När du har utvecklat en filplan och utformar din lösning för hantering av arkivhandlingar i SharePoint kan du planera hur aktiva dokument i din organisation – elektronisk och en papperskopia – ska bli arkivhandlingar. Den här artikeln går igenom tekniker som du kan använda för att deklarera aktiva dokument som arkivhandlingar och föreslår ett sätt att planera hur objekt i filplanen ska bli arkivhandlingar.
Tekniker för att konvertera aktiva dokument till poster i SharePoint
Du kan använda följande tekniker för att konvertera aktiva dokument till poster:
-
Manuellt deklarera ett dokument som arkivhandling.
-
Definiera en princip som deklarerar ett dokument som arkivhandling eller skicka ett dokument till en webbplats för arkivhandlingscenter vid en viss tidpunkt.
-
Skapa ett arbetsflöde som skickar ett dokument till en webbplats för Arkivhandlingscenter.
-
Med en anpassad lösning som baseras på SharePoint objektmodell.
Skapa poster manuellt
Om hantering av arkivhandlingar på plats har aktiverats för ett dokumentbibliotek kan användare uttryckligen deklarera ett dokument i biblioteket som arkivhandling genom att redigera dokumentets efterlevnadsinformation. När webbplatssamlingsadministratören aktiverar hantering av arkivhandlingar på plats anger webbplatssamlingens administratör vem som ska kunna deklarera och avdeklarera arkivhandlingar och om användare ska kunna redigera eller ta bort dokument när de blir arkivhandlingar.
Om en anslutning till en webbplats för arkivhandlingarcenter har skapats kan användare skicka dokument manuellt till webbplatsen för Arkivhandlingarscenter med hjälp av kommandot Skicka till. När servergruppsadministratören konfigurerar en anslutning till webbplatsen för Arkivhandlingarcenter blir det här kommandot tillgängligt för alla aktiva dokument. Beroende på hur anslutningen är konfigurerad kan dokument antingen kopieras till webbplatsen för Arkivhandlingscenter, flyttas till webbplatsen för arkivhandlingscenter eller flyttas till webbplatsen för arkivhandlingscenter med en länk till dokumentet som underhålls.
Även om det inte är en praktisk, omfattande lösning att skicka poster manuellt till webbplatsen för Arkivhandlingarcenter kan du använda det som komplement till andra metoder för att skapa poster.
Definiera en princip
En bevarandeprincip anger åtgärder som ska vidtas på dokument vid vissa tidpunkter. Principåtgärder vidtas automatiskt. Användarna behöver inte starta åtgärden.
Två principåtgärder är specifikt relaterade till hantering av arkivhandlingar: överföring av ett dokument till en annan plats och deklarera att ett dokument ska vara arkivhandling. Om det finns en anslutning till en webbplats för arkivhandlingarcenter kan du skapa en princip som skickar dokument till en webbplats för arkivhandlingarcenter. Principen anger även om dokumentet ska kopieras till webbplatsen för arkivhandlingscenter, flytta det eller flytta det och lämna en länk i dokumentbiblioteket. Om hantering av arkivhandlingar på plats är aktiverat för webbplatsen kan du skapa en princip som deklarerar att ett dokument är arkivhandling. Du kan också använda SharePoint-objektmodellen för att skapa en anpassad åtgärd.
En bevarandeprincip kan ha flera steg. Du kan till exempel skapa en bevarandeprincip som tar bort alla tidigare versioner av ett dokument ett år efter att dokumentet senast ändrades och överför dokumentet till en arkivhandlingscenterwebbplats fem år efter att dokumentet senast ändrades.
Om hantering av arkivhandlingar på plats har aktiverats för en webbplats kan webbplatsen innehålla både aktiva dokument och poster. I så fall kan du ange olika bevarandeprinciper för aktiva dokument och arkivhandlingar. Du kan till exempel skapa en princip som deklarerar ett aktivt dokument för arkivhandling två år efter att dokumentet skapades och skapa en andra princip som tar bort en post sju år efter att den deklarerats som arkivhandling.
Skapa ett arbetsflöde
När du skapar ett arbetsflöde kan du lägga till en åtgärd för att skicka ett objekt till en lagringsplats. Med den här åtgärden kan du skapa arbetsflöden som skickar dokument till en webbplats för Arkivhandlingscenter. Du kan också ta med andra åtgärder i arbetsflödet. Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde som skickar ett e-postmeddelande till en dokumentförfattare som begär godkännande och sedan skickar dokumentet till en webbplats för arkivhandlingscenter. Du kan kombinera principer och arbetsflöden genom att skapa en bevarandeprincip som kör det nya arbetsflödet ett år efter att ett dokument har skapats.
Du kan också använda SharePoint om du vill skapa ett anpassat arbetsflöde som kopierar filer till webbplatsen för Arkivhandlingarcenter. Ett arbetsflöde som skickar filer till webbplatsen för Arkivhandlingscenter kan integreras i ditt dokumenthanteringssystem som en del av ett arbetsflöde som vägleder ett dokument genom dess livscykel. För dokumenttyper som har en förutsägbar livscykel, till exempel utgiftsrapporter, kan du implementera ett arbetsflöde som vägleder dokumentet genom de olika faserna och som ett sista steg skickar en kopia av dokumentet till webbplatsen för Arkivhandlingscenter. Arbetsflödet kan utlösas genom att ett nytt dokument skapas.
Använda en anpassad lösning
Du kan utveckla anpassade lösningar som använder objekt i Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy -namnområdet för att skicka innehåll från andra datakällor till webbplatsen Arkivhandlingarcenter. Mer information om hur du implementerar anpassade lösningar med SharePoint-objektmodellen finns i SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Slutföra planen
När du har utvecklat filplanen och granskat metoderna för att flytta innehåll till webbplatsen för arkivhandlingarcenter slutför du filplanen genom att bestämma hur du ska skicka varje typ av arkivhandlingar till webbplatsen för arkivhandlingarcenter. Tänk på följande:
-
Tillämpas efterlevnad eller är den frivilliga?
-
Kan du vara beroende av att användare i organisationen samarbetar för att följa processerna för hantering av arkivhandlingar? Undvik i allmänhet manuella processer. Där de behövs bör du dock skapa lämplig utbildning och övervakning för att säkerställa att teamet efterlever villkoren för efterlevnad.
-
Lagras innehåll på SharePoint dokumenthanteringsservrar?
-
Behåller du fysiskt innehåll? Hantering av aktivt fysiskt innehåll, till exempel papperskopia eller CD-ROM, och skicka det till ett arkivhandlingars valv för bevarande (tillsammans med spårning av posten på en webbplats för arkivhandlingarcenter) kräver unik planering som inte beskrivs i det här avsnittet. Om det till exempel inte finns någon elektronisk version av ett pappersdokument kan du behöva spåra objektet med hjälp av en lista som har associerade principer och arbetsflöden.
I följande tabell visas hur vissa poster i en exempelfilplan flyttas till webbplatsen för Arkivcenter:
|
Dokument |
Beskrivning |
Media |
Källplats |
Blir en post ... |
|---|---|---|---|---|
|
Förmånsplan |
Beskrivning av anställningsförmånsplan. |
Webbsidor |
SharePoint dokumentbibliotek |
Använda ett anpassat arbetsflöde som är kopplat till förfalloprincip |
|
Insurance plan |
Beskrivning av anställningsförsäkringsplan. |
Skriva ut |
Fysiskt dokument kopplat till listobjekt i SharePoint |
Genom att skicka det till ett fysiskt valv och skapa ett listobjekt på webbplatsen för arkivhandlingarcenter för att spåra (med en streckkod) |
|
Tidrapporter för löner |
Sammanfattningar av arbetade timmar, övertid och löner. |
Elektroniska dokument |
Payroll records server not based on SharePoint |
Använda ett anpassat program |
|
Filer för produktutveckling |
Specifikationer för produkter och tillhörande dokument. |
Elektroniska dokument |
SharePoint dokumentbibliotek |
Använda anpassade arbetsflöden kopplade till förfalloprincip och manuellt med kommandot Skicka till |
