Det finns flera olika alternativ som du kan använda när du konfigurerar, ansluter till eller är presentatör vid ett Lync-möte. De här metodtipsen hjälper dig att dra nytta av de funktioner som gör ditt jobb enklare och dina möten bättre.
Konfigurera ett Lync-möte
Schemalägga mötet
-
Om du vill bara vill hålla ett litet, informellt möte med andra på ditt företag kan du använda standardalternativen. Kom ihåg att om du använder standardalternativen för möten blir varje deltagare presentatör och kan ansluta direkt till mötet.
-
Om det finns särskilda omständigheter för ditt möte, till exempel om det är många deltagare, om det rör känslig information eller om externa kunder deltar ska du se till att anpassa mötesalternativen efter omständigheterna. Mer information finns i Ange alternativ för Lync-möten.
Obs!: Ett möte kan maximalt ha 250 deltagare.
-
Om du både har deltagare som medverkar i rummet och onlinedeltagare kan du hålla ditt Lync-möte i ett konferensrum. Klicka på Hitta rum i Outlook om du vill hitta och lägga till ett av konferensrummen i byggnaden. Du kan också boka rummet separat och lägga till rumsinformationen i rutan Plats i mötesförfrågan.
Utse en stödpresentatör
Välj en stödpresentatör som kan träda in om du får förhinder eller blir sen. En stödpresentatör kan också starta inspelningen, hjälpa och hantera deltagarna och ta hand om frågor som uppkommer under mötet, så att du kan fokusera på själva presentationen. Detta är särskilt viktigt om det är ett stort möte eller evenemang.
Glöm inte din PIN-kod
För det mesta behöver du inget personligt ID-nummer (PIN-kod) när du ringer till mötet med en telefon, utan du ansluts direkt och ditt nummer visas i deltagarlistan. Om du vill ringa in som ledare eller som autentiserad uppringare uppmanas du dock att ange din PIN-kod och/eller ditt arbetstelefonnummer eller din anknytning.
Obs!: Att ringa in som autentiserad uppringare innebär att mötet är skyddat och att du måste identifieras för att kunna ansluta till det.
Det är en bra idé att ha din PIN-kod till hands om du skulle behöva den. Om du inte kommer ihåg din PIN-kod klickar du på Har du glömt din PIN-kod för uppringning? i mötesförfrågan och följer instruktionerna på sidan för att återställa den.
Lägga till ett utbildningsdokument eller en länk i mötesförfrågan
Om du bjuder in deltagare som inte är vana vid Lync kan du lägga till ett utbildningsdokument med anvisningar eller en länk till en Lync-utbildningskurs i mötesförfrågan så att de får lära sig mer om funktionerna i Lync innan de ansluter till mötet.
Ansluta till ett Lync-möte
-
Logga in till mötet 10–15 minuter i förväg så att du hinner förbereda allt och felsöka eventuella problem.
-
Innan mötet bestämmer du om du vill använda datorljud (Lync-integrerat ljud och video) eller en telefon för ljuddelen av mötet.
-
Om du använder datorljud konfigurerar du dina ljud- och videoenheter och kontrollerar kvaliteten. Du kan använda datorns mikrofon och högtalare eller ansluta ett headset. Mer information finns i Konfigurera, testa och felsöka ljud i Lync.
-
Om du använder en telefon för att höra ljudet från mötet kan du använda funktionen Ring upp mig i Lync. Välj Ring upp mig på i fönstret Anslut mötesljud och skriv det telefonnummer som du vill bli uppringd på. När du använder den här funktionen behöver du inte ange mötes-ID:t eller en PIN-kod.
-
Om det går bör du använda ett headset i stället för datorns mikrofon och högtalare för att få ljud med högre kvalitet.
-
Ljudkvaliteten beror i hög grad på olika nätverksfaktorer. Använd en kabelanslutning till nätverket och stäng av trådlös anslutning på datorn.
-
När du har anslutit till mötet ska du stänga av ljudet på mikrofonen när du inte pratar.
Presentera i ett Lync-möte
-
Be en kollega logga in till mötet tillsammans med dig för att kontrollera ljud- och bildkvalitet för mötet.
-
Kontrollera mötesalternativen för att se till att du har aktiverat respektive inaktiverat rätt funktioner för deltagarna, till exempel för deltagarbehörigheter, visning av innehåll och anteckningsbehörigheter.
-
Om du använder PowerPoint:
-
Använd ungefär 15 bilder som mest i bildspelet, med stora teckensnitt (minst 30 punkter) och enkla bakgrunder, för att undvika att distrahera deltagarna.
-
Överför presentationen i förväg och öva med kontrollerna för att flytta runt bland bilderna och kommentera. Du kan till exempel markera särskilt viktig information med hjälp av laserpekaren eller stämplar.
-
Använd presentatörsanteckningarna för att komma ihåg vad du ska säga. Mer information finns i Dela PowerPoint-bilder under ett Lync-möte.
-
-
Om du delar ditt skrivbord eller ett program:
-
När du delar ett program är det endast programmet och de filer du delar som visas för deltagarna. Om du växlar till ett annat program visas inte detta program i mötet.
-
Använd skrivbordsdelning om du behöver växla mellan program.
-
Klicka på Förhandsgranska under Lync-mötet om du vill se vad deltagarna ser när du delar ditt skrivbord eller ett program.
-
Tala om för deltagarna att de kan göra visningsområdet större genom att använda helskärmsläget.
Mer information finns i Dela skrivbordet eller ett program i ett Lync-möte.
-
-
Se till att det finns tid för frågor och att deltagarna vet att de kan skriva sina frågor eller kommentarer i snabbmeddelandeområdet.
-
Stäng av ljudet från din mikrofon när du inte pratar, och se till att du vet hur du slår på eller stänger av ljudet för alla deltagare om det behövs, både med hjälp av Lync och med tonvalskommandon på telefonen, om du använder en telefon (tryck på *1 på knappsatsen på telefonen om du vill höra kommandona).
-
I början av mötet bör du påminna deltagarna om hur de slår på och stänger av ljudet för sig själva.
-
Hålla ett möte i ett konferensrum
Det är en bra idé att vara i god tid så att du kan ställa i ordning rummet innan mötet börjar, så att du kan kontrollera att Lync fungerar tillsammans med ljud- och videoenheterna i rummet.
-
Anslut din bärbara dator till projektorn och telefonen i konferensrummet om det behövs.
-
Stäng av ljudet för datorns mikrofon och högtalare om det uppstår eko. Be övriga personer i rummet att även de stänger av sina mikrofoner och högtalare om de är inloggade till Lync.
-
Du kan ansluta telefonen i rummet till datorn eller använda telefonen för att ringa in till mötesljudet.
-
Om du använder en projektor i rummet ansluter du kabeln till datorn och väljer rätt visningsläge. Tryck på Windows-tangenten + P på tangentbordet för att visa bilden och klicka på något av följande:
-
Dubblett, om du vill visa skrivbordet på både datorbildskärmen och projektorn.
-
Utökat, om du vill utöka skrivbordet från datorbildskärmen till projektorn.
-
Endast projektor, om skrivbordet endast ska visas på projektorn.
-
Den rekommenderade inställningen är Dubblett som innebär att du kan se mötet både på bildskärmen och på projektorn i rummet.
