödets initierare. Personifieringssteg är särskilt användbara i godkännande- och publiceringsscenarier, där personer som skickar innehåll för godkännande och personer som godkänner innehåll har olika behörigheter.
Arbetsflödesförfattaren är den sista personen som publicerade arbetsflödet. När ett arbetsflöde publiceras på nytt av en annan användare ändras inte arbetsflödesförfattaren för pågående instanser av arbetsflödet. Instanser av arbetsflöden som startas efter att arbetsflödet publicerats på nytt använder den uppdaterade arbetsflödesförfattaren.
Obs!: Personifieringssteg kan bara läggas till i roten för ett arbetsflöde och kan inte kapslas i ett annat steg.
I följande scenario har personen som initierar arbetsflödena inte behörighet att lägga till en fil i arkivbiblioteket, men arbetsflödesförfattaren har det. När personen initierar arbetsflödet och villkoret utvärderas som sant i personifieringssteget kopieras dokumentet till arkivbiblioteket med hjälp av arbetsflödesförfattarens behörigheter. Steg 2 är inte ett personifieringssteg, därför körs det som arbetsflödesinitifierare. Det är en bra idé att bara använda personifieringssteg för minimal uppsättning åtgärder som kräver behörigheter för arbetsflödesförfattaren för att lyckas.
Ett steg eller många? Vissa arbetsflöden kan utformas antingen som en sekvens av åtgärder i ett steg eller som en sekvens av steg. Åtgärderna i följande steg kan till exempel brytas ut i separata steg eller kapslas med den villkorsstyrda blockeringen som separata steg
Här följer ett exempel på processen med kapslade steg i ett villkorsblock.
Steg är ett sätt att organisera arbetsflödet. Exakt hur du använder steg i dina arbetsflöden är i hög grad anpassad för dig. Ett arbetsflöde kan till exempel ha många åtgärder i ett steg som inte använder villkor. I det här fallet kanske du vill dela upp åtgärderna i steg bara för att ordna dem bättre. Reglerna i ett steg bearbetas för att slutföras innan du går vidare till nästa steg, så du vill gruppera i samma stegregler som krävs för att genomföra den specifika åtgärd eller de åtgärder som du vill använda.
Vad är arbetsflödesformulär?
Om du vill göra arbetsflödet mer dynamiskt och flexibelt kan du lägga till ett formulär i arbetsflödet. Med ett formulär kan du samla in information från arbetsflödesdeltagare vid fördefinierade tidpunkter i arbetsflödet och göra det möjligt för deltagarna att interagera med uppgifterna för det arbetsflödet och se till att data är tillgängliga för återanvändbara arbetsflöden oavsett vilken lista, bibliotek eller innehållstyp det är kopplat till.
Med SharePoint Designer 2010 kan du skapa tre typer av arbetsflödesformulär:
-
Ett initieringsformulär samlar in information från arbetsflödesdeltagaren när de startar arbetsflödet. Det genereras automatiskt när du skapar arbetsflödet i SharePoint Designer 2010. Initieringsformulär visas för användare när de manuellt startar ett arbetsflöde för ett visst SharePoint-objekt. Med ett initieringsformulär kan användarna ange ytterligare parametrar eller information om arbetsflödet som det gäller för det angivna SharePoint-objektet. Du kan till exempel använda ett initieringsformulär för att fråga vem som ska granska ett dokument och när granskningen ska vara klar. SharePoint Designer 2010 genererar automatiskt ett InfoPath- eller ASP.NET initieringsformulär enligt initieringsspecifikationerna. Om inga initieringsparametrar krävs har formuläret bara knapparna Start och Avbryt
-
Med ett anpassat uppgiftsformulär kan arbetsflödesdeltagarna interagera med uppgifter i uppgiftslistan som angetts för arbetsflödet. Med guiden Anpassad uppgift kan du enkelt skapa anpassade formulärfält och lägga till dem i ett anpassat aktivitetsformulär. När du är klar med arbetsflödet genererar SharePoint Designer 2010 automatiskt InfoPath- eller ASP.NET-formulären för dina anpassade uppgifter. När arbetsflödet körs och uppgifter skapas bläddrar användaren till uppgiftslistan som angetts för arbetsflödet, markerar uppgiften som slutförd och anger valfri eller obligatorisk information som är specifik för arbetsflödet. Arbetsflödet kan sedan svara på de ändringar som anges i arbetsflödet, eller slå upp och utvärdera den informationen i senare steg i arbetsflödet.
-
Ett återanvändningsbart arbetsflöde tillhandahåller som standard bara de fält som är gemensamma för alla objekt, till exempel Skapad och Ändrad av. Det beror på att ett återanvändbart arbetsflöde inte är kopplat till en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som standard. Med ett associationsformulär kan du associera fält med ett återanvändbart arbetsflöde så att fälten blir tillgängliga när du utformar och kör arbetsflödet.
När SharePoint Designer 2010 automatiskt genererar formulären kan du anpassa dem genom att gå till inställningssidan för arbetsflödet och i avsnittet Forms klickar du på formuläret som du vill anpassa. Arbetsflödesformulär är antingen InfoPath eller ASP.NET sidor. De lagras på SharePoint-webbplatsen med källfilerna för arbetsflödet.
Förbättrade funktioner med InfoPath 2010 formulär i SharePoint Server 2010
Om servern kör SharePoint Server 2010 (inte bara SharePoint Foundation 2010 ) är arbetsflödesformulären – association, initiering och uppgift – nu InfoPath 2010 formulär. Det är enkelt att ändra utseende och layout på InfoPath-formulär och du kan lägga till verifieringsuttryck i ett InfoPath-formulär. Om du vill redigera ett arbetsflödesformulär i InfoPath 2010 klickar du bara på formuläret så öppnas formuläret direkt från SharePoint Designer 2010. InfoPath-formulär är tillgängliga för listor, bibliotek och arbetsflöden.
Var lagras arbetsflöden?
Arbetsflöden lagras i ett dokumentbibliotek på webbplatsnivå som kallas Arbetsflöden. Det här dokumentbiblioteket skapas automatiskt av SharePoint Designer 2010. Som standard är dokumentbiblioteket Arbetsflöden dolt i webbläsaren och har inga listvyer, till exempel AllItems.aspx eller EditForm.aspx. Om du vill visa innehållet i arbetsflödesbiblioteket klickar du på Alla filer i SharePoint Designer 2010 i navigeringsfönstret och klickar sedan på Arbetsflöden i huvudfönstret.
Meddelanden:
-
Du kanske inte kan visa arbetsflöden med alla filer, Det beror på hur servern är konfigurerad.
-
Det primära sättet att komma åt och utforma arbetsflöden i SharePoint Designer 2010 är att klicka på Arbetsflöden i navigeringsfönstret .
Dokumentbiblioteket arbetsflöden innehåller en mapp för varje arbetsflöde som skapats med SharePoint Designer 2010. Mappen innehåller de källfiler som krävs för arbetsflödet, till exempel:
-
Arbetsflödesmarkeringsfilen (.xoml).
-
Arbetsflödeskonfigurationsfilen.
-
InfoPath xsn- eller ASP.NET aspx-formulär som behövs för arbetsflödena, till exempel initieringsformulär (för arbetsflöden som startas manuellt) eller anpassade aktivitetsformulär.
Om du vill redigera ett befintligt arbetsflöde i SharePoint Designer 2010 klickar du på Arbetsflöden i navigeringsfönstret. Högerklicka på önskat arbetsflöde i huvudfönstret och klicka på Redigera arbetsflöde.
Om du vill kopiera och ändra ett återanvändningsbart arbetsflöde i SharePoint Designer 2010 klickar du på Arbetsflöden i navigeringsfönstret. Högerklicka på önskat återanvändningsbart arbetsflöde i huvudfönstret och klicka på Kopiera och ändra.
Båda ovanstående procedurer öppnar arbetsflödet i arbetsflödesredigeraren. Du kan klicka på menyfliksområdet eller navigeringen med synlig sökväg om du vill redigera arbetsflödet, hantera inställningar och definiera uppgiftsprocessen för arbetsflödet.
Arbetsflödesredigeraren innehåller en åtgärd som kallas Logga till historiklista. Det är en bra idé att använda den här åtgärden i dina arbetsflöden för att hålla ett register över arbetsflödeshistoriken. Arbetsflödeshistoriken är ovärderlig för att undersöka fel eller för spårning och avvisning.
När du skapar ett arbetsflöde som använder åtgärdsloggen till historiklistan skapar SharePoint Designer 2010 automatiskt en lista med namnet Arbetsflödeshistorik. Listan skapas som standard på http://<webbplatsnamn>/Listor/Workflow%20History. Du kan ange att en annan historiklista ska skapas när du utformar en lista eller ett webbplatsarbetsflöde och när du kopplar ett återanvändbart listarbetsflöde. Den här listan innehåller kolumner för information som användar-ID, datum, händelse och felbeskrivning. Precis som dokumentbiblioteket Arbetsflöden är listan Historik som standard dold för webbläsaren, men kan visas i SharePoint Designer 2010 genom att klicka på Alla filer i navigeringsfönstret.
Arbetsflödesredigeraren innehåller sex åtgärder som interagerar med uppgiftslistan, inklusive Tilldela ett To-Do objekt, Samla in data från en användare och Tilldela ett formulär till en grupp. Arbetsflöden använder uppgiftslistan som standard, men kan konfigureras för att använda en anpassad uppgiftslista. Du kan använda en anpassad uppgiftslista för att skilja arbetsflödesuppgifter från andra typer av uppgifter eller för behörighetsrelaterade problem. Du kan använda en anpassad uppgiftslista för alla arbetsflöden på webbplatsen eller en anpassad uppgiftslista för varje arbetsflöde. Det beror på de tekniska och organisatoriska kraven för arbetsflödena.
När du skapar ett arbetsflöde som använder någon av de tre föregående åtgärderna skapar SharePoint Designer 2010 automatiskt formuläret, innehållstypen för uppgiften och uppgiftslistan, om det behövs. Som standard kan uppgiftslistan visas i webbläsaren, till skillnad från dokumentbiblioteket Arbetsflöden och listan Arbetsflödeshistorik.
Var kan jag kontrollera status för ett arbetsflöde?
Du kan enkelt visa förloppet för arbetsflöden för ett markerat objekt via webbläsaren. Vyn Alla objekt i en lista eller ett dokumentbibliotek visar som standard den aktuella statusen för arbetsflöden som körs på ett objekt. I följande exempel är arbetsflödet För begäran om designändringpågår för widgeten 1 DCR.
Meddelanden:
-
Det kommer att finnas flera kolumner om flera arbetsflöden är kopplade till listan eller biblioteket.
-
Kolumnerna kan tas bort från vyn Alla objekt utan att påverka arbetsflödets funktion.
-
Statuskolumnen läggs inte till i vyn om det redan finns sex eller fler uppslags-\statuskolumner i vyn.
Om du klickar på arbetsflödets status för ett objekt, till exempel Pågår eller Slutförd, kommer du till sidan Arbetsflödesstatus för arbetsflödet för det specifika objektet. Om du vill se status för webbplatsarbetsflöden klickar du på menyn Webbplatsåtgärder , på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsarbetsflöden. På sidan arbetsflödesstatus får du information om:
-
Vem som initierade arbetsflödena och när för objektet
-
Uppgifter som är kopplade till arbetsflödet för objektet
-
Historik för arbetsflödet för objektet, till exempel när arbetsflödena initierades och när det slutfördes
Arbetsflödesvisualisering
Du ser också en arbetsflödesvisualisering för arbetsflödets status om:
-
Alternativet Visa arbetsflödesvisualisering på statussidan valdes i SharePoint Designer 2010 när arbetsflödet publicerades
-
Dator där arbetsflödena publicerades hade Visio Premium 2010 installerat
-
Arbetsflödet körs på SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services körs på servern
Obs!: Visio behöver inte installeras på den lokala datorn för att visa arbetsflödets visualisering.
Med arbetsflödesvisualisering skapas och visas ett Visio-diagram över arbetsflödet automatiskt i en Visio-webbdel på sidan Arbetsflödesstatus. Arbetsflödets visualisering visar en dynamisk vy över var ett visst arbetsflöde finns.
Om du vill visa sidan Arbetsflöden för ett objekt kan du också klicka på objektet i listan och sedan klicka på Arbetsflöden på menyn.
Obs!: Kommandot Arbetsflöden är bara tillgängligt när objektet finns i en lista eller ett bibliotek som har minst ett arbetsflöde kopplat till sig.
När en användare startar ett arbetsflöde för ett objekt SharePoint Foundation 2010 eller SharePoint Server 2010 läggs en ny kolumn till i listan eller biblioteket som objektet finns i. Som standard matchar kolumnnamnet namnet på arbetsflödet. I den här skrivskyddade kolumnen visas aktuell status för objektet i arbetsflödet. Den här statuskolumnen läggs till automatiskt för varje arbetsflöde första gången den körs.
I varje kolumn är arbetsflödesstatusen en länk. När du till exempel klickar på Pågående visas sidan Arbetsflödesstatus för den instansen av arbetsflödet.
Förslag på nästa steg
Arbetsflöden är ett kraftfullt sätt att lägga till programlogik på SharePoint-webbplatser och -program. Nu när du förstår grunderna i arbetsflödet kanske du vill komma igång genom att skapa ett arbetsflöde. Mer information om hur du designar och anpassar arbetsflöden finns i avsnittet Se även .
Överst på sidan
