Innehållstyper i SharePoint är viktiga för att hantera metadata och säkerställa konsekvens i hela organisationen. Varje innehåll i SharePoint skapas från en innehållstyp. Den här guiden hjälper dig att förstå vilken innehållstyp som är, hur du skapar, publicerar och hanterar innehållstyper effektivt.
Vad är en innehållstyp?
En innehållstyp i SharePoint är en återanvändningsbar samling mallar, metadata (kolumner), arbetsflöden, beteenden och andra inställningar för en kategori med objekt eller dokument. En innehållstyp samlar ihop ett objekt och information om objektet. Objektet kan vara en av många olika typer av filer, ett dokument, en Excel-arbetsbok eller till och med en statusindikator för en förloppsrapport. Det kan också vara en lista eller en mapp. En innehållstyp associerar det här objektet med viktiga metadata eller annan information, till exempel en mall eller en bevarandeprincip. Du kan hantera inställningarna för en kategori med information på ett centraliserat och återanvändbart sätt.
Standardinnehållstyper och anpassade innehållstyper
SharePoint innehåller många inbyggda innehållstyper som standard. Du kan använda de fördefinierade innehållstyperna, till exempel Tomt dokument eller Meddelande, utan några ändringar, eller så kan du skapa anpassade innehållstyper för att uppfylla organisationens unika krav.
Standardinnehållstyper
Här är en kort lista över några standardinnehållstyper i SharePoint. Det finns många fler, som du kan se genom att titta på sidan Webbplatsinställningar på en SharePoint webbplats.
-
Dokumentinnehållstyper: Grundläggande sida, Dokument, Formulär, Länk och Wiki-sida
-
Mappinnehållstyper: Mapp, diskussion och sammanfattningsaktivitet
-
Lista innehållstyper: Meddelande, Händelse, Kontakt, Problem, Länk, Bokningar, Uppgift med mera
Det här är bara ett exempel på ett brett utbud av tillgängliga innehållstyper. Följ de här stegen om du vill se vilka standardtyper som är tillgängliga på webbplatsen:
Visa alla standardinnehållstyper
Obs!: Du måste ha minst en roll som webbplatsägare för att kunna se alla standardinnehållstyper på en SharePoint-webbplats.
-
Välj den lista du vill arbeta med i Snabbstart eller välj Inställningar
-
Välj Webbplatsinformation.
-
Välj sedan Visa alla webbplatsinställningar.
-
Välj Webbplatsinnehållstyperunder Webb Designer Gallerier.
-
På sidan Galleri för innehållstyp ser du innehållstyperna (till exempel rapport, bild eller dokument), överordnad (t.ex. dokument, objekt eller RTF-resurs) och källa (vanligtvis din aktuella webbplats).
Information om hur de inbyggda innehållstyperna relaterar till varandra finns i SharePoint i Microsoft 365-hierarkin för standardinnehållstyper.
Se Lägga till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek
Anpassade innehållstyper
Anpassade innehållstyper kan göra det enklare för användare att vara konsekventa. Även om det finns många inbyggda innehållstyper kanske du vill skapa anpassade innehållstyper för organisationen. Varje organisation har unika krav och olika typer av innehåll. Det kan till exempel finnas formella kontrakt, rapporter, försäljningsförslag, designspecifikationer, företagsprocedurer och så vidare. Du kan skapa separata innehållstyper som hjälper dig att hantera den här sorten.
Innehållstyper kan definieras för nästan alla objekt i SharePoint. Det omfattar dokument och andra filer, listobjekt, mediefiler och mappar. Du kan ange följande attribut för varje innehållstyp. De här attributen associeras automatiskt varje gång någon skapar ett nytt dokument eller en annan fil av en viss innehållstyp.
-
Dokumentmallen, om det är ett dokument
-
Informationshanteringsprinciper som anger bevarande- och granskningsprinciper
-
Kolumner (metadata) som är kopplade till innehållet
-
Arbetsflöden som objekt av den här innehållstypen kan använda
-
Anpassade funktioner
Du kan till exempel definiera en innehållstyp för Försäljningskontrakt och lägga till den i biblioteket som din grupp använder. När någon sedan vill skapa ett säljförslag väljer de bara Försäljningskontrakt på menyn Nytt dokument .
En dokumentinnehållstyp som det här försäljningskontraktet kan ha följande attribut:
-
Mallen för dokumentet
-
Kolumner som är kopplade till innehållet, där varje kolumn representerar ett metadataobjekt. I följande lista visas till exempel några vanliga dokumentmetadata:
-
Säljare
-
Klientföretag
-
Inköpsordernummer och så vidare...
-
-
Ett krav på att dokumentinformationspanelen ska visas automatiskt och samla in nödvändig information varje gång en användare skapar en ny fil av den här typen
-
Inställningar för informationshantering som beskriver bevarandeprincipen, om den kan granskas och så vidare
Skapa anpassade innehållstyper
Om du vill skapa en anpassad webbplatsinnehållstyp börjar du alltid från en befintlig innehållstyp, oavsett om du använder en befintlig kategori eller om du vill skapa en ny kategori. Du kan välja från den stora samlingen med fördefinierade webbplatsinnehållstyper i galleriet Innehållstyp. Den nya webbplatsinnehållstypen ärver alla attribut för den överordnade innehållstypen, till exempel dess dokumentmall, skrivskyddade inställning eller kolumner. När du har skapat det kan du ändra något av de här attributen. Du kanske till exempel vill använda en annan mall än vad som anges i det överordnade objektet.
Så här skapar du en anpassad innehållstyp:
Skapa anpassade innehållstyper
-
Välj den lista du vill arbeta med i Snabbstart eller välj Inställningar
-
Välj Webbplatsinformationoch välj sedan Visa alla webbplatsinställningar.
-
Välj Webbplatsinnehållstyperunder Webb Designer Gallerier.
-
På sidan Innehållstypgalleri väljer du + Skapa innehållstyp.
-
På panelen Skapa innehållstyp fyller du i ett namn och en beskrivning för den anpassade innehållstypen.
-
Välj Använda en befintlig kategori eller Skapa en ny kategori.
-
Under Överordnad innehållstyp väljer du en överordnad, till exempel Innehållstyper för digitala tillgångar eller Dokumentinnehållstyper. Under den överordnade innehållstypen ändras listrutan. Välj en mer specifik överordnad innehållstyp. Om du till exempel har valt Mappinnehållstyper kan du begränsa den till Diskussion, Mapp eller Sammanfattningsaktivitet i den här rutan.
-
Välj Skapa.
Innehållstyppublicering
Innehållstyper definieras för en webbplats och gäller på den webbplatsen och dess underwebbplatser. Men ibland vill du använda en viss innehållstyp på flera webbplatser eller i olika webbplatssamlingar. Din organisation kan till exempel använda en standardmall för dokument som kräver standardiserade metadata. Eftersom du vill att alla användare i företaget ska använda den här innehållstypen för dokument är det bra att publicera i alla webbplatssamlingar. Eller så kanske teknikavdelningen skapar en innehållstyp för designspecifikationer och vill publicera den på bara de tekniska webbplatssamlingarna.
Eftersom innehållstyper inkluderar metadata är innehållstyper och metadata mycket nära länkade. En tjänst för hanterade metadata i SharePoint gör det möjligt att publicera en innehållstyp på webbplatserna där den används. Webbplatser och webbplatssamlingar som ingår i tjänsten Hanterade metadata kallas "prenumerantwebbplatser".
En tjänst för hanterade metadata måste skapas och konfigureras uttryckligen. Om du vill ta med innehållstyppublicering anger administratören en specifik webbplatssamling som ett nav. Anslutna program och webbplatssamlingar kan prenumerera på innehållstyperna i hubben. Genom att konfigurera hanterade metadatatjänster gör du det möjligt att centralt hantera innehållstyper. Innehållstyper skapas på navplatsen och alla uppdateringar kan distribueras automatiskt till prenumerantwebbplatserna.
Mer information om publiceringsinnehållstyper finns i Publicera en innehållstyp från ett innehållspubliceringsnav .
