Skapa och använda principer för informationshantering

Om du aktiverar funktionen Webbplatsprincip kan administratörer för webbplatssamlingar definiera bevarandescheman som gäller för en webbplats och allt dess innehåll. Så här aktiverar du den här funktionen:

1. Gå till startsidan för webbplatssamlingen där du vill aktivera funktionen Webbplatsprincip.

   Gå till Inställningar , Webbplatsinställningar.

2. Under Administration av webbplatssamling väljer du Webbplatssamlingsfunktioner.

3. Bläddra till Webbplatsprincip. Om du inte ser Aktiv på höger sida väljer du Aktivera.

Om du vill se till att en informationsprincip tillämpas på alla dokument av en viss typ i en webbplatssamling kan du skapa principen på webbplatssamlingsnivå och sedan tillämpa principen på innehållstyper. Det här kallas för webbplatssamlingsprinciper.

1. Gå till Inställningar , Webbplatsinställningar.

2. Klicka på Webbplatssamlingsprinciper i listan Administration av webbplatssamling på sidan Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Skapa på sidan Webbplatssamlingsprinciper.

4. Skriv ett namn och en beskrivning för principen och skriv sedan en kort principdeklaration som förklarar för användarna vad principen gäller. En principframställning kan bestå av upp till 512 tecken.

5. Mer information om hur du konfigurerar de funktioner du vill associera med principen finns i Skapa en princip för en innehållstyp längre fram i den här artikeln.

6. Klicka på OK för att återgå till sidan Webbplatssamlingsprinciper.

Om du lägger till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp är det enkelt att koppla principfunktioner med flera listor eller bibliotek. Du kan välja att lägga till en befintlig informationshanteringsprincip för en innehållstyp eller att skapa en egen princip för viss innehållstyp.

Du kan också lägga till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp som är specifik för listor. Det här betyder att principen endast tillämpas för objekt i den lista som använder innehållstypen.

1. Gå till Inställningar , Webbplatsinställningar.

2. Klicka på Webbplatsinnehållstyper i avsnittet Webb Designer Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

3. På sidan Inställningar för webbplatsinnehållstyper väljer du den innehållstyp som du vill lägga till en princip till.

4. Klicka på Principinställningar för informationshantering i avsnittet Inställningar på sidan Webbplatsinnehållstyp.

5. På sidan Inställningar för informationshanteringsprincip väljer du Definiera en princip och klickar sedan på OK.

6. På sidan Redigera princip skriver du ett namn och en beskrivning för principen och skriver sedan en kort beskrivning som förklarar för användarna vad principen gäller. En beskrivning kan vara upp till 512 tecken lång.

7. I nästa avsnitt markerar du de principfunktioner du vill lägga till i informationshanteringsprincipen.

8. Om du vill ange en bevarandeperiod för dokument och objekt som omfattas av den här principen klickar du på Aktivera bevarande och anger sedan bevarandetiden och de åtgärder som du vill ska utföras när objekten förfaller.

   Så här anger du en bevarandeperiod

   					1.	Klicka på Lägg till en bevarandefas för poster...
   					2.	Välj ett alternativ för bevarandeperiod, vilken specificerar hur länge dokument och objekt bevaras. Gör något av följande: Om du vill ange förfallodatum baserat på en datumegenskap går du till avsnittet Händelse och klickar på Det här steget baseras på en datumegenskap för objektet och väljer sedan dokument- eller objektåtgärden (till exempel Skapad eller Ändrad) och tiden efter den här åtgärden (till exempel antalet dagar, månader eller år) när du vill att objektet ska förfalla. Om du vill använda en anpassad bevarandeformel för att fastställa förfallotiden klickar du på Ange med en anpassad bevarandeformel installerad på den här servern. Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.
   					3.	Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.
   					4.	I avsnittet Upprepning väljer du Upprepa den här fasens åtgärd... och anger hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas. Obs!: Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.
   					5.	Klicka på OK.

9. Om du vill aktivera granskning för de dokument och objekt som omfattas av den här principen klickar du på Aktivera granskning och anger sedan de händelser som du vill granska.

   Så här aktiverar du granskning

   					1.	Markera kryssrutan Aktivera granskning i avsnittet Granskning på sidan Redigera princip och markera sedan kryssrutorna bredvid de händelser som du vill behålla en granskningsspårning för.
   					2.	Om du vill uppmana användarna att infoga dessa streckkoder i dokument markerar du kryssrutan Uppmana användarna att infoga en streckkod innan de sparar eller skriver ut .
   					3.	Klicka på OK för att tillämpa granskningsfunktionen på principen.
   						Funktionen för att infoga granskning innebär att organisationen kan skapa och analysera granskningshistorik för dokument och listobjekt, som aktivitetslistor, problemlistor, diskussionsgrupper och kalendrar. Med den här principfunktionen får du en granskningslogg som registrerar händelser, till exempel när innehåll visas, redigeras eller tas bort.
   						När granskning är aktiverat som en del av en informationshanteringsprincip kan administratörer visa granskningsdata i principanvändningsrapporter som är baserade i Microsoft Excel och som sammanfattar aktuell användning. Administratörer kan använda rapporterna för att avgöra hur information används inom organisationen. De här rapporterna kan också hjälpa organisationer att verifiera och dokumentera sin regelefterlevnad eller undersöka potentiella problem.
   						I granskningsloggen registreras följande information: händelsenamn, datum och tid för händelsen och namn på den användare som utförde åtgärden.

10. När streckkoder är aktiverade i en princip läggs dessa till i dokumentegenskaperna och visas i sidhuvudsområdet i det dokument där streckkoden tillämpas. Streckkoder kan liksom etiketter även tas bort från ett dokument manuellt.

    Så här aktiverar du streckkoder

    					1.	Markera kryssrutan Aktivera streckkoder i avsnittet Streckkoder på sidan Redigera princip.
    					2.	Om du vill uppmana användarna att infoga dessa streckkoder i dokument markerar du kryssrutan Uppmana användarna att infoga en streckkod innan de sparar eller skriver ut .
    					3.	Klicka på OK för att tillämpa streckkodsfunktionen på principen.
    						Streckkodsprincipen genererar standardstreckkoder av typen Code 39. I streckkodsbild finns text under streckkodssymbolen som representerar streckkodsvärdet. Det innebär att streckkodsdata kan användas även när ingen genomsökningsmaskinvara finns tillgänglig. Användare kan skriva in streckkodsnumret manuellt i sökrutan för att hitta objektet.

11. Om du vill att dokument som omfattas av den här principen ska ha etiketter klickar du på Aktivera etiketter och anger sedan de inställningar du vill använda för etiketterna.

    Så här aktiverar du etiketter

    					1.	Om du vill att användarna ska lägga till en etikett i ett dokument markerar du kryssrutanUppmana användarna att infoga en etikett innan de sparar eller skriver ut . Obs!:  Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketterna ska vara valfria.
    					2.	Om du vill låsa en etikett så att den inte kan ändras när den har infogats markerar du kryssrutan Förhindra ändringar av etiketter när de har lagts till . Med den här inställningen går det inte att uppdatera etikettexten när etiketten har infogats i ett objekt i ett klientprogram, till exempel Word, Excel eller PowerPoint. Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketten ska uppdateras när egenskaperna för dokumentet eller objektet uppdateras.
    					3.	I rutan Etikettformat skriver du texten för etiketten som du vill att den ska visas. Etiketter kan innehålla upp till 10 kolumnreferenser, där var och en kan innehålla upp till 255 tecken. Så här skapar du formatet för din etikett: Skriv namnen på de kolumner som du vill ta med i etiketten i den ordning som du vill att de ska visas. Omge kolumnnamnen med klammerparenteser ({}), som visas i exemplet på sidan Redigera princip. Skriv in ord för att identifiera kolumnerna utanför hakparenteserna, som i exemplet på sidan Redigera princip.
    					4.	Om du vill lägga till en radbrytning skriver du \n där du vill att radbrytningen ska visas.
    					5.	Välj teckenstorlek och stil och ange om du vill att etiketten ska placeras till vänster, centrerat eller till höger i dokumentet. Tips: Välj ett teckensnitt och ett format som finns på användarnas datorer. Storleken på teckensnittet påverkar hur mycket text som får plats på etiketten.
    					6.	Ange höjd och bredd på etiketten. Höjden kan variera mellan 0,6 och 50,8 cm och etikettbredden kan variera 0,6 och 50,8 cm. Etikettexten är alltid lodrätt centrerad inom bilden.
    					7.	Klicka på Uppdatera för att förhandsgranska etikettinnehållet.

12. Klicka på OK.

Du kan definiera en bevarandeprincip som bara gäller för en viss lista, ett visst bibliotek eller en viss mapp. Om du skapar en bevarandeprincip på det här sättet kan du däremot inte återanvända den här principen på andra listor, bibliotek, mappar eller webbplatser.

Om du vill tillämpa en enda bevarandeprincip på alla typer av innehåll på en enda plats är det sannolikt bäst att du använder platsbaserat bevarande. I de flesta andra fall rekommenderar vi att du kontrollerar att en bevarandeprincip har angetts för samtliga innehållstyper.

Om du vill definiera en annan informationshanteringsprincip än lagring i en lista eller ett bibliotek, måste du definiera en informationshanteringsprincip för varje enskild innehållstyp som är kopplad till den listan eller biblioteket. Mer information finns i Skapa en princip för en webbplatsinnehållstyp i den här artikeln.

Du måste ha minst behörigheten Hantera listor för att kunna ändra inställningarna för informationshanteringsprinciper för en lista eller ett bibliotek.

1. Navigera till listan eller biblioteket som du vill ange en informationshanteringsprincip för.

2. För ett dokumentbibliotek klickar du på Inställningar , Inställningar för bibliotek.

   Om du inte ser de här menyalternativen eller om du vill visa en lista klickar du på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet och sedan på Inställningar för bibliotek eller Listinställningar.

3. Under Behörigheter och hantering klickar du på Principinställningar för informationshantering.

4. Kontrollera att bevarandekällan för listan eller biblioteket är inställd på Bibliotek och mappar på sidan Inställningar för informationshanteringsprincip. Om Innehållstyp visas som källa gör du följande:

   • Klicka på Ändra Källa.

   • Välj Bibliotek och mappar i avsnittet Lagringskälla på sidan Redigera princip. Du meddelas om att bevarandeprinciper av innehållstyp ignoreras.

   • Klicka på OK.

5. På sidan Redigera princip, i avsnittet Biblioteksbaserat kvarhållningsschema , skriver du en kort beskrivning för principen du skapar.

6. Under Icke-poster klickar du på Lägg till ett kvarhållningssteg...

   Viktigt!:  Observera att du under poster kan välja alternativet Definiera olika bevarandefaser för arkivhandlingar, och sedan ange olika bevarandeprinciper för posterna.

7. I dialogrutan Scenegenskaper väljer du ett alternativ för bevarandeperiod för att ange när dokument eller objekt ska upphöra att gälla. Gör något av följande:

   • Om du vill ange förfallodatum baserat på en datumegenskap går du till avsnittet Händelse och klickar på Det här steget baseras på en datumegenskap för objektet och väljer sedan dokument- eller objektåtgärden (till exempel Skapad eller Ändrad) och tiden efter den här åtgärden (till exempel antalet dagar, månader eller år) när du vill att objektet ska förfalla.

   • Om du vill använda en anpassad bevarandeformel för att fastställa förfallotiden klickar du på Ange med en anpassad bevarandeformel installerad på den här servern.

     Obs!: Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.

   • Ange under Åtgärd vad du vill ska hända när tiden går ut för ett dokument eller objekt. Välj en åtgärd på listan så att önskat alternativ aktiveras, t.ex att dokument och objekt tas bort.

8. Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.

9. I avsnittet Upprepning väljer du Upprepa den här fasens åtgärd... och anger hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas.

   Obs!: Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.

10. Klicka på OK.

Om informationshanteringsprinciper redan har skapats för webbplatsen, som webbplatssamlingsprinciper, kan du tillämpa en av principerna på en innehållstyp. När du gör det kan du använda samma princip för flera innehållstyper i en webbplatssamling, även om de inte delar samma överordnade innehållstyp.

1. Navigera till den listan eller det bibliotek som innehåller innehållstypen som du vill tillämpa en princip på.

2. För ett dokumentbibliotek klickar du på Inställningar , Inställningar för bibliotek.

   Om du inte ser de här menyalternativen eller om du vill visa en lista klickar du på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet och sedan på Inställningar för bibliotek eller Listinställningar.

3. Under Behörigheter och hantering klickar du på Principinställningar för informationshantering.

4. Kontrollera att principkällan är inställd på Innehållstyper. Under Principer för innehållstyp väljer du den innehållstyp du vill tillämpa principen på.

5. I avsnittet Ange princip klickar du på Använd en webbplatssamlingsprincip och väljer sedan den princip som du vill använda i listan.

   Obs!:  Om alternativet Använd en princip för en webbplatssamling inte är tillgängligt har inga principer för webbplatssamlingar definierats för webbplatssamlingen.

6. Klicka på OK.

   Viktigt!: Om listan eller biblioteket du arbetar med har stöd för hantering av flera innehållstyper kan du klicka på den innehållstyp som du vill ange en informationshanteringsprincip för under Innehållstyper . Det tar dig direkt till steg 5 ovan.

Dela innehållstyper mellan webbplatssamlingar med hjälp av ett tjänstprogram för hanterade metadata för att konfigurera innehållstyppublicering. Med innehållstyppublicering kan du hantera innehåll och metadata konsekvent på alla webbplatser eftersom innehållstyper kan skapas och uppdateras centralt, och uppdateringar kan publiceras till flera prenumererande webbplatssamlingar eller webbprogram.

Du kan definiera en informationshanteringsprincip och sedan skapa en mall från den och använda den efter behov i flera webbplatssamlingar. Den här metoden kan användas om du vill ha en säkerhetskopia av dina informationsprinciper, eller om den också kan användas som en alternativ metod för att använda innehållstyppublicering för att tillämpa en princip för alla webbplatssamlingar. Du skapar en mall eller säkerhetskopia av principen genom att exportera principen från en webbplatssamling och sedan importera den till en sparad plats eller till en annan webbplatssamling.

Exportera en princip

1. I webbplatssamlingen där principen finns går du till Inställningar , Webbplatsinställningar.

2. Klicka på Webbplatssamlingsprinciper under avsnittet Administration av webbplatssamling på sidan Webbplatsinställningar.

3. Klicka på den princip du vill exportera, bläddra längst ned i principen och klicka sedan på Exportera.

4. När du uppmanas att spara eller öppna filen klickar du på Spara och väljer sedan en plats att spara filen på. Se till att du väljer en plats som är tillgänglig för de webbplatssamlingar som importerar principen.

5. När dialogrutan Slutförd nedladdning visas klickar du på Stäng.

Importera en princip till en annan webbplatssamling

Genom att importera en informationshanteringsprincip kan du tillämpa den på flera innehållstyper på webbplats- eller listnivå inom valfri webbplatssamling. Det finns två fördelar med det här: du slipper att definiera om och tillämpa principen för varje innehållstyp, och det blir enklare att göra ändringar i principen eftersom du bara behöver ändra den på ett enda ställe.

1. På startsidan för webbplatssamlingen där du vill tillämpa principen går du till Inställningar , Webbplatsinställningar.

2. Klicka på Webbplatssamlingsprinciper i avsnittet Administration av webbplatssamling.

3. Klicka på Importera på sidan Webbplatssamlingsprinciper och klicka sedan på Bläddra för att hitta XML-filen för principen.

4. Markera den XML-fil där principen har sparats och klicka sedan på Öppna.

5. På sidan Importera en princip för webbplatssamling klickar du på Importera för att lägga till principen i webbplatssamlingen.

Den importerade principen kan nu användas för en eller flera innehållstyper på webbplats- eller listnivå. Se Tillämpa en princip för en webbplatssamling på en innehållstyp tidigare i den här artikeln.