Project Online: Metodtips för att hantera risker

Identifiera risker

Här följer några sätt som du och din grupp kan identifiera projektrisker. Kom ihåg att tänka på positiva risker eller affärsmöjligheter som kan uppstå.

• Ring projektgruppen tillsammans för att identifiera risker. Har en för att underlätta och en brännare så att alla har en röst och alla risker fångas.

• Granska de största faserna av projektplanen med ett öga mot risker.

• Granska erfarenheter från tidigare liknande projekt, visning av vad som gick fel på projekten och bestämma om som kan inträffa i det aktuella projektet. Även titta på vad som gick särskilt väl och se om något av de har överraskningar som kan vara en positiv risk för ditt projekt.

• Gör en SWOT-analys om du vill granska strengths, weaknesses, möjligheter och hot i projektet. Det här är ett annat bra sätt att titta på positiva samt negativa risker.

• Överväg att riskkategorier inklusive teknisk support, externa organisationens, och project management faktorer. Tekniska aspekter kan innehålla projektkrav och komplexitet och pålitlighet hos teknik som används i projektet. Externa faktorer kan innehålla underleverantörer och leverantörer, väder, kundernas behov, marknaden och föreskrifter ändringar. Organisationens risker kan innehålla beroende av andra projekt, flera krav för samma resurser efter olika projekt, konsumentskydd eller ändra strategiska prioritet. Project management risker kan noggrannheten av arbetet och kostnad uppskattningar eller metoder för att samla in status och uppföljning av kostnader.

• Överväg Projekttriangel (omfattning, tid och pengar) tillsammans med andra projekt drivrutiner för risker. Vad kan påverka omfattning och aktiviteter? Vad kan hända att viktiga milstolpar och projektets slutdatum? Projektets budget och utgifter? Resurstillgänglighet och prestanda? Kvalitet?

Resultatet risker

När du har hämtat riskerna, är det dags att få dem att sannolikhet och påverkan. För varje risk, anger du ett tal eller procentandelen som visar sannolikheten för den här risken kan komma.

Även för varje risk, anger du ett tal som representerar prioritet eller påverkar den här risken skulle ha om den har hänt. Du kan göra skalan vara det verkar mest användbar för dig, förutsatt att du har använt det konsekvent på alla risker.

Multiplicera två tal och du har risken poängen.

Prioritera risker

Beställ risker från högsta till lägsta risken resultat som hjälper dig att se var du måste de flesta fokus i din plan för riskhantering. Här är ett exempel på en lista över risker som du skapar med Project Web App. Lägg märke till att de är i ordning från det högsta till lägsta risken poängen. Mer information finns i Spela in och spåra risker i Project Online längre fram i det här avsnittet.

När du söker igenom listan över prioriterade risker visas antagligen naturliga grupperingar:

• Risker med högre poängen Ring för planerade svar.

• Risker med måttlig resultat ringer du för-fall avgöra om de garanterar planerade svar.

• Risker med låg resultat troligen inte behöver planerade svar, men de är värda gå tillbaka till ibland under hela projektet för att se om villkor har ändrat vill ge dem en högre prioritet.

Utveckla plan för riskhantering

Med din poäng och prioriterade risker har du nu bas för utveckling av riskhanteringsplan för ditt projekt. För var och en av de utgöra en säkerhetsrisk som du har fastställt att din grupp behöver hantera avgöra följande möjliga svar:

• Undvik risken. Om risken påförts inte är värda att som en del av projektet, sedan ta bort den. Till exempel kan det vara bättre att ersätta en aktivitet eller resurs som innehåller ett för högt riskerna med ett lämpligt alternativ.

• Överföra risken till en annan persons ansvar, till exempel en annan avdelning eller en leverantör. Andra exempel är försäkring eller garantier. Kostnaden för överföring av risken måste vara mindre än vad som skulle uppstå om du har kvar ansvar för risken.

• Skapa en beredskapsplan att förhindra risken, eller för att minska eller minimera effekten av risken om det händer. Det här är en del av din plan för riskhantering som troligtvis ta de flesta insatsberoende eftersom du skapar ett alternativt abonnemang tillsammans med utlösare punkter som styr när reservplanen aktiveras.

• Acceptera risken. För vissa prioriterat risker är billigare att ”ta risken” än att undvika du kan överföra eller minska den.

Observera att planera för en enskild risk kan innehålla en eller flera av dessa svar. Du kan göra vad du kan förhindra risken, men du kan också ha en plan för vad du vill göra om det händer ändå.

När du väljer vilka metoder hinner du kostnader termer pengar, tid och arbete. Du vill träffa en bra balans mellan gå vidare med projektet och undvika, förhindra eller planering för viktiga risker.

Tilldela en risk chef

Välj någon än projektledaren ska risken chefen som ansvarar för foreseeing risker under hela projektet. Den här personen ska vara någon som kan titta på projektet med en bra Tänk igenom om osäkerheter.

Risk manager är också som håller ett öga på utlösare poäng för reservplan, övervakar lägre prioritet risker och ser till att planen för riskhantering utförs.

Uppmuntra gruppmedlemmarna att rapporten risker

Alla gruppmedlemmar ska ha möjlighet att rapporten risker som de förutse i projektet. I Project Web App ange gruppmedlemmarna risker på deras tilldelade aktiviteter och projekt. Det kan vara en anonym risk rapportering kanal, även om du tror att det kan dra bättre resultat.

Överst på sidan

Spela in en risk

1. PåProject Online startsidan under Spåra ditt arbete, väljer du projekt.

2. På sidan Projektcenter under kolumnen Projektnamn markerar du namnet på projektet som du vill lägga till eller redigera en risk.

3. Klicka på risker i den vänstra rutan.

4. Klicka på Nytt objekt på sidan risker.

5. Fyll i formuläret som visas. Obligatoriska fält är Rubrik, sannolikhet och påverkan. Ytterligare fält innehåller ägare, Tilldelad, kostnad, Beskrivning, Minskning planera, Reservplan och utlösare. Slutför någon av de fält som du har informationen. Du kan alltid lägga till mer information senare.

   

6. Välj knappen Spara längst ned på sidan.

Ändra riskinformation om

1. PåProject Online startsidan under Spåra ditt arbete, väljer du projekt.

2. På sidan Projektcenter under kolumnen Projektnamn markerar du namnet på projektet som du vill lägga till eller redigera en risk.

3. Klicka på risker i den vänstra rutan.

4. Markera namnet på den risk som du vill ändra på sidan risker.

5. Välj Redigera objekt ovanför i formuläret som visas.

6. Ändra eller slutföra något av fälten.

7. Välj Bifoga fil om du vill bifoga en fil till den risk posten klickar du på fliken Redigera i gruppen åtgärder. Välj Välj fil, gå till och markera filen och klicka sedan på Öppna. Klicka på OK.

8. Välj knappen Spara längst ned på sidan.

Visa lista över risker i ett projekt

1. PåProject Online startsidan under Spåra ditt arbete, väljer du projekt.

2. På sidan Projektcenter under kolumnen Projektnamn markerar du namnet på projektet som du vill lägga till eller redigera en risk.

3. Klicka på risker i den vänstra rutan.

4. På sidan risker granska risker som anges för det aktuella projektet.

5. Om du vill sortera i stigande ordning efter ett fält, till exempel Tilldelad, Status-fältet eller exponeras (produkten av din sannolikheten av påverkan faktorer) klickar du på kolumnrubriken. Klicka på kolumnrubriken en andra gång om du vill sortera i fallande ordning.

   

Överst på sidan