Om du har länkar i brödtexten i dina e-postmeddelanden som pekar på filer som lagras på OneDrive eller SharePoint, visar Outlook flera typer av information om dessa länkar och låter dig styra vem som kan komma åt de länkade filerna.
Hur gör jag för att vet du vilka länkar som pekar på filer som lagras på OneDrive eller SharePoint?
När du lägger till en länk till en fil i OneDrive eller SharePoint i brödtexten i e-postmeddelandet visar Outlook länken med en grå bakgrund. Om du klickar på länken visas en liten dialogruta där du ser vem som kommer att kunna komma åt länken.
Obs!: Informationen här gäller endast länkar som infogats i brödtexten i ett e-postmeddelande. Även om du kan bifoga filer direkt i e-postmeddelandet från OneDrive eller SharePoint och kontrollera behörigheterna för dessa filer på ett liknande sätt, gäller informationen i det här avsnittet endast för länkar som infogas i brödtexten i e-postmeddelandet.
Hur gör jag för att infoga en länk till en OneDrive- eller SharePoint fil?
Det finns flera sätt att infoga en länk i brödtexten i e-postmeddelandet.
-
Kopiera länken från OneDrive eller SharePoint och klistra sedan in den i meddelandets brödtext.
-
När du har ett nytt e-postmeddelande, svarar eller vidarebefordrar öppet väljer du Meddelande > Länk > Infoga länk. Välj sedan en fil som finns på OneDrive eller SharePoint.
-
Svara på eller vidarebefordra ett meddelande med befintliga länkar.
Outlook ställer automatiskt in behörigheterna för länken till det som klientorganisationens administratör har valt som standardbehörighet för din organisation.
Hur gör jag för att ändra behörigheter för min länk?
Om du vill ändra vem som kan komma åt länken till ett OneDrive- eller SharePoint dokument klickar du på länken i brödtexten i e-postmeddelandet och väljer sedan symbolen> i dialogrutan behörigheter för att visa länkinställningarna.
Markera eller klicka på något av alternativen i listan.
Förutom att välja en åtkomstnivå kan du även tillåta redigering (eller avmarkera rutan för att inaktivera redigering) och även blockera nedladdning. I det här fallet öppnas filen som är länkad till endast i ett webbläsarfönster.
Obs!: Om du vill blockera nedladdning av en fil måste du avmarkera alternativet Tillåt redigering .
Välj Använd för att spara ändringarna. Du kan ange separata behörighetsnivåer för varje länk du lägger till i brödtexten i e-postmeddelandet.
Kommer mottagarna att ha åtkomst till den länkade filen?
Outlook kontrollerar om mottagarna av meddelandet kommer att kunna komma åt länkarna du har i meddelandet till filer som lagras på OneDrive eller SharePoint. Processen går snabbt, men kan ta ytterligare tid om du skickar ett meddelande till ett stort antal mottagare. Du kan inte skicka meddelandet förrän Outlook har slutfört den här kontrollen.
Om Outlook bekräftar att en eller flera mottagare inte kan komma åt länken ändras färgen till röd och ett litet rött utropstecken visas bredvid länkens namn. Om du klickar på länken visas information om vilka mottagare som inte kan komma åt länken och varför.
Från popup-rutan kan du hantera åtkomst och ändra länkens åtkomstnivå, välja att bifoga filen som en kopia i stället för en länk eller ignorera varningen.
Tips: Om du har flera länkar i e-postmeddelandet med åtkomstfel kan du navigera mellan länkarna med fel med hjälp av kortkommandot Ctrl+Alt+F1.
Om Outlook inte kan verifiera om mottagarna har åtkomst till länken visas ett litet utropstecken bredvid länknamnet, men länken ändrar inte färg. Om du klickar på länken kan du välja att ignorera det här meddelandet.
Innan du skickar meddelandet kommer Outlook att varna dig om vissa av mottagarna inte har tillgång till en eller flera länkar. Du kan skicka ändå eller välja Skicka inte för att gå tillbaka till behörigheterna för länkåtkomst.
Skicka ditt meddelande
Om du försöker skicka e-postmeddelandet innan Outlook har kontrollerat om alla mottagare kan komma åt länkarna i vårt meddelande visas ett varningsmeddelande. Du kan Skicka ändå eller Skicka inte och tillåta Outlook att slutföra kontrollen av behörigheter. Om du inte gör något ändras varningsmeddelandet så snart Outlook har kontrollerat länkarna.
