Lägga till en assistent på din profil i Microsoft 365

Med hjälp av fältet Assistent i Microsoft 365 kan en profilägare ange den person som stöder dem i den dagliga samordningen. Chefer kan till exempel ange vem deras assistent är. Assistentbeteckningen är endast informativ. Den åsidosätter inte personens befintliga roll eller tilldelar nya organisationsansvar.

Assistentinformation visas i avsnittet Kontakt på profilkort. Om du vill lägga till eller uppdatera assistentinformationen i din profil följer du anvisningarna i Redigera din profil i Microsoft 365.

När assistentinformationen har lagts till visas den i chefens profil, vilket hjälper kollegor att snabbt identifiera rätt kontaktpunkt för schemaläggnings- eller samordningsbehov, vilket minskar onödiga fram- och tillbaka-avbrott och avbrott. 

Vad innebär att bli listad som assistent?

Assistentens beteckning är bara ett synligt profilattribut. 
Det beror inte på organisationens rapporteringshierarki och beviljar inte heller några särskilda behörigheter, åtkomst eller funktioner. Att lägga till någon som assistent utlöser inte aviseringar, ändrar åtkomstnivåer eller tilldelar den personen något ansvar. Det hjälper helt enkelt andra att förstå vem profilägaren delegerar som assistent. 

Vem kan läggas till som assistent? 

I fältet Assistent kan du lägga till antingen en intern klientanvändare eller en gästanvändare med en Azure AD profil. Det kräver inte att personen har en specifik jobbroll eller är en del av profilägarens rapporteringshierarki. 

Assistentbeteende i scenario med flera klientorganisationer: 

En användare från en extern klient kan tilldelas som assistent. Den tilldelade assistenten ser dock inte den här relationen på profilen för den person de stöder.  

Exempel:
John är tilldelad som assistent till Dave. De tillhör olika klientorganisationer. 

• Användare i Daves klientorganisation kan se John listad som Daves assistent.

• John kan inte visa det här assistentvärdet på Daves profil, trots att han är den tilldelade assistenten.

Det här beteendet är avsiktligt eftersom assistentinformation inte visas för klientorganisationer. 

Får den utsedda assistenten något meddelande? 

När du anger eller uppdaterar assistentfältet skickas inget meddelande till den person som anges som assistent. Detta är avsiktligt, eftersom: 

• Assistentbeteckningen är endast informativ, inte en arbetsflödesåtgärd.

• Beteckningen är informativ och ändrar inte roller, uppgifter eller åtkomst, så ingen systemvarning krävs.

• Användare kan uppdatera det här fältet för att öka organisationens medvetenhet utan att utlösa aviseringar.

Fältet Assistent: 

• Representerar en aktiv klientorganisationsanvändare som har en Azure AD profil.

• Ägs och hanteras av profilägaren.

• Visas konsekvent för klientanvändare i Microsoft 365-upplevelser, till exempel profilkort, avsnittet Organisation på profilkortet och Copilot (om tillgängligt). När en assistent avslutar organisationen rensas det lagrade assistentvärdet från profilen och fältet visas inte längre i profilen.

• Du kan när som helst bara ha en assistent åt gången.

Var visas assistentinformationen? 

När assistenten läggs till visas den på profilkortet (kontaktavsnittet) som hjälper kollegor att identifiera rätt kontaktpunkt när de visar en persons profil. 

Hantera sekretess och synlighet för användare 

När du klickar på ikonen "i" dirigerar profilredigeraren dig till lämplig inställningssida för att hantera synligheten. 

Assistenten visas som standard för Alla i organisationen. Beroende på klientorganisationens principer kanske du kan: 

• Ändra synligheten för Endast mig

• Åsidosätt standardsekretessinställningar som angetts av din organisation

Så här används assistentinformation 

När assistentinformationen har sparats visas den här assistentinformationen på profilkortet för den person som assistenten lades till i. 

Admin Inställningar för assistenten i SharePoint Admin Center 

I sp-administrationscentret kan innehavaradministratörer –  

1. Inaktivera assistentfunktionen genom att markera den som "inaktiverad" eller ange den som valfri eller som en obligatorisk egenskap. Standardvärdet är "valfritt".

2. Ange standardsekretess för assistentegenskapen (till "Alla" eller "Endast jag" och ange om användaren kan åsidosätta det här värdet. Standardvärdet är "Alla".

3. Ange om standardinställningen för sekretess kan åsidosättas/ändras av användaren. Standardinställningen är att inte ange åsidosättningsfunktionen.

Vanliga frågor och svar 

1. Kan jag lägga till fler än en assistent?
   Nej. Endast en assistent kan läggas till och visas i en profil i taget.

2. Kan någon annan hantera min assistent åt mig? 
   Nej. Endast profilägare kan hantera assistenten.

3. Varför visas inte assistentfältet i Profilredigeraren? 

   Din innehavaradministratör kan ha: 

   1. Inaktiverade fältet Assistent 

   2. Begränsad redigerbarhet för användare 

   3. Dolt fältet från profilredigeraren
      
      Kontakta administratören om du anser att du bör ha åtkomst. 

4. Kan jag ta bort assistenten tillfälligt?
   Ja. Om redigering är tillåtet kan du ta bort assistentvärdet. Detta tar bort den från din profil tills du lägger till den igen.

5. Hur lång tid tar det innan ändringarna visas?
   Det kan ta upp till 24 timmar innan ändringarna träder i kraft automatiskt och kräver ingen IT- eller HR-intervention.