Med nyheter för Email kan författare konvertera sina SharePoint News-inlägg till distributioner som kan läsas helt i inkorgar för e-post. Nu kan du engagera åhörarna direkt i inkorgen och spåra deras e-postläsningar.
Så här skapar du nyheter för e-post
-
Om du vill skapa distributioner som har skapats för e-post börjar du från den nedrullningsbara menyn + och väljer Nyhetsinlägg.
Obs!: För närvarande kan du inte skapa för e-postdistributioner för andra sidtyper eller framhävda nyheter.
-
Välj ett av våra alternativ för Mallar för e-post.
-
I det nya inlägget kan du börja skriva din sida.
Meddelanden:
-
Du kommer att märka några viktiga förändringar från den tidigare versionen, nämligen:
-
Post and send ersätter post för att nu inkludera e-postdistribution i publiceringsflödet.
-
Webbdelar som skapats för e-post finns bara i webbdelsväljaren.
-
-
När du har skrivit inlägget väljer du Publicera och skickar för att publicera dina nyheter på webbplatsen.
Obs!: Webbdelar för e-post innehåller, men är inte begränsade till, text, bild och personer.
Inlägget bekräftas i följande dialogruta:
Du kan förhandsgranska din fullständiga distribution innan du distribuerar den. Skicka dina nyheter direkt till valfri e-postadress genom att ange mottagare i raden Till. Det omfattar att skicka till (och CCing,) distributionslistor.
Postrubriken fylls automatiskt i automatiskt som ämnesrad för e-post. Om det behövs kan du ändra den manuellt genom att redigera dialogrutan under Kopia. Du kan också lägga till ett valfritt meddelande som ska visas som brödtexten i det färdiga e-postmeddelandet.
Om du i stället skickar den fullständiga versionen kan du skicka på ett sätt som inte visar hela inläggsinnehållet eller beviljar nya behörigheter. Växla knappen Skicka som länk bredvid Skicka för att återgå till den äldre versionen som är tillgänglig för sidor som inte är gjorda för e-post. Med det här alternativet kan du skicka en länk till distributionslistor utan att visa något av e-postinnehållet, och ingen analys registreras.
Behörighet, webbplatsåtkomst och delning
När du skickar ett nyhetsinlägg som ett e-postmeddelande kan alla mottagare läsa innehållet i inlägget i sin helhet, men de får inga ytterligare webbplatsbehörigheter. Den här begränsningen omfattar åtkomst till den ursprungliga sidan på SharePoint Online. Du kan tänka dig att skicka e-post via e-post som att göra någon till en fotokopia av en sida i en bok som de kan läsa utan att kunna se något annat i boken.
Befintliga webbplatsbehörigheter påverkas inte för användare som redan har webbplatsåtkomst, de kommer att kunna visa webbversionen på SharePoint.
Analyser
När du skapar ett made for Email nyhetsinlägg läggs dina e-postvyer, läsare och sidtrafik till i sidanalysen. Men den genomsnittliga tiden per användare återspeglar bara dina SharePoint Online-vyer. Användaraktivitet som återspeglas i rapporten inkluderar inte användningsdata som samlats in under de senaste 60 minuterna.
Ytterligare användaraktiviteter, till exempel reaktioner, räknas inte i sidanalys och eventuella gilla-markeringar och kommentarer är resultatet av interaktion med SPO-sidan.
En e-postvy räknas när en användare öppnar e-postdistributionen, men inte räknas med vidarebefordran, svar eller bifogad fil. En e-postvy registreras oavsett var e-posten öppnas, oavsett om e-postklienten är Outlook, Outlook online eller en tredjepartsleverantör, till exempel Gmail.
För att kunna samla in analyser måste du skicka din distribution till varje mottagare direkt från SharePoint-sidan, antingen i det första inlägget eller senare i listrutan för delning.
Vad mottagarna kommer att se
Nyhetsinlägg som skickas som e-postmeddelanden kan visas i alla e-postklienter och visas som andra e-postmeddelanden som skickas från författaren av nyhetsinlägget.
Det kan finnas en liten variation i utseendet på det sista nyhetsbrevet beroende på mottagarens e-postklient. Dessa variationer är rent kosmetiska, vilket beror på skillnader i hur olika e-postklienter bearbetar data. De bästa resultaten kommer från att öppna dessa distributioner på Outlook.com.
När du visar på en mobil enhet ser mottagarna en distributionsbredd på 600 bildpunkter. Men när de visas på en enhet med mer tillgängligt horisontellt utrymme (skrivbordsappen för e-post) sträcker sig distributionerna så att de fyller 740 bildpunkter för bättre läsbarhet och bildkvalitet.
Uppdatera ditt inlägg och skicka igen
Uppdateringar till nyhetsinlägg som skickas som e-postmeddelanden fungerar på samma sätt som uppdateringar av andra nyhetsinlägg. Tidigare mottagare och läsare meddelas inte om ändringar i dokumentet. Observera också att den version som du tidigare har publicerat är en statisk ögonblicksbild av sidan när den skickas och uppdateras inte i inkorgarna när du gör uppdateringar av onlineversionen, oavsett om e-postmeddelandet har öppnats eller inte. Om du vill att läsarna ska se dina senaste ändringar kan du skicka sidan igen när ändringarna har gjorts.
Om du vill skicka inlägget som ett e-postmeddelande efter den första publiceringen använder du dialogrutan Skicka som e-post igen under listrutan dela.
Spara ett nyhetsinlägg som skapats för e-post som en anpassad mall
Om du sparar en mall som skapats för e-post som en anpassad mall visas den på din webbplats bredvid dina standardmallar. Nyheter som har skapats med den här mallen behåller funktionerna för skicka som e-post och webbdelsomfång.
Du kan se vilka av dina sparade mallar som kan skickas som e-postmeddelanden genom att notera e-postikonen bredvid mallrubriken (visas som förhandsgranskningen läses in).
Gör fliken "Sparad på den här webbplatsen" öppen som standard i mallväljaren
Om du anger en anpassad "sparad på den här webbplatsen"-mallen som standardmall på en viss webbplats öppnas nu fliken "sparad på den här webbplatsen" som standard när någon skapar ett nytt nyhetsinlägg. Du kan fortfarande komma åt "Från Microsoft" som skapats för e-postmallar genom att klicka på fliken "från Microsoft".
Funktioner för enskilda webbdelar
Enskilda webbdelar fungerar på samma sätt som de gör i distributioner som inte är gjorda för e-post, med några få undantag:
-
Individuell målgruppsanpassning inaktiveras helt.
-
Utseendet på webbdelarna kan variera i distributionsvyn.
Text
Använd webbdelen Text för att lägga till stycken på sidan. Formateringsalternativ som formatmallar, punkter, indrag, markering och länkar finns tillgängliga. Du kan också klistra in bilder i nivå med text.
Så här använder du webbdelen Text:
-
Välj + och välj sedan Text i listan med webbdelar.
-
Klicka i rutan så visas formateringsverktygsfältet.
-
Ange texten och formatera den med formateringsverktygsfältet. Visa fler formateringsalternativ genom att välja ellipsen (...) Fler formatmallar till höger i verktygsfältet.
-
Om du vill lägga till en tabell väljer du (...) Mer format > Infoga.
Obs!: När du har klickat i tabellen blir verktyget tabellformat tillgängligt för dig.
Obs!: Du kan också öppna den här menyn genom att högerklicka på själva tabellen.
Obs!: Även om en tabellstorlek kan läggas till i en distribution som är skapad för e-post, kan konverteringen av större tabeller till 600 px-distributionsbredden leda till oönskade omflöden. Vi rekommenderar att du lägger särskild vikt vid tabellutseendet i förhandsgranskningsläge för att säkerställa att det uppfyller förväntningarna. Vi kan tillhandahålla en vågrät rullningslist för att förhindra problem med flödesomformning i vissa e-postklienter, men inte alla, särskilt dem från tredje part, men vi kommer att arbeta med att utöka vårt stöd i framtida uppdateringar.
Webbdelen Bilder
Använd bildwebbdelen för att lägga till bilder på sidan. Formateringsalternativ som formatmallar, punkter, indrag, markering och länkar finns tillgängliga. Du kan också klistra in bilder i nivå med text.
Så här använder du bildwebbdelen:
-
Håll muspekaren över eller under en befintlig webbdel på sidan så visas en linje med ett + i en cirkel, så här:
-
Växla mellan alternativen för bildväljaren för att markera bilden.
-
När du har markerat en bild visas följande redigeringsalternativ i bildverktygsfältet.
De är sekventiella, från vänster till höger:
-
Flytta
-
Redigera
-
Duplicera
-
Ta bort webbdel
-
Bläddra bland bilder
-
Textöverlägg (visas ovanpå bilden när den överförs)
-
Ändra storlek
-
Beskär
-
Centrera justering
-
Avancerad redigering och
-
återställa
Mer information om hur du använder dessa bildredigeringsfunktioner finns i den fullständiga supportdokumentationen på bildwebbdelen som länkas här.
Obs!: När du använder textöverläggsfunktionen i bildwebbdelen visas texten ovanför bilden i e-postdistributionen.
Infogade bilder
-
Du kan lägga till en bild i nivå med text genom att kopiera en bild och klistra in den i webbdelen Text.
-
Markera bilden i webbdelen och använd verktygsfältet längst upp till vänster i bilden för att redigera bilden, flytta den eller justera den åt vänster, höger eller i mitten. Du kan ändra storlek på bilden genom att välja handtagen i varje hörn av bilden.
Obs!: I den genererade e-postdistributionen visas bilder inte som infogade i text. I stället återges texten ovanför eller nedanför bilden beroende på var de befinner sig med avseende på den infogade bilden. Storleken på den infogade avbildningen bevaras. För bästa konverteringsresultat använder du den fullständiga bildwebbdelen.
Kontakter
Vem är med i laget? Vad ansvarar de för? Hur kontaktar jag dem? Det är enkelt att besvara de här frågorna för läsarna med den Personer webbdelen. Den kan visa foton, kontaktinformation med mera av personerna i organisationen.
-
Hovra med musen över eller under en befintlig webbdel så visas en linje med ett + i en cirkel, så här:
-
Välj + > Personer i listan med webbdelar.
-
Du kan ändra webbdelens rubrik genom att markera texten där det står Personer profiler och skriva över den.
-
Ange ett namn eller en del av namnet i rutan. En lista med matchande resultat visas och du kan välja den person du vill använda. Välj sedan Lägg till profil.
-
Fortsätt att ange namn och välja profiler tills du är klar.
Typ av kort
Tre olika typer av kort stöds: små, medelstora och stora. Du kan välja att visa mer eller mindre information genom att välja vilken typ av kort som ska visas. Små kort visar en bild (om det finns en) och personens namn eller e-postadress, som i bilden ovan. I layouten Medel visas en rad med en textbeskrivning. I layouten Stor visas en bild, ett namn eller en e-postadress, en rubrik (om tillgängligt) samt en valfri länk och beskrivning, enligt bilden nedan.
Om du vill ordna om personprofiler drar och släpper du var och en med knappen Flytta.
Obs!: Du kan också ändra ordning på personer med hjälp av Ctrl + vänster eller Ctrl + högerpil .
Fil och media
Använd webbdelen Arkiv och media för att infoga en fil på sidan. Filtyper som du kan infoga är Excel, Word, PowerPoint, Visio, PDF-filer, 3D-modeller, videor med mera.
-
Håll muspekaren över eller under en befintlig webbdel eller under rubrikområdet, klicka på och välj sedan Fil- och mediewebbdel.
-
Välj en nyligen använd fil eller hämta en fil från webbplatsen, datorn eller en länk. Om din organisation har angett en uppsättning godkända avbildningar kan du välja mellan den uppsättningen under Din organisation. Filen visas sedan i nivå på sidan.
Meddelanden:
-
Webbsökning använder Bing-bilder som använder Creative Common-licensen. Du ansvarar för att granska licensiering för en bild innan du infogar den på sidan.
-
Webbdelen översätts som ett kort som länkar tillbaka till det fullständiga filformuläret för alla imbedded-filer. För videor genereras ett större kort som förhandsgranskar den första ramen.
-
Tips:
-
Bildfiler stöds inte i fil- och mediewebbdelen. Men om du vill infoga en bild på sidan kan du använda webbdelen Använd bild.
-
Om du vill skriva ut från .PDF filer måste du välja Knappen Öppna i nytt fönster i verktygsfältet som visas när du för muspekaren över filen på en publicerad sida i visningsläge. Sedan kan du skriva ut från webbläsarfönstret.
Avdelare
-
Håll muspekaren över eller under en befintlig webbdel eller under rubrikområdet och välj +.
-
Välj webbdelen Avgränsare.
Anpassa delningswebbdelen
-
Välj Redigera webbdel (till vänster) för att anpassa avgränsarens längd och tjocklek.
-
Ange längden på avgränsaren från 20 % till 100 %. (Avdelarens längd ändras när du drar skjutreglaget så att du kan förhandsgranska ändringen.)
-
Ställ in avdelarens vikt från 1 (tunnast) till 6 (tjockaste). (Avdelarens tjocklek ändras när du drar skjutreglaget så att du kan förhandsgranska ändringen.)
Snabblänkar
-
Om sidan inte redan är i redigeringsläge väljer du Redigera längst upp till höger på sidan.
-
Hovra med musen över eller under en befintlig webbdel så visas en linje med ett + i en cirkel, så här:
-
Välj + och välj sedan Webbdelen Snabblänkar.
-
Skriv över rubriken Snabblänkar om du vill lägga till en egen rubrik.
-
Välj layoutalternativen ovanför snabblänkarna för att välja layout.
Obs!: Oavsett vilken layout du väljer konverteras den till knappformatet i distributionen:
Lägga till länkar
-
Välj + Lägg till.
-
Välj en nyligen använd fil eller hämta en fil eller bild från någon av följande platser:
Arkivbilder från Microsoft
En webbplats
Ditt OneDrive-konto
Din dator
En länk
-
Om din organisation har angett en uppsättning godkända avbildningar kan du välja mellan den uppsättningen under Din organisation.
-
Markera bilden, sidan eller dokumentet och välj Infoga.
Obs!: I verktygslådan till höger finns alternativ för varje länk. Alternativen beror på de inställningar du har valt för layouten. Om du till exempel väljer att Visa beskrivningar för en listlayout kan du lägga till en beskrivning för den enskilda länken. Andra typer av alternativ för enskilda länkar, beroende på layoutalternativen, är bland annat att ändra bilden, formatera ikoner, lägga till beskrivningar och lägga till alternativtext.
Redigera länkar
-
Hovra över det objekt som du vill redigera och välj sedan Redigera objektpenna längst ned på det objekt som du vill redigera.
Obs!: Då öppnas verktygslådan för objektet där du har alternativ för länken. Alternativen beror på de inställningar du har valt för layouten. Om du till exempel väljer att Visa beskrivningar för en listlayout kan du lägga till en beskrivning för den enskilda länken. Andra typer av alternativ för enskilda länkar, beroende på layoutalternativen, är bland annat att ändra bilden, formatera ikoner, lägga till beskrivningar och lägga till alternativtext.
-
Om du vill ta bort länkar väljer du papperskorgsikonen för objektet.
-
Om du vill ordna om länkar drar och släpper du objekt till nya positioner med hjälp av ikonen Flytta.
Meddelanden:
-
Du kan också ändra ordning på länkar med ctrl + vänster eller Ctrl + högerpil .
-
Du kan inte ändra ordning på länkar i layouten Filmremsa.
-
Länkar
Använd webbdelen Länka för att lägga till en länk, tillsammans med dess förhandsgranskning, till en intern eller extern sida, video, bild eller ett dokument.
-
Håll muspekaren över eller under en befintlig webbdel eller under rubrikområdet, klicka på +och välj sedan webbdelen Länka.
-
Klistra in länken till sidan, videon, bilden eller dokumentet. Förutom länktexten visas en förhandsgranskning av objektet på sidan om det finns tillgängligt. Om du vill ta bort länktexten eller förhandsgranskningen klickar du på X bredvid den.
Länkwebbdelen kommer att se liknande ut i den slutliga distributionen.
