Skapa en arkivplan för att hantera arkivhandlingar

Arkivplanen är det primära planeringsdokumentet för hantering av arkivhandlingar i SharePoint. Filplaner kan skilja sig åt mellan olika organisationer, men vanligtvis:

Beskriv vilka typer av objekt organisationen ser som arkivhandlingar.
Beskriv vilken bredare kategori av poster objekten tillhör.
Ange var poster lagras.
Beskriv kvarhållningsperioder för arkivhandlingar.
Avgränsa vem som ansvarar för att hantera de olika typerna av poster.

I den här artikeln beskrivs innehållet i en arkivplan och en sammanfattning av hur du skapar en filplan för organisationen. I den här artikeln hänvisas du också till ett kalkylblad där du kan spela in filplanen.

Identifiera typer av poster

Att avgöra vilka aktiva dokument i organisationen som kan vara deklarbara eftersom arkivhandlingar kräver samarbete med hanterare av arkivhandlingar, medarbetare, efterlevnadsansvariga och innehållshanterare. Observera att även om ditt företag inte omfattas av en starkt reglerad bransch finns det allmänna lagar som kan göra att ditt företag inte kan föra register. Förutom den allmänna affärslagstiftningen måste du utvärdera juridiska krav som är specifika för ditt företag.

Det ligger utanför den här artikelns område att ge mer än allmän information om hur du avgör vad som är en post i organisationen. Förmodligen har ditt företag redan någon form av hantering av arkivhandlingar och har fyllt de flesta av de roller för hantering av arkivhandlingar som du behöver och du kanske redan har en taxonomi med poster.

I allmänhet gör du så här för att avgöra vad som är poster i organisationen:

Förstå ditt företags juridiska skyldigheter och affärsbehov.
Analysera hur aktiva dokument används genom att samarbeta mellan avdelningarna i din organisation.
Ta fram en lista över de typer av dokument som ska bli arkivhandlingar. Du kan till exempel bestämma att följande ska behållas som poster:
- Kontrakt för att hyra företagsutrymme.
- Dokument som är relaterade till anställdas förmåner.
- Dokument relaterade till produktundersökning och utveckling.
Kategorisera posterna. Poster i samma kategori har ofta samma kvarhållningstider och kan kräva liknande behandling på andra sätt.

Registrera den information som du har samlat in. Registrera vilken typ av post, vilken kategori poster av den här typen tillhör och en kort beskrivning av typen av post.

Följande är ett exempelkalkylblad:

Typ av post	Postkategori	Beskrivning
Förmånsplaner, försäkringsplaner, garantiplaner	Beskrivning av anställningsförmån	Beskrivningar av alla anställningsförmånsplaner.
Tidrapporter för avlöningslistor, kompletterande löneinformation	Avlöningsposter	Sammanfattningar av arbetade timmar, övertid och betald lön.
Leverantörsfakturor	Fakturor	Arkivhandlingar för varor eller tjänster som köpts från leverantörer.
Produkt undersökningar, frågeformulär, utbildning manualer, utbildningsvideor	Utbildningsmaterial	Ger intern eller extern utbildning.
Leveransformulär, leveransrapporter	Leveransposter	Dokumenterar leveransen av material.
Pressmeddelanden, tidningsartiklar	Pressmeddelanden	PR-information om produkter och tjänster.
Kontaktblad för nödsituationer, formulär för journalregistrering, meritförteckningar, statusrapporter för förmåner	Personalregister	Poster för enskilda personers anställningshistorik och relaterade personalåtgärder.

Slutför filplanen

När du har fastställt vilka dokument som ska behållas som arkivhandlingar och när du har skapat en uppsättning kategorier för arkivhandlingar slutför du arkivplanen genom att ange ytterligare information om varje typ av arkivhandlingar. Ange följande:

Hur länge varje typ av arkivpost ska behållas.
Hur arkivhandlingar ska kasseras när lagringstiden går ut.
Vem är den primära posthanteraren för poster av den här typen.
Vilken typ av media är den här typen av poster som lagras i.

Följande är en slutförd exempelfilplan:

Poster	Beskrivning	Media	Postkategori	Bevarande	Disposition	Kontakt
401k-abonnemang	Beskrivning av anställningsförmånsplan.	Webbsidor	Anställningsförmånsplaner	X år	Inga	Kathi-floden
Försäkringsplaner	Beskrivning av anställningsförsäkringsplan.	Skriva ut	Anställningsförmånsplaner	X år	Inga	Reshma Patel
Garantiplaner	Beskrivning av anställningsplan.	Skriva ut	Anställningsförmånsplaner	X år	Inga	Reshma Patel
Tidrapporter för löner	Sammanfattningar av arbetade timmar, övertid och löner.	Elektroniska dokument	Avlöningsposter	X år	Förstör	Reshma Patel
Kompletterande information om löneutbetalning	Sammanfattningar av sjukfrånvaro, semesterdagar och andra avlöningsobjekt som inte är löner.	Elektroniska dokument	Avlöningsposter	X år	Förstör	Reshma Patel
Leverantörsfakturor	Arkivhandlingar för varor eller tjänster som köpts från leverantörer.	Skriva ut	Fakturor	X år	Förstör	Eric Lang
Produktundersökningar	Enkät om kundnöjdhet.	Webbsidor	Undersökningsmaterial	X år	Arkivera	Molly Dempsey
Frågeformulär	Frågeformulär för att fastställa kunddeografisk information.	Skriva ut	Undersökningsmaterial	X år	Arkivera	Molly Dempsey
Utbildningshandböcker	Hårdkopia av utbildningsinnehåll.	Skriva ut	Utbildningsmaterial	X år	Förstör	Molly Dempsey
Utbildningsvideor	Videoutbildningsinnehåll.	Video	Utbildningsmaterial	X år	Förstör	Molly Dempsey
Leveransformulär	Konfiguration av materialleveranser	Skriva ut	Leveransmaterial	X år	Förstör	Eric Lang
Leveransrapporter	Dokumentation om leveransen av material.	Elektroniska kalkylblad	Leveransmaterial	X år	Förstör	Eric Lang
Pressmeddelanden	Utgivningar om produkter och tjänster.	Elektroniska dokument	PR-information	X år	Arkivera	Molly Dempsey
Tidningsartiklar	Nyheter om produkter och tjänster.	Skriva ut	PR-information	X år	Arkivera	Molly Dempsey
Kontaktblad för nödsituationer	Information om de anställda.	Elektroniska dokument	Personalregister	X år	Förstör	Reshma Patel
Formulär för registrering av journalplan	Anställdas registreringformulär för hälsoplaner.	Elektroniska dokument	Personalregister	X år	Förstör	Reshma Patel
Meritförteckningar	Meritförteckningar som tagits emot.	Blandad	Personalregister	X år	Förstör	Reshma Patel

Obs!: Exemplet tidigare i det här avsnittet är ett exempel. Du rekommenderas inte att ändra något särskilt i filplanen. För att förstärka det här är ett exempel och inte en rekommendation om någon policy för hantering av arkivhandlingar anges inga kvarhållningstider.

Skapa en arkivplan för att hantera arkivhandlingar

Identifiera typer av poster

Slutför filplanen

Behöver du mer hjälp?

Vill du ha fler alternativ?

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!