Lägga till anpassad hjälptext till en formulärmall

Om du vill hjälpa användarna att förstå syftet med formuläret och hjälpa dem att fylla i det kan du lägga till instruktionshjälptext i formulärmallen.

I den här artikeln förklaras hur du avgör den bästa typen av hjälptext för formulärmallen genom att ta hänsyn till faktorer som vilken typ av formulärmall du skapar, målgruppen, hur omfattande formulärmallen kommer att distribueras och om användarna fyller i formulär som baseras på formulärmallen med hjälp av en webbläsare.

Artikelinnehåll

• Kompatibilitetsöverväganden
• Typer av hjälp
• Skapa en vy för att visa hjälpen
• Skapa ett anpassat åtgärdsfönster för att visa hjälpen
• Använda villkorsstyrd formatering för att visa sammanhangsberoende hjälp
• Skapa en hyperlänk till en extern hjälpfil eller webbplats
• Lägga till instruktioner för användare att visa InfoPath-hjälpsystemet

Kompatibilitetsöverväganden

När du utformar en formulärmall i Microsoft Office InfoPath 2007 kan du välja att utforma en webbläsarkompatibel formulärmall. När du utformar en webbläsarkompatibel formulärmall är vissa funktioner inte tillgängliga. Anpassade åtgärdsfönster, som ofta används för att visa anpassad hjälptext, stöds till exempel inte i webbläsarkompatibla formulärmallar. Om du vill lägga till hjälpen i en webbläsarkompatibel formulärmall kan du överväga ett alternativt sätt att lägga till hjälp, till exempel använda villkorsstyrd formatering för att visa sammanhangsberoende hjälp.

Överst på sidan

Typer av hjälp

Beroende på formulärmallens komplexitet och användarnas behov kan du lägga till olika typer av hjälptext med hjälp av olika procedurer. Beroende på formulärmallen kan du använda mer än en typ av hjälptext i formulärmallen. Följande är en lista över de vanligaste sätten att visa hjälptext i formulärmallen:

• Hjälpvy Skapa en separat vy för att visa hjälptext när du vill ge detaljerade instruktioner till användarna. Du kan skapa en hjälpvy som bara innehåller hjälptext, eller så kan du duplicera de kontroller som du har lagt till i standardvyn för formulärmallen och ta med tillhörande hjälptext. Genom att lägga till kontroller med hjälptext kan du ange en alternativ vy för att fylla i formuläret – en som innehåller sammanhangsberoende hjälp för varje avsnitt eller kontroll. Det här är ett användbart tillvägagångssätt när målgruppen innehåller både nya användare, som behöver extra hjälp och erfarna användare, som redan vet hur de ska fylla i formuläret.

  Tips

  Eftersom webbläsarkompatibla formulärmallar inte stöder anpassade åtgärdsfönster är det ett bra alternativ till anpassade åtgärdsfönster att använda hjälpvyer för att visa hjälptext.

• Anpassat åtgärdsfönster Ett anpassat åtgärdsfönster är en HTML-fil vars innehåll visas i ett InfoPath-åtgärdsfönster när en användare fyller i ett formulär. Du kan bara ange att en HTML-fil ska öppnas i det anpassade standardaktivitetsfönstret för formulärmallen, men du kan lägga till ytterligare HTML-filer i formulärmallen som resursfiler och sedan skapa hyperlänkar mellan dem. Endast HTML-filer kan visas i anpassade åtgärdsfönster. Anpassade åtgärdsfönster kan ge formulärspecifika kommandon och hjälpinnehåll. Du kan lägga till en HTML-fil direkt i formulärmallen så att användarna kan visa det anpassade åtgärdsfönstret Hjälp även när de fyller i formuläret offline, eller så kan du länka det anpassade åtgärdsfönstret till en HTML-fil som lagras på en annan plats. Om du till exempel planerar att uppdatera hjälpinnehållet ofta, men inte vill publicera formulärmallen varje gång en uppdatering görs i HTML-hjälpfilen, är det en bra idé att lagra HTML-filen på en annan plats och länka till den från det anpassade åtgärdsfönstret. Kom ihåg att webbläsarkompatibla formulärmallar inte har stöd för anpassade åtgärdsfönster, så du bör skapa ett anpassat åtgärdsfönster endast för formulär som ska fyllas i i InfoPath.

• Villkorsstyrd formatering Du kan använda villkorsstyrd formatering för att ange olika formateringsalternativ för en kontroll som baseras på villkor som uppstår i formuläret. Om de angivna villkoren är sanna när en användare fyller i ett formulär tillämpas den villkorsstyrda formateringen. När du lägger till hjälptext i ett avsnitt i formulärmallen och lägger till villkorsstyrd formatering i det avsnittet tillåter du en användare att visa eller dölja sammanhangsberoende hjälptext för ett avsnitt eller en kontroll efter behov, utan att växla vy. Det här är ett användbart sätt att tillhandahålla infogad hjälp för specifika avsnitt eller kontroller för användare som vill ha hjälpen.

• Extern hjälp Du kan lägga till en länk till en extern fil, till exempel en HTML-fil på en webbplats. Om webbplatsen för teknisk support för din organisation till exempel innehåller en webbsida för att starta en livechattsession med en teknisk supporttekniker kan du lägga till en hyperlänk till formulärmallen som gör att användarna kan öppna sidan i sina webbläsare. Den här metoden är användbar när du utformar en formulärmall för en annan avdelning i organisationen och den avdelningen är bäst kvalificerad att ge användarna hjälp eller teknisk support.

• InfoPath-hjälpsystemet för användare som fyller i formulär InfoPath innehåller ett dedikerat hjälpsystem för användare som fyller i formulär. Genom att instruera användarna att trycka på F1 när de fyller i ett formulär kan de komma åt hjälpavsnitten om standardfunktioner i InfoPath. Använd den här metoden för formulär som användarna fyller i med endast InfoPath.

Överst på sidan

Skapa en vy för att visa hjälpen

Om du vill skapa en separat vy i formulärmallen så att användarna kan visa hjälpen om att fylla i formuläret måste du först skapa en hjälpvy för formulärmallen och sedan lägga till en knapp i standardformulärvyn som användarna kan klicka på för att komma åt hjälpvyn.

Skapa en hjälpvy

1. Klicka på Hantera vyer på Visa-menyn.
2. Under Åtgärder i åtgärdsfönstret Vyer klickar du på Lägg till en ny vy.
3. Skriv ett namn på hjälpvyn i rutan Nytt vynamn och klicka sedan på OK.
   Skriv till exempel Hjälp.
4. I formulärmallen klickar du i den vy som du just lagt till och skriver eller klistrar in den hjälptext du vill använda.
5. Om åtgärdsfönstret Kontroller inte visas klickar du på Fler kontroller på menyn Infoga eller trycker på ALT+I, C.
6. Klicka på Knapp i åtgärdsfönstret Kontroller.
7. Högerklicka på knappen du lade till och klicka sedan på Knappegenskaper på snabbmenyn.
8. Klicka på fliken Allmänt.
9. Skriv en etikett för knappen i rutan Etikett . Skriv till exempel Återgå till formulär.
10. Klicka på Regler.
11. Klicka på Lägg till i dialogrutan Regler.
12. Klicka på Lägg till åtgärd.
13. Klicka på Växla vy i rutan Åtgärd.
14. Klicka på namnet på standardvyn i rutan Visa .
15. Klicka på OK fyra gånger för att återgå till formulärmallen.

När du har skapat hjälpvyn för formulärmallen måste du lägga till en knapp i standardvyn så att användarna enkelt kommer åt hjälpvyn när de fyller i formuläret.

Lägga till en knapp i standardvyn

1. Klicka på Hantera vyer på Visa-menyn.
2. Klicka på namnet på standardvyn i åtgärdsfönstret Vyer .
3. Om åtgärdsfönstret Kontroller inte visas klickar du på Fler kontroller på menyn Infoga eller trycker på ALT+I, C.
4. Klicka på Knapp i åtgärdsfönstret Kontroller.
5. Högerklicka på knappen du lade till och klicka sedan på Knappegenskaper på snabbmenyn.
6. Klicka på fliken Allmänt.
7. Skriv en etikett för knappen i rutan Etikett . Skriv till exempel Hjälp.
8. Klicka på Regler.
9. Klicka på Lägg till i dialogrutan Regler.
10. Klicka på Lägg till åtgärd.
11. Klicka på Växla vy i rutan Åtgärd.
12. I rutan Visa klickar du på namnet på hjälpvyn som du lade till i föregående procedur.
13. Klicka på OK fyra gånger för att återgå till formulärmallen.

Överst på sidan

Skapa ett anpassat åtgärdsfönster för att visa hjälpen

Så här skapar och aktiverar du ett anpassat åtgärdsfönster:

1. Klicka på Formuläralternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Programmering under Kategori.

3. Markera kryssrutan Aktivera anpassat åtgärdsfönster .

4. I rutan Namn i åtgärdsfönstret skriver du det namn som du vill ska visas högst upp i det anpassade åtgärdsfönstret. Skriv till exempel Hjälp.

5. Om du vill lägga till en fil i formulärmallen klickar du på Resurs Files.

   Obs

   Om du vill länka en fil till formulärmallen skriver du den absoluta sökvägen till HTML-filens plats i rutan Plats för åtgärdsfönstret och klickar sedan på OK.

   Obs

   Vi rekommenderar att du länkar till en HTML-fil som finns i samma domän som formulärmallen. Annars visas en avisering för användare som öppnar ett formulär som baseras på formulärmallen.

6. Klicka på Lägg tilli dialogrutan Resurs Files.

7. I dialogrutan Lägg till fil bläddrar du till och markerar den HTML-fil du vill använda och klickar sedan på OK.

8. Om HTML-filen som du har lagt till refererar till ytterligare filer, till exempel sammanhängande formatmallar, lägger du även till dessa filer.

   Tips

   Du kan bara ange att en HTML-fil ska öppnas i det anpassade standardaktivitetsfönstret för formulärmallen, men du kan lägga till ytterligare HTML-filer i formulärmallen som resursfiler och sedan skapa hyperlänkar mellan dem.

9. I dialogrutan Formuläralternativ klickar du på namnet på HTML-filen som du just lagt till i rutan Plats för åtgärdsfönstret .

10. Om du vill testa dina ändringar klickar du på Förhandsgranska i verktygsfältet Standard eller trycker på CTRL+SKIFT+B. Det anpassade åtgärdsfönstret som du just skapade ska visas som standard när du förhandsgranskar formulärmallen.

Överst på sidan

Använda villkorsstyrd formatering för att visa sammanhangsberoende hjälp

I följande procedur beskrivs hur du använder villkorsstyrd formatering för att visa eller dölja sammanhangsberoende hjälp.

1. Om åtgärdsfönstret Kontroller inte visas klickar du på Fler kontroller på menyn Infoga eller trycker på ALT+I, C.

2. I åtgärdsfönstret Kontroller klickar du på Kryssruta och sedan på Avsnitt.

3. Klicka i avsnittet som du just lagt till i formulärmallen och skriv lite hjälptext.

4. Ta bort standardetiketttexten för kryssrutan och skriv sedan Klicka för att visa eller dölja hjälpen.

5. Klicka på fliken för avsnittet i formulärmallen och klicka sedan på Villkorsstyrd formatering på formateringsmenyn.

6. Klicka på Lägg till.

7. Klicka på Markera ett fält eller en grupp i den första rutan under Om det här villkoret är sant.

8. I dialogrutan Markera ett fält eller en grupp markerar du det fält som motsvarar den kryssrutekontroll som du lade till i steg 2 och klickar sedan på OK.

9. Klicka på är lika med i dialogrutan Villkorsstyrd formatering i den andra rutan.

10. Klicka på FALSKT i den tredje rutan.

11. Markera kryssrutan Dölj den här kontrollen under Använd sedan den här formateringen.

    Obs

    Villkoret anger nu att om kryssrutan är markerad visas avsnittet.

12. Om du vill testa dina ändringar klickar du på Förhandsgranska i verktygsfältet Standard eller trycker på CTRL+SKIFT+B.

Överst på sidan

Skapa en hyperlänk till en extern hjälpfil eller webbplats

I följande procedur beskrivs hur du lägger till en hyperlänk från formulärmallen i en extern hjälpfil, till exempel en HTML-fil eller en kompilerad hjälpfil (.chm) eller till en webbplats, till exempel en webbplats för teknisk support.

Skapa en statisk hyperlänk till en extern fil

1. Klicka på den plats i formulärmallen där du vill infoga en hyperlänk eller markera texten eller bilden som du vill göra till en hyperlänk.

2. Klicka på Infoga hyperlänk i verktygsfältet Standard.

3. Klicka på fliken Allmänt.

4. I rutan Adress skriver du url-adressen som du vill länka till.

5. Om du vill ändra hyperlänktexten som visas i formulärmallen skriver du den text du vill använda i rutan Text .

   Obs

   Om du valde en bild i steg 1 är det här alternativet inte tillgängligt.

6. Om du vill tilldela ett skärmtips som visas när en användare flyttar pekaren över hyperlänken klickar du på fliken Avancerat och skriver sedan den text du vill visa i rutan Skärmtips .

7. Om du vill testa dina ändringar klickar du på Förhandsgranska i verktygsfältet Standard eller trycker på CTRL+SKIFT+B.

Överst på sidan

Lägga till instruktioner för användare att visa InfoPath-hjälpsystemet

InfoPath innehåller ett dedikerat hjälpsystem som användarna kan använda när de fyller i formulär. Det här hjälpsystemet innehåller information om vanliga uppgifter, till exempel att aktivera eller inaktivera Komplettera automatiskt och kontrollera stavning av text i ett formulär. Som formulärdesigner kan du öppna InfoPath-hjälpen för formuläranvändare genom att trycka på F1 när du förhandsgranskar ett formulär i förhandsgranskningsfönstret.

Hjälpen för formuläranvändare är begränsad till uppgifter som gäller för alla formulär, så det är en bra idé att tillhandahålla anpassad hjälp för de formulärmallar som du utformar. För att hjälpa användarna att visa InfoPath-hjälpsystemet när de fyller i ett formulär kan du lägga till instruktioner i formulärmallen som förklarar hur du kommer åt InfoPath-hjälpsystemet. Du kan till exempel ta med något av följande exempel i formulärmallen:

• Öppna Hjälp om InfoPath genom att trycka på F1.
• Om du vill öppna Hjälp om InfoPath klickar du på Hjälp om Microsoft Office InfoPath på Hjälp-menyn .

Överst på sidan