Konfigurera ett automatiserat arbetsflöde mellan Microsoft Forms och Excel via Power Automate

Introduktion

I den här guiden vägleds du genom processen att konfigurera ett automatiserat arbetsflöde mellan Microsoft Forms och Excel med Power Automate. Arbetsflödet kan automatiskt lägga till Forms svarsdata i den fördefinierade Excel-filen.

Krav

Kontrollera att du har följande innan du börjar:

Ett Microsoft 365-konto med åtkomst till Microsoft Forms och Excel (kontrollera Tjänstbeskrivning för Microsoft 365)
Åtkomst till Power Automate (Kontrollera Power Automate-licensiering för Power Automate-licenser för Microsoft 365-konto)

Steg-för-steg-guide

1. Skapa ditt Microsoft-formulär

Till att börja med behöver du ett Microsoft-formulär som samlar in de data du vill automatisera. Följ anvisningarna nedan:

Logga in på ditt Microsoft 365-konto och gå till Microsoft Forms.
Skapa ett formulär och utforma formuläret genom att lägga till frågor och konfigurera efter behov.

Formulär11

2. Konfigurera Excel-kalkylbladet

Förbered sedan ett Excel-kalkylblad för att lagra data som samlats in från formuläret:

Öppna Excel och skapa en ny arbetsbok eller använd en befintlig arbetsbok.
Etikettera kolumnerna så att de matchar fälten i ditt Microsoft-formulär. Om formuläret till exempel samlar in namn och e-postadresser kan kolumnerna ha etiketten "Namn" och "Email".

Spara arbetsboken på OneDrive eller SharePoint så att den kan nås av Power Automate.

Om du redan har en Excel-fil länkad till formuläret (via Öppna resultat i Excel från Forms resultatsida) skapas kolumnerna automatiskt. Du kan justera kolumnerna efter behov.

3. Skapa ett nytt flöde i Power Automate

Nu skapar du ett flöde i Power Automate för att länka formuläret till ditt Excel-kalkylblad:

Öppna och logga in på Power Automate

och klicka på Skapa i den vänstra menyn.

Välj "Automatiserat molnflöde" och ge flödet ett namn (t.ex. "Formulär till Excel Automation").
Under "Välj flödets utlösare" söker du efter och väljer "Microsoft Forms".
Välj "När ett nytt svar skickas" som utlösare.

4. Konfigurera utlösaren

Därefter konfigurerar du utlösaren för att ange vilka formulärsvar som ska utlösa flödet:

I listrutan väljer du formuläret vars data du vill automatisera. Om formuläret inte visas klistrar du in formulär-ID:et från formulärets URL för att lägga till formuläret.

Klicka på "Nytt steg" för att fortsätta.

5. Lägg till en åtgärd för att få formulärsvar

När du har konfigurerat utlösaren lägger du till en åtgärd för att hämta formulärsvaren:

Sök efter "Microsoft Forms" och välj "Hämta svarsinformation".

Välj formuläret i listrutan.
I fältet "Svars-Id" väljer du "Svars-Id" i rutan dynamiskt innehåll.

6. Lägga till en åtgärd för att fylla i Excel-kalkylbladet

Nu ska du konfigurera en åtgärd för att skriva formulärsvaren till ditt Excel-kalkylblad:

Klicka på "Nytt steg" och sök efter "Excel Online (företag)".
Välj "Lägg till en rad i en tabell".

1010

Välj platsen för Excel-filen (OneDrive eller SharePoint), välj dokumentbiblioteket och navigera till filen du skapade tidigare.
Välj den tabell i kalkylbladet där du vill infoga formulärdata.

1111

Mappa fälten från formuläret till kolumnerna i Excel-tabellen genom att välja dynamiskt innehåll för varje kolumn.
Spara flödet.

7. Testa ditt flöde

Innan du slutför är det viktigt att testa flödet för att säkerställa att det fungerar korrekt:

Skicka ett testsvar på ditt Microsoft-formulär.
Gå till Power Automate och kontrollera flödeshistoriken för att se om den kördes korrekt.

1212

Öppna Excel-filen för att kontrollera att data har registrerats korrekt.

1313

Felsökningstips

Om du stöter på problem kan du överväga följande felsökningssteg:

Kontrollera att alla anslutningar (Microsoft Forms, Excel och Power Automate) är autentiserade och har nödvändiga behörigheter.
Kontrollera att Excel-tabellen har formaterats som en tabell (använd "Formatera som tabell" i Excel).
Granska mappningen av dynamiskt innehåll för att säkerställa att alla fält är korrekt justerade.
Kontrollera att Excel-filen inte har ytterligare datasynkroniseringsanslutning för att undvika duplicerade data.