Det finns flera sätt att söka efter innehåll i Microsoft SharePoint Server 2010. Du kan använda sökrutan på varje sida på en SharePoint-webbplats, sökcenterwebbplatsen eller skapa en detaljerad fråga med hjälp av sidan Avancerad sökning. Du kan söka efter innehåll genom att söka efter nyckelord, en specifik fras inom citattecken eller efter värden som har tilldelats egenskaper.
Vad vill du göra?
Söka efter text eller filer på en webbplats
När du letar efter innehåll, men inte är säker på var det finns, kan du starta sökningen på den högsta webbplatsen där du tror att informationen kan finnas. Du kan sedan förfina resultaten för att hitta informationen. Du kan söka efter innehåll genom att ange nyckelord eller en specifik fras inom citattecken. Mer information om hur du skapar frågor finns i avsnittet Skriva effektiva frågor.
-
Gå till den webbplats som du vill söka på. Sökresultat för webbplatser innehåller inte innehåll på en överordnad webbplats eller på angränsande webbplatser. Kontrollera att du är högst upp på webbplatsen för de sökresultat du vill ha.
-
Skriv det ord eller den fras du vill söka efter i sökrutan och klicka sedan på knappen Sök .
-
Som standard visas sökresultat efter relevans. Om du vill sortera resultatet på ett annat sätt klickar du på ett alternativ under Förfina resultat. Du kan också ange en ny nyckelordssökning för att ändra omfattningen till Den här listan. Om du gör det begränsas framtida frågor till den första uppsättningen resultat. Om du anger en ny sökning med omfattningen Inställd på Den här webbplatsen sker en ny sökning från samma webbplats eller webbplatser som den ursprungliga frågan. Mer information om hur du arbetar med sökresultat finns i avsnittet Arbeta med sökresultat.
Meddelanden:
-
Bifogade filer i listobjekt visas inte i sökresultat.
-
Sökrutan är begränsad till högst 255 tecken.
-
Söka efter text eller filer i en lista eller ett bibliotek
När du är säker på att det innehåll du letar efter finns i en lista eller ett bibliotek startar du sökningen på sidan där listan eller biblioteket finns. Med sökresultat kan du förfina sökningen efter metadata, till exempel dokumentets författare eller det datum då det skrevs. Du kan söka efter innehåll genom att ange nyckelord eller en specifik fras inom citattecken. Mer information om hur du skapar frågor finns i avsnittet Skriva effektiva frågor. Om du inte hittar önskat innehåll kan du söka från en webbplats eller använda andra nyckelord.
-
Gå till listan eller biblioteket som du vill söka i.
-
Skriv det ord eller den fras du vill söka efter i sökrutan och klicka sedan på knappen Sök .
-
Som standard visas sökresultat efter relevans. Om du vill sortera resultatet på ett annat sätt klickar du på ett alternativ under Förfina resultat. Mer information om hur du arbetar med sökresultat finns i avsnittet Arbeta med sökresultat.
Meddelanden:
-
Bifogade filer i listobjekt visas inte i sökresultat.
-
Sökrutan är begränsad till högst 255 tecken.
-
Hitta innehåll från en sökcenterwebbplats
Din organisation kan använda en sökcenterwebbplats. Sökcenterwebbplatsen är rätt plats att gå till när du vill hitta resultat för hela företaget. På standardwebbplatsen för Sökcenter visas en sökruta där du kan skriva frågan.
-
Om du vill visa sökcenterwebbplatsen klickar du på Sökcenter eller Enterprise Search Center i navigeringslänkarna högst upp på de flesta sidor.
-
Om sökcenterwebbplatsen innehåller länkar klickar du på en länk för att söka på vissa platser eller för att hitta Personer. Klicka till exempel på Alla webbplatser för att söka efter innehåll på alla tillgängliga webbplatser.
-
Skriv en fråga i sökrutan .
Obs!: Mer information om hur du skriver frågor finns i avsnittet Skriva effektiva frågor.
-
Klicka på Sök för att visa sökresultaten.
Skriva effektiva frågor
Oavsett om du söker från en webbplats eller från sökcentret som skapar en effektiv fråga kan det resultera i att du snabbt hittar den information du vill ha. Du kan använda en kombination av fri text, fraser, logiska operatorer och egenskapsbaserade begränsningar letar efter information eller personer.
Här är några saker du bör tänka på när du skriver en fråga:
-
Avgränsa sökord med blanksteg I sökresultatet visas allt innehåll som innehåller alla ord i valfri ordning.
-
Sökningen ignorerar gemener/VERSALER En sökning efter Författare:John har samma resultat som en sökning efter författare:john.
-
Använda citattecken för exakta resultat När du är säker på att dokumentet du vill använda innehåller de exakta orden i den exakta ordningen på frågan anger du citattecken för frågan. Annars är det bäst att lämna frasen ociterad. En fråga för den här artikeln: Sök efter innehåll hittar till exempel bara de artiklar där "sök" OCH "innehåll" är tillsammans.
-
Antal tecken En fråga får inte vara längre än 255 tecken.
Lägga till boolesk logik i en fråga
Nu när du vet grunderna i sökningen kanske du vill lägga till några parametrar för att göra sökresultaten mer specifika. Med SharePoint kan du använda boolesk logik för nyckelord och egenskaper, vilket innebär att du kopplar dem till operatorerna OCH, ELLER, ICKE, + (PLUS) och - (MINUS) för att skapa en meningsfull fråga. Använd följande exempel för att skapa lyckade frågor.
|
Logisk operator |
Beskrivning och exempel |
|
OCH |
Kan användas för att hitta alla ord i dokument, oavsett deras relation. Exempelvis hittar äpplen OCH apelsiner alla dokument som innehåller både äpplen och apelsiner, men de två termerna kanske inte är samtidiga i dokumenten. |
|
ELLER |
Använd ELLER för att söka efter alla dokument som innehåller antingen ord eller ord. En sökning efter C++ ELLER C# hittar till exempel alla dokument som innehåller något av dessa programmeringsspråk. |
|
INTE |
Använd ICKE för att utesluta vissa resultat. Till exempel returnerar marknadsföring OCH prognos ICKE-budget dokument som innehåller nyckelorden marknadsföring och prognos, men inte budget. |
|
+ (PLUS) |
Frågan SharePoint+Excel returnerar alla dokument som innehåller båda nyckelorden. |
|
- (MINUS) |
Frågan SharePoint+Excel -Excel 2007 -Excel 2003 returnerar alla dokument som innehåller nyckelorden Excel 2003 och Excel 2007. |
Förutom logiska operatorer tillåter SharePoint även användning av relationsoperatorer. Du kan skapa en fråga med hjälp av följande värden:
|
Relationsoperator |
Beskrivning och exempel |
|
:Kolon |
Returnerar resultat där värdet som anges i egenskapsbegränsningen är lika med det egenskapsvärde som lagras i databasen för egenskapsarkivet, eller matchar enskilda termer i egenskapsvärdet som lagras i fulltextindexet. |
|
= Lika med |
Returnerar sökresultat där egenskapsvärdet är lika med värdet som anges i egenskapsbegränsningen. Obs! Vi rekommenderar inte att du kombinerar operatorn = med asterisk ( \*) när du gör exakt matchning. |
|
< Mindre än |
Använd med datum och heltal för att ange mindre än. Sökspecifikationer som ändrats<2009-07-08 returnerar till exempel alla sökspecifikationer som ändrades före 8 juli 2009. |
|
> Större än |
Använd med datum och heltal för att ange större än. Sökspecifikationer som ändrats>2009-07-08 returnerar till exempel alla sökspecifikationer som ändrades efter den 8 juli 2009. |
|
<= Mindre än eller lika med |
Använd med datum och heltal för att ange mindre än eller lika med. Sökspecifikationer som ändrats<=8/7/09 returnerar till exempel alla sökspecifikationer som ändrades före den 8 juli 2009. |
|
>= Större än eller lika med |
Använd med datum och heltal för att ange större än eller lika med. Sökspecifikationer som ändrats>=8/7/09 returnerar till exempel alla sökspecifikationer som ändrades efter den 8 juli 2009. |
|
.. två punkter |
Egenskapen : värdet 1..värde 2 anger till exempel att egenskapen är större än eller lika med värdet 1 och mindre än eller lika med värdet 2. |
|
<> (inte lika med) |
Används med datum och heltal för att utesluta. Sökspecifikationer som ändrats<>2009-07-08 returnerar till exempel alla sökspecifikationer som inte ändrades den 8 juli 2009. |
Fråga med egenskaper
Du kan skapa frågor med hjälp av egenskaper, som är metadata för dokument som sparats i SharePoint. Författaren till ett dokument eller det datum då det sparades är ett exempel på en egenskap. Innehållsegenskaper och deras värden lagras när webbplatser indexeras. När du har specifik information om egenskaperna för ett objekt kan du använda det för att skapa en fråga för att hitta objektet.
När du skapar en sökning med egenskaper ska du inte använda blanksteg mellan egenskapen och värdet.
|
Söka efter egenskapsvärden |
Använd syntaxegenskapen:värde. Författare:Smith hittar till exempel alla dokument som skapats av en person vars namn är Smith. |
|
Sök efter filnamn |
Skriv filnamn:"Budget" (med citattecken) om du vill söka efter en fil med namnet "Budget.xlsx" eller skriv filnamn:budget (utan citattecken) för att hitta både "Budget_Current.xlsx" och "Budget_Next.xlsx". |
|
Söka efter filtyp |
Anta att du letar efter budgetkalkylblad som har förberetts i Excel 2007. Lägg till filtyp:xlsx till frågan så att endast sökresultat som är Excel 2007 arbetsböcker visas. |
|
Jokertecken |
Använd en asterisk "*" för en prefixmatchning med ett nyckelord eller en egenskap för att hitta dokument. En sökning efter Författare:Smi returnerar till exempel alla dokument skrivna av en författare vars namn börjar med bokstäverna Smi. |
|
Söka efter olika egenskaper |
Söktjänsten tolkar utrymmet mellan termer som använder olika egenskaper som ett OCH. Om du till exempel söker på title:budget filetype:xlsx returnerar sökningen endast Excel 2007 arbetsböcker med rubriker som börjar med ordet "Budget". |
|
Exkludera vissa sökresultat |
Om du vill utesluta sökresultat som innehåller vissa termer använder du ett minustecken (-) före termen som du vill utesluta. Om du till exempel vill söka efter objekt som innehåller ordet "utgifter" men inte innehåller ordet "skatt" skriver du utgifter -skatter i sökrutan . |
|
Egenskaper för Tilläggsfil |
Använd egenskaper för att ange namnet eller typen av fil som ska returneras. Om du till exempel vill söka efter Microsoft Office Word 2007-filer som innehåller ordet "schema" skriver du schemafiltyp:docx i sökrutan . |
|
Söka efter alternativa värden för samma egenskap |
Söktjänsten tolkar blanksteget mellan termer för samma egenskap som ett ELLER. Om du till exempel söker på författare:"John Smith" författare:"David Jones" returnerar sökningen objekt som skapats av någon av dem. |
|
Exkludera egenskapsvärden |
Om du vill utesluta innehåll som är markerat med ett visst egenskapsvärde använder du ett minustecken (-) före namnet på egenskapen. |
|
Fokusera på en viss server |
Om webbplatsegenskapen är tillgänglig för sökningar kan du lägga till webbplats:servernamn i frågan för att fokusera sökningen på innehåll som lagras på en viss server. Obs!: Omvänt snedstreck (\) fungerar inte i frågor. Använd därför inte omvänt snedstreck för en serversökväg när du skriver webbplatsen:\\servernamn. |
|
Datum/tid |
Alla datum-/tidsegenskaper i valfritt format kan användas med relationsoperatorer eller logiska operatorer för att skapa en fråga. Till exempel returnerar sökspecifikationer modified=8/7/09 alla sökspecifikationer som ändrades den 8 juli 2009. |
Meddelanden:
-
En fråga måste innehålla minst en term att söka efter. Frågor som endast består av termer som ska undantas resulterar i felmeddelanden.
-
Om administratören har mappat egenskaper, till exempel författare eller e-post till den hanterade egenskapsförfattaren, kan resultatet även innehålla innehåll som innehåller de här egenskaperna.
Om du inte hittar dokument som du vet finns i organisationen kan du behöva samarbeta med administratören för söktjänsterna för att få dokumenten tillagda i sökindexet, aktivera behörigheter för dokumenten eller lägga till eller ändra nyckelord eller egenskaper för dokumenten.
Arbeta med sökresultat
Som standard sorteras grundläggande sökresultat efter deras relevans för frågan. Nyckelordsdefinitioner och best bet-länkar (om sådana finns) visas i början av sökresultaten. Du kan förfina resultatet genom att klicka på någon av länkarna i panelen för förfining.
Administratören kan ändra vilka alternativ som visas i panelen för förfining, men ett exempel på hur du kan välja att förfina sökresultatet är på webbplatsen där du tror att dokumentet finns, författaren eller författarna som du är intresserad av att visa eller efter datum eller datumintervall då dokumentet eller dokumenten skrevs. Ett klick på något av objekten i förfiningspanelen visar omedelbart de resultat som angetts med förfiningsmetod du väljer.
En annan metod för att förfina sökningen är att använda omfattningar. Om du kom till sökresultatsidan med hjälp av sökcentret eller genom att söka från en webbplats ser du alternativet att förfina resultatet med Den här webbplatsen eller Den här listan. Om du väljer Den här listan kan du förfina resultatet ytterligare med en ny uppsättning nyckelord eller en fras. Du kan också ha omfattningen Personer eller Alla webbplatser att välja mellan.
Sökningen föreslår också en lista över relaterade sökningar. Ett enkelt klick på någon av dessa länkar kör omedelbart frågan för text eller en fras som liknar eller är relaterad till den ursprungliga sökningen.
Om din organisation tillåter personsökning och Mina webbplatser erbjuds du en lista över personer i organisationen som har angett sökordet eller frasen i sin profil. Klicka på personens namn för att gå till den personens Min webbplats. Mer information om hur du söker efter personer finns i artikeln Söka efter personer.
På sökresultatsidan visas också Förslag på Menar du? ovanför sökresultaten. Den här funktionen föreslår alternativa frågor som du kan prova. Varje förslag formateras som en länk. Om du vill söka igen på en alternativ fråga klickar du bara på den.
Hitta innehåll med hjälp av avancerad sökning
Om du behöver skapa en mer specifik fråga kanske du vill använda sidan Avancerad sökning , som är tillgänglig från sökresultatsidan. Med avancerad sökning kan du välja att visa eller utesluta resultat som innehåller vissa ord, filtrera sökresultat efter språk eller typ och söka efter innehållsegenskaper. En nackdel med att använda avancerad sökning är att frågan kan försämra prestandan genom att använda för många parametrar eller begränsningar. Precis som med alla sökningar kan du använda så få ord eller begränsningar som möjligt för att bredda resultatet och sedan begränsa resultatet genom att förfina dem.
-
Om du vill visa sidan Avancerad sökning klickar du på länken Avanceratbredvid sökrutan på sökresultatsidan.
-
Under Sök efter dokument med skriver du ord eller fraser i fälten som visas i följande bild. Du kan välja att matcha varje ord, varje ord, en exakt fras eller att utesluta resultat som innehåller vissa ord.
-
Om du vill begränsa sökresultaten efter språk markerar du en eller flera kryssrutor bredvid Endast språk.
-
Om du vill begränsa sökresultaten efter dokumentformat klickar du på ett alternativ i listan Resultattyp .
-
Om du vill söka efter innehåll som är markerat med vissa värden använder du fälten bredvid rubriken Där egenskapen. Klicka på en egenskap i listan Välj egenskap , välj en logisk operator och skriv ett värde som du vill söka efter. Klicka på Lägg till egenskap om du vill söka på fler än en egenskap eller på ett annat värde för samma egenskap. I följande exempel visas objekt som skapats av Mike Smith och som innehåller termen "Budget" i namnet i sökresultatet.
-
Klicka på Sök för att visa sökresultaten.
