Så här skapar du en Sök tid-omröstning

Sök tid är ett Outlook-tillägg för schemaläggning av möten. Organisatören kan skicka flera tidsalternativ via Sök tid och minimera e-postmeddelanden fram och tillbaka i schemaläggningen.

Så här schemalägger du ett möte i Outlook med Sök tid:

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande eller välj ett e-postmeddelande att svara på.

2. Lista personer som krävs för mötet i Till och valfria deltagare i Kopia. 

3. På fliken Start väljer du Svara med mötesomröstning.
   
   

4. Välj mötesinställningarna:
   
   

   • Varaktighet: Välj en varaktighet i listan.

     • Välj 8 timmar för ett heldagsmöte.

     • Välj Anpassad i den nedrullningsbara menyn för tid för att ange din egen tid. Den maximala varaktigheten är 23 timmar och 59 minuter.

   • Arbetstid: Kontrollera om du vill begränsa föreslagna mötestider till endast arbetsdagar och timmar.

     Obs!: De arbetstider som används som standard hämtas från organisatörens inställningar och misslyckas med dessa Exchange-inställningar. De är som standard 8:00 till 17:00 om inga inställningar hittas.

   • Tidszon: Välj den nedrullningsbara menyn tidszon om du vill ändra tidszonen för mötet.

     Meddelanden: 

     • Den tidszon som används hämtas från organisatörsinställningarna, men du kan välja en ny i listan.

     • Sommartid tas med i beräkningen och möten efter den årliga växeln visar rätt tid

5. Sök tid tittar igenom deltagarnas scheman (om tillgängligt) och föreslår lämpliga mötestider.

   Obs!: Sök tid använder ditt Microsoft 365 företagskonto för att komma åt kalendern och kalendrarna för deltagare i organisationen för att fastställa tillgängligheten. Kalendrar som inte är kopplade till ett Microsoft 365 -konto stöds inte.

   Använd länkarna för att sortera mötesalternativen.

   

   • Tillgänglighet: Listar de bästa alternativen (tider då alla obligatoriska mötesdeltagare är kostnadsfria) först. Faktorer som används för att fastställa de bästa alternativen är hur många deltagare som är kostnadsfria, hur många obligatoriska eller valfria deltagare som är lediga, oavsett om deltagare i konflikt har preliminärt eller upptagna åtaganden i kalendern.

   • Tid: Visar alternativ kronologiskt.
     
     Obs! Du kan bläddra igenom dagarna och månaderna med hjälp av pilarna. Tillgängliga dagar är understrukna i grönt. Mörkare grönt anger dagar med flest alternativ och ljusare grönt och rött anger flest konflikter. Helgdagar markeras som tillgängliga om arbetstid inte har valts.

   • Personikonerna visar om mötesdeltagare krävs och deras tillgänglighet.

     

     • Understruken: Krävs

     • Grön: tillgänglig

     • Gul: Kan vara upptagen

     • Röd: Upptagen

     • Grå: Okänd

   • Du kan använda ikonerna för att komma åt mer information.

     • Välj för att öppna deltagarens statusfält.

     • Hovra över varje personikon eller visa deras tillgänglighetsinformation.

     • Välj för att visa kalendern.

6. Välj några lämpliga mötestider.

   • Tidsrutan ändras till blå när den är markerad.
     
     

     Obs!: Omröstningar som har 20 förslag eller färre är mer sannolika att nå konsensus. 

7. Välj Nästa.

8. Ange mötesplatsen.

   • Onlinemöten är aktiverade som standard. Markera kryssrutan onlinemöte om du vill inaktivera det. 
     
     
     
     När onlinemöte är markerat schemalägger Sök tid ett Skype för företag eller Microsoft Teams möte. Sök tid använder det som har angetts av din organisation som standardkanal för onlinemöte. 

     Obs!: Om du har sparat en Skype för företag inställning på instrumentpanelen använder Sök tid den i stället för Microsoft Teams. Om du vill använda Microsoft Teams tar du bort inställningen Skype för företag på instrumentpanelen.

9. Välj omröstningsinställningar och växla på/av alternativ.

   Obs!: Du kan fortfarande ta bort valda mötestider genom att väljaX i listan Valda tider.

   • Meddela mig om omröstningsuppdateringar: Du får ett e-postmeddelande varje gång en deltagare röstar. Meddelandet innehåller aktuell avsökningsstatus och ett alternativ att schemalägga.

   • Schemalägg när deltagarna når konsensus: En kalenderhändelse schemaläggs automatiskt om alla obligatoriska deltagare har röstat för ett specifikt tidsalternativ. Om flera alternativ är tillgängliga schemaläggs det tidigaste alternativet. Om flera alternativ är tillgängliga schemaläggs det tidigaste alternativet.

   • Håll ned valda tider i min kalender: En preliminär händelse placeras i kalendern för varje tidsalternativ som du föreslår. Alla undantag tas bort när mötet schemaläggs eller omröstningen avbryts.

   • Lås omröstning för deltagareDeltagarna kommer inte att kunna föreslå nya tider eller redigera andra deltagare.

   • Kräv att deltagarna verifierar sin identitet:För att förhindra anonym röstning måste deltagarna autentiseras innan de kan rösta.

   • E-postaviseringar på Sök tid-språket: Språket som du använder Sök tid i används för att skicka relaterade e-postaviseringar. Annars skickas dessa meddelanden på engelska.

10. Välj Infoga i e-post.

11. Sök tid infogar föreslagna mötestider i din e-post. Välj Redigera alternativ om du vill ändra mötesinställningarna om det behövs.

    Obs!: Om du gör ändringar och återinför mötestiderna måste du ta bort den ursprungliga inbjudan manuellt.

12. Välj Skicka för att skicka mötesinbjudningarna och starta röstningsprocessen.

13. Du får en direktlänk till röstningssidan för mötet.