Som projektledare är det bara att kommunicera med många projekt intressenter — från grupp medlemmar som utför projekt aktiviteter till organisationens chefer och projekt kunder. Eftersom kommunikationen är så viktig att projektet lyckades, och eftersom du kommunicerar med olika typer av information till olika typer av intressenter måste du ha ett plant schema. Du kan använda Project Web App via ditt Project Online-abonnemang för att implementera många aspekter av kommunikations planen och för att utbyta rätt typer av information med rätt personer.
Artikelinnehåll
Varför är projekt kommunikation så viktigt?
Med så många människor som deltar i ett enskilt projekt, stort eller litet, har kommunikationen en enorm roll i projektets framgångar eller framgång. När kommunikationen inte fungerar kan det hända att ditt projekt drabbar avvikelser, dubblering av ansträngning eller motsatta luckor i ansträngningen. Dessutom kan intressenterna känna till att de är i isolerade silor som inte hör till och inte stöds, vilket kan leda till dåligt moral och minskat produktivitet.
Å andra sidan när kommunikationen är bra kan ditt projekt få effektiv effektivitet i processen, identifiering och förhindrande av problem och risker, nyskapande problem med problemlösning och besluts miljö. Om du främjar god kommunikation i ett projekt förbättras sannolikheten för att projektet håller sig uppdaterad och inom dess budget.
Vad är god kommunikation? Den skickar rätt information till rätt personer. Se till att intressenter hörs på alla nivåer. Ha kanaler i stället för formella och informella konversationer som flyttar projektet framåt mot dess mål.
Metod tips för kommunikation i ett projekt
Det är bara att tänka på när du arbetar med projektets planering. Det går att lägga till utveckling av kommunikations processen bland de första aktiviteterna i ditt projekt för att få en signal till det team som kommunicerar effektivt är varje team medlem och är viktig för projektets framgångar.
I följande avsnitt beskrivs de fyra frågorna för att överväga hur kommunikationen ska hanteras genom projektets livs längd och hur man kan sammanställa dina svar i ett kommunikations abonnemang som fungerar för alla.
Vem behöver du kommunicera?
Du måste kommunicera med alla som har ett intresse eller har en besläktad framgång för projektet, det vill säga projektets intressenter. Tänk på vem dessa intressenter är. De är troligt vis på olika nivåer i organisationen och vissa kanske inte finns utanför organisationen. Här är några möjliga projekt intressenter:
-
Projekt grupps medlemmar. De här personerna utför projektets verkliga arbete.
-
Portfölj ansvarig i Project. Om din organisation är större än en hel del projekt samtidigt måste du kanske kommunicera med en portfölj ansvarig.
-
Resource Manager. Precis som med en portfölj chef kan du behöva arbeta tätt med en resurs ansvarig som säkerställer att de personer som har rätt kunskaps uppsättning för de olika projekten är tillgängliga.
-
Executive Management. Den övre hanteringen måste ofta veta hur projektet går, särskilt vad gäller schema och kostnad.
-
Sponsor eller kund. Det kan finnas en sponsor eller kund som skiljer sig från hanteringen och som betalar för projektet.
-
Slutanvändarens representant. Den här personen representerar de personer som projektet är troligt för eller på något annat sätt påverkar när det är klart.
Vilken typ av information behöver de?
Eftersom den första regeln för kommunikation är att ta reda på mål gruppen får du det mesta av dina kommunikations investeringar när du skräddarsyr kommunikationen med vad varje uppsättning intressenter behöver veta.
Till exempel måste projekt medlemmarnas uppgifter och vem som är tilldelade till, och vem som är beroende av deras uppgifter, i sin tur göra sitt arbete. De måste antagligen också få ett fullständigt projekt schema för att bevara en bra känsla för omfattningen och den prioriterade riktningen.
Till skillnad från team medlemmar som behöver viktiga uppgifter, chefer och projekt sponsorer krävs en översikt över hur projektet går till. De berör mest prestanda jämfört med projektschemat och budgeten, och du bör veta om projektet håller på att uppfylla sina mål.
Titta på listan med intressenter och tänk om projektet från sina synpunkter. Detta hjälper dig att avgöra vilken information som ska skickas till dem och vilken typ av kommunikation det är. Prata också med intressenterna och ta reda på vad och hur de föredrar att kommunicera.
Hur ofta ska den olika typen av kommunikation vara?
Försök att visa rätt saldo: för lite kommunikation och projektet riskerar mer missöden än så. för mycket kommunikation och Annoyed intressenter tycker att det är busywork som påverkar tiden att implementera eller övervaka projektet.
Vecko status rapporter och-rapporter är något av en standard för Project-gruppuppdateringar till schemat, även om de ofta är "snart"-"fristående"-möten. På samma sätt kan sponsorer och kunder också ha en veckovis Sammanfattning av projektschemat och kostnads prestanda. Om du checkar in med en portfölj ansvarig eller slutanvändare kan kommunikationen vara månads vis eller ännu kvartals vis.
Alla projekt och dess kommunikations behov är olika. Tänk igenom hur ofta kommunikationen med de olika intressenterna i projektet är. Återigen kan du prata med dina intressenter om vad de behöver och göra justeringar för att passa projektet och deras personer.
Vilken teknik används för att utbyta information?
Förstå organisationens teknik resurser som är tillgängliga för dig och dina intressenter. Periodiska möten ansikte mot öga och utbyte av information via e-post är ofta normen. Men möten med ett verktyg som Skype för företag kan vara väsentligt för geografiskt spridda intressenter och kan inkludera ljud, video, skärm delning och en virtuell whiteboard. Snabb meddelanden kan vara mer omedelbara och inte längre än e-post och kan hjälpa intressenter att snabbare få tag i den information de behöver. Med ett verktyg som Yammer kan ditt team ansluta till varandra i ett privat socialt nätverk. Du kan dela information, chatta om processer, lösa problem och fatta beslut.
Vad du än bestämmer, försök att använda de tekniska verktyg som alla är bekvämt med. Men det är inte motvilliga att prova en ny teknik om den uppfyller behoven hos projektet och teamet, eller att du ska återgå till en "gammal"-metod för kommunikation om det är det bästa. Punkten är till för att under lätta bättre samarbete i projekt gruppen.
Skapa ett projekt kommunikations abonnemang
När du har identifierat dina intressenter och bestämt vilka typer av informations utbyten som behövs till dem och hur ofta kan du börja skapa projektplanen. Den behöver inte utveckla något. Det kan vara bara en sammanfattning av två sidor eller en enkel tabell som tar fram vad du har lärt dig och ställer in fasen för god kommunikation under hela projekt livs cykeln.
Publicera kommunikations planen med ditt projekt så att alla intressenter har till gång till det när som helst. Besök det regelbundet. Om du ändrar villkoren i projektet kan du ändra dina vanliga kommunikations strategier. Om du flyttar mellan projekt faser, till exempel från planering till utförande eller från exekvering till stängning, kan det också vara möjligt för olika kommunikations behov.
Publicera kommunikations planen i Project Online
Du har många alternativ för att under lätta god kommunikation när du arbetar med Project Web App i Project Online. Till att börja med kan du lägga till kommunikations planen – förutom andra dokument som är kopplade till projektet – till dokument biblioteket för projektet.
-
Välj projekti snabb start.
-
I projekt Centerväljer du namnet på det projekt som du vill lägga till kommunikations planen för.
-
Välj dokumenti snabb start. Sidan dokument för projektet öppnas.
-
På Meny raden väljer du Ladda upp.
-
Navigera i fil systemet för att hitta och välja kommunikations plan och välj sedan Öppna. Filen läggs till i dokument biblioteket för projektet.
Visa team medlemmar så här kommer du åt projektschemat
I dina grupp medlemmar används Project Online för att skicka in sina tid rapporter eller ange framsteg mot aktiviteter. Men de kan också komma åt hela schemat – det är viktigt att du ser den stora bilden av projektet samt förstå vem som väntar på att de ska kunna genomföras.
-
Välj projekti snabb start.
-
I projekt Centerväljer du namnet på projektet. Projektet öppnas och alla aktiviteter, som har tilldelats aktiviteterna, visas när de är schemalagda att startas och avslutas, vilka aktiviteter som är beroende av varandra och mer.
Identifiera och konfigurera rätt rapporter
En viktig del av projektets kommunikation är att rapporteras. Du identifierar, ställer in och kör periodiska rapporter som behövs av team medlemmar, portfölj chef, resurs ansvarig, den övre förvaltningen, kunder och andra intressenter.
Project Web App innehåller en uppsättning exempel rapporter som du kan använda för att komma igång med vissa rapporter om rapportering. Följande exempel rapporter är:
-
Instrument panel för projekt översikt
-
Projekt översikt
-
Resurs översikt
-
Om du vill visa exempel rapporterna går du till snabb start och väljer rapporter.
-
På sidan PWA-rapporter som visas väljer du ditt språk. De tre exempel rapporterna visas.
-
Om du vill öppna rapporten i Excel på webben klickar du på ett rapport namn.
Se även
Vad kan gruppmedlemmar göra i Project Online?
Exempel rapporter i Project Online
