Skapa en ny databas

Den här artikeln handlar om grunderna för att Access databas och skapa en databas som ska användas på stationära datorer, inte via webben. Här förklaras hur du skapar en skrivbordsdatabas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från grunden genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Här förklaras också några tekniker som du kan använda för att hämta in befintliga data till den nya databasen.

Artikelinnehåll

Översikt

När du först startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas Microsoft Office Backstage-vyn.

Backstage-vyn är en utgångspunkt när du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa presenterat innehåll från Office.com – allt du kan använda Access till att göra i en databasfil eller utanför en databas, i motsats till i en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visas fliken Nytt i Backstage-vyn. På fliken Nytt kan du skapa en ny databas på flera olika sätt:

  • En tom databas    Du kan börja från början om du vill. Det här är ett bra alternativ om du har mycket specifika designkrav eller har befintliga data som du måste uppfylla eller införliva.

  • En mall som installeras med Access    Överväg att använda en mall om du startar ett nytt projekt och vill komma igång på ett bra sätt. I Access finns flera mallar installerade som standard.

  • En mall från Office.com    Förutom de mallar som ingår i Access kan du hitta många fler mallar på Office.com. Du behöver inte ens öppna en webbläsare, mallarna finns på fliken Nytt.

Lägga till i en databas

När du arbetar i en databas kan du lägga till fält, tabeller eller programdelar.

Programdelar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de vore ett. Till exempel kan en programdel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt med hjälp av programdelen.

Du kan också skapa frågor, formulär, rapporter, makron – alla databasobjekt som du är van att arbeta med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

Access innehåller en mängd olika mallar som du kan använda som de är eller som en utgångspunkt. En mall är en databas som är klar att användas och innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller hålla koll på utgifter. Vissa mallar innehåller några exempelposter som visar hur de används.

Om någon av de här mallarna passar dina behov är det oftast det snabbaste sättet att komma igång med en databas. Men om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kanske du tycker att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar har en datastruktur som redan har definierats och det kan kräva mycket arbete för att anpassa befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen klickar du Stäng på fliken Arkiv. I Backstage-vyn visas fliken Nytt.

  2. Flera uppsättningar mallar finns tillgängliga på fliken Nytt, av vilka en del är inbyggda i Access. Du kan ladda ned fler mallar från Office.com. Mer information finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

  3. Välj den mall du vill använda.

  4. Access föreslår ett filnamn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas nedanför filnamnsrutan klickar du på alternativtext , bläddrar till mappen där du vill spara den och klickar sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

  5. Klicka på Skapa.

    Access skapar en databas utifrån mallen du valde och öppnar sedan databasen. För många mallar visas ett formulär där du kan börja ange data. Om mallen innehåller exempeldata kan du ta bort varje post genom att klicka på postväljaren (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande:

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start. Knappbild

  6. Börja mata in data genom att klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriva. Använd Navigeringsfönstret för att bläddra efter andra formulär eller rapporter som du kanske vill använda. Vissa mallar innehåller ett navigeringsformulär som gör att du kan flytta mellan de olika databasobjekten.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Använda en mall för att skapa en Access-skrivbordsdatabas.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte är intresserad av att använda en mall kan du skapa en databas genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall handlar det här om något eller båda av följande:

  • Ange, klistra in eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.

Skapa en tom databas

  1. Klicka på Nyttfliken Arkivoch sedan på Tom databas.

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn. Om du vill ändra platsen för filen från standardplatsen klickar du på Bläddra efter en plats där databasen alternativtext (bredvid rutan Filnamn), bläddrar till den nya platsen och klickar sedan på OK.

  3. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen med en tom tabell med namnet Tabell1 och öppnar tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till.

  4. Börja skriva för att lägga till data eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Att ange data i databladsvyn har utformats för att likna arbete i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas när du anger data. När du lägger till en ny kolumn i databladet definieras ett nytt fält i tabellen. Access anger automatiskt datatypen för varje fält, baserat på de data som du anger.

Om du inte vill ange data i Tabell1 just nu klickar du på Stäng Bild av knapp . Om du har gjort några ändringar i tabellen uppmanas du att spara ändringarna i Access. Klicka på Ja för att spara ändringarna, klicka på Nej om du vill ta bort dem eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Tips:  Access söker efter en fil med namnet Blank.accdb i mappen som finns i [installationsenhet]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Om den finns är Blank.accdb mallen för alla nya tomma databaser. Allt innehåll ärvs av alla nya tomma databaser. Det här är ett bra sätt att distribuera standardinnehåll, till exempel artikelnummer eller företagets ansvarsfriskrivningar och policyer.

Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara den minst en gång, tas hela tabellen bort, även om du har angett data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell med början i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access bygga tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare), och Varje fälts datatyp anges automatiskt baserat på de data du anger.

  1. Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell. Knappbild

    Tabellen skapas och den första tomma cellen markeras i kolumnen Klicka för att lägga till.

  2. Klicka på den typ av fält du vill lägga till & på fliken Fält i gruppen Lägg till och ta bort. Om du inte ser den typ som du vill använda klickar du på Fler fält Knappbild .

  3. En lista över vanliga fälttyper visas i Access. Klicka på den fälttyp du vill använda så läggs det nya fältet till i databladet vid insättningspunkten.

    Du kan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält i ett datablad visas ett lodrätt insättningsfält där fältet ska placeras.

  4. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistrar in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

  5. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver det nya namnet.

    Ge varje fält ett meningsfullt namn så att du ser vad det innehåller när du ser det i fönstret Fältlista.

  6. Om du vill flytta en kolumn klickar du på rubriken så att kolumnen markeras och drar sedan kolumnen till den plats du vill ha. Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och sedan dra dem till en ny plats samtidigt. Om du vill markera flera sammanhängande kolumner klickar du på kolumnrubriken för den första kolumnen och sedan, samtidigt som du håller ned SKIFT, klickar du på kolumnrubriken för den sista kolumnen.

Skapa en tabell med början i designvyn    I designvyn skapar du först tabellstrukturen. Du växlar sedan till databladsvyn och anger data med någon annan metod, till exempel genom att klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

  2. Skriv ett namn i kolumnen Fältnamn för varje fält i tabellen och välj sedan en datatyp i listan Datatyp.

  3. Om du vill kan du ange en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som statusfältstext för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista och för alla kontroller som skapas för det fältet när du använder Formulärguiden eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan börja skriva in data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du skapade tabellen är det en bra idé att undersöka och ange fältegenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, men vissa egenskaper kan bara anges i designvyn. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy. Om du vill visa egenskaperna för ett fält klickar du på fältet i designrutnätet. Egenskaperna visas under designrutnätet, under Fältegenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fältegenskap klickar du på egenskapen och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskapslistan under Fältegenskaper. Du kan få mer detaljerad information genom att klicka på knappen Hjälp.

I följande tabell beskrivs några av de fältegenskaper som ofta justeras.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det maximala antalet tecken som kan lagras i fältet. Maxvärdet är 255. För talfält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (Långt heltal, Dubbel och så vidare). För den mest effektiva datalagringen rekommenderar vi att du avsätter så lite utrymme som du tror att du behöver för dina data. Du kan justera värdet uppåt senare om du behöver ändra det.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Det påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget format.

Indatamask

Använd den här egenskapen till att ange ett mönster för alla data som ska anges i det här fältet. På så sätt ser du till att alla data anges korrekt och att de innehåller rätt antal tecken. Om du behöver hjälp med att skapa en indatamask Knappen Verktyg på höger sida i egenskapsrutan.

Standardvärdet

Använd den här egenskapen till att ange det standardvärde som ska visas i det här fältet varje gång en ny post läggs till. Om du till exempel har ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera datumet då posten lades till kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde.

Krävs

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i det här fältet. Om du anger den här egenskapen till Jagår det inte att lägga till en ny post i Access om inget värde har angetts för det här fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dem i en Access-tabell. I allmänhet fungerar det här bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som de är i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram är det bäst att avgränsa datakolumnerna med hjälp av flikar eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar dem. Om dina data behöver redigeras eller manipuleras (till exempel att fullständiga namn avgränsas i för- och efternamn) kanske du vill göra det innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anger Access datatypen för varje fält efter vilken typ av data som hittas där. Om ett klistrat fält till exempel bara innehåller datumvärden, används datatypen Datum/tid för det fältet. Om det klistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej" används datatypen Ja/Nej för fältet.

Fälten får ett namn beroende på vad den hittar på den första raden med klistrade data. Om den första raden med klistrade data liknar de följande raderna i typ, avgör Access att den första raden är en del av informationen och tilldelar fältnamnen (F1, F2 osv.). Om den första raden med klistrade data inte liknar de följande raderna, avgör Access att den första raden består av fältnamn. Fälten får rätt namn och den första raden i data inkluderas inte.

Om Access tilldelar allmänna fältnamn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

  1. Spara tabellen genom att trycka på CTRL+S.

  2. Dubbelklicka på varje kolumnrubrik i databladsvyn och skriv sedan ett beskrivande fältnamn för varje kolumn.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar på Designvy. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera dessa data till en ny tabell eller lägga till dem i en befintlig tabell i Access. Eller så kanske du arbetar med personer som har sina data i andra program och du vill arbeta med dem i Access genom att länka till dem. Oavsett vilket gör Access det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd andra källor. Processen du använder skiljer sig något beroende på din källa, men följande procedur hjälper dig att komma igång.

  1. Klicka på kommandot för den typ av fil du importerar i gruppen & Import och länka på fliken Externa data i Access.

    Gruppen Importera och länka på fliken Externa data

    Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser den programtyp som du behöver klickar du på Mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera & Länk kanske du måste starta programmet där du ursprungligen skapade data och sedan använda det programmet för att spara data i ett gemensamt filformat (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan importera dessa data till Access.

  2. I dialogrutan Hämta externa data klickar du på Bläddra för att hitta källdatafilen eller anger den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

  3. Klicka på det alternativ som du vill använda (i alla program kan du importera och vissa låter dig lägga till eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data eller (med vissa program) du kan lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som har en länk till data i källprogrammet.

  4. Om en guide startar följer du anvisningarna på nästa sidor i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länkar tabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importeraobjekt eller Länka tabeller. Markera de objekt du vill använda och klicka sedan på OK.

    Den exakta processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Du uppmanas att ange om du vill spara informationen om importen som du just slutförde. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen senare klickar du på Spara importstegoch anger informationen. Du kan sedan enkelt upprepa åtgärden i framtiden genom att klicka på Sparade importer Knappbild gruppen Importera & På fliken Externa data. Om du inte vill spara åtgärdens information klickar du på Stäng.

Om du väljer att importera en tabell importeras data till en ny tabell i Access och sedan visas tabellen under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väljer att länka till data skapas en länkad tabell i Access under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Lägga till en programdel

Du kan använda en programdel för att lägga till funktioner i en befintlig databas. En programdel kan vara så enkel som en enda tabell, eller innehålla flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett bundet formulär.

Till exempel består programdelen Kommentarer av en tabell med ett Räknare-ID-fält, ett datumfält och ett PM-fält. Du kan lägga till den i en databas och använda den som den är, eller med minimal anpassning.

  1. Öppna den databas där du vill lägga till en programdel.

  2. Click the Create tab.

  3. Klicka på Programdelar i gruppen Mallar. En lista med tillgängliga delar öppnas.

  4. Klicka på den programdel som du vill lägga till.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen för att öppna den i det standardläge som anges i dialogrutan Access-alternativ eller det läge som angetts av en administrativ princip.

    • Klicka Öppna för att öppna databasen för delad åtkomst i en miljö med flera användare så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna med skrivskydd för att öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt för att öppna databasen genom att använda exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd för att öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt filformat, till exempel dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också öppna valfri ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server. Access skapar automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som datafilen och lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Tips

  • Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på Senaste på fliken Arkiv och sedan på filnamnet för den databasen. Access öppnar databasen med samma alternativinställningar som senast du öppnade den. Om listan med senast använda filer inte visas klickar du Alternativ på fliken Arkiv. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Under Visaanger du hur många dokument som ska visas i listan Senast använda dokument, upp till maximalt 50.

    Du kan också visa de senaste databaserna i navigeringsfältet i Backstage-vyn för åtkomst med två klick: 1) fliken Arkiv, 2) den senast använda databasen som du vill öppna. Markera kryssrutan Kom snabbt åt detta antal senaste databaser längst ned på fliken Senaste och justera sedan antalet databaser som ska visas.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv kan du visa en lista med genvägar till databaser som du har öppnat tidigare genom att klicka på Mina senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×