Du kan samla in och uppdatera information via e-post med hjälp av Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access vägleder dig genom att skapa ett formulär för data insamling och skicka formuläret i ett e-postmeddelande. När e-postmottagarna skickar tillbaka de ifyllda formulären kan du välja att låta samlade data behandlas automatiskt och lagras i en viss Access-databas. Med den här metoden för data insamling kan du spara tid och ansträngning som normalt är involverad i en kopia och inklistring eller manuell data inmatning. Här följer några scenarier där du kan använda den här processen för att samla in data:
Undersökningar Du kan göra en undersökning och sammanställa resultatet genom att först skapa en Access-databas med de tabeller som behövs för att lagra resultaten och sedan använda guiden för att skapa ett undersöknings formulär och sedan skicka dem till deltagarna för undersökningen. När deltagarna svarar sparas undersöknings data automatiskt i databasen.
Status rapporter Vare sig det är den senaste lager nivå statusen eller den uppdaterade informationen om väntande problem kan ditt team hålla dig informerad genom att skicka e-postmeddelanden som innehåller den aktuella informationen regelbundet.
Händelse hantering När du organiserar en konferens eller utbildning eller andra händelser kan du skicka ett eller flera formulär som ett e-postmeddelande för att samla in kontakt information, rese-och hotell preferenser och så vidare. Om du väljer att låta Svaren behandlas automatiskt kan deltagarna ändra sina preferenser när som helst utan att behöva meddela dig, och du har alltid till gång till de senaste uppgifterna för besluts ändamål.
I den här artikeln beskrivs vad du behöver för att använda den här processen, hur du kommer igång med guiden och ger dig ytterligare information om olika steg för att göra den mest välgrundade markeringen allteftersom du följer guiden.
Obs!: Du kommer inte att kunna lägga till insamlade data om mottagaren använde antingen Hotmail eller Yahoo för att skicka data insamlings formuläret.
Innan du börjar
Om det är första gången du samlar in data via e-postmeddelanden gör du följande:
-
Kontrol lera att du har installerat följande program på datorn:
-
Komma åt 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du måste ha Outlook installerat och konfigurerat på den dator som du använder för att skicka e-postmeddelandena. Om du har Outlook installerat men ännu inte har konfigurerat det startar du Outlook och följer anvisningarna i Start guiden för Outlook. Hjälp med guiden finns i hjälp om Outlook.
-
Om du planerar att använda ett InfoPath-formulär bör du kontrol lera att du har InfoPath 2007 eller senare version installerat och att mottagarna måste installera InfoPath på sina datorer.
-
E-postmottagare måste antingen ha InfoPath eller en e-postklient som stöder HTML-format som är installerade på sina datorer för att kunna visa och redigera formuläret.
Formuläret som används för att samla in data via e-post är inte ett Access-formulär. Guiden skapar ett speciellt formulär i antingen HTML-eller InfoPath-format.
Identifiera en mål databas. Databasen kan vara i formatet. mdb eller. accdb. Dessutom stöds. mde-och. accde-filer. Om du inte vill använda en befintlig databas måste du skapa en ny.
-
-
Identifiera eller skapa de tabeller som du vill använda med data från svar på e-post. Om du samlar in data för befintliga tabeller bör du kontrol lera att tabellerna inte är skrivskyddade och att du har de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet.
Obs!: Fälten bifogad fil, Autonummer, OLE och flervärdesfält kan inte samlas in med hjälp av e-postmeddelanden
Om data insamlings åtgärden fyller två eller fler tabeller måste du skapa en urvals fråga och använda den som formulärets data källa. Kontrol lera att frågan innehåller alla obligatoriska fält från de underliggande tabellerna. Om du använder en befintlig fråga bör du kontrol lera att frågan inte är skrivskyddad och att du har de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet. Mer information om hur du skapar en fråga som baseras på två eller flera tabeller finns i artikeln Introduktion till frågor.
Lagra data som nya poster i följande situationer:
-
Om data fyller i flera tabeller.
-
Om mål tabellen saknar primärt fält. Primär Nycklarnas värden är nödvändiga för att mappa varje svar till en befintlig post. Om det inte finns något primärt fält i mål tabellen lägger du till det nu eller tilldelar ett befintligt fält som har unika värden som primär nycklar.
-
Om mål tabellen inte har några poster. Om tabellen är tom förutsätter guiden att du vill lägga till poster.
-
Om mottagarnas e-postadresser inte lagras som ett fält i databasen. När du samlar in data för att uppdatera poster kan du inte manuellt skriva adresserna i det genererade meddelandet. Fältet adress måste finnas i mål tabellen eller i en tabell som har en relation med mål tabellen.
Komma igång
-
Öppna databasen där insamlade data lagras.
-
Om du vill lägga till data i en enskild tabell markerar du tabellen i navigerings fönstret. Om du vill fylla i flera relaterade tabeller väljer du den fråga som är bunden till de här tabellerna.
-
Gör något av följande för att starta guiden:
-
Klicka på Skapa e-posti gruppen samla in data på fliken externa data .
-
Högerklicka på tabellen eller frågan och klicka sedan på Hämta och uppdatera data via e-post.
Obs!: Om tabellen inte innehåller några fält, eller om det bara har fälten räknare, OLE-objekt, bifogad fil eller flervärdesfält, visas följande meddelande: den markerade tabellen eller frågan innehåller inga fält som stöder insamling av data via e-post.
-
Om tabellen innehåller fält som har stöd för data insamling startar guiden. Om mål tabellen har stöd för både tillägg och uppdatering av data vägleds du genom de steg som krävs för att samla in data via e-postmeddelanden.
Använd följande avsnitt som referens för alla frågor som du kan ha genom följande sju viktigaste steg i processen.
Välj den typ av data inmatnings formulär som du vill skicka
Välj den typ av formulär som baseras på användar vänligheten och mottagarna.
Välj HTML-formulär Ett HTML-formulär kan visas och redige ras av en användare vars e-postklient stöder HTML
Välj Microsoft InfoPath-formulär Det här alternativet visas bara om InfoPath är installerat på datorn. Välj det här alternativet om mottagarna har installerat InfoPath och Outlook på sina datorer. Ett InfoPath-formulär ger en bättre data inmatnings-och redigerings miljö.
Guide sidan som visas nästa beror på om målobjektet stöder uppdatering av data. Om objektet är en fråga som baseras på två eller fler tabeller, eller om det är en tabell som inte har något primärt fält eller inte innehåller några poster, förutsätts det att du vill lägga till nya poster och du uppmanas att välja formulär fälten. I alla andra fall uppmanas du att ange om du vill lägga till eller uppdatera data innan du ber dig välja formulär fälten.
Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data
Ange vad du vill göra med informationen. Vilken typ av formulär du använder påverkar antalet nya poster som en mottagare kan skicka till dig i ett enda svar. När du uppdaterar data visas antalet poster som måste uppdateras av en mottagare för att identifiera antalet färdiga formulär som ska ingå i ett meddelande.
Obs!: Om du vill lägga till nya poster skriver du e-postadresserna i rutan adress i e-postmeddelandet när meddelandet skapas. Om du vill uppdatera befintliga data måste mottagarnas e-postadresser lagras som ett fält i den underliggande tabellen eller frågan, eller i en relaterad tabell.
Ange de data som du vill samla in
När du väljer fält som ska ingå i formuläret är det inte nödvändigt att inkludera alla fält som finns i den underliggande tabellen eller frågan i formuläret. Men följande villkor måste uppfyllas:
-
Obligatoriska fält: Fält som är markerade med en asterisk (*) är obligatoriska fält. Om du samlar in nya poster inkluderar guiden automatiskt alla fält vars obligatoriska egenskap är inställd på Ja. Om de obligatoriska fälten för post är tomma, går det inte att lägga till posten i tabellen.
-
Fält typer som inte stöds: Du kan inte ta med vissa fält typer i formuläret, till exempel räknare, bifogade filer, OLE-objekt eller uppslags fält med flera värden.
-
Primärt fält: Användaren kan ange ett värde i fältet när de lägger till poster. svaret bearbetas inte om det angivna värdet redan används.
Obs!: För varje inkluderat fält anger du en etikett under fält egenskaperoch klickar på skrivskyddad om du inte vill att användaren ska ändra data i fältet.
Ange automatisk eller manuell data behandling
Du kan välja automatisk eller manuell bearbetning av svar. Automatisk bearbetning innebär att när du får svar kan Outlook och Access samar beta för att exportera data till mål tabellerna i databasen. Automatisk bearbetning kan spara tid och kraft. Manuell bearbetning innebär att du startar exporten för att överföra data från en angiven mapp i Outlook till mål tabellen i Access.
Svar har exporter ATS till mål tabellen så länge följande villkor uppfylls vid den tidpunkt då Svaren når post lådan:
-
Outlook måste redan köras på datorn. Om Outlook inte körs startas bearbetningen nästa gång du startar Outlook.
-
Åtkomst får inte vara lösenordsskyddad och ska inte vara öppen i exklusivt läge. Namnet eller platsen för databasen får inte ändras sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Namnen på tabellerna och frågorna och egenskaperna för fälten i formuläret får inte ändras sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i underliggande tabeller och frågor.
Obs!: Om automatisk bearbetning Miss lyckas kan du försöka åtgärda eventuella problem och sedan exportera Svaren manuellt. Alla svar som kommer fram till inkorgen efter att du löst problemen behandlas automatiskt.
Ange egenskaper för automatisk bearbetning av svar
Om du vill ange en annan Outlook-mapp där svaren lagras klickar du på mappens namn i avsnittet Ange hur svars sidan ska bearbetas i guiden. Välj en annan mapp i dialog rutan Välj mapp eller klicka på ny för att skapa en ny mapp.
Om du klickar på Ange egenskaper för att styra automatisk bearbetning av svar för att ändra eller finjustera import inställningarna kan du läsa följande tabell för information om tillgängliga alternativ:
|
Alternativ |
Resultat |
|---|---|
|
Ta bort svar från personer som du inte har skickat meddelandet till |
Markera den här kryss rutan om du endast vill att svar som skickas av de ursprungliga mottagarna av ditt meddelande ska behandlas automatiskt. Svar från andra personer lagras i målmappen, men behandlas inte automatiskt. |
|
Acceptera flera svar från varje mottagare |
Markera den här kryss rutan om du vill att endast det första svaret från varje mottagare ska behandlas automatiskt. Det andra och efterföljande svaret lagras i målmappen, men behandlas inte automatiskt. Obs!: Den här inställningen styr bara antalet svar och inte antalet poster i ett enda svar som bearbetas. Om du skickar ett InfoPath-formulär kan en användare skicka flera poster i ett enda svar, och alla poster i svaret behandlas automatiskt, även om den här kryss rutan inte är markerad. |
|
Tillåt endast uppdateringar av befintliga data |
När mottagarna använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data kan de skicka nya poster utöver uppdateringar till befintliga poster. Markera den här kryss rutan om du endast vill bearbeta uppdateringarna till befintliga poster. |
|
Antal svar som ska bearbetas |
Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som du vill ska behandlas automatiskt. Om du vill att alla svar ska behandlas automatiskt anger du ett stort värde, till exempel 5000, i text rutan. Svar som tas emot efter att det angivna värdet nås lagras i målmappen, men behandlas inte automatiskt. |
|
Datum och tid för att stoppa |
Ange när automatisk bearbetning av svar ska stoppas för detta e-postmeddelande. Svar som tas emot efter detta datum och denna tid sparas i målmappen, men behandlas inte automatiskt. |
Om du vill ändra dessa alternativ vid ett senare datum klickar du på Hantera svari gruppen samla in data på fliken externa data . I dialog rutan Hantera data insamlings meddelanden väljer du det meddelande som du vill ändra inställningarna för och klickar sedan på meddelande alternativ. De ändringar du gör i dialog rutan påverkar alla efterföljande svar som du får för det meddelandet.
Manuellt bearbeta svar
Om du vill styra när svar ska hanteras väljer du inte alternativet Automatisk bearbetning. Svaren lagras i en angiven mapp i Outlook tills du väljer och högerklickar på varje svar i mappen och klickar sedan på Exportera data till Microsoft Access i snabb menyn.
I vissa fall kanske du måste bearbeta svaren manuellt som inte kunde behandlas automatiskt.
Kom ihåg följande innan du exporterar data
-
Access-databasen ska inte vara öppen i exklusivt läge och namnet eller platsen för databasen får inte ändras sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Namnen på tabellerna och frågorna och egenskaperna för fälten i formuläret får inte ändras sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i underliggande tabeller och frågor.
Välj hur du vill ange e-postadresserna för mottagarna
Om du bara samlar in ny information kan du ange e-postadresserna på två sätt:
-
Skriv e-postadresserna enskilt i Outlook-e-postmeddelandet eller Välj adresser från en adress bok.
-
Använd fältet för e-postadress i den aktuella Access-databasens tabell eller fråga.
Obs!: När du samlar in data och uppdaterar befintliga poster visas inte den här dialog rutan eftersom mottagarnas e-postadresser måste vara tillgängliga som ett fält i databasen.
Ange e-postadresserna direkt i Outlook
Om du anger mottagarna i Outlook kan du förhandsgranska och anpassa meddelandet innan du skickar det. I e-postmeddelandets brödtext finns en kort introduktion och ett formulär. Vi rekommenderar att du inte gör några ändringar i formuläret. Ändringar i formulär strukturen kan leda till att svaret inte behandlas.
Använda e-postadresser i ett fält i databasen
Alternativet att välja en associerad tabell refererar till tabeller som är relaterade. Om du vill visa eller redigera tabell relationer i databasen går du till databas verktygen. i gruppen relationer klickar du på relationer
Mer information om relationer finns i artikeln Guide till tabell relationer.
Granska och ange listan med mottagare
Det sista viktiga steget är att förhandsgranska och anpassa e-postmeddelandet, finjustera din mottagar lista och sedan skicka ett data insamlings meddelande.
Skapa och skicka e-postmeddelandet
När du får information om att du kan skapa e-postmeddelandet och visar dig hur du visar e-poststatus med hjälp av kommandot Hantera svar kan vissa varnings meddelanden visas. I följande tabell beskrivs varje varning och åtgärden du kan vidta för att lösa problemet:
|
Varnings meddelande |
Beskrivning |
S Olution |
|---|---|---|
|
Vissa poster innehåller inte en giltig adress i den angivna e-postadressen. Inga data kommer att returneras för dessa rader. |
Fältet för e-postadress som du har valt innehåller null-värden. |
Om du vill samla in data för varje post avslutar du guiden och ersätter nullvärden med e-postadresser. Starta sedan guiden igen. |
|
Du har för närvarande ett exklusivt lås på databasen. automatisk bearbetning kommer inte att ske förrän låset släpps. |
Databasen är öppen i exklusivt läge. |
Om du väljer att låta svar behandlas automatiskt, behandlas bearbetningen inte eftersom det inte går att lägga till eller uppdatera en databas som har ett exklusivt lås. Stänga och öppna databasen igen i icke-exklusivt läge när du har skickat meddelandet |
|
Dessa e-postmeddelanden kan innehålla data som är konfidentiell eller känslig. |
Du samlar in data för att uppdatera befintliga poster och det formulär du är på väg att skicka kommer att färdigställas med befintliga data. |
Om vissa formulär fält innehåller känslig information går du tillbaka till steget steg där du markerade fälten och tar bort fälten som innehåller känslig information från formuläret |
När du har förhandsgranskat och anpassat meddelandet kan du filtrera fältet för e-postadress och välja mottagare. Välj de e-postadresser du vill använda genom att markera motsvarande kryss rutor. Om du ser en dialog ruta med ogiltiga e-postadresser kan du anteckna adresserna i listan och klicka på Avsluta. Verifiera de ogiltiga adresserna, gör nödvändiga korrigeringar och försök sedan att skicka meddelandet igen.
