Välja hur arkivhandlingar ska lagras och hanteras

Arkivhandlingscenter

Innehåll från hela företaget kan skickas till ett arkivhandlingscenter och sedan skickas vidare till lämplig plats där rätt behörigheter och principer tilldelas, t.ex. för förfallodatum och granskning.

Metadata, eller information om data, gör det lättare att hantera informationen och hämta den senare. Funktioner som innehållstyper och virtuella mappar och funktionen Ordna innehåll förenklar användningen av metadata.

Här är exempel på funktioner i ett arkivhandlingscenter:

• Dokument-ID    Varje dokument kan tilldelas ett unikt ID, som förblir kopplat till dokumentet även när det arkiveras. Det betyder att du enkelt kan referera till arkivhandlingar med ett ID oavsett vart dokumentet flyttas.

• Bevarande i flera steg    Bevarandeprinciper kan bestå av flera faser, och du kan definiera hela dokumentets livscykel som en princip (t.ex. Granska kontrakt varje år och ta bort efter sju år)

• Granskningsrapporter per objekt    Du kan generera en anpassad granskningsrapport om en enskild arkivhandling.

• Hierarkiska arkivplaner    Du kan skapa djupa, hierarkiska mappstrukturer och hantera bevarande för varje mapp i hierarkin (eller ärva från överordnade mappar).

• Arkivplansrapport    Du kan generera statusrapporter som visar antalet objekt i varje steg i filplanen tillsammans med en sammanslagning av bevarandeprinciper på varje nod i planen. Taxonomi och centraliserade innehållstyper: arkivet kommer att vara en konsument för hela företaget taxonomier och innehållstyper, kontrollera att ännu mer konsekvent och kontext överföring mellan samverkande blanksteg och arkivet. Vi kommer att tala mycket mer om våra 2010 taxonomi investeringar i framtida inlägg.

• Taxonomi och centraliserade innehållstyper    Arkivet använder företagsomfattande taxonomier och innehållstyper, som säkerställer konsekvens och kontext mellan samarbetsytor och arkiv. Vi kommer att diskutera 2010-taxonomierna i mer detalj i framtida inlägg.

• Ordna innehåll    Arkivhandlingsroutern kan använda metadata för att dirigera inkommande dokument till rätt plats i den hierarkiska arkivplanen. Du kan till exempel tillämpa regler på innehåll som skickas automatiskt, t.ex. "Skicka inköpsavtal som är märkta med Projekt Alfa till undermappen Underkontrakt för Alfa och tillämpa den mappens bevarandeprincip på objektet".

• Virtuella mappar   : filplanen är ett bra sätt att hantera en databas men ofta tid inte är vad du vill använda för att navigera och hitta innehåll som du letar efter. SharePoint 2010-arkivhandlingscenter använder en ny funktion som kallas baserat metadatanavigering, där du kan visa viktiga metadata som virtuella mappar:

Överst på sidan

Hantering av arkivhandlingar på plats

Hantering av arkivhandlingar på plats kan aktiveras och konfigureras som ett system för hantering av arkivhandlingar på alla webbplatser. Till skillnad från Arkivhandlingscenter kan du lagra arkivhandlingar tillsammans med aktiva dokument på en samarbetsyta i den här typen av system.

Med hantering på plats kan du hantera innehåll på samarbetsytor. Det gör att särskilda SharePoint-dokument (eller bloggar, wiki-sidor, webbsidor och listobjekt) kan definieras som arkivhandlingar. Beroende på vad som betraktas som en arkivhandling i din organisation kan systemet förhindra att den här typen av arkivhandlingar tas bort eller redigeras.

Funktioner för granskning, bevarande, förfallodatum, rapportering, arbetsflöden för arkivhandlingar, e-dataidentifiering och bevarande av juridiska skäl kan användas på samarbetsytor för att skapa balans mellan SharePoints värde för slutanvändarna och behovet av informationsreglering.

Arkivhandlingar kan antingen definieras manuellt, som en del av en mer omfattande process i ett arbetsflöde, eller som en schemalagd del av bevarandeprincipen för ett dokument, t.ex. "efter två år". Vad som är viktigt att veta är att innehållet inte flyttas till ett arkiv när det definieras som en arkivhandling, utan finns kvar på samma plats så att slutanvändarna fortfarande kan hitta och interagera med innehållet.

Andra fördelar med att använda ett system för hantering av arkivhandlingar på plats är följande:

• Arkivhandlingar kan finnas och hanteras på flera webbplatser.

• Om versionshantering är aktiverat bevaras versioner av arkivhandlingar automatiskt.

• Sökningar kan köras mot både arkivhandlingar och aktiva dokument samtidigt.

• Bredare kontroll över vilka arkivhandlingar som finns i organisationen och vem som kan skapa en arkivhandling.

Överst på sidan

Att tänka på när du planerar en lösning

När du väljer mellan att hantera arkivhandlingar i ett separat arkivhandlingscenter eller på samma samarbetswebbplats som dokumenten skapades på bör du ha följande frågor i åtanke:

• Lämpar sig samarbetswebbplatsen för hantering av arkivhandlingar?

• Finns det bestämmelser inom din bransch som kräver att arkivhandlingar hålls åtskilda från aktiva dokument?

• Bör administratören för en samarbetswebbplats få förtroendet att hantera en webbplats som innehåller arkivhandlingar?

• Du kanske vill lagra arkivhandlingar på en webbplats som har mer begränsad åtkomst än samarbetswebbplatsen eller på en webbplats som säkerhetskopieras enligt ett annat schema.

• Hur länge kommer samarbetswebbplatsen att användas? Om arkivhandlingarna måste bevaras även efter projektets slutförande och du väljer att hantera arkivhandlingarna på plats, betyder det att du inte kan stänga ner samarbetswebbplatsen när projektet slutförts.

• Kommer projektmedlemmarna att behöva regelbunden åtkomst till dokumenten efter att de har blivit arkivhandlingar? Om du hanterar arkivhandlingar på plats kan projektmedlemmarna komma åt dokument på samma sätt oavsett om dokumenten är aktiva eller arkivhandlingar.

• Är de personer som ansvarar för organisationens arkivhandlingar bara ansvariga för arkivhandlingarna eller ansvarar de för all information, oavsett om det rör sig om ett aktivt dokument eller en arkivhandling? Om de som ansvarar för arkivhandlingarna bara ansvar för offentliga arkivhandlingar kan det underlätta för dem om det finns ett separat arkivhandlingscenter.

Överst på sidan