Microsoft 365 erbjuder olika typer av grupper som kan hjälpa grupper att samarbeta mer effektivt. Varje grupptyp har ett unikt syfte, till exempel att hantera e-postkonversationer, dela filer eller organisera händelser. I den här artikeln utforskar vi de olika typerna av grupper i Microsoft 365 och vad de kan användas till, så att du kan välja rätt grupps samarbetsbehov.
Grupptyper i Microsoft 365
-
Microsoft 365-grupper är utformade för samarbete inom organisationen. De levereras med en grupp-e-postadress och En SharePoint-webbplats där du kan dela dokument, anteckningar och dagordningar för möten. Du kan använda Microsoft 365-grupper för projektledning, gruppkommunikation och dokumentdelning.
-
Distributionsgrupper används för sändningsinformation och uppdateringar för personer både inom och utanför organisationen. De kan användas för att dela jobbuppdateringar, organisationsändringar eller händelser med en viss uppsättning kunder eller anställda.
-
Säkerhetsgrupper är utformade för att ge åtkomst till Microsoft 365-resurser och göra det enklare att administrera. De kan användas för att ge åtkomst till viktiga företagsresurser som verktyg, portaler, rapporter och enheter som skrivare.
-
E-postaktiverade säkerhetsgrupper är som säkerhetsgrupper, men med den extra möjligheten att skicka e-postmeddelanden till alla medlemmar. De kan användas för att skicka nyheter, kampanjer och företagsuppdateringar till säljteamet.
Grupper kan skapas i Administrationscenter för Microsoft 365- eller Microsoft 365-appar som Outlook, Teams med mera. Du kan skapa grupper online eller lokalt beroende på organisationens inställningar. När du har skapat den kan du lägga till medlemmar, ange behörigheter och börja använda den för samarbete, kommunikation och delningsresurser.
Roller för ägare, medlemmar och gäster i grupper
-
Ägare – Ägaren till en grupp är den person som skapar gruppen och har full kontroll över den. Ägare kan lägga till eller ta bort medlemmar, ändra gruppinställningar och hantera gruppresurser som filer och kalendrar.
-
Medlem – Medlemmar är de personer som ägaren lägger till i gruppen. Medlemmarna kan komma åt gruppens resurser och delta i gruppkonversationer.
-
Gäst – Gäster är personer som inte är medlemmar i organisationen men som får åtkomst till gruppresurserna av ägaren. Gäster kan bjudas in att gå med i en grupp för att samarbeta i specifika projekt eller för att ge feedback. Läs mer om hur du lägger till gästanvändare i Microsoft 365-grupper.
Hantera grupper i Microsoft 365
Du kan skapa, hantera och så småningom dra tillbaka en grupp i Microsoft 365. När du skapar en grupp kan ägaren välja grupptyp, lägga till medlemmar och ange behörigheter. När en grupp har skapats kan ägaren hantera den genom att lägga till eller ta bort medlemmar, ändra gruppinställningar och hantera resurser som filer och kalendrar. Någon gång kanske en grupp inte längre är nödvändig och ägaren kan dra tillbaka gruppen, vilket tar bort den från systemet och hindrar någon från att komma åt dess resurser.
Det är viktigt att observera att grupper kräver att en ägare fungerar korrekt. Om en grupp inte har någon ägare eller om ägaren tas bort, tilldelar ett automatiskt system en ny ägare till gruppen. Den här processen hjälper till att hålla grupper funktionella och ser till att det alltid finns en ägare som ansvarar för att hantera gruppen. Läs mer om hur du hanterar ägarlösa Microsoft 365-grupper.
