Sekretesstillägg för Excel

På fliken Nytt (klicka på fliken Arkiv och sedan på Nytt) kan du få uppdaterad hjälp som hämtats från Office.com för arbetsböcker som baseras på mallar. Du kan också skicka feedback om mallarna och ge ett numeriskt betyg för varje mall som du laddar ned.

När du öppnar en mall eller fil baserat på en mall Office.com Kontakter i Excel (beroende på dina inställningar för onlinehjälp). Det skickar ID:t för den mallen, det program och den version som du använder för närvarande, tillsammans med standardinformation om datorn.

Mall-ID:t används för att identifiera den ursprungliga mallen som hämtad från Office.com eller ingår i Excel-installationen. Arbetsboken identifieras inte unikt. ID:t är detsamma för alla användare av samma mall.

Om du väljer att skapa en länk till en avbildning, fil, datakälla eller annat dokument på hårddisken eller på en server sparas sökvägen till filen i arbetsboken. I vissa fall kan länken innehålla ditt användarnamn eller information om servrar i nätverket. Om en dataanslutning används kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i länken för dataanslutningen.

När du tillämpar ett XML-schema på en arbetsbok sparas dessutom en sökväg till det XML-schema som du har skapat i arbetsboken. I vissa fall kan den sökvägen innehålla ditt användarnamn.

När du skapar en bladdatafunktion eller pivottabellrapport från en extern datakälla lagras de data som du begär från den källan som en del av kalkylbladet, tillsammans med en unik identifierare för datakällan. Användarnamnet för den person som senast uppdaterade cachen lagras också.

Beroende på hur du har konfigurerat arbetsboken eller pivottabellrapporten kan endast en delmängd av de lagrade data visas. Om du vill ta bort alla dessa lagrade data tar du bort anslutningen till datakällan från kalkylbladsdatafunktionerna och tar bort alla pivoter som refererar till data.

När du skapar ett diagram i Excel kan du filtrera de data som du har markerat för diagrammet så att endast en del av informationen visas. Alla data som är markerade lagras däremot tillsammans med diagrammet. Om du vill förhindra att andra ändrar diagrammet eller visar dess data klistrar du in diagrammet som en bitmapp när du kopierar det till ett Microsoft-program. Om data i diagrammet kommer från en extern datakälla kan du lösenordsskydda diagrammet för att förhindra att andra uppdaterar diagrammet med de senaste data från den externa källan. Om diagrammet baseras på data i arbetsboken kan lösenordsskydda diagrammet för att hindra andra från att ändra data som visas i diagrammet.

När du skriver ut en Excel-arbetsbok och sedan sparar arbetsboken sparas sökvägen till skrivaren med dokumentet. I vissa fall kan sökvägen innehålla ett användarnamn eller ett datornamn.

I Excel kan du lägga till och redigera alternativtext för tabeller, figurer, bilder, diagram, SmartArt-grafik och andra objekt i dina arbetsböcker. Alternativtexten sparas tillsammans med arbetsboken och kan innehålla personlig information som lagts till av en deltagare i presentationen. För vissa objekt, till exempel bilder som du infogar i arbetsboken, innehåller standardalternativtexten filsökvägen för objektet du infogar.

Alternativ text kan användas av hjälpmedelsfunktioner som skärmläsare. Den alternativa texten är tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Med Excel kan du komma åt en dokumentarbetsyta i SharePoint. En dokumentarbetsyta är ett delat utrymme där du kan samarbeta med andra gruppmedlemmar i en eller flera arbetsböcker.

När du öppnar en dokumentarbetsyta hämtar Excel data från webbplatsen Dokumentarbetsyta för att ge dig information om webbplatsen. Dessa data omfattar:

• Namn på webbplatsen

• URL:en eller adressen till webbplatsen

• Namn, e-postadresser och behörighetsnivåer för webbplatsanvändare

• Listor över dokument, uppgifter och annan information som är tillgänglig från webbplatsen

Excel lagrar också en lista över de dokumentarbetsytor som du har besökt på datorn, i form av cookies. Den här listan används för att ge dig snabb åtkomst till webbplatser som du har besökt tidigare. Listan över webbplatser som du har besökt nås inte av Microsoft och visas inte på Internet om du inte väljer att göra listan mer allmänt tillgänglig.

Med faxtjänsten kan du skicka ett fax via Internet och organisera de fax som du har skickat i Microsoft Outlook. Om du vill använda faxtjänsten måste du registrera dig hos en faxtjänstleverantör, skild från Microsoft, som bearbetar faxen och skickar dem via Internet. Microsoft samlar inte in några data via faxtjänstfunktionen.

När du registrerar dig för faxtjänsten skapar faxtjänstleverantören ett registreringspaket som lagras av faxtjänstleverantören och Excel. Paketet består av adressen till faxtjänstleverantörens webbplats och en "token" som bekräftar din åtkomst till faxtjänstleverantören. När du skickar ett fax från Excel läggs det här registreringspaketet till i dokumentet.

Du kan också använda faxtjänsten för att beräkna priset på ett fax utan att skicka faxet. Om du väljer att beräkna priset för ett fax använder Excel en krypterad anslutning för att skicka din registreringstoken, telefonnumret dit faxet ska skickas och antalet sidor i faxet till faxleverantören. Microsoft tar inte emot eller lagrar den här informationen.

Med Excel kan du begära information om en viss term eller fras från ett antal premiuminnehållsleverantörer. När du begär en sökning på ett visst ord eller en viss fras använder Excel Internet för att skicka den text som du har begärt, den programvaruprodukt som du använder för närvarande, det språk som systemet är inställt på och auktoriseringsinformation som anger att du har rätt att ladda ned referensinformation, om det behövs av tredje part.

Excel skickar den här informationen till en tjänst som tillhandahålls av Microsoft eller en tredjepartsleverantör som du väljer. Den här tjänsten returnerar information om ordet eller frasen du begärde.

Ofta innehåller den information som du tar emot en länk till ytterligare information från tjänstens webbplats. Om du klickar på den här länken kan tjänstens leverantör lägga till en cookie i ditt system för att identifiera dig för framtida transaktioner. Microsoft ansvarar inte för sekretessrutinerna för webbplatser och tjänster från tredje part. Microsoft tar inte emot eller lagrar någon av den här informationen såvida du inte har efterfrågat en Tjänst som ägs av Microsoft.

Du kan inaktivera referensinformation genom att göra följande:

Med Excel kan du översätta hela eller en del av dokumentet med hjälp av en tvåspråkig ordlista eller en maskinöversättning. Du kan välja hur du vill översätta dokumentet.

Du kan markera eller ange ett ord eller en fras som du vill översätta, eller så kan du välja att översätta hela dokumentet, i båda fallen, genom att välja det tillämpliga översättningsalternativet i fönstret Referensinformation.

Om du markerar eller anger ett ord eller en fras som du vill översätta jämförs den fras som du har angett med en tvåspråkig ordlista. Vissa tvåspråkiga ordlistor ingår i programvaran och andra är tillgängliga från Office.com. Om ett ord eller en fras som du anger inte finns i den tvåspråkiga ordlistan som ingår i programvaran skickas ordet eller frasen okrypterad till en Microsoft- eller en översättningstjänst från tredje part.

Om du vill översätta hela arbetsboken skickas den okrypterad till en Microsoft- eller en översättningstjänst från tredje part. Som med all information som skickas okrypterad via Internet kan det vara möjligt för andra att se ordet, frasen eller arbetsboken som du översätter.

Om du väljer att använda någon av de ordlistor som är tillgängliga på Office.com eller en översättningstjänst från tredje part, använder Excel Internet för att skicka texten som du har begärt, vilken typ av programvara du har samt de nationella inställningar och språk som systemet är inställt på. För översättningstjänster från tredje part kan Excel också skicka tidigare cachelagrad autentiseringsinformation som anger att du tidigare registrerat dig för åtkomst till webbplatsen.

Microsoft SharePoint tillhandahåller delade webbaserade arbetsytor där du kan samarbeta i dokument eller möten.

När du öppnar en SharePoint-webbplats sparar webbplatsen cookies på datorn med hjälp av antingen webbläsaren eller ett Office-program om du har behörighet att skapa en ny underwebbplats på webbplatsen. Dessa cookies bildar en lista över webbplatser som du har behörighet till. Listan används av flera Office-program för att ge snabbåtkomst till de webbplatser du har besökt tidigare.

Listan över webbplatser som du har besökt nås inte av Microsoft och visas inte på Internet om du inte väljer att göra listan mer allmänt tillgänglig.

När du skapar en ny webbplats eller lista i SharePoint, eller lägger till eller bjuder in personer till en befintlig webbplats eller lista, sparar webbplatsen följande för varje person, inklusive din:

• Fullständigt namn

• E-postadress

Ett användar-ID läggs till i varje element som du eller webbplatsens andra användare lägger till eller ändrar på webbplatsen. Precis som med allt innehåll på SharePoint-webbplatsen bör endast administratörer och medlemmar på själva webbplatsen ha åtkomst till den här informationen.

Alla element på SharePoint-webbplatsen innehåller två fält: Skapad av och Ändrad av. Fältet Skapad av fylls i med användarnamnet för den person som ursprungligen skapade elementet och datumet då det skapades. Fältet Ändrad av fylls i med användarnamnet för den person som senast ändrade arbetsboken och datumet då den senast ändrades.

Administratörer för de servrar där SharePoint-webbplatser ligger har åtkomst till vissa data från dessa webbplatser, som används för att analysera webbplatsens användningsmönster och förbättra hur stor andel av tiden som webbplatsen är tillgänglig. Dessa data är endast tillgängliga för serveradministratörerna och delas inte med Microsoft om inte Microsoft är värd för SharePoint-webbplatsen. De data som samlas in omfattar namn, e-postadresser och behörigheter för alla som har åtkomst till webbplatsen.

Alla användare som har tillgång till en viss SharePoint-webbplats kan söka i och visa allt tillgängligt innehåll på webbplatsen.

Microsoft SharePoint innehåller granskningsfunktioner som gör att administratörer kan hålla ett tillförlitligt granskningsspår över hur användare arbetar med visst innehåll.

När SharePoint-administratörer aktiverar granskningsfunktionen registrerar servern automatiskt vissa åtgärder som utförs av användaren i SharePoint-innehållsdatabasen. De åtgärderna omfattar visa, redigera, checka in och checka ut. För varje registrerad åtgärd registrerar servern identifierande information om filen, åtgärden och användarens SharePoint-ID. Inga data skickas till Microsoft som en del av den här funktionen.

Den här funktionen är inaktiverad som standard och är endast tillgänglig för administratörer för SharePoint-webbplatser där innehåll lagras.

Excel ger dig möjlighet att skicka snabbmeddelanden från själva programmet och ger dig möjlighet att få en avisering när personer är online eller när vissa ändringar görs i delade arbetsböcker eller arbetsytor.

Excel kan använda en snabbmeddelandeklient för att ge dig möjlighet att se andra personers onlinenärvaro och skicka meddelanden till dem. Excel innehåller en webbkontroll som gör att närvaro för snabbmeddelanden kan visas på en webbsida. Microsoft SharePoint-sidor använder den här kontrollen. Dessa sidor överför inte närvarodata tillbaka till webbservern.

Den här webbkontrollen kan användas för att överföra närvarodata från ditt snabbmeddelandeprogram till webbservern. Som standard kan närvarodata endast skickas till intranätplatser, betrodda platser och platser på den lokala datorn.

Excel använder filformat som baseras på XML. De här XML-filformaten är utökningsbara, vilket innebär att användarna kan ange ytterligare scheman eller taggar i filerna. Ett tillägg eller annan kod från tredje part kan också bifoga ytterligare metadatainformation till dessa XML-filformat som inte kan visas i Excel.

Du kan kontrollera metadata som har associerats med en XML-fil genom att visa filen i ett textvisningsprogram.

Om du sparar kommentarer i en fil läggs initialerna till i varje kommentar som standard. Den här informationen är sedan tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Du kan ta bort din personliga information från dessa kommentarer genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Info.

3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

När du gör ändringar i en fil med funktionen Spåra ändringar aktiverad lagras som standard användarnamnet och/eller initialerna i arbetsboken och associeras med de ändringar du gör. Den här informationen, tillsammans med den ursprungliga och omarbetade texten, blir tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

När ändringarna har accepterats eller avvisats tas ditt namn bort. Du kan också ta bort din personliga information från dessa ändringar genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Info.

3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

I vissa fall lagras ditt namn i Excel så att du får en bättre upplevelse när du använder vissa funktioner. Ditt namn lagras till exempel på följande platser:

• Redigeringsfält

• Filegenskapen AuthorName

Du kan ta bort ditt namn från dessa fält och egenskaper genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Info.

3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

Microsoft Office-lösningar som skapats av andra företag kan också innehålla ditt namn eller annan personlig information i de anpassade egenskaper som är kopplade till filen.

Om du använder Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andra funktioner som gör att du kan ansluta direkt till en annan datakälla kan din auktoriseringsinformation (användar-ID och lösenord) sparas i arbetsboken. Om du vill ändra eller ta bort den här auktoriseringsinformationen måste du ändra egenskaperna för anslutningen med den metod som är specifik för anslutningsmetoden.

Som standard innehåller alla filer som sparas i Excel filegenskaper, till exempel följande:

• Författare

• Lagledare

• Företag

• Senast sparat av

• Namnen på granskare av arbetsböcker

Dessutom kan andra egenskaper sparas i filen beroende på vilka funktioner eller tredjepartslösningar du använder. Om arbetsboken till exempel ingår i ett dokumentarbetsflöde sparas ytterligare filegenskaper för att spåra arbetsflödet.

Den här informationen är sedan tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Du kan ta bort ditt namn från dessa egenskaper genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Info.

3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

Funktionen Kontrollera dokument kan också användas för att ta bort andra typer av data som kanske inte är tillgängliga i alla vyer, till exempel kommentarer och revisioner. Microsoft rekommenderar att du kör Kontrollera dokument i alla arbetsböcker som du planerar att göra tillgängliga för allmänheten.

Dolda data och metadata kan också ingå i Microsoft Office-filer med hjälp av Microsoft Office-objektmodellen. Du kan till exempel göra bilder osynliga i Microsoft Office-objektmodellen, vilket innebär att de inte kan visas när du öppnar filen, men bilden lagras i filen och kan senare göras synlig.

Med makroinspelning kan du spela in en sekvens av åtgärder så att du kan återskapa åtgärderna vid ett senare tillfälle. Om du väljer att spela in ett makro sparas användarnamnet som en kommentar i koden när makrot först skapas. Du kan ta bort ditt användarnamn manuellt från den här platsen.

En digital signatur är en valfri funktion som kan hjälpa dig att autentisera identiteten för den person som skickade en arbetsbok till dig. En digital signatur är ett unikt krypterat värde för data i arbetsboken som du signerar. När du skickar en arbetsbok med en digital signatur skickas signaturen till mottagaren tillsammans med data i arbetsboken och ett betrott digitalt certifikat från dig (avsändaren). Det digitala certifikatet utfärdas av en certifikatutfärdare, till exempel VeriSign, och innehåller information för att autentisera avsändaren och verifiera att det ursprungliga innehållet i arbetsboken inte har ändrats. Excel kan kontakta certifikatutfärdare online automatiskt för att verifiera den digitala signaturen.

När du signerar en arbetsbok visas en dialogruta som visar den information som ingår i den digitala signaturen, till exempel systemdatum och -tid, operativsystemsversionsnummer, Microsoft Office-versionsnummer och Excel-versionsnummer.

Med IRM (Information Rights Management) kan du ge vissa användare eller grupper rätt att komma åt och ändra en arbetsbok. Trots vissa likheter är IRM inte detsamma som dokumentskydd. Med IRM kan du ange behörigheter för hela arbetsboken för mycket specifika åtgärder, till exempel att skriva ut dokumentet eller vidarebefordra dokumentet till andra, samt för att läsa eller redigera arbetsboken.

När du lagrar en arbetsbok med IRM aktiverat sparas en lista över alla användare som har behörighet till arbetsboken och deras behörigheter i arbetsboken i Excel. Den här informationen krypteras så att endast arbetsboksägare kan komma åt den här informationen.

Dessutom innehåller arbetsböcker med aktiverad IRM innehållslicenser. En innehållslicens innehåller en e-postadress, behörighet och autentiseringsinformation. Varje gång någon försöker öppna en arbetsbok med IRM aktiverat kontrolleras innehållslicenserna som sparats i arbetsboken mot användarens identitet. Om användaren aldrig har öppnat arbetsboken tidigare kontaktar Excel en IRM-server, verifierar användarens identitet, laddar ned en ny innehållslicens för användaren (förutsatt att användaren har nödvändiga rättigheter) och sparar den innehållslicensen i arbetsboken.

Arbetsboksägare kan undvika att spara innehållslicenser i arbetsboken. Men om den här innehållslicensen inte sparas i arbetsboken måste Excel kontakta IRM-servern varje gång arbetsboken öppnas. Om Excel inte är anslutet till ett nätverk eller inte kan kontakta IRM-servern kan arbetsboken inte öppnas.

Med Arbetsboksskydd kan du skydda din Excel-arbetsbok på olika sätt, till exempel genom att ge endast vissa användare rätt att redigera, kommentera eller läsa arbetsboken.

När du använder Arbetsboksskydd ombeds du ange användar-ID:na. Dessa användar-ID:n kan vara i form av Windows NT Domain-konton (till exempel DOMÄN\användarnamn) eller e-postadresser för Windows Live ID (till exempel someone@example.com). Dessa användar-ID lagras när du ger en användare rätt att läsa eller ändra ett textområde.

Det är möjligt att skydda Excel-arbetsboken utan att använda ett lösenord. Om du väljer att skydda arbetsboken utan ett lösenord kan alla som läser arbetsboken se användar-ID:na för dem som har fått åtkomst. Om arbetsboken sparas som XML eller HTML är användar-ID:na tillgängliga för alla som läser filen.

Om du vill begränsa åtkomsten till användar-ID:t ytterligare kan du välja att spara filen med ett lösenord eller med IRM (Information Rights Management). Det är bara du och andra som har beviljats åtkomst som kan se dessa användar-ID:ar.

När du öppnar vissa tidigare versioner av Excel-filer i Microsoft Office kontrollerar filverifieringen i Office om filstrukturen matchar specifikationen från Microsoft för det filformatet. Om det inte går att validera filen öppnas den i skyddad vy i Microsoft Office.

En kopia av varje fil som misslyckas med valideringen av Office-filer sparas på datorn när du avslutar Excel. Microsoft Felrapportering frågar dig regelbundet om du samtycker till att skicka en kopia av dessa filer till Microsoft. Mer information om Microsoft-felrapportering, inklusive en fullständig sekretesspolicy, finns i Sekretesspolicy för Microsoft-felrapportering.

Excel sparar automatiskt kopior av arbetsboken medan du redigerar dem. På så sätt kan du återställa arbetsböcker om du råkar stänga en arbetsbok utan att spara ändringarna. Du kan välja att inte spara kopior av arbetsböckerna automatiskt genom att göra följande:

Du kan komma åt och ta bort de senast sparade versionerna av tidigare sparade arbetsböcker genom att klicka på fliken Arkiv , klicka på Info och sedan klicka på den arbetsbok du vill använda under Versioner. Du kan komma åt och ta bort de senast automatiskt sparade versionerna för nyligen skapade arbetsböcker genom att klicka på fliken Arkiv , klicka på Info, på Hantera versioner och sedan klicka på Återställ ej sparade arbetsböcker. Excel tar regelbundet bort automatiskt sparade arbetsböcker om du inte öppnar och använder dem. Mer information finns i Återställa Office-filer.

Överst på sidan