Kom igång med Microsoft Places

Microsoft Places är en ny ansluten arbetsplatsplattform som förnyar hybridarbete, personligt arbete och distansarbete. Det hjälper dig att samordna var arbetet sker, modernisera kontoret med intelligent teknik och optimera arbetsplatsen baserat på föränderliga medarbetarbehov.

Samordna var arbetet sker för att uppnå rätt resultat

Hybridschemaläggning i Microsoft Places använder vanliga datasignaler från Outlook och Teams så att du kan se veckan som kommer och se när dina medarbetare och nära medarbetare planerar att vara på kontoret. Du kommer att förstå dagarna med mest närvaro på kontoret, så att du kan justera ditt schema för att dra nytta av värdefulla personliga anslutningar. Intelligent bokning hjälper dig att upptäcka tillgängliga utrymmen med rätt teknik för att matcha mötessyftet och mixen av personliga eller fjärranslutna deltagare.

Modernisera kontoret med intelligent teknik

Med vägvisning slösar du inte längre tid på att leta efter rätt konferensrum eller följa inaktuella byggnadstecken. i stället kan du komma åt en karta på din mobila enhet som vägleder dig till rätt plats. Med skrivbordsbokning kan du se var dina närmaste kollegor sitter och välja ditt skrivbord. Och när du kommer till rätt rum ger Microsoft Teams Rum alla möjlighet att delta oavsett plats, tack vare dess genomtänkta, inkluderande funktioner. Med målet att bygga om och förstärka en konflikt underlättar Microsoft Places även lyckosamma möten, vilket gör det möjligt för kollegor att enkelt skapa impromptu-möten och dela med andra på kontoret.

Optimera utrymme och kostnader för föränderliga behov

För effektiv hantering av fysiskt utrymme behöver ledare och hanterare av fastighetsportföljer utrymmesinsikter som reservationsdata och trender för beläggning för att upptäcka optimeringsmöjligheter. Dessa insikter underlättar justeringar av dynamiskt utrymme, till exempel konvertering av överflödiga huddle-rum till samarbetsutrymmen för att uppfylla växande samarbetsbehov. Och med avancerad kunskap om mönster gällande beläggning kan beslutsfattare gå längre med sin utrymmesoptimering, vilket minskar de tillgängliga golven på lättare dagar – vilket sparar energiutgifter och förbättrar arbetsplatsens upplevelse. Genom att sammanställa trender i hela portföljen kan organisationer skapa flexibla och hållbara arbetsmiljöer som anpassar sig till nya sätt att arbeta.

Är du redo att prova? Administratörer kan registrera sig för programmet för förhandsversion av Places

Kom igång genom att gå till startsidan för Places om du vill veta mer om Microsoft Places och vad det kan göra för din organisation. När du är redo att anmäla dig ber du IT-administratören att gå Opt-in guiden för förhandsversion av Places.

Lär dig hur du använder funktionerna i förhandsversionen av Places

När IT-administratören har slutfört registreringen för förhandsversionen av Places kan du börja använda platsfunktioner.

Börja med webbappen Places i Outlook och Teams

För att få åtkomst till appen Places i Outlook och Teams måste administratören registrera sig för vår förhandsversion (enligt anvisningarna ovan). När du har fått åtkomst till vår app följer du de här anvisningarna: Hantera dina appar i administrationscentret för Microsoft Teams.

När administratören har aktiverat webbappens upplevelse kan du komma åt Places Web via outlook.office.com/places.

Arbetsplaner

Mer information om hur du konfigurerar och ändrar din arbetsplan, visar andras arbetsplats och hanterar dina delningskontroller finns i den här supportartikeln: Läs mer om arbetstider i Outlook.

Schemaläggning

Organisatörer kan begära inbjudna att delta i mötet personligen, och deltagarna kan svara och bekräfta om de kommer att kunna delta personligen eller om de bara kan delta virtuellt. Mer information om hur du schemalägger personliga händelser finns i den här supportartikeln: Schemalägga personliga händelser.

Ange och visa min byggnadsplats

Meddela andra om du arbetar från kontoret eller via fjärranslutning genom att konfigurera din arbetsplats för dagen. Nu vet de vilka dagar du kommer att vara på kontoret eller arbetar hemifrån, vilket gör det enklare att samordna personliga möten. När något dyker upp uppdaterar du dina planer i Outlook eller Teams så att de återspeglar din position i båda. Du kan lägga till information om byggnadsplats när du konfigurerar dagar på kontoret.

Visa andras arbetsplats

Att förstå platsen där andra arbetar kan vara viktigt för effektivt samarbete. Du kan visa andras platser i Teams när du visar deras profilinformation.

• Visa plats från profilkortsinformation.

  Obs

  Om du inte kan visa platsrelaterad information på profilkortet kan det bero på sekretessinställningar som angetts av den personen.

• Visa personlistan från gruppchatten.

  • Välj en befintlig gruppchatt som innehåller personer vars plats du vill veta mer om.
  • Välj Visa och lägg till deltagare under din profilbild längst upp till höger i Teams.
  • Hovra över på personer i listan. Personer som har uttryckt sin arbetsplats för dagen skulle få den informationen under sitt namn.

  Obs

  En gruppchatt är begränsad till 250 personer, listan är som standard alfabetiskt ordnad och du kanske inte kan visa platsinformation för personer från olika organisationer.

• Visa vem som är i närheten av dig från en-till-en-chattfönstret

När du har en konversation i ett en-till-en-chattfönster visar Teams en indikation i närheten överst i chattfönstret om de finns i närheten av dig. Den här informationen visas bara när både avsändare och mottagare befinner sig i samma kontorsbyggnad vid den tidpunkten.

Börja med Places på mobilen

För att få åtkomst till appen Places för iOS måste administratören registrera sig för vår förhandsversion (enligt anvisningarna ovan). Ladda ned Apples TestFlight-app från App Store: TestFlight på App Store. När administratören har slutfört registreringsstegen får du en URL från Apple för att ladda ned appen via Apples TestFlight-app. Öppna länken i webbläsaren för din iPhone. Följ anvisningarna för att installera appen Places iOS.

Boka av skrivbord (arbetsyta)

Med Places kan organisationer konfigurera kluster av enskilda skrivbord för anställda, så kallade skrivbordspooler (kallas även ibland arbetsytor). Anställda kan sedan reservera ett dedikerat utrymme i en skrivbordspool att arbeta från när de besöker kontoret.

Bokning av en arbetsyta är samma som att boka ett rum. Du kan boka en arbetsyta via Outlook (Outlook för Windows, Outlook för iOS och Android, Outlook för webben och Outlook för Mac). Den största skillnaden är att välja "arbetsyta" i stället för "konferensrum" i listrutan Rumssökartyp.

Här är stegen för att boka en arbetsyta:

1. Öppna Outlook-kalendern och välj Nytt möte (vi rekommenderar att du använder inställningen Hela dagen).
2. Ange statusen Visa som:till Ledig så att bokningen av arbetsyta inte blockerar kalendern.
3. På panelen Hitta rum väljer du en byggnad i listrutan Byggnad och väljer sedan Arbetsytor i listrutan Typ enligt följande:

Teamvägledning

I dag har ledare svårt att etablera tydliga förväntningar och standarder för var, när och hur deras team arbetar. Detta leder till bristande anpassning och oro kring medarbetarnas anslutning, produktivitet och engagemang – särskilt när det gäller hybridarbete. Vi tror att det här problemet kan lösas för våra kunder genom att tillhandahålla omfattande verktyg för Team Rythms of Business – en uppsättning funktioner som hjälper ledare att driva anpassning inom sina team och kommunicera standarder i sina organisationer. Teamvägledning ger ledare möjlighet att sömlöst skapa hybridprinciper för sina team.

Obs! Teamvägledning är bara tillgängligt för användare med Teams Premium-licens. Administratörer kan konfigurera vem som har åtkomst till funktionen.

Skapa en arbetsgrupp

1. Skapa en arbetsgrupp genom att klicka på + ny arbetsgrupp i det vänstra fältet på sidan Kontakter.
2. Ge arbetsgruppen ett namn och ett foto och lägg till ägare och medlemmar.
3. När arbetsgruppen sparas läggs den till i det vänstra fältet på sidan Kontakter för alla ägare och medlemmar. En arbetsgrupp är en delad vy över andras arbetsplaner. kan du se var ägare och medlemmar planerar att arbeta. Personlig vägledning kan också skapas för arbetsgruppen.

Skapa och redigera vägledning för en arbetsgrupp

Ägare kan skapa och redigera vägledning för en arbetsgrupp.

Så här skapar du vägledning:

1. Välj den arbetsgrupp som du vill skapa vägledning för.
2. I vyn arbetsgrupp klickar du på + Vägledning för den dag i veckan som vägledningen gäller.
3. Ge vägledningen en rubrik, slutdatum, plats och beskrivning (valfritt). Vägledningen upprepas varje vecka fram till det angivna slutdatumet.
4. Klicka på Skicka om du vill spara vägledningen och meddela ägare och medlemmar i arbetsgruppen. Ägare och medlemmar får en heldagskalender-inbjudan för vägledningen.

För att redigera vägledning:

1. Välj vägledningen i vyn arbetsgrupp på sidan Kontakter.
2. Klicka på redigeringsknappen för att öppna dialogrutan Redigera vägledning. Det finns alternativ för att redigera och skicka uppdaterad vägledning till alla ägare och medlemmar, eller ta bort vägledningen.

Justera efter vägledning

1. Medlemmarna får en kalender-inbjudan hela dagen för vägledningen.
2. Från inbjudan visar medlemmarna information om vägledningen och uppdaterar sin arbetsplats för att anpassa sig till vägledningen. Om du klickar på "uppdatera plats" i inbjudan öppnas sidan Places för personer med den valda arbetsgruppen. Därifrån kan medlemmarna uppdatera sin återkommande arbetsplats så att de överensstämmer med vägledningsplatsen.

Utforska platser

När IT-administratören har registrerat byggnader i din klientorganisation kommer sidan Places att utforska att vara tillgänglig.

Kartor

Kartorna kan läggas till av administratörer för att förbättra Places, vilket ger anställda möjlighet att se byggnads- och golvlayouter, förstå vilka platser av intresse som finns i närheten och visualisera platsen för skrivbordspooler och konferensrum. Kartor nås i flera delar av platsupplevelsen när användare går till bokningsrum eller skrivbord, inklusive Places Finder.

Kartor är en valfri upplevelse och kanske inte är tillgängliga för alla byggnader. Om du inte ser att kartor har aktiverats för din plats i Places kontaktar du administratören.

Utrymmesanalys

Places-analys är utformad för fastighetschefer och administratörer som söker datadrivna insikter för effektiv utrymmeshantering. Nu har du tillgång till ett enhetligt perspektiv för dina hanterade utrymmen, som täcker skrivbordspooler, konferensrum och hela byggnader, som alla presenteras på en enda instrumentpanel. Med sömlös integrering av schemaläggnings-/reservationsdata med sensor- och insikter om beläggning kan du med vår plattform upptäcka underutnyttjande, identifiera ineffektivitet och implementera datadrivna strategier för att optimera utrymmeseffektiviteten. Plattformens robusta rapporteringsfunktioner gör det möjligt för användare att identifiera obalanser på utbudsbehov och allokera resurser effektivt. Microsoft Places ger fastighetspersonal handlingsbara data för att optimera utrymmesanvändningen och fatta välgrundade beslut, vilket markerar ett nytt sätt att hantera fastigheter.

Komma igång med Places Analytics

Det första steget är att få åtkomst till Places-analys. För att få åtkomst måste du kontakta IT-administratören och hantera Microsoft Places. De kommer att kunna lägga till dig i de åtkomstgrupper som krävs och ge dig behörighet att visa Analytics.

När åtkomsten har angetts kan du visa analyser via webbappen Places, Outlook och Teams.

Du kan komma åt Places på outlook.office.com/places.

Känna till och spåra dina användningstrender

När du har fått åtkomst och land på Places Analytics kan du välja att skapa av intresse från byggnadens sökfält. När du har valt det här alternativet får du veta mer om informationen om byggnaden och de rum, skrivbordspooler som är associerade med byggnaden. Dessa data hjälper dig att få en snabb översikt över de olika utrymmen, deras kapaciteter och relaterade inrättningar som är associerade med utrymmet.

När du har lärt dig mer om utrymmets täckning kan du navigera vidare för att förstå användningen av utrymmen. Vi tar upp användningsstatistik för byggnader, rum och skrivbordspooler. Vart och ett av dessa utrymmen har avsiktsbaserade användningsmått och faktiska användningsmått. Avsiktsbaserad användning drivs av användarens avsikt att använda utrymmet och den faktiska användningen baseras på den faktiska användningen av utrymmet.

Genom att jämföra avsikten och faktiska data för dessa olika utrymmestyper kommer du att kunna förstå användarbeteendet och möjligheterna att optimera. Med hjälp av avsiktsdata kommer du att kunna förstå användarinställningarna kring hybridplaner och utrymmesreservationer. Genom att kombinera den med faktiska värden kommer du att kunna förstå hur användaren följer faktiska beteenden och vidta åtgärder för ändringshantering och optimering för att förbättra medarbetarnas upplevelse och minska kostnaderna.

Användarsyftet för byggnader härleds från de arbetsplaner som angetts av anställda och avsikten för rum, skrivbordspooler baseras på de reservationer som utförs av anställda. Det faktiska beräknas baserat på sensorsignaler för beläggning, märkessignaler och nätverkssignaler.

Hjälpvideor

Visa analys

Ändra datumintervall

Växla platser

Dela rapporter

Konfigurera arbetsdagar

Arbetsplan för platser

Så här aktiverar du automatisk frisläppning för rum

Vill du ge feedback?

I den här förhandsversionen vill vi ha din hjälp för att förbättra din upplevelse. Skicka därför din feedback till oss i appen för att hjälpa oss med det. I appen Places navigerar du till ikonen Inställningar > Mer (...) bredvid ditt namn i det högra hörnet och väljer Feedback.

I iOS trycker du på din profilbild längst upp till vänster för att hitta Hjälp och feedback.