Planer i planer: huvudprojekt och underprojekt

Projekt kan komma igång snabbt. Innan du vet blir ett enkelt byggprojekt ett collage av mindre projekt, till exempel design, planering, grundarbete och marknadsföring. Du kan få större kontroll över ditt projekt genom att skapa mindre projekt i Project och sedan länka dem till en enda Project-fil för att visa var de passar i huvudprojektet.

I den här artikeln

Översikt över huvudprojekt

Tänk på en huvudprojekt som en samling av konsoliderade projekt som visar en hierarki mellan flera relaterade projekt. Projekt som infogas i ett överprojekt kallas delprojekt.

Konsoliderade projekt

Bild av knapp När du infogar ett delprojekt skiljer en liten projektikon den från sammanfattningsaktiviteter som ingår i huvudprojektet.

Bild av knapp I huvudprojektet visas delprojekt som sammanfattningsaktiviteter som du enkelt kan ordna i en disposition.

Bild av knapp Klicka på plustecknet bredvid ett delprojekt om du vill visa det delprojektets aktiviteter.

Bild av knapp Varje delprojekt representerar en annan fas eller annan funktionell grupp i huvudprojektet.

När du infogar ett delprojekt i huvudprojektet länkas de två projekten och du kan visa all information i delprojektet från huvudprojektet.

När du uppdaterar ett delprojekt från huvudprojektet uppdateras det även i källfilen. Om du bara måste kombinera filer för att skapa en rapport eller skriva ut en vy med kombinerad projektinformation kan du även konsolidera dem tillfälligt i en vy.

Genom att skapa ett överprojekt och delprojekt kan du dela upp ett stort projekt och delegera dess delar till nödvändiga personer. I projekthanteringstermer ansvarar tilldelning av delprojekt på det här sättet för de som gör arbetet och som matchar behörigheten med ansvarsskyldighet. I projekttermer hjälper du projektledare att få åtkomst till och styra sina delar av schemat genom att skapa delprojekt i ett över huvudprojekt.

För att avgöra om du ska dela upp ett stort projekt i ett över huvudprojekt och delprojekt ska du tänka på följande:

  • Projektet är mycket stort och detaljerat.     Om projektet innehåller fler än några hundra aktiviteter kan det bli enklare att hantera projektet om det delas upp i delprojekt. Om vissa delar av projektet innehåller arbete som är uppdelat i mer detaljerad information än andra kan det vara bra att göra dessa delar i delprojekt så att de flesta användare endast ser en upprullningsen beskrivning av underprojekt, men intressenter kan visa det i detalj. En enda fil är nästan alltid det snabbare alternativet, men att kunna fokusera på bara en del av projektet kan vara värt besväret.

  • Organisationen är inte centraliserad.     I en decentraliserad eller distribuerad organisation ger ett huvudprojekt och delprojekt medarbetarna mer kontroll över sitt eget arbete än en centraliserad projektfil.

  • Du vill öka effektiviteten i organisationens planeringsmetoder.     Om lägre nivå-chefer ansvarar för och vet vilka aktiviteter som behövs i projektet, kan det vara bättre att låta dem planera sina gruppers arbete och sedan konsolidera sina projektfiler till ett över huvudprojekt. Om uppifrån och ned-planering är normen kan det vara bra att ordna om den ursprungliga planen i delprojekt när den implementeras så att enskilda projektledare eller grupper har åtkomst till och kan styra sina egna scheman.

  • Du arbetar med flera projekt.     Projektledare kan ha en uppsättning projekt som de arbetar med hela tiden, oavsett om projekten är relaterade eller inte. I stället för att öppna dem ett i taget kan du öppna alla delprojekt samtidigt när du öppnar huvudprojektet. Den här metoden gör det också enklare att skapa rapporter på flera projekt. Om projekten är relaterade kan projektledaren skapa projekt aktivitetssamband mellan aktiviteter i olika projekt. Om du skapar samband mellan projekt blir det enklare för olika projektledare att se hur andra projektledares arbete påverkar deras scheman.

  • Vissa projekt är underordnade andra.     Du kan spegla hierarkin på flera projekt korrekt genom att infoga olika projekt i andra filer. Den resulterande strukturen för delprojekt bör återspegla gruppmedlemmarens prioriteringar och ansvarsområden samt de inbördes relationerna mellan aktiviteter i olika områden och den övergripande tidsgränsen.

  • Flera personer kan ändra ditt projekt.     Under idealiska som helst ska en projektfil ägas, hanteras och ändras av en enskild projektledare. Ofta är dock ett projekt en del av ett större program som chefer på högre nivå kan behöva hantera. Projektgruppmedlemmar kan behålla fokus på sitt arbete genom att visa det som en separat fil, och projektledaren som styr huvudprojektet kan samordna varje delprojektgrupps schema.

    Det kan vara bra att ha kvar milstolparna i huvudprojektet för varje delprojektgrupps milstolpar så att schemana samordnas för en tidsgräns. Du kan koordinera milstolpar genom att skapa ett samband mellan milstolparna eller genom att kopiera och klistra in milstolpar från huvudprojektet till varje delprojekt.

  • Projektet har flera intressenter som bryr sig om olika delar av projektet.     När personer vill titta på olika detaljer kan projektledare lägga alla projektfiler på en server och anpassa olika vyer för olika intressenter. Samma projektfil kan användas som ett delprojekt i olika huvudprojekt för att anpassa informationen som visas.

  • Du vill att dina delprojekt ska vara skrivskyddade.     Du kan behålla ytterligare kontroll över delar av ett projekt genom att flytta aktiviteter till ett underprojekt och begränsa åtkomsten till viktiga personer.

  • Du vill analysera den kritiska linjen för varje fas utöver det övergripande projektet.     Varje enskilt projekt innehåller en kritisk linje. Genom att konsolidera flera projekt till ett huvudprojekt blir det enkelt att se den övergripande bilden som flera kritiska linjer i huvudprojektet, samtidigt som du behåller separata kritiska linjer för varje delprojekt.

Läs mer

Arbeta med delprojekt i ett över huvudprojekt

När du infogar ett delprojekt i ett överprojekt representeras delprojektet som en sammanfattningsaktivitet i aktivitetslistan och en projektikonindikator visas i fältet Indikatorer. Delprojekt har indrag på dispositionsnivån för raden där du infogar det, men du kan dra in eller dra ut det precis som andra aktiviteter. Eftersom delprojektet representeras som en sammanfattningsaktivitet kan du inte redigera den sammanfattande informationen, men du kan expandera dispositionen så att den visar delprojektaktiviteterna och redigera projektinformationen i huvudprojektfilen.

Obs!: Formatering som du har tillämpat på sammanfattningsaktiviteter eller Gantt-staplar i ett underprojekt visas inte i huvudprojektet. Formateringsinformation lagras i varje fil och måste tillämpas separat på huvudprojektet.

När du sparar huvudprojektet sparas även ändringar av delprojektet i källfilen för det delprojekt du vill spara. Om du vill arbeta direkt i källfilen utan att öppna huvudprojektfilen uppdateras ändringar i underprojekts källfil automatiskt i huvudprojektfilen.

Obs!: Om du inte längre behöver hålla huvudprojektet och delprojekt synkroniserat kan du ta bort länken till dem. Om sedan ändringar görs i antingen delprojektet eller huvudprojektet, ändras inte den andra filen.

Läs mer

Hur resurser påverkas när du kombinerar filer

När du har konsoliderat filer till en huvudprojektfil förblir resurserna för båda filerna separata, precis som aktiviteterna i ett underprojekt ligger kvar i underprojektet. Du kan ändra resursinformationen i huvudprojektet så replikeras ändringarna i källfilen för det delprojekt du vill göra. Du kan visa alla resurser i huvudprojektet och delprojekten tillsammans i vyn Resurslista, men du kan inte tilldela en resurs till något annat projekt än det delprojekt som den kom från.

Obs!: Om samma resurser används i flera delprojekt ser du dubbletter av resursnamn eftersom resurserna inte kombineras. Om du däremot vill tilldela resurser i olika delprojekt och matcha dubblettresursnamn kan du kombinera dem i en resurspool och göra dem tillgängliga för andra filer.

Andra sätt att kombinera filer

Med huvudprojekt och delprojekt kan du skapa en hierarki med projekt som återspeglar relationen mellan dem och, i vissa fall, strukturen i organisationen. Men det kan finnas andra skäl att konsolidera projektfiler. Du kanske till exempel tillfälligt vill kombinera dem för en snabb genomgång eller utskrift.

Konsolidera orelaterade filer

Använd konsoliderade filer om du har flera filer som du vill kombinera i ett fönster, oavsett om filerna är relaterade eller inte. Om du kombinerar orelaterade filer i ett konsoliderat projekt blir det enklare att se information från flera projekt i olika vyer och att skriva ut dem. Du kan konsolidera projektfiler om du måste hålla reda på många pågående projekt, till exempel när du utvecklar olika produkter samtidigt. Du kan sortera och gruppera efter produktnamn, projektets tidsgränser och chefer för att hitta och utvärdera den specifika information du behöver. Du kan till exempel skriva ut en vyn Gantt-schema som omfattar alla dina projekt.

Skapa en arbetsyta

Ett alternativ till att konsolidera projekt är att skapa en arbetsyta som innehåller enskilda projektfiler, som alla öppnas i ett eget fönster. Använd en arbetsyta om du ofta arbetar med samma projektfiler och inte vill konsolidera dem till ett stort projekt.

När du öppnar filerna och sedan sparar dem som en arbetsyta sparas filerna och deras aktuella inställningar i en arbetsyta i Project. När du sedan öppnar arbetsytefilen öppnar du alla filer som ingår samtidigt. Varje projekt har en egen knapp i Aktivitetsfältet, vilket gör det enkelt att växla mellan olika projekt.

Om du vill skapa en arbetsyta markerar eller öppnar du projektfilerna och väljer sedan Arkiv >Spara arbetsyta.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×