Skapa och hantera dokumentgrupper

Om ett bibliotek som du arbetar i innehåller både dokument och dokumentuppsättningar kan du identifiera dokumentuppsättningarna i dokumentbiblioteket genom att leta efter deras unika mappikon.

När du arbetar med en dokumentuppsättning kan du använda fliken Hantera i menyfliksområdet Dokumentuppsättningar (som visas på välkomstsidan för dokumentuppsättningen) för att utföra vanliga uppgifter.

1. Gå till det dokumentbibliotek som har konfigurerats för att stödja dokumentuppsättningar.

2. Klicka på fliken Arkiv.

   Obs!: Om du använder SharePoint 2010 klickar du på fliken Dokument.

3. Klicka på pilen bredvid Nytt dokument och klicka sedan på Dokumentuppsättning eller på namnet på den dokumentuppsättning du vill skapa (om din organisation har skapat anpassade innehållstyper för dokumentuppsättningen kan de ha unika namn). Om biblioteket har stöd för att skapa både enskilda dokument och dokumentuppsättningar kan du identifiera dokumentuppsättningen genom att leta efter mappikonen.

4. Skriv ett namn och en beskrivning för den dokumentgrupp du skapar i dialogrutan Ny dokumentuppsättning och klicka sedan på OK eller Spara. När dokumentuppsättningen skapas visas välkomstsidan för dokumentuppsättningen i webbläsaren.

   Om den här dokumentuppsättningen har konfigurerats för att automatiskt skapa dokument när du skapar en ny instans av den, visas dessa dokument i en webbdel på välkomstsidan. Om inget standardinnehåll har angetts för den här dokumentuppsättningen skapas en tom dokumentuppsättningsmapp och du kan lägga till eller ladda upp filer till mappen så att de blir en del av dokumentuppsättningen. Du kan bara lägga till filer av samma innehållstyper som de som tillåts i dokumentuppsättningen.

Om dokumentuppsättningen du arbetar med inte har konfigurerats att automatiskt skapa standardinnehåll när du skapar en ny instans av en dokumentuppsättning kan du lägga till filer i dokumentuppsättningen manuellt. Endast filer av de tillåtna innehållstyperna för dokumentuppsättningen kan läggas till.

1. Gå till dokumentbiblioteket som innehåller den dokumentuppsättning som du vill uppdatera och klicka på namnet på dokumentuppsättningen för att gå till dess välkomstsida.

2. Klicka på fliken Filer på välkomstsidan för dokumentuppsättningen.

   Obs!: Om du använder SharePoint 2010 klickar du på fliken Dokument.

3. Gör något av följande:

   • Om du vill lägga till en ny fil i dokumentuppsättningen klickardu på Nytt dokument och sedan på den typ av dokument som du vill skapa.

   • Om du vill ladda upp ett dokument till dokumentuppsättningen klickar Upload dokument och bläddrar till platsen för den fil du vill använda. Markera filen, klicka på Öppna och klicka sedan på OK. Ange eventuell obligatorisk egenskapsinformation när du uppmanas att göra det och klicka sedan på Spara.

   • Om du vill ladda upp flera dokument till dokumentuppsättningen går du till Utforskaren, hittar filerna du vill ladda upp och trycker på Ctrl+klickar på varje fil. Dra och släpp de markerade filerna på välkomstsidan. (När du drar filerna över sidan visas en ruta med meddelandet Släpp här.)

Som standard ärver dokumentuppsättningar behörigheter från det bibliotek där de finns. Du kan välja att ange unika behörigheter för en dokumentuppsättning om du behöver begränsa eller ändra vem som har åtkomst till dokumenten i en enskild dokumentuppsättning.

Det kan vara komplicerat och tidskrävande att hantera unika behörigheter på objekt- eller mappnivå. Om de flesta dokumentgrupper behöver vara tillgängliga för liknande grupper kan det vara enklare att hantera behörigheter på biblioteksnivån.

Om du vill hantera behörigheterna för en dokumentuppsättning måste du ha minst behörighetsnivån Design eller Fullständig behörighet.

1. Klicka på fliken Hantera på välkomstsidan för dokumentuppsättningen och klicka sedan på Behörigheter.

2. Gör något av följande:

   • Om du vill ändra behörighetsinställningarna för själva dokumentbiblioteket klickar du på Hantera överordnad.

   • Om du vill sluta ärva behörigheter från dokumentbiblioteket och skapa unika behörigheter för den här dokumentuppsättningen var för sig klickar du på Sluta ärva behörigheter.

   • Om du vill visa de specifika behörigheter som en enskild person har klickar du på Kontrollera behörigheter och skriver sedan namnet på den användare eller grupp du vill kontrollera.

   • Om du vill ärva behörigheter från det överordnade dokumentbiblioteket (om dokumentuppsättningen tidigare har konfigurerats så att den inte ärver dem) klickar du på Ärv behörigheter.

Om versionshantering har aktiverats för dokumentbiblioteket där dokumentuppsättningen har sparats har du några olika alternativ för att arbeta med versionshistoriken för dokumentuppsättningen eller de enskilda dokumenten i uppsättningen.

Klicka på fliken Hantera på välkomstsidan för dokumentuppsättningen och gör något av följande.

Om du använder ett e-postprogram som är kompatibelt med Microsoft SharePoint Server 2010, till exempel Microsoft Outlook 2010, kan du snabbt skicka en länk till välkomstsidan för en dokumentuppsättning via e-post.

1. Klicka på fliken Hantera på välkomstsidan för dokumentuppsättningen och klicka sedan på Skicka en länk med e-post.

2. När du uppmanas att tillåta att Outlook att öppna webbinnehåll klickar du på Tillåt.

3. Skriv namnen på önskade mottagare på raden Till i Microsoft Outlook-e-postmeddelandet, ange ett ämne på ämnesraden och skriv eventuell ytterligare information som du vill ska ingå i e-postmeddelandets brödtext.

4. Om du vill kan du ange din egen e-postadress på raden Från så att meddelandet inte verkar ha skickats från servern och mottagarna inte ignorerar det. Klicka på nedpilen bredvid Frånoch sedan på Annan e-postadress. Skriv eller välj din e-postadress.

5. När du har skisst klart meddelandet klickar du på Skicka Outlook.

Prenumerationsversion av SharePoint Server stöd för moderna dokumentuppsättningar i dokumentbibliotek. När administratören SharePoint dokumentuppsättningar i din Prenumerationsversion av SharePoint Server miljö kan du bläddra, ladda ned och ladda upp dokument till dokumentuppsättningar via moderna dokumentbibliotek.

Mer information om moderna dokumentbibliotek finns i Skillnader mellan det moderna och klassiska i listor och bibliotek.