Introduktion till listor

En lista är en samling data som du kan dela med dina gruppmedlemmar och personer som du har gett åtkomst till. Du hittar ett antal färdiga listmallar som är en bra utgångspunkt när du ska ordna listobjekt. Läs mer i Listmallar i Microsoft 365.

I den här artikeln förklaras olika begrepp inom att skapa och använda listor. Du kan skapa listor i SharePoint, appen Listor i Microsoft 365 eller Microsoft Teams. Lär dig att komma igång med listor i Microsoft Teams.

I följande artiklar finns information om listor:

• Skapa en lista
• Ta bort en lista
• Skapa, ändra eller ta bort en vy över en lista eller ett bibliotek
• Listor i Microsoft 365
• Konfigurera metadatanavigering för en lista eller ett bibliotek
• Hantera stora listor och bibliotek

Välj en rubrik nedan så öppnas den och du kan se detaljerad information.

Översikt över listor

Organisationer använder vanligtvis många typer av listor, som länkar, meddelanden, kontakter, ärendeuppföljning och undersökningar, för att nämna några.

Listor kan också innehålla uppgifter som du kan använda som utgångspunkt för samarbete i grupp eller i en affärslösning. I många fall kan listor vara snabba, effektiva lösningar med få eller inga ändringar.

Du kan till exempel använda:

• Uppgifter Inkluderar spårning av ägande och utveckling samt en tidslinje på sidan för en attraktiv visuell presentation av listans innehåll.
• Problemspårning Innehåller lagring av versionshantering och versionshistorik för djupare analyser av arbetsgruppens projekt och gemensamma arbetsuppgifter.

Listor är användbara och flexibla och innehåller många inbyggda funktioner som gör det möjligt att lagra, dela och arbeta med data på ett kraftfullt sätt.

Du kan till exempel:

• Skapa en lista med en rad olika kolumner, t.ex. Text, Tal, Alternativ, Valuta, Datum och tid, Uppslag, Ja/nej och Beräknat. Du kan också bifoga en eller flera filer till ett listobjekt om du vill ge tillgång till ytterligare information, t.ex. ett kalkylblad med kompletterande siffror eller ett dokument med bakgrundsinformation.
• Skapa listvyer för att organisera, sortera och filtrera data på olika sätt. ändra metadata, till exempel lägga till och ta bort kolumner och ändra verifieringsuttryck; Och använd listor konsekvent över webbplatser med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Du kan till exempel visa endast de händelser som är aktuella i en kalender på en startsida och skapa en visuell vy (ungefär som en väggkalender) på en annan sida.
• Skapa relationer mellan listor genom att använda en kombination av unika kolumner, uppslagskolumner och tvingande relationer (borttagning av relaterade och begränsa borttagning), som alla bidrar till att du kan skapa mer sofistikerade affärslösningar och bevara dataintegriteten.
• Skapa anpassade listor, visa data i webbdelar och webbdelssidor och importera, exportera och länka data från andra program, till exempel Excel och Access.
• Spåra versioner och detaljerad historik, kräva att ändrade data ska godkännas, använda säkerhet på objekt- och mappnivå, checka in och checka ut och automatiskt få information om ändringar genom aviseringar och RSS-feeds.
• Ordna innehåll i en enskild lista i mappar för ökad enkelhet och bättre prestanda, och generellt förbättra prestandan för stora listor genom att använda indexering.

Olika sätt att arbeta med listor

Nedan följer exempel på några metoder som gör det lättare att arbeta med listor och hantera informationen för arbetsgruppen.

Spåra versioner och detaljerad historikSpåra versioner av listobjekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats i olika versioner samt vem som har ändrat objekten. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen.

Kräv godkännandeAnge att ett listobjekt måste godkännas innan det visas för alla. Ett objekt förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett listobjekt innan det godkänns.

Anpassa behörigheter Ange om en deltagare för en lista bara kan läsa och redigera objekt som han/hon själv har skapat, eller samtliga objekt i listan. People som har behörighet för att hantera listor kan läsa och redigera alla objekt. Du kan också ange en specifik behörighetsnivå för ett enskilt listobjekt, till exempel om objektet innehåller konfidentiell information.

Skapa och hantera vyerSkapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att det blir lättare för varje användare att hitta den viktigaste och mest intressanta informationen utifrån sina egna behov.

Uppdatera listor Oavsett vilken typ av lista du uppdaterar är processen likartad för att lägga till, redigera och ta bort listobjekt.

Lägg till eller redigera listobjekt

Det finns två sätt att lägga till eller redigera listobjekt:

• Med ett formulär, vilket är standardmetoden.
• Med direktredigering, vilket innebär att du lägger till objektet direkt på listsidan.

Om listan har inställningen att spåra versioner skapas en ny version av listobjektet varje gång du redigerar det. Du kan visa historik över hur objektet har ändrats samt återställa en tidigare version om du har gjort något misstag i en senare version.

Använda formler och beräknade värden Använd formler och beräknade värden om du vill att informationen i kolumnerna i en lista ska skapas dynamiskt. Åtgärderna kan inkludera information från andra kolumner i en lista samt systemfunktioner, till exempel IDAG, för att indikera det aktuella datumet. Du kan till exempel ange ett standardförfallodatum som ligger sju dagar från det aktuella datumet.

Håll dig informerad om ändringar I listor och vyer kan RSS-teknik användas vilket innebär att uppdateringar kan skickas automatiskt till medlemmar i din arbetsgrupp. RSS är en teknik som gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar, eller RSS-feeds, av nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du kan få reda på när listor ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett smidigt sätt att hålla reda på de ändringar som är viktiga för dig.

Skapa listrelationer Skapa en relation mellan två listor. I källistan skapar du en uppslagskolumn som hämtar (eller "letar upp") ett eller flera värden från en mållista, om värdena matchar värdet i uppslagskolumnen i källistan. Om du vill kan du fortsätta att lägga till fler kolumner från mållistan i källistan. När du skapar en uppslagskolumn kan du också bestämma om du vill tillämpa relationsbeteende genom att ange ett alternativ för borttagning av relaterade eller begränsande-borttagning som hjälper dig att hålla dina data giltiga och förhindra inkonsekvenser som kan orsaka problem längre fram.

Dela listinformation med ett databasprogram Om ett databasprogram är installerat, till exempel Access, kan du exportera och importera data till och från webbplatsen, och även länka en tabell från databasen till en lista. När du arbetar med dina listdata i en Access-databas kan du också skapa frågor, formulär och rapporter. Mer information finns i Importera data från en Access-databas till en Access-webbapp.

Använda listor konsekvent på flera webbplatser Om gruppen arbetar med olika typer av listor kan du lägga till konsekvens till flera listor med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Med de här funktionerna kan du återanvända inställningar och liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för ett kundtjänstärende där vissa kolumner anges (till exempel kundkontakt), och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel är att skapa en webbplatskolumn för avdelningsnamn med en listruta med avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att vara säker på att namnen alltid visas på samma sätt i alla listor.

Arbeta med listobjekt via ett e-postprogram Använd ett e-postprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik för att ta med dig viktig listinformation. Via Outlook kan du till exempel visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på din webbplats. Mer information finns i Ansluta en extern lista till Outlook.

Ange innehållsanpassningAktivera målgruppsanpassning för att filtrera objekt efter grupper.

Listtyper

Vilken typ av lista som du använder beror på vilken typ av information som du delar.

Meddelanden Dela nyheter och status och ge påminnelser. Meddelanden stöder utökad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text.

Kontakter Lagra information om personer eller grupper som du arbetar med. Om du använder ett e-post- eller kontakthanteringsprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik kan du visa och uppdatera dina kontakter från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel uppdatera en lista över alla företagets leverantörer från ett e-postprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik, till exempel Outlook. En kontaktlista hanterar inte faktiskt medlemmarna på din webbplats men den kan användas till att lagra och dela kontakter för organisationen, till exempel en lista över externa leverantörer.

Diskussionstavlor Tillhandahålla en central plats för att registrera och lagra gruppdiskussioner som påminner om formatet för nyhetsgrupper. Om administratören har ställt in att listorna på webbplatsen ska kunna ta emot e-postmeddelanden kan e-postdiskussioner från de vanligaste e-postprogrammen lagras i diskussionstavlorna. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla för företagets nya produktlansering.

Länkar Ange en central plats för länkar till Internet, till företagets intranät och till andra resurser. Du kan till exempel skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Framhävda länkar Visa en uppsättning länkåtgärder i en visuell layout.

Calendar Store för teamets händelser eller för specifika situationer, till exempel helgdagar. En kalender tillhandahåller visuella vyer, som påminner om en skrivbords- eller väggkalender, över gruppens aktiviteter, till exempel möten, sociala tillställningar och heldagsaktiviteter. Du kan också bevaka gruppens milstolpar, till exempel tidsgränser eller datum för produktlanseringar, som inte associeras med ett specifikt tidsintervall. Mer information finns i Skapa en kalendervy från en lista.

Uppgifter Spåra information om projekt och andra uppgifter för gruppen. Du kan tilldela uppgifter till användare och bevaka statusen och procent färdigt i takt med att uppgiften utförs. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik kan du visa och uppdatera uppgifterna via din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och uppdatera den i Outlook tillsammans med dina övriga uppgifter. Mer information finns i Skapa en lista.

Projektuppgifter Lagra aktivitetsinformation med en Gantt-vy och förloppsindikatorer. Du kan spåra status och procent slutfört när uppgiften utförs. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik kan du visa och uppdatera dina projektuppgifter från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista på webbplatsen för att identifiera och tilldela arbetet med framtagningen av en utbildningsmanual och sedan övervaka projektets status från Project. Mer information finns i Skapa en lista.

Problemspårning Lagra information om specifika ärenden, till exempel supportärenden, och spåra förloppet. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och koppla ärenden till varandra. Du kan till exempel skapa en ärendeuppföljningslista för att skapa problem och lösningar för kundtjänst. Du kan även kommentera ärenden varje gång du redigerar dem, skapa en kommentarshistorik utan att ändra den ursprungliga beskrivningen av ärendet. En kundtjänstrepresentant kan exempelvis registrera alla steg som krävts för att lösa ett problem och det slutliga resultatet. Du kan också använda en lista för ärendeuppföljning med ett trelägesarbetsflöde för att underlätta ärende- och projektuppföljningen på företaget. Mer information finns i Skapa en lista.

Enkät Samla in och sammanställa feedback, till exempel enkäter eller frågor som ska besvaras av företagets anställda. Du kan utforma frågorna och svaren på flera olika sätt och visa en översikt över feedbacken. Om du har ett kalkylblad eller ett databasprogram installerat på datorn som är kompatibelt med Microsofts teknik kan du exportera resultatet och analysera det mer djupgående. Mer information finns i Skapa en undersökning.

Anpassad Skapa en lista från början. Du kan också skapa en anpassad lista som baseras på ett kalkylblad, om du har ett kalkylbladsprogram som är kompatibelt med Microsofts teknik. Du kan till exempel importera en lista från Excel som du har skapat för att spara och hantera kontrakt med leverantörer. Mer information finns i Skapa en lista utifrån ett kalkylblad.

Externa listor Arbeta med data som lagras utanför en lista, men som du kan läsa och skriva till i Microsoft 365. Datakällan för en extern lista kallas för en extern innehållstyp. Till skillnad från en intern Microsoft 365-lista används Konnektivitetstjänster för företag för en extern lista för att komma åt data direkt från ett externt system (till exempel SAP, Siebel och Microsoft SQL Server), oavsett om systemet är en databas, webbtjänst eller ett affärssystem.

Anpassad lista i databladsvy Skapa en tom lista som liknar en anpassad lista men om du vill visa listan som standard i databladsvyn. I databladsvyn kan du använda ett datarutnät för att visa och redigera data som rader och kolumner. Du kan lägga till och redigera rader och kolumner, tillämpa filter och sorteringsordningar, visa beräknade värden och summor och på ett smidigt sätt redigera data i rutnätsceller. Databladsvyn kräver att Office är installerat på en klientdator med 32 bitar och att webbläsaren har stöd för ActiveX-kontroller.

Statuslista Visa och följa upp målen för projektet. Listan omfattar en uppsättning ikoner i olika färger som anger i hur hög utsträckning målen har uppnåtts.

Cirkulationer Skicka information, t.ex. bekräftelsestämplar, till medlemmarna i gruppen.

Lista för Microsoft IME-ordlista Använd data i listan som en Microsoft IME-ordlista. Du kan konvertera objekt i kolumnen Läsning till Visa med Microsoft IME och visa innehållet i Kommentar i fönstret IME-kommentar. Dessa data kan länkas till en specifik URL.

Innehållslista i PerformancePoint Lagra instrumentpanelsobjekt, till exempel styrkort, rapporter, filter, instrumentpanelssidor och andra instrumentpanelsobjekt som du skapar med PerformancePoint Dashboard Designer.

Språk och översättare Används med ett arbetsflöde för översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering. Arbetsflödet använder listan för att tilldela översättningsaktiviteter till översättaren som anges i listan för respektive språk. Du kan skapa den här listan manuellt, eller välja att listan ska skapas automatiskt när du lägger till ett arbetsflöde av typen Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering.

KPI-lista Spåra KPI:er (Key Performance Indicators) för att snabbt utvärdera de framsteg som gjorts mot mätbara mål. Du kan konfigurera KPI-listor för att spåra prestanda med hjälp av någon av fyra datakällor: manuellt angivna data, data i en Microsoft 365-lista, data i Excel-arbetsböcker eller data från Analysis Services, en komponent i Microsoft SQL Server. När KPI-listan har skapats kan du använda den och visa statusen för indikatorn på en instrumentpanelssida.

Importera kalkylblad Använda kolumner och data från ett befintligt kalkylblad. För att du ska kunna importera kalkylblad måste du ha Microsoft Excel eller något annat kompatibelt program.

Lägga till en lista på sidan

Så här lägger du till en lista på en sida med modernt SharePoint-gränssnitt:

1. Om sidan inte redan är i redigeringsläge klickar du på Redigera längst upp till höger på sidan.

2. Håll musen över eller under en befintlig webbdel så visas en rad med ett + i en cirkel, så här:

   

3. Klicka på + så visas en lista med webbdelar du kan välja bland. Bläddra ned till avsnittet Dokument, Listor och Bibliotek .

4. Välj Lista.
   Namnen på alla tillgängliga listor visas.

5. Markera listan som du vill infoga på sidan.

6. Om du är nöjd med ditt val väljer du Spara som utkast uppe till vänster. Om du sedan vill göra den uppdaterade sidan tillgänglig för andra väljer du Publicera längst upp till höger.

Så här lägger du till en lista på en sida i ett klassiskt SharePoint-gränssnitt:

1. Klicka på Inställningar i Webbplatser och klicka sedan på Webbplatsinnehåll.

2. Klicka på ikonen Lägg till en app.

   

3. Bläddra bland och klicka på den app du vill använda. Det kan finnas fler än en sida.

4. Ge appen ett unikt namn så att du kan återkalla den senare för en sida och klicka på Skapa.

5. När du kommer tillbaka till skärmen Webbplatsinnehåll kan du göra tre saker:

   • Stänga fönstret och gå tillbaka till sidan. Lägga till den nya appen på sidan med hjälp av Infoga webbdelar.
   • Klicka på appen och börja ange data.
   • Klicka på ellipsen (...) och klicka sedan på Inställningar. Du kan lägga till kolumner, ändra namn och utföra andra uppgifter här.

Ordna listor på en webbplats

Du kan använda listfunktionerna på många olika sätt, beroende på hur stora och hur många listor du har och vad som behöver göras i organisationen.

Spara många objekt i en lista

Ibland kan du behöva en enda stor lista som ska användas i olika syften. Det kanske till exempel finns ett stort antal tekniska ärenden som måste spåras i hela organisationen, med problem som gäller flera projekt och grupper.

Använd en enda lista om:

• Gruppen behöver översiktlig information om listobjekten eller olika vyer av samma uppsättning objekt. En chef kanske till exempel vill se förloppet för alla tekniska ärenden för organisationen eller alla ärenden som har skapats under en viss tidsperiod.
• Användarna vill kunna söka efter ärendena på samma plats på en webbplats.
• Du vill använda samma inställningar för listobjekten, till exempel spåra versioner eller kräva godkännande.
• Alla grupper som arbetar med listan liknar varandra. De kan till exempel ha samma behörighetsnivå. Unik behörighet kan användas för specifika listobjekt, men om behörighetsnivåerna varierar mycket bör du överväga att använda flera listor.
• Du vill kunna analysera information om listan eller ta emot sammanställda uppdateringar för listan. Du kan ange att du vill ha aviseringar när listobjekten ändras eller visa ändringarna i en lista med hjälp av RSS-teknik. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över information som har ändrats.

Skapa flera listor

Du kanske vill använda flera listor om det finns tydliga skillnader mellan de objekt du vill hantera eller mellan de grupper med användare som arbetar med objekten.

Använd flera listor om:

• Det inte är troligt att användare behöver visa översikter över samtliga objekt.
• De grupper som arbetar med informationen är distinkta och har skilda behörighetsnivåer.
• Du behöver använda olika inställningar för till exempel versionsinformation eller godkännande för flera uppsättningar med objekt.
• Du inte behöver analysera objekten samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om listan.

Ordna objekt i en lista

Nedan beskrivs några olika sätt att ordna listor och listobjekt:

Lägga till kolumner Hjälp din grupp att hitta de objekt som är viktigast genom att lägga till kolumner i listan. Du kan till exempel lägga till kolumnen Projekt i en lista så att det blir lättare för personer som arbetar med specifika projekt att visa och arbeta med sina objekt. Du kan också lägga till fler kolumner om du vill samla in ytterligare information för varje listobjekt, till exempel namnet på avdelningen eller namnet på en anställd.

Om det finns flera objekt i en lista kan du indexera vissa kolumner så att prestandan förbättras när du visar flera objekt eller växlar mellan vyer. Det här alternativet innebär inte att sättet som du ordnar objekten på ändras, men det kan underlätta för organisationer där ett stort antal objekt sparas i en lista. Indexeringen kan emellertid ta upp mer databasutrymme. Mer information finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Skapa vyer Använd vyer om personer i din grupp ofta behöver visa data på ett visst sätt. I vyer används kolumner för att sortera, gruppera, filtrera och visa data. Du kan också välja hur många objekt som ska visas samtidigt i varje vy. En användare kan till exempel bläddra i en lista och visa 25 eller 100 listobjekt per sida, beroende på vad användaren är ute efter och hur snabb anslutningen är.

Med vyer kan du spara ett stort antal objekt i en lista, men du kan bara visa de delmängder som du vill visa vid ett visst tillfälle, till exempel bara de ärenden som har anslagits i år eller aktuella händelser i en kalender. Du kan skapa personliga vyer som bara är tillgängliga för dig, och om du har behörighet att ändra en lista kan du också skapa offentliga vyer som är tillgängliga för alla. Mer information finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Skapa mappar Lägg till mappar i de flesta typer av listor om listägaren har tillåtit att mappar skapas. Detta är särskilt användbart om listobjekten kan delas upp på ett visst sätt, till exempel efter projekt eller grupp. Med hjälp av mappar kan användare enklare skapa sig en bild över listobjekten och hantera dem. Med Microsoft-teknik kan användarna använda en trädvy för att navigera på webbplatser och bland mappar på ungefär samma sätt som med mappar på hårddisken. Varje avdelning kan till exempel ha en egen mapp. Mer information finns i Skapa en mapp i en lista.