Introduktion till InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services är en serverteknik som gör det möjligt för användare att fylla i formulär i en webbläsare. Genom att hantera formulär på en central plats kan du effektivisera affärsprocesser och förbättra relationerna med kunder, partners och leverantörer.

Översikt över InfoPath Forms Services

Nå kunder, partner och leverantörer med användarvänliga formulär

Effektivisera formulärdrivna affärsprocesser

Hantera formulär och formulärmallar på en central plats

Översikt över InfoPath Forms Services

Användarna behöver inte ha InfoPath installerat på sin dator för att fylla i en webbläsaraktiverad formulärmall, och de behöver inte heller ladda ned något extra från webben. Allt de behöver är åtkomst till en webbläsare, till exempel Windows Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services kan du också lagra och hantera formulär och formulärmallar på en central plats. InfoPath Forms Services är byggt på och kräver Windows SharePoint Services 3.0, som gör att du kan publicera formulärmallar som du utformar på en gemensam plats i en organisation. Dessutom kan användare skicka formulär till SharePoint-bibliotek, som är mappar där en samling filer lagras och där filerna ofta använder samma mall. Det är också möjligt att integrera formulär i dokumenthantering och livscykeluppgifter som arbetsflöde och rättighetshantering.

Den InfoPath Forms Services tekniken är tillgänglig i Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL och separat i Microsoft Office Forms Server 2007.

Designupplevelsen

Formulärmallar som kan fyllas i i en webbläsare kallas webbläsaraktiverade formulärmallar. Om du vill skapa den här typen av formulärmall utformar du en webbläsarkompatibel formulärmall i InfoPath, publicerar den på en server som kör InfoPath Forms Services och aktiverar den för användning på webben.

I vissa fall kan du aktivera formulärmallen för användning på webben genom att markera kryssrutan Aktivera formuläret så att det fylls i med hjälp av en webbläsare i Guiden InfoPath-publicering. I andra fall måste du publicera formulärmallen på en delad plats i företagsnätverket och sedan kontakta en servergruppsadministratör för att få hjälp med att aktivera formulärmallen och göra den tillgänglig på servern.

Administratörsgodkännande krävs i följande scenarier:

• Formulärmallen innehåller hanterad kod.
• Formulärmallen kräver en fullständig säkerhetsnivå som gör att de resulterande formulären har fullständig åtkomst till systemresurserna på användarnas datorer, till exempel filer och inställningar.
• Formulärmallen använder en dataanslutning som hanteras av en administratör.
• Formulärmallen är aktiverad för visning på en mobil enhet.

Om administratörsgodkännande krävs vägleder Publiceringsguiden dig genom stegen för att förbereda formulärmallen för överlämnande till en administratör.

När en webbläsarkompatibel formulärmall är webbläsaraktiverad kan användarna använda webbläsaren för att fylla i formulär som baseras på formulärmallen.

Användarupplevelsen

Användarupplevelsen med att fylla i ett formulär i en webbläsare är nästan identisk med att fylla i ett formulär i InfoPath. Kontroller som upprepande avsnitt och funktioner som formler och villkorsstyrd formatering fungerar till exempel på samma sätt i båda miljöerna.

Även om du fyller i ett formulär i en webbläsare är det som att fylla i ett formulär i InfoPath, men det finns en viktig skillnad. I en webbläsare ersätts InfoPath-menyerna och verktygsfälten med ett verktygsfält högst upp i formuläret, som visar alternativ för att spara, stänga, skriva ut och uppdatera formuläret. Det här fältet visas också längst ned i ett formulär, så att användarna inte behöver rulla tillbaka till början av ett långt formulär för att fylla i formuläret.

Om du aktiverar alternativen för att skicka formulärmallen visas även knappen Skicka i verktygsfältet. När de klickar på den här knappen skickas formulärdata direkt till den datakälla som du angav när du utformar formulärmallen, till exempel en webbtjänst eller SharePoint-lista. Om formulärmallen har fler än en vy visas även en vylista i verktygsfältet.

1. Användarna skickar data till externa datakällor genom att klicka på knappen Skicka i verktygsfältet.

2. Användare växlar mellan vyer genom att klicka på ett objekt i listan Visa i verktygsfältet.

När du utformar formulärmallen kan du anpassa verktygsfältsinställningarna i dialogrutan Formuläralternativ . Du kan till exempel ta bort en eller flera knappar eller dölja verktygsfältet längst ned i användarens formulär.

I följande avsnitt får du lära dig mer om fördelarna med att använda InfoPath Forms Services.

Överst på sidan

Nå kunder, partner och leverantörer med användarvänliga formulär

När du publicerar en formulärmall på en server som kör InfoPath Forms Services kan du distribuera den inte bara på företagets intranät, utan även på externa webbplatser, till exempel extranätwebbplatser eller företagswebbplatser. På så sätt kan du samla in data från kunder, partner, leverantörer och andra som är viktiga för att ditt företag ska lyckas. Ett stort försäkringsbolag kan till exempel använda en enda webbläsaraktiverad formulärmall för att samla in och behandla försäkringsanspråk. En försäkringskund kan använda en webbläsare för att fylla i skadeformuläret på företagets webbplats. Alternativt, om kunden ringer försäkringsbolaget för att rapportera anspråket, kan en försäkringsagent använda InfoPath för att fylla i samma ansökningsformulär på en intranätwebbplats. På samma sätt kan en myndighet samla in data från medborgare genom att publicera webbläsaraktiverade formulärmallar på sin webbplats.

När användare öppnar formuläret, antingen genom att navigera till ett bibliotek eller genom att ange en URL för formuläret i sin webbläsare, kan en av två saker hända:

• Formuläret öppnas i en webbläsare Om användarna inte har InfoPath installerat på sin dator öppnas formuläret i en webbläsare där de kan fylla i det på samma sätt som andra webbaserade formulär.

• Formuläret öppnas i InfoPath Om användarna har InfoPath installerat på sin dator öppnas formuläret i InfoPath, där de kan fylla i det på samma sätt som andra InfoPath-formulär. Eftersom de fyller i formuläret i InfoPath har de här användarna fördelen att de kan använda alla InfoPath-funktioner för att fylla i formulär, av vilka vissa inte är tillgängliga i webbläsarformulär.

  Obs

  Du kan anpassa inställningarna för formulärmallen så att den alltid öppnas i en webbläsare, även om användarna har InfoPath installerat på sin dator. Det kan vara användbart när du vill att funktionerna för att fylla i ett formulär ska vara identiska för alla, eller när du inte vill att formuläret ska öppnas i InfoPath, eftersom du vill hindra användare från att öppna eller ändra den underliggande formulärmallen i designläge.

Om användarna fyller i formulär på en mobil enhet, till exempel en privat digital assistent (PDA) eller smartphone, kan du utforma din webbläsaraktiverade formulärmall så att den kan öppnas och fyllas i med hjälp av en mobil enhetswebbläsare. När användare använder en mobil enhet för att komma åt formuläret öppnas det på skärmen i ett förenklat format.

Effektivisera formulärdrivna affärsprocesser

Formulär är i centrum för många affärsprocesser. Genom att lagra webbläsaraktiverade formulärmallar på en server som kör InfoPath Forms Services kan du integrera formulärdata med befintliga affärsprocesser eller program. Du kan till exempel:

• Skicka data till befintliga affärssystem När du utformar en webbläsarkompatibel formulärmall kan du skapa dataanslutningar till webbtjänster eller andra externa datakällor. På så sätt kan du skicka data till befintliga affärssystem, företagsprogram eller företagsdatabaser. En försäljningsavdelning kan till exempel utforma ett formulär som kan skicka försäljningsämnen och kundinformation till ett befintligt CRM-system (Customer Relationship Management).
• Frågedata från befintliga affärssystem Det går också att fråga data i befintliga affärssystem, företagsprogram eller företagsdatabaser. När användare till exempel öppnar ett formulär baserat på formulärmallen kanske du vill att data från en extern datakälla ska visas i namn- och adressfälten i formuläret. På så sätt kan du dra nytta av befintliga organisationsdata och förenkla processen med att fylla i ett formulär.
• Lägga till arbetsflöden i formulär Du kan lägga till ett arbetsflöde i formulärmallen som lagras i ett bibliotek. På så sätt kan du konsekvent hantera vanliga affärsprocesser. Som chef kan du till exempel använda ett arbetsflöde för godkännande för att dirigera ett utgiftsrapportformulär via en lista med godkännare. Godkännare kan godkänna eller avvisa utgiftsrapportformuläret, omtilldela godkännandeuppgiften eller begära ändringar i formuläret. I InfoPath klickar användarna på kommandon på Arkiv-menyn för att delta i arbetsflödet. På servern kan de peka på namnet på formuläret i biblioteket, klicka på pilen som visas och sedan klicka på Arbetsflöden för att delta i arbetsflödet.
  

Överst på sidan

Hantera formulär och formulärmallar på en central plats

Du kan lagra formulärmallar och tillhörande formulär på en central lagringsplats på en server som kör InfoPath Forms Services. Det gör det enkelt att hitta, dela och hantera formulär och formulärmallar.

Exempel på viktiga fördelar är möjligheten att:

• Lagra formulär och formulärmallar på en central plats Du kan associera en formulärmall med ett bibliotek, som är en plats på en SharePoint-webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer med andra i organisationen. När användare fyller i formulär baserade på formulärmallen i biblioteket visas de ifyllda formulären i biblioteket tillsammans med viktig information från själva formulären. Beroende på hur SharePoint-biblioteket är utformat kan användarna fylla i formulär som baseras på formulärmallen, exportera data från slutförda formulär till Microsoft Office Excel eller sammanfoga data från flera formulär till ett formulär. I följande exempel visas utgiftsrapporter som lagras i ett bibliotek.
  
• Använda innehållstyper för att hantera formulärmallar Du kan använda Guiden InfoPath-publicering för att publicera en formulärmall som webbplatsinnehållstyp. En innehållstyp definierar en formulärmall, en uppsättning kolumner och dokumenthanteringsinställningar på servern, till exempel arbetsflödes- eller principinställningar.
  Genom att skapa innehållstyper kan du återanvända formulärmallar och inställningar i en webbplatssamling. Om du tidigare ville använda en formulärmall i flera SharePoint-bibliotek var du tvungen att publicera två distinkta kopior av formulärmallen, en för varje bibliotek. Om du ville uppdatera formulärmallen var du tvungen att ändra formulärmallen på båda platserna. Men nu kan du publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp. När du uppdaterar innehållstypen tillämpas ändringen automatiskt där innehållstypen används.
  Du kan tilldela en enskild innehållstyp till flera bibliotek i en webbplatssamling eller tilldela flera innehållstyper till ett enda bibliotek. Du kan till exempel lägga till en innehållstyp för statusrapportformulär i alla bibliotek som används av försäljningsavdelningen i företaget, så att varje säljteam samlar in och rapporterar samma typ av information till ledningen. Du kan också anta att din avdelning använder olika formulärmallar för resebegäran, reserapport och utgiftsrapportformulär. Du kan publicera de tre formulärmallarna som webbplatsinnehållstyper och lägga till dem i ett enda bibliotek som används för att lagra information om gruppens resor. När personer skapar ett nytt formulär från biblioteket kan de sedan välja vilka av dessa formulärmallar de vill använda.
• Hantera formulär och formulärmallar Servergruppsadministratörer kan styra hur formulärmallar används av användare och distribueras i hela organisationen. De kan till exempel styra vem som kan publicera formulärmallar på hela webbplatsen eller bestämma hur formulärmallar ska uppgraderas på servern med minimal påverkan för formuläranvändare.
• Hantera dataanslutningar på en central plats Om flera formulärmallar använder samma dataanslutningar kan du lagra inställningarna för den dataanslutningen i en dataanslutningsfil i ett dataanslutningsbibliotek. När en användare öppnar ett formulär som ansluter till en dataanslutningsfil använder InfoPath inställningarna i filen för att ansluta till den externa datakällan. På så sätt kan flera formulärmallar använda samma dataanslutningsfil, så det finns inget behov av att manuellt skapa samma dataanslutning för varje formulärmall. Om plats- eller anslutningsinställningarna för en extern datakälla ändras behöver du inte heller uppdatera varje formulärmall som använder dataanslutningen. I stället uppdaterar du bara dataanslutningsfilen en gång så fortsätter alla formulärmallar att fungera som förväntat.

Överst på sidan