Microsoft Office Excel har ett antal inbyggda funktioner som gör det enkelt att hantera och analysera data. Om du vill dra nytta av de här funktionerna är det viktigt att ordna och formatera data i en kalkylblad enligt följande riktlinjer.
Artikelinnehåll
Riktlinjer för dataorganisation
Placera snarlika objekt i samma kolumn Utforma informationen så att alla rader får snarlika objekt i samma kolumn.
Skilj dataområden åt Lämna minst en tom kolumn och en tom rad mellan det relaterade dataområdet och andra data i kalkylbladet. Då kan Excel enkelt identifiera och markera området när du sorterar, filtrerar eller infogar automatiska delsummor.
Placera viktiga data ovanför eller nedanför området Undvik att placera viktiga data till vänster eller höger i området eftersom informationen kan döljas när du filtrerar området.
Undvik tomma rader och kolumner i ett område Undvik att lägga till tomma rader och kolumner i ett dataområde. Gör detta för att säkerställa att Excel lättare identifierar och markerar relaterade dataområden.
Visa alla rader och kolumner i ett område Kontrollera att alla dolda rader eller kolumner visas innan du gör ändringar i ett dataområde. Om rader och kolumner som ingår i ett område inte visas kan man råka ta bort data av misstag. Mer information finns i Dölja eller visa rader och kolumner.
Riktlinjer för dataformat
Använda kolumnetiketterna för att identifiera data Skapa kolumnetiketter i den första raden av dataområdet genom att tillämpa ett annat format på dessa data. Excel kan sedan använda etiketterna till att skapa rapporter och för att hitta och ordna data. Använd ett annat teckensnitt, justering, format, mönster, kantlinjer eller skiftläge på kolumnetiketterna för att skilja dem från det format som du tilldelar till data i området. Formatera cellerna som text innan du skriver kolumnetiketterna. Mer information finns i Olika sätt att formatera ett kalkylblad.
Använda cellkanter för att skilja data åt När du vill avgränsa etiketterna från data kan du använda cellkanter – inte tomma rader eller streckade linjer – för att infoga rader nedanför etiketterna. Mer information finns i Använda eller ta bort cellkanter i ett kalkylblad.
Undvik inledande eller avslutande blanksteg så slipper du fel Undvik att använda blanksteg i början eller slutet av en cell när du ska göra indrag i data. De extra blankstegen kan påverka sortering, sökningar och det format som används i cellen. Istället för att använda blanksteg för att göra indrag i data kan du använda kommandot Öka indrag i en cell. Mer information finns i Flytta data i en cell.
Utöka dataformaten och formlerna När du lägger till nya rader med data i slutet av ett dataområde utökas formatering och formler utifrån detta. Tre av de fem föregående cellerna måste använda samma format för att formateringen ska kunna utökas. Alla de föregående formlerna måste vara konsekventa för en formel ska kunna utökas. Mer information finns i Fylla i data automatiskt i kalkylbladsceller.
Använda ett Excel-tabellformat för att arbeta med relaterade data Du kan omvandla ett angränsande cellområde i kalkylbladet till en Excel-tabell. Data som definieras av tabellen kan ändras oberoende av data utanför tabellen, och du kan använda specifika tabellfunktioner för att snabbt sortera, filtrera, summera eller beräkna data i tabellen. Du kan också använda tabellfunktionen för att dela upp uppsättningar med relaterade data genom att ordna dessa data i flera tabeller i ett enda kalkylblad. Mer information finns i Översikt över Excel-tabeller.
